Workflow GHC: Case de Sucesso em Automatização de Processos

Descubra como o Grupo Hospitalar Conceição, o maior complexo hospitalar do Rio Grande do Sul, otimizou seus processos internos e ganhou um prêmio global de excelência em BPM e Workflow com o “Workflow GHC” construído a partir da plataforma de automação de processos Zeev.

O Grupo Hospitalar Conceição (GHC)

O Grupo Hospitalar Conceição (GHC) é o maior complexo hospitalar do sul do Brasil, dedicado 100% ao Sistema Único de Saúde (SUS). Composto por 4 hospitais, 12 postos de saúde do Serviço de Saúde Comunitária, 3 Centros de Atenção Psicossocial (CAPS) e a Escola GHC, o complexo emprega mais de 9 mil funcionários e realiza anualmente mais de 1 milhão de consultas e 27 mil cirurgias.

Desafios do GHC na Aquisição de Produtos e Serviços

Para cumprir sua missão de prover assistência à saúde com excelência e eficácia organizacional, um dos processos estratégicos mais importantes para o GHC é a aquisição de produtos e serviços que atendam a todo o complexo hospitalar, em conformidade com a Lei 8.666/93, que rege a aquisição de produtos e serviços com fundos públicos.

O processo de compras envolve diversas entidades e departamentos do complexo, passando pelas áreas de compras, pesquisa de mercado, departamento jurídico, orçamento e muitos outros.

Os principais objetivos em relação à otimização e melhoria dos processos de compra do GHC incluíam:

• Sistematizar e padronizar todos os estágios envolvidos nos processos de compras em todas as instituições que compõem o GHC,
• Reduzir o tempo de execução, agilizar o trabalho e gerar ganhos de produtividade,
• Permitir a pesquisa e o rastreamento de informações e documentos dos processos em andamento,
• Tornar mais transparentes as informações para a população em geral, em conformidade com a Lei 8.666/93,
• Gerar economia em custos de estocagem e logística de documentos físicos relacionados aos processos, reduzindo ou eliminando o uso de papel e contribuindo para a sustentabilidade e meio ambiente.

Implementação do Workflow Zeev

A implementação do Zeev no GHC (que ficou conhecido como Workflow GHC) promoveu a geração e compartilhamento de conhecimento, possibilitou uma visão sistêmica da gestão do processo de compras e ajudou a identificar oportunidades de melhoria e otimização das atividades e procedimentos envolvidos.

Por meio do mapeamento de processos, diversas atividades puderam ser reorganizadas e etapas foram eliminadas com a automatização.

A ferramenta de automatização de processos permitiu a todos os envolvidos no processo receber, realizar e monitorar atividades em tempo real pela internet, através de uma plataforma de interface simples e intuitiva.

Resultados após a Implementação do Zeev

Após a implementação do Workflow GHC, o Hospital colheu resultados notáveis:

• Redução de custos: os custos de uso de papel nos processos até então manuais sofreram uma redução significativa já nos primeiros meses de operação,
• Ganhos de produtividade: houve uma redução considerável de erros e retrabalho e a eliminação de atividades que foram substituídas por tarefas automatizadas pelo Zeev,
• Economia de tempo: houve maior agilidade, com redução de até 70% no tempo de execução, conforme o tipo de processo de compras,
• Benefícios para a sociedade: a otimização e automação com o Zeev gerou ainda maior transparência nos processos de compras, permitindo o acesso público a cidadãos e órgãos de auditoria.

Reconhecimento: Medalha de Prata no Global Excellence Awards for BPM and Workflow

A implementação do Zeev foi premiada com a Medalha de Prata no Global Excellence Awards for BPM and Workflow, patrocinado pela WfMC e BPM, a mais conceituada premiação do mundo no segmento de automação de processos de negócio.

Leia o case completo sobre a implementação do Workflow GHC para descobrir em detalhes como o Hospital conquistou todos estes resultados!

Sobre o Zeev: Transformando Fluxos de Trabalho

Acreditamos que qualquer pessoa pode facilitar sua rotina de trabalho. Por meio das suas plataformas low-code, Zeev e Zeev docs, eles colocam nas mãos dos usuários o superpoder de criar seu próprio software e transformar seus fluxos de trabalho e sua gestão de documentos.

Zeev se propõe a conectar departamentos e fazer o trabalho fluir com leveza, otimizando seus resultados e favorecendo a escalada dos seus negócios. Isso tudo com a experiência e autoridade de quem já ganhou 6 prêmios internacionais.