KPI (Key Performance Indicator): o que é e como definir?

Neste blogpost você vai encontrar:
- O que é KPI, afinal?
- Quem define o KPI?
- Os 3 Principais tipos de indicadores de desempenho
- Como avaliar se um KPI é bom ou ruim para o seu negócio?
- A importância de medir os KPIs regularmente
- Como escolher um bom KPI ou indicador de desempenho para o meu negócio?
- KPI definido, qual o próximo passo?
- Cuidado com KPIs de vaidade!
- Qual a diferença entre KPI e Métrica?
- Como fazer a gestão de KPIs de forma eficiente
- Pronto para criar um KPI para chamar de seu?
O que é KPI, afinal?
KPIs são indicadores chave de desempenho. Pense comigo, como tomar decisões sobre o negócio sem saber como ele está performando? Como saber se deve se investir em “a”, “b” ou “c” se você não tiver uma visão clara do negócio? Ou, ainda, como traçar planos de médio e longo prazo sem ter transparência do aqui e agora da sua empresa? É nesse contexto que surgem os KPIs.
O famoso, ou melhor, os famosos KPIs são, nada mais nada menos, do que indicadores de monitoramento ou de desempenho de processos e atividades dentro da sua empresa. Expressos em forma de números ou percentual e muitas vezes acompanhados por escalas, cores e sinalizações, são uma espécie de “ferramenta de gestão” que ajudam você a entender se os seus processos estão funcionando conforme o esperado, ou desejado.
Para que servem os KPIs?
KPIs são ferramentas essenciais para responder perguntas importantes sobre o desempenho do seu negócio. Com eles, você pode:
- Acompanhar resultados e avaliar se ações estão funcionando.
- Identificar quando mudanças são necessárias para alcançar suas metas.
- Transformar objetivos em dados concretos, permitindo decisões mais precisas.
Em resumo, KPIs traduzem suas metas em números, ajudando a ajustar estratégias e garantir que os objetivos da empresa sejam atingidos.
Quem define o KPI?
Os KPIs geralmente são definidos pelos gestores com base nas necessidades das áreas, mas isso não é regra. Muitas empresas optam por construí-los em conjunto com a equipe, promovendo maior engajamento e alinhamento.
Por que envolver a equipe?
- Todos entendem como o KPI foi criado e seu propósito.
- Melhora o comprometimento com os resultados.
- Garante maior clareza sobre os objetivos.
Independentemente de serem definidos pela alta gestão ou coletivamente, o mais importante é alinhar os KPIs ao planejamento estratégico. Isso assegura que estejam conectados à estratégia e aos resultados esperados.
Os 3 Principais tipos de indicadores de desempenho
Bom, se você precisa definir algum KPI aí na sua organização, então eu te convidaria a refletir, antes de mais nada, que tipo de KPI ele é. Isso é importante, pois está diretamente relacionado com o tipo de análise que ele trará. Agora, se você pensa que os indicadores chave são todos iguais, ou que possuem o mesmo objetivo, você está enganado.
Na verdade, podemos dividir os KPIs em três categorias: primários, secundários e práticos. Vou falar um pouco mais sobre cada um deles e sobre o que é considerado em cada uma das categorias. Veja só:
1) KPIs primários
É importante começar falando que a palavra primário não tem haver com básico. Nesse caso, ela quer dizer que estão na linha de frente. Esses KPIs medem diretamente os resultados e são os principais indicadores a nível de diretoria e C-level. E o que isso quer dizer? Eles indicam se as metas que foram estabelecidas estão sendo alcançadas. Consequentemente, indicam se os resultados estão dentro do que se espera!
São esses os indicadores chave que a alta gestão se preocupa. Portanto, são esses que estão diretamente relacionados com o planejamento estratégico da empresa. Eles podem estar relacionados com o aumento de vendas, aumento de receita, diminuição de custos, satisfação de clientes, etc. Sendo assim, podemos dizer que de básico eles não tem nada, não é mesmo?
2) KPIs secundários
De forma objetiva, os KPIs secundários são responsáveis por realizar o monitoramento dos resultados que foram coletados pelos KPIs primários. Basicamente, na linha tática, os gestores ficam focados olhando para a performance desses números. Até porque eles são base, indicam e justificam os resultados obtidos nos KPIs primários. Além de serem muito importantes para você verificar se sua estratégia está correta, se você está indo pelo caminho certo.
3) KPIs práticos
Por fim, os KPIs práticos (que podem ser chamados também de terciários) tem a finalidade de explicar os resultados apresentados pelos KPIs primários e KPIs secundários. São para esses indicadores chaves que analistas e especialistas olham e acompanham os dados de forma mais detalhada. É com base nesses números que os demais são explicados.
Independentemente do tipo de KPI, vale destacar que os resultados são cascateados de baixo para cima, ou seja, os reflexos de indicadores chave práticos ruins tendem a afetar os resultados dos demais KPIs, secundários e primários.
Como saber se seu KPI é bom?
Para garantir que seu KPI faça sentido, comece definindo o que você quer medir e se isso está alinhado ao seu negócio e aos resultados esperados. Um bom KPI traz números relevantes, anda junto com seu planejamento estratégico e ajuda a alcançar os objetivos de crescimento da empresa. Simples assim: um indicador é bom quando mede o que realmente importa para o sucesso do negócio.
E os KPIs ruins?
KPIs ruins são aqueles que não trazem dados relevantes para seu objetivo ou negócio. É como medir perdas em chicletes quando você vende balas: não faz sentido, certo? Por mais óbvio que pareça, é importante refletir antes de criar indicadores que não agregam valor. Foque no que realmente importa!
A importância de medir os KPIs regularmente
Imagine tentar chegar a um destino sem checar o mapa ao longo do caminho. É exatamente isso que acontece quando os KPIs não são acompanhados regularmente. Medir seus indicadores periodicamente é o que garante que você esteja no caminho certo para atingir suas metas.
Além disso, esse acompanhamento constante permite identificar o que está funcionando, ajustar estratégias quando necessário e, claro, entender o retorno sobre o investimento (ROI). Afinal, ninguém quer descobrir que está indo na direção errada só no final da jornada, certo?
Como escolher um bom KPI ou indicador de desempenho para o meu negócio?
- A informação que vou obter será relevante?
Lembre-se de escolher KPIs que tenham impactos verdadeiros no seu resultado. Você não quer medir e acompanhar algo que não te ajuda a atingir os resultados que você planejou, não é mesmo?
Veja alguns exemplos de KPIs importantes na gestão de processos
Cada empresa tem suas particularidades, mas há indicadores de desempenho essenciais para avaliar a eficiência dos processos de negócios. Confira alguns exemplos:
- Tempo médio de execução dos processos: quanto tempo leva para completar uma tarefa do início ao fim?
- Taxa de conformidade com os processos: percentual de atividades realizadas conforme o padrão estabelecido.
- Custo por processo executado: quanto custa, em média, realizar cada etapa de um processo.
- Retrabalho nos processos: número de tarefas que precisaram ser refeitas por erros ou inconsistências.
- Taxa de cumprimento de prazos: frequência com que os processos são entregues dentro do prazo estipulado.
- Utilização da capacidade dos recursos: avaliação de como os recursos (humanos, tecnológicos, financeiros) estão sendo utilizados.
E um lembrete importante: você tem monitorado os indicadores de desempenho dos seus processos internos? Eles são cruciais para identificar gargalos, melhorar fluxos e alcançar resultados estratégicos.
KPI definido, qual o próximo passo?
Pois bem, agora é estruturar planos de ação e mãos na massa! Ou seja, a partir da definição dos indicadores-chave, os colaboradores poderão criar seus planos de ação, destrinchar atividades, definir prazos e responsáveis e manterão o foco para que as metas sejam atingidas, contribuindo para a boa performance do KPI.
Por serem indicadores quantificáveis, ou seja, são medidos através de um índice que normalmente é trazido em forma de número, fazem com que a equipe tenha visão de como está o desempenho das atividades e, assim, se o comportamento está dentro do que foi planejado.

Cuidado com KPIs de vaidade!
KPIs de vaidade são indicadores que, embora pareçam importantes, não contribuem para a estratégia, os resultados ou a tomada de decisões da empresa. Eles podem iludir gestores e equipes sobre o verdadeiro desempenho do negócio. Para evitá-los:
- Pergunte-se: este indicador agrega valor à estratégia da empresa?
- Verifique se ele está relacionado aos objetivos do negócio.
- Avalie se os dados medidos ajudam a alcançar resultados chave.
Se a resposta for “não” para qualquer uma dessas perguntas, é hora de descartar o indicador e focar no que realmente importa. Evite cair nessa armadilha!
Qual a diferença entre KPI e Métrica?
Uma métrica é qualquer dado quantificável que você mede, mas nem toda métrica é um KPI. Para se tornar um KPI, a métrica precisa ser estratégica, relevante e alinhada aos objetivos do negócio. Se uma métrica ajuda na tomada de decisões importantes, ela pode ser usada como KPI. Resumindo: métrica é o que você mede; KPI é o que importa para alcançar resultados.
Como fazer a gestão de KPIs de forma eficiente
Gerir KPIs vai além de acompanhar números; é alinhar seus indicadores ao planejamento estratégico da empresa e garantir que eles reflitam o que realmente importa. Aqui estão algumas dicas para uma gestão eficaz:
- Conecte seus KPIs à estratégia: indicadores só fazem sentido se estiverem alinhados aos objetivos do negócio.
- Defina metas SMART:
- Específica: Seja claro sobre o que quer alcançar.
- Mensurável: Escolha indicadores que possam ser medidos com precisão.
- Atribuível: Defina quem será responsável pelo acompanhamento.
- Realista: Certifique-se de que a meta é atingível com os recursos disponíveis.
- Temporal: Estabeleça prazos para alcançar o objetivo.
- Identifique e corrija falhas: Use os KPIs para localizar erros no processo e agir rapidamente.
- Monitore e ajuste regularmente: Um acompanhamento constante permite identificar melhorias e manter os resultados no caminho certo.
Lembre-se: KPIs bem geridos são como bússolas — eles ajudam você a navegar com precisão rumo aos seus objetivos.
Pronto para criar um KPI para chamar de seu?
Agora que você já sabe como os KPIs são fundamentais para o sucesso da sua empresa, é hora de colocar a mão na massa! Esses indicadores serão seus aliados para tomar decisões mais seguras, planejar os próximos passos e alinhar suas ações aos objetivos estratégicos do negócio.
E o melhor? KPIs não têm limites. Eles permitem que você veja seus objetivos sob diferentes perspectivas e identifique ajustes necessários para chegar ainda mais longe.
Então, que tal começar agora? Tenho certeza de que você já está com ideias borbulhando e pronto para transformar dados em resultados reais.
Até mais, e sucesso com os seus KPIs!