Process Mining: definição, benefícios e como implantar

Process Mining é uma técnica que combina ciência de dados e gestão de processos para revelar e melhorar o funcionamento real das operações empresariais. 

Este artigo serve como um guia completo sobre o tema, explorando desde sua definição e funcionamento até suas diversas aplicações e benefícios. 

Se você é um analista de negócios, gestor de processos, profissional de TI ou executivo buscando aprimorar os processos de sua organização com base em dados, este conteúdo nós preparamos para você!  

Definição de Process Mining

Process Mining é um conjunto de técnicas de ciência de dados com gestão de processos empresariais para entender, verificar e melhorar processos operacionais coletando dados de logs de eventos disponíveis nos sistemas de informação. 

Por essa razão, é uma metodologia essencial para organizações que buscam implementar a automação e a melhor estratégia para organizações manterem sua competitividade.

Originada nos anos 2000, a Process Mining evoluiu significativamente, impulsionada pela crescente digitalização das operações empresariais. 

Sistemas de informação, como ferramentas de Gestão por Processos (BPMS), planejamento de recursos empresariais (ERP) ou de gestão de relacionamento com clientes (CRM), fornecem uma trilha de auditoria de processos com seus respectivos dados de log. 

A Process Mining utiliza esses dados dos sistemas empresariais para criar um modelo de processo ou gráfico de processo do processo real. A partir daí, o processo é examinado, e seus detalhes e quaisquer variações são analisados e batidos entre a equipe.

Como funciona o Process Mining

Em um ambiente de negócios moderno, onde eficiência e automação são de extrema importância, o Process Mining se tornou essencial para entender e otimizar processos de forma contínua e baseada em dados.

1 – Fase de descoberta

Na fase de descoberta, dados de eventos são coletados dos sistemas da oganização, como ERP, CRM e BPM. Esses dados brutos, que incluem timestamps e identificadores de atividades, são organizados para criar modelos de processos reais.

Ferramentas de Process Mining, como Celonis e Disco, transformam esses dados em mapas de processos visuais, revelando o fluxo real das atividades dentro da organização.

Aqui se foca em diferentes perspectivas, como fluxo de controle, organizacional, de caso e de marcação temporal. Enquanto grande parte do trabalho em torno da mineração de processos se concentra na sequência de atividades, outras perspectivas também fornecem informações valiosas para as equipes de gestão.

Perspectivas organizacionais podem revelar os diversos recursos dentro de um processo, como funções individuais ou departamentos, e a perspectiva temporal pode compreender possíveis problemas ao medir o tempo de processamento de diferentes eventos.

2 – Fase de confirmação

Durante a fase de confirmação, os modelos de processos gerados são comparados com os modelos teóricos ou planejados. A engenharia reversa é utilizada para identificar discrepâncias entre o processo planejado e o processo real, permitindo ajustes precisos. 

Essa fase é importante para validar suposições e garantir que os processos documentados refletem a realidade operacional da sua empresa.

3 – Fase de melhoria

Na fase de melhoria, os dados obtidos são utilizados para realizar as mudanças que otimizem os processos. Exemplos típicos incluem a redução de gargalos, a eliminação de atividades redundantes e a automação de tarefas manuais.

Diferenciais do Process Mining

Empresas que adotam Process Mining frequentemente relatam melhorias significativas em eficiência e produtividade.

Evolução e melhoria dos processos

A Process Mining facilita a melhoria contínua dos processos ao fornecer uma visão detalhada e precisa das operações.

A capacidade de identificar e monitorar alterações em tempo real permite que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças e melhorem constantemente.

Priorização

Ao utilizar dados reais, a Process Mining ajuda a priorizar as melhorias que terão maior impacto nos processos. Isso permite um uso mais eficiente dos recursos e a implementação de mudanças que realmente fazem a diferença.

Auditoria e compliance

A Process Mining é uma ferramenta poderosa para auditoria e conformidade, garantindo que os processos sigam os regulamentos e identificando rapidamente desvios que possam levar a não conformidades.

Automação

Ao identificar tarefas manuais repetitivas e ineficiências, a Process Mining facilita a automação, liberando recursos humanos para atividades de maior valor.

Aplicações do Process Mining

O process mining pode ser aplicado em diversas áreas, como:

Exemplos de indústrias

• Manufatura: otimizando tempos de produção e alocação de recursos para reduzir desperdícios e aumentar a produtividade.

• Educação: monitorando e melhorando o desempenho dos alunos e a eficiência administrativa.

• Saúde: reduzindo tempos de processamento de tratamentos e melhorando a gestão de pacientes.

• Obras Públicas: simplificando processos de faturamento e melhorando a eficiência dos projetos.

• Finanças: melhorando processos interorganizacionais e otimizando fluxos de trabalho financeiros.

• Varejo e E-commerce: analisando comportamentos de clientes para melhorar estratégias de vendas e personalizar ofertas.

Empresas como Coca-Cola e Vodafone têm utilizado Process Mining com sucesso. 

A Coca-Cola, por exemplo, usou o Process Mining para otimizar sua cadeia de suprimentos e melhora no atendimento, resultando em uma significativa redução de custos operacionais e aumento da satisfação da clientela. 

A Vodafone implementou Process Mining para melhorar seus processos de atendimento ao cliente, aumentando a satisfação e reduzindo o tempo de resolução de problemas.

Benefícios do Process Mining

• Aumento da eficiência: a Process Mining leva a processos mais eficientes ao identificar e eliminar gargalos e redundâncias, permitindo uma operação mais suave e rápida.

• Melhora contínua: o monitoramento contínuo e a análise dos processos permitem ajustes e melhorias constantes, mantendo a operação otimizada ao longo do tempo.

• Redução de custos: identificar ineficiências através da Process Mining ajuda a reduzir custos operacionais ao eliminar desperdícios e otimizar recursos.

• Preparação para o futuro: Process Mining prepara as empresas para desafios futuros e avanços tecnológicos, fornecendo uma base sólida para a inovação e a adaptação.

Futuro do Process Mining

Espera-se um aumento na automação de processos, onde insights de process mining guiarão sistemas de automação inteligente. A expansão do uso em tempo real permitirá a detecção e correção imediata de problemas operacionais

1) Integração com Desenvolvimento Low-Code

A integração da Process Mining com plataformas low-code está se tornando uma tendência. 

Essa combinação permite que as empresas desenvolvam e ajustem processos rapidamente, sem a necessidade de codificação complexa, aumentando a agilidade e a capacidade de resposta às mudanças do mercado.

Agora que entendemos de forma básica o funcionamento do low-code, podemos afirmar que ele é uma excelente abordagem para o desenvolvimento de aplicativos e soluções. 

2) Planejamento estratégico

A Process Mining auxilia no planejamento estratégico de longo prazo ao fornecer dados e informação sobre a eficiência operacional, permitindo decisões mais estratégicas e eficazes.

Especialistas preveem que a Process Mining continuará a evoluir, impulsionada por avanços tecnológicos e pela crescente demanda por eficiência operacional. 

Conforme o Gartner aponta, as organizações que adotarem Process Mining estarão melhor posicionadas para competir e inovar no futuro.

“Process Mining pode apoiar as operações de negócios na condução do crescimento e resiliência dos negócios”
– Gartner

Process Mining e Business Intelligence 

Enquanto o Business Intelligence (BI) se concentra na análise de dados para fornecer dados sobre o desempenho passado, a Process Mining vai mapear e analisar os processos em tempo real, fornecendo uma visão mais detalhada e acionável sobre as operações.

A incorporação de inteligência artificial (IA) e machine learning na Process Mining está revolucionando a capacidade de prever problemas e sugerir melhorias pró-ativas.

Assim, podemos afirmar que o Process Mining está mais para um BI com funções extras. Ambas as soluções representam conjuntos de recursos diferentes, mas que, em muitos casos, podem ser combinados para que as organizações contem com análises e KPIs de perspectivas distintas.

As melhores práticas na Process Mining incluem a adoção de um ciclo contínuo de monitoramento, análise e melhoria, e a integração com outras ferramentas de gestão de processos empresariais.

Como implantar a Process Mining

A implantação da Process Mining envolve várias etapas e técnicas, todas baseadas na análise de logs de eventos que identificam como os processos são executados operacionalmente. 

Para empresas que desejam implementar essa abordagem, é fundamental considerar os pontos que selecionamos a seguir:

1) Utilize softwares especializados

O primeiro passo é adotar softwares especializados em mineração de processos. Ferramentas manuais são insuficientes para realizar essa tarefa de maneira eficiente. Os softwares devem ser capazes de automatizar a maioria das tarefas operacionais e fornecer dados relevantes para a análise.

Estes programas coletam, processam e analisam grandes volumes de dados, transformando-os em informações úteis para otimização dos processos.

2) Promova uma cultura de dados

A informação é um dos ativos mais valiosos de qualquer negócio. Portanto, é essencial que a empresa estabeleça uma cultura de dados. Isso significa definir metas mensuráveis e registrar todas as atividades relevantes.

Esses dados devem ser continuamente analisados para gerar as informações necessárias para devida atualização ou ação. Incentivar uma mentalidade orientada a dados entre os colaboradores é importante para o sucesso da mineração de processos.

Ao seguir esses passos, sua empresa pode transformar dados brutos em boa fonte de informação, levando à melhoria contínua dos processos e à otimização dos recursos. A mineração de processos, quando bem implementada, pode ser um aliado na busca pela excelência operacional.

Em resumo…

A Process Mining é uma ferramenta revolucionária que combina a análise de dados com a gestão de processos para oferecer dados acionáveis na sua empresa. 

Desde a descoberta e confirmação de processos até a implementação de melhorias contínuas, a Process Mining transforma a maneira como as organizações operam, promovendo eficiência, conformidade e inovação. 

Ao compreender e aplicar essa metodologia, as empresas podem otimizar suas operações atuais, além de preparar para os desafios futuros e avanços tecnológicos.

Veja como a automatização inteligente pode transformar seus processos empresariais.