Redução de Custos: entenda como a gestão de processos pode ajudar

Redução de custos pode ser definida como um conjunto de ações que uma organização ou um time realizam para diminuir os custos operacionais de uma empresa. Neste artigo vamos falar sobre como a gestão dos processos pode ser uma grande aliada no processo de reduzir os custos. Vamos lá?

O que são custos?

Em primeiro lugar precisamos entender o que são custos. Bem, os custos estão associados ao produto final de uma empresa. Ou seja, consideram desde a aquisição de matéria prima até os impostos que serão inseridos ao final do processo de produção.

Eles podem ser divididos em custos fixos e variáveis. Os custos fixos não dependem da quantidade produzida. Já os variáveis sofrem oscilações dependendo do valor da matéria prima, insumos, etc. Em outras palavras:

• Custos Fixos: São despesas constantes e independentes do volume de produção ou nível de atividade da empresa, como aluguel, seguros, contas de energia e folha de pagamento.
• Custos Variáveis: São despesas que variam diretamente com a quantidade de produtos fabricados ou serviços prestados, como comissões, compra de matéria-prima, e mão de obra terceirizada.

O que “redução de custos” significa?

Como eu já mencionei anteriormente, reduzir custos pode ser definido como um conjunto ou uma série de ações que as empresas (ou times) realizam para diminuir os custos operacionais. Ou também, os custos dos seus produtos finais. 

Mas, é muito importante ressaltar que, reduzir custos não significa sair demitindo funcionários, encerrando contratos ou tomando qualquer outra medida mais drástica. A redução de custos pode acontecer de outras maneiras. Uma delas, por exemplo, é a realizar uma boa gestão dos processos organizacionais.

Exemplos de como reduzir custos:

Reduzir custos operacionais é essencial para aumentar a eficiência e a lucratividade das empresas. A seguir, apresentamos exemplos práticos de como otimizar processos e economizar recursos.

Automatização de Processos: Implementar softwares de gestão para automatizar tarefas repetitivas e otimizar o tempo operacional da equipe aumentando a produtividade do time.

Revisão de Contratos de Fornecedores: Negociar melhores condições com fornecedores ou buscar alternativas mais econômicas.

Eficiência Energética: Adotar práticas para economizar energia, como usar lâmpadas LED e otimizar o uso de equipamentos durante horários de menor custo.

Gestão de Estoque: Implementar sistemas de controle de estoque para evitar excessos e desperdícios, como o método Just-in-Time.

Redução de Desperdícios: Identificar e eliminar processos que não agregam valor, como a redução do uso de papel e materiais descartáveis.

Teletrabalho: Adotar o trabalho remoto para reduzir custos com espaço físico, energia, e outras despesas relacionadas ao escritório.

Capacitação e Treinamento: Investir na formação dos funcionários para melhorar a eficiência e reduzir erros e retrabalhos.

Revisão de Tarifas Bancárias: Negociar com bancos para reduzir tarifas e obter melhores condições de crédito.

Uso de Tecnologia: Adotar tecnologias como cloud computing para reduzir custos com infraestrutura de TI e manutenção.

Análise de Desempenho: Utilizar KPIs e métricas para monitorar a eficiência dos processos e identificar áreas para melhoria contínua.

Falta de padrão nos processos e custos operacionais:

A gestão de processos é uma abordagem fundamental para a redução de custos em qualquer organização. A falta de padronização e controle nos processos pode resultar em diversas ineficiências e despesas adicionais. Vamos explorar como isso acontece em diferentes áreas:

Contas a Pagar

Problema: Multa por não pagamento de boletos no prazo.
Impacto Financeiro: Quando os boletos não são pagos dentro do prazo, a empresa pode incorrer em multas e juros, aumentando os custos desnecessariamente.
Solução: Implementação de um sistema padronizado para monitorar e automatizar o pagamento de contas, garantindo que todos os boletos sejam pagos em dia e evitando multas. Um dica: veja como o software de automatização de processos Zeev pode te ajudar!

Contratos

Problema: Atraso na efetivação de contratos.
Impacto Financeiro: A demora na formalização dos contratos pode retardar o início de projetos e, consequentemente, o faturamento, afetando o fluxo de caixa da empresa.
Solução: Com uma gestão de processos eficiente, é possível criar um fluxo de trabalho para a aprovação e assinatura de contratos, acelerando o tempo de resposta e garantindo que os contratos sejam formalizados rapidamente.

Admissão de Pessoas

Problema: Falta de padrão na admissão, resultando em atraso no início de trabalho.
Impacto Financeiro: A ausência de um processo estruturado de admissão pode atrasar a integração de novos funcionários, impactando a produtividade e causando atrasos em projetos. Solução: A gestão de processos com uso de um BPMS pode definir etapas claras para a admissão, desde a triagem de currículos até a integração do novo funcionário, reduzindo o tempo necessário para que o novo colaborador comece a contribuir efetivamente.

Compras e Estoque

Problema: Falta de controle sobre os níveis de estoque.
Impacto Financeiro: A compra excessiva de materiais pode resultar em custos de armazenamento elevados e até em desperdício, enquanto a falta de materiais pode interromper a produção.
Solução: Implementar um sistemas de monitoramento de estoque e de previsão de demanda, otimizando as compras e garantindo que os níveis de estoque sejam adequados.

Manutenção de Equipamentos

Problema: Manutenção corretiva frequente e imprevistos.
Impacto Financeiro: Equipamentos que quebram frequentemente podem resultar em custos altos de reparo e em perda de produtividade.
Solução: Através da automatização de processos, é possível implementar um plano de manutenção preventiva, garantindo que os equipamentos sejam mantidos regularmente, minimizando as falhas e os custos associados a reparos emergenciais.

Mapeamento de fluxos de trabalho para reduzir custos

Realizar o mapeamento dos fluxos de trabalho pode ser um grande aliado na redução de custos da sua empresa. Tudo isso porque ao identificar os processos e suas etapas, é possível entender quais delas realmente possuem valor para o seu negócio e quais devem ser eliminadas ou modificadas.

A gestão dos processos faz com que você consiga identificar gargalos operacionais, desperdícios e possibilita que os custos operacionais sejam reduzidos. Mensurar o que viável ou não para o negócio impacta diretamente a sua gestão de custos.

A gestão de processos permite redistribuir tarefas de forma inteligente 

Com um mapeamento mais assertivo, é possível entender as demandas necessárias do negócio. Compreendendo também como o trabalho dos envolvidos nas tarefas é distribuído e como ele pode ser otimizado. Pois, ao ter uma visão de quem está sobrecarregado e de quem possui mais tempo livre, se torna possível distribuir melhor as tarefas.

Assim, com uma reorganização mais inteligente e aderente às necessidades da empresa, é possível aproveitar melhor o tempo de trabalho dos funcionários, acelerar tarefas, diminuir atrasos operacionais e potencializar resultados. Todos esses fatores impactam diretamente nos custos da empresa. Caso eles estejam desconectados com a estratégia do negócio, podem gerar mais custos. 

Automatizando processos

A automatização de processos também pode ser um grande aliado na redução de custos, já que as tarefas passam a acontecer de forma sequencial e dinâmica. Isso ajuda a reduzir custos pois otimiza o tempos das tarefas, aumenta a performance e minimiza erros operacionais.

Permitindo assim, que os envolvidos nos processos possam focar em tarefas mais estratégicas para a empresa, melhorando o desempenho e garantindo mais valor ao trabalho realizado por eles.

Existem muitos ganhos quando automatizamos os processos:

• Melhora a conexão entre departamentos;
• Permite uma comunicação mais assertiva;
• Evita trocas de e-mails desnecessários;
• Evita a perda de informações importantes;
• Aumenta a produtividade dos times;
• Reduz custos operacionais.

Veja no vídeo como o uso do low-code na automatização de processos pode ajudar a reduzir custos:

Como iniciar ações para Redução de Custos

Iniciar esse processo pode parecer desafiador, mas com um plano claro e ações estratégicas, é possível alcançar resultados significativos. A seguir, apresentamos um guia objetivo para iniciar ações de redução de custos.

Analise os custos atuais

• Descrição: Faça um levantamento detalhado de todos os custos fixos e variáveis da empresa. Se possível, separe por setores ou áreas.
• Benefício: Identificação de áreas com potencial para redução e melhor compreensão das finanças.

Defina metas claras

• Descrição: Estabeleça objetivos específicos de redução de custos para cada área da empresa. Registre estas metas de forma visível para todos os envolvidos.
• Benefício: Direcionamento dos esforços e acompanhamento dos resultados.

Envolva a equipe

• Descrição: Comunique a importância da redução de custos e incentive a participação de todos os colaboradores com sugestões e ideias. Você sozinho não será capaz de conquistar esta meta que deverá ser sempre coletiva.
• Benefício: Maior engajamento e implementação de soluções práticas e inovadoras.

Reavalie contratos e fornecedores

• Descrição: Revise os contratos existentes e negocie melhores condições com fornecedores ou procure alternativas mais econômicas. Faça isso regularmente, inclusive. Use os preços de mercado para negociar com fornecedores novos e antigos.
• Benefício: Redução de despesas e otimização dos recursos disponíveis.

Monitore e ajuste

• Descrição: Acompanhe regularmente os resultados das ações de redução de custos e ajuste as estratégias conforme necessário.
• Benefício: Garantia de que as metas estão sendo alcançadas e melhorias contínuas estão acontecendo no processo.

Iniciando com esses passos, sua empresa estará no caminho certo para reduzir custos de maneira eficiente e sustentável.

Enfim, 

A gestão de processos permite o desenvolvimento de diversas práticas que ajudam a melhorar o desempenho dos negócios, facilitando o processo de encontrar e eliminar erros, aprimorar o fluxo de trabalho e, claro, contribuir com a redução de custos.

Por último, veja como o Zeev ajudou a Sympla a reduzir em 55% os seus custos utilizando um workflow low-code: