Como fazer gestão de custos eficiente e reduzir despesas operacionais

A pressão por resultados financeiros mais saudáveis nunca foi tão alta. Em um cenário de margens apertadas, inflação, aumento de custos operacionais e maior exigência por eficiência, a gestão de custos deixou de ser apenas uma função contábil e passou a ser um tema estratégico para líderes financeiros e executivos.

Estudos da McKinsey & Company indicam que entre 20% e 30% do tempo operacional das empresas é consumido com retrabalho, correções e atividades que não agregam valor. Ou seja, a ineficiência eleva custos sem gerar retorno real para o negócio.

No entanto, apesar da relevância, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para entender onde os custos realmente estão, quais podem ser reduzidos e como fazer isso sem comprometer a qualidade ou a operação. Nesse contexto, falar sobre gestão de custos eficiente é falar sobre visibilidade, controle e tomada de decisão baseada em dados.

Neste artigo, você vai entender como estruturar uma gestão de custos eficiente nas empresas e, dessa forma, como a automação de processos e o controle de custos com IA podem reduzir despesas operacionais de forma sustentável.

Por que a gestão de custos é um desafio recorrente nas empresas?

Em muitas organizações, os custos crescem de forma silenciosa. Seguindo essa lógica, podemos ver que pequenas ineficiências operacionais se somam, gerando retrabalhos, aprovações manuais e falta de padronização se acumulam ao longo do tempo e impactam diretamente o resultado financeiro.

Sendo assim, uma parte relevante dos custos está escondida em processos mal estruturados e pouco visíveis.

Além disso, a gestão de custos tradicional costuma ser reativa. O financeiro olha para os números quando o gasto já aconteceu. Quando o problema é identificado, o dinheiro já saiu e as oportunidades de correção são limitadas.

Por essa razão, uma gestão de custos eficiente exige mudança de abordagem. Não basta analisar relatórios financeiros. É necessário atuar na origem dos custos, começando pela identificação de ineficiências operacionais.

Qual a relação entre processos e custos operacionais?

Todo custo nasce de um processo. Compras, contratos, reembolsos, pagamentos, aprovações e alocações de recursos seguem fluxos operacionais que, quando mal estruturados, aumentam despesas sem gerar valor.

Nesse sentido, a gestão de processos financeiros passa a ser um pilar fundamental da eficiência financeira. Processos manuais, descentralizados ou pouco rastreáveis tendem a gerar atrasos, erros e gastos desnecessários.

Quando a empresa não possui visibilidade sobre como os processos financeiros funcionam na prática, torna-se impossível identificar onde está o desperdício e como promover a redução de custos operacionais de forma consistente. Eliminar tarefas manuais, especialmente em áreas como contas a pagar, é um passo decisivo nesse caminho, como mostra este conteúdo sobre como eliminar tarefas manuais no processo de contas a pagar.

Como fazer gestão de custos eficiente na prática?

Implementar uma gestão de custos eficiente não significa apenas cortar despesas. Trata-se de entender como os recursos são utilizados, onde há ineficiência e como melhorar a operação como um todo.

O primeiro passo é mapear os processos financeiros críticos. É essencial compreender como funcionam fluxos como compras, pagamentos, contratos e reembolsos. A partir desse mapeamento, é possível identificar gargalos, etapas redundantes e atividades que consomem tempo excessivo.

Em seguida, a empresa precisa estabelecer indicadores claros de eficiência financeira. Tempo de ciclo, custo por transação, taxa de retrabalho e conformidade com políticas internas ajudam a enxergar onde os custos estão fora de controle.

Por fim, a automação se torna um fator decisivo. Sem automação, a gestão de custos depende de esforço humano constante, o que limita escala, previsibilidade e impacto real nos resultados.

Como funciona a automação de processos financeiros para gestão de custos?

A automação de processos financeiros para gestão de custos atua diretamente na eliminação de desperdícios operacionais, erros humanos e tarefas repetitivas. Seguindo essa lógica, a empresa reduz erros, acelera a execução das atividades e passa a ter maior controle sobre os gastos.

Além disso, processos automatizados garantem a empresa siga regras de negócio sejam seguidas de forma consistente, reduzindo desvios e decisões fora de política. Aprovações deixam de depender de ações manuais e passam a seguir critérios claros, monitorados em tempo real, o que fortalece a governança financeira.

Na prática, a automação de processos financeiros contribui para a gestão de custos ao:

• Eliminar tarefas manuais e repetitivas, reduzindo retrabalho
• Padronizar fluxos financeiros, evitando variações indevidas
• Garantir rastreabilidade completa, facilitando auditorias e controles
• Monitorar prazos e alçadas automaticamente, reduzindo atrasos
• Identificar exceções em tempo real, prevenindo custos maiores

Como resultado, a empresa ganha previsibilidade financeira e reduz despesas que antes passavam despercebidas, impactando positivamente a redução de custos empresariais e otimizando a margem operacional. 

Controle de custos com IA.
Da visibilidade à decisão inteligente

Enquanto a automação elimina ineficiências operacionais, a Inteligência Artificial aplicada à gestão de custos leva o controle financeiro a um novo nível. A IA permite analisar grandes volumes de dados, identificar padrões e antecipar desvios antes que eles se tornem um problema.

Com controle de custos com IA, é possível que as empresas detectem gastos fora do padrão para prever aumentos de despesas e priorizar ações corretivas. Em vez de atuar apenas de forma reativa, o financeiro passa a tomar decisões baseadas em dados e tendências.

Além disso, a IA contribui para a eficiência financeira ao reduzir o tempo gasto com conferências manuais e relatórios complexos. Entenda melhor esse papel em Inteligência Artificial aplicada à automação.

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Como o Zeev apoia a gestão de custos eficiente nas empresas?

Para que a automação e a IA não sejam apenas iniciativas pontuais, é fundamental contar com uma plataforma que orquestre processos financeiros de ponta a ponta. É nesse cenário que o Zeev se posiciona como um aliado estratégico da gestão de custos.

Como uma plataforma BPMS low-code com Inteligência Artificial, o Zeev permite estruturar, automatizar e monitorar processos financeiros de forma centralizada. Isso inclui fluxos de compras, contratos, pagamentos, reembolsos e aprovações, todos integrados e rastreáveis.

Ao automatizar esses processos, a empresa reduz custos operacionais, melhora o controle financeiro e cria uma base de dados estruturada que potencializa o uso de IA para análise e tomada de decisão.

Caso de sucesso Zeev: Grupo Hospitalar Conceição (GHC)

Nesse contexto, um exemplo concreto de redução de custos por meio da automação de processos é o do Grupo Hospitalar Conceição. Atuando em um ambiente de alta complexidade, o GHC precisava reduzir retrabalho, ou seja, eliminar papel e acelerar processos sem comprometer a operação.

Com workflows automatizados no Zeev, o grupo alcançou:

• 19% de redução em tarefas que não agregavam valor ao negócio
• Redução de custos com impressões, com documentos 100% digitais
• Redução de 70% no tempo de execução do processo de compras
• Redução de erros e retrabalho, com eliminação de atividades manuais

O case completo pode ser conferido em workflow do GHC com automação.

Caso de sucesso Zeev: Blue3 Investimentos

Outro exemplo relevante de gestão de custos eficiente com automação é o da Blue3 Investimentos.

Após a implementação do Zeev, a empresa obteve:

• Mais de 100 aplicativos de processos automatizados
• Mais de 700 usuários ativos
• Mais de 19 mil solicitações processadas
• Indicadores de performance estruturados
• Rastreabilidade completa das informações
• Tempo médio de 1 minuto por emissão de Nota Fiscal
• 86% de eficiência no processo de recebimento de notas fiscais

Os resultados mostram como a automação de processos financeiros reduz custos e aumenta a eficiência sem crescimento proporcional da estrutura.

Conclusão: Gestão de custos eficiente é estratégia, não corte

Em resumo, fazer gestão de custos eficiente vai muito além de reduzir despesas pontuais.Trata-se de estruturar processos, eliminar retrabalho e usar automação e IA para tomar decisões melhores e mais rápidas.

Ao investir em automação de custos e controle de custos com IA, sua empresa transforma a área financeira em um agente estratégico de eficiência e crescimento. Sendo assim, com plataformas orquestradoras como o Zeev, esse processo acontece de forma gradual, segura e sustentável.

Agende uma demonstração do Zeev e veja, na prática, como automatizar processos financeiros, reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência da sua operação.