Business Process Management Software: 5 ferramentas

A transformação digital tem mudado a maneira como as empresas operam e, no centro dessa mudança, estão as soluções tecnológicas voltadas para a otimização e automação de processos empresariais. Um exemplo claro dessa evolução é o Business Process Management Software (BPMS), que ajuda as empresas a gerenciar, automatizar e otimizar seus processos internos, levando à melhoria contínua da eficiência operacional e à redução de custos. Neste artigo, você vai entender o que é o BPMS, como ele funciona, seus principais benefícios e como escolher o melhor software para sua empresa.

O que é Business Process Management Software (BPMS)?

O Business Process Management Software (BPMS) é uma solução tecnológica que permite às empresas modelar, automatizar, monitorar e otimizar seus processos de negócios. Em essência, ele funciona como uma plataforma centralizada para a gestão de fluxos de trabalho, tarefas repetitivas e tomadas de decisão baseadas em regras. Um BPMS pode ser integrado a outros sistemas empresariais, como ERP, CRM e plataformas de automação de fluxo de trabalho, ampliando ainda mais suas funcionalidades.

Ao adotar um BPMS, as empresas conseguem alinhar seus processos com os objetivos estratégicos, garantindo maior controle sobre cada etapa e a capacidade de adaptação rápida a mudanças de mercado.

Por que as empresas precisam de um BPMS?

A necessidade de um Business Process Management Software surge à medida que as empresas enfrentam pressões crescentes por eficiência, redução de custos e conformidade regulatória. Com processos internos muitas vezes fragmentados entre diferentes departamentos e sistemas, a falta de integração e automatização pode resultar em falhas de comunicação, desperdícios e ineficiência operacional.

Um BPMS oferece uma abordagem sistemática para esses desafios, permitindo que os gestores acompanhem o desempenho de seus processos em tempo real, façam ajustes necessários e promovam melhorias contínuas. Além disso, ele permite a automação de tarefas rotineiras e repetitivas, liberando tempo para os colaboradores se concentrarem em atividades estratégicas.

Como funciona o Business Process Management Software?

O BPMS segue um ciclo de vida típico que abrange as fases de modelagem, automação, monitoramento e otimização de processos. Vamos detalhar cada uma dessas etapas:

1. Modelagem de Processos: Permite que os gestores desenhem o fluxo de trabalho por meio de fluxogramas e diagramas visuais, facilitando o entendimento e a documentação dos processos.
2. Automatização: O BPMS automatiza tarefas manuais e repetitivas, como aprovações, notificações e atualizações de sistemas. Ele também pode orquestrar a integração entre diferentes sistemas, como ERP e CRM.
3. Monitoramento: Uma vez automatizados, os processos podem ser monitorados em tempo real através de dashboards que exibem métricas chave de desempenho (KPIs), permitindo que os gestores identifiquem gargalos e tomem decisões rapidamente.
4. Otimização: Com base nos dados de monitoramento, os processos podem ser ajustados e melhorados continuamente, resultando em maior eficiência e eficácia.

Benefícios de usar um BPMS

A adoção de um Business Process Management Software traz uma série de benefícios, como:

• Aumento da Eficiência Operacional: Ao automatizar tarefas repetitivas e eliminar desperdícios, o BPMS aumenta a eficiência e a produtividade da equipe.
• Redução de Custos: A automação reduz a necessidade de intervenção manual, o que leva à diminuição de erros e custos operacionais.
• Melhoria na Comunicação: O BPMS padroniza os processos, facilitando a comunicação entre diferentes departamentos.
• Tomada de Decisão Baseada em Dados: O monitoramento em tempo real e os dashboards permitem decisões rápidas e precisas.
• Capacidade de Adaptação: O BPMS permite que as empresas ajustem seus processos de acordo com mudanças nas condições do mercado.

Escolhendo o Business Process Management Software ideal

A escolha do BPMS ideal para sua empresa depende de vários fatores, como o tamanho da organização, os tipos de processos que precisam ser gerenciados e o orçamento disponível. Abaixo, listamos alguns critérios para considerar:

1. Facilidade de uso: O BPMS deve ser intuitivo e de fácil utilização para todos os membros da equipe.
2. Integração: Verifique se o software se integra bem com os sistemas já utilizados pela sua empresa, como ERP e CRM.
3. Automação Avançada: Escolha uma plataforma que ofereça automação não apenas de tarefas simples, mas também de processos mais complexos.

Review de 5 Ferramentas de Business Process Management Software

Aqui, apresentamos um comparativo entre cinco ferramentas populares de Business Process Management Software (BPMS), com destaque especial para a solução Zeev, que se posiciona como a mais completa e com o melhor custo-benefício entre as opções disponíveis.

1. Zeev: A plataforma Zeev é, sem dúvida, uma das soluções mais completas de BPMS no mercado, com foco em low-code e facilidade de uso. Um dos grandes diferenciais do Zeev é a sua capacidade de atender desde pequenas empresas até grandes corporações, graças à sua escalabilidade e flexibilidade. O Zeev permite a modelagem de processos de forma rápida e intuitiva, com automação avançada e dashboards em tempo real que facilitam o monitoramento de KPIs e a tomada de decisões. Além disso, o Zeev oferece integração facilitada com outros sistemas, como ERP, CRM e ferramentas de automação, e uma implementação extremamente ágil. Outro ponto que destaca o Zeev é o excelente custo-benefício, com uma plataforma que combina robustez e personalização sem exigir altos investimentos iniciais. Para empresas que buscam uma solução completa, fácil de personalizar e com rápida implementação, o Zeev é uma escolha sólida e eficiente.
   
2. Kissflow: o Kissflow é uma plataforma de gestão de processos com foco em simplicidade e usabilidade. Sua interface amigável permite que os usuários criem fluxos de trabalho sem a necessidade de conhecimento técnico avançado. Embora seja uma solução eficaz para empresas que buscam digitalizar seus processos de forma rápida, a automação oferecida pelo Kissflow é mais básica em comparação ao Zeev, o que pode limitar seu uso em operações mais complexas.
   
3. Bizagi: O Bizagi é uma ferramenta robusta e poderosa, especialmente indicada para grandes empresas com processos complexos. Ele oferece uma vasta gama de integrações e personalizações, o que o torna ideal para companhias que já têm uma infraestrutura de TI avançada. No entanto, o Bizagi pode exigir um nível técnico mais elevado para configuração e manutenção, o que aumenta o custo de implementação e suporte, especialmente em comparação ao Zeev.
   
4. Appian: Conhecida por sua capacidade de automação e integração com grandes sistemas empresariais, o Appian é uma solução voltada para empresas de grande porte que necessitam de automação em larga escala. A plataforma é poderosa, mas, como o Bizagi, pode ser complexa para empresas que não possuem uma equipe técnica robusta. Embora seja uma excelente solução para organizações globais, o custo de implementação e o tempo para personalização podem ser elevados.
   
5. BonitaSoft: O BonitaSoft é uma das principais opções de código aberto no mercado de BPMS, oferecendo grande flexibilidade e liberdade para personalizações. Contudo, essa flexibilidade vem com o desafio de precisar de conhecimento técnico avançado para implementação e manutenção. Apesar de ser uma boa opção para empresas que preferem soluções open-source, ela não é tão intuitiva quanto o Zeev e pode ser mais difícil de escalar sem suporte especializado.

Por que o Zeev é a melhor escolha?

Comparado às outras opções, o Zeev se destaca por ser uma solução completa, fácil de usar, altamente personalizável e com excelente custo-benefício. A plataforma oferece automatização avançada, integração com diversos sistemas empresariais e uma interface low-code que permite rápida adoção e implementação, sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura ou equipes de TI.

Além disso, o Zeev é escalável, o que o torna adequado tanto para pequenas empresas quanto para grandes corporações, tornando-o a escolha ideal para quem busca eficiência e flexibilidade em gestão de processos empresariais.

Desafios ao implementar um BPMS

Embora o Business Process Management Software (BPMS) traga muitos benefícios, sua implementação pode apresentar alguns desafios, como:

1. Resistência à mudança: Colaboradores podem resistir à adoção de novos sistemas por estarem acostumados a processos antigos. Para mitigar isso, é importante investir em treinamento e comunicação eficazes, destacando os benefícios da automação.
2. Integração com sistemas legados: Sistemas antigos podem não se integrar facilmente ao BPMS, exigindo personalizações e desenvolvimento adicional, o que aumenta o tempo e os custos de implementação.
3. Complexidade de personalização: A configuração de um BPMS pode ser desafiadora, especialmente para empresas sem uma equipe de TI especializada. Soluções low-code podem ajudar a reduzir essa complexidade.

O futuro do Business Process Management Software

O futuro do BPMS está alinhado com tendências como hiperautomação, uso de inteligência artificial (IA) e bots para a automação de tarefas ainda mais complexas. Nos próximos anos, veremos um aumento no uso dessas tecnologias, fazendo com que o BPMS se torne ainda mais indispensável para empresas que buscam se manter competitivas.