Desenho de Processos: como fazer e dicas de ferramentas

O desenho de processos é uma ferramenta poderosa para mapear, analisar e aprimorar os fluxos de trabalho, impulsionando a eficiência, a produtividade e a qualidade dos resultados.

Este artigo oferece um guia completo sobre o desenho de processos, desde sua definição e importância até as principais técnicas, ferramentas e melhores práticas para sua implementação.

O que é desenho de processos?

O desenho de processos é um conjunto de técnicas que consiste na representação gráfica dos fluxos de trabalho de uma organização. Através de símbolos e notações específicas, é possível visualizar cada etapa de um processo, desde o início até o fim, incluindo os responsáveis, as atividades, os materiais e as informações envolvidas.

Ou seja, “desenho de processos é a concepção de novos processos de negócio e a especificação de como esses funcionarão, serão medidos, controlados e gerenciados. Envolve a criação do modelo futuro de processos de negócios (“TO-BE”) no contexto dos objetivos de negócio e de desempenho de processos, fornecendo planos diretrizes sobre como fluxos de trabalho, aplicações de negócio, plataformas tecnológicas, recursos de dados e controles financeiros e operacionais interagem com os processos”, de acordo com BPM CBOK 3.0.

Só mais uma dica antes de você começar! Sabia que temos modelos de desenhos de processos prontos pra você baixar e usar de referência?! Veja:

• Desenho de processos para área Administrativa
• Desenho de processos para área Financeira
• Desenho de processos para Recursos Humanos

Importância do desenho de processos para implementação do BPM nas organizações

A etapa de desenho de processos no BPM (Business Process Management) é fundamental para a visualização clara dos processos, mas também para facilitar a comunicação entre os colaboradores, promovendo um melhor entendimento das responsabilidades e do fluxo de trabalho.

Essa análise dos processos permite identificar gargalos, ineficiências e áreas com potencial para otimização, bem como melhorar o acompanhamento das atividades e a previsibilidade dos resultados. A otimização dos processos, por exemplo, reduz o tempo de ciclo, elimina as atividades desnecessárias, aumenta a produtividade da equipe e, por consequência, gera economia de tempo, materiais e recursos.

Além disso, a padronização dos processos garante a qualidade consistente dos produtos e serviços, atendendo às expectativas dos clientes. Por fim, a análise dos dados coletados durante o desenho dos processos fornece insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.

Vale destacar que a modelagem de processos é um tipo de desenho e é a melhor opção para empresas que pensam, no futuro, automatizar seus processos.

Por que desenhar processos?

Existem diversas razões para realizar o desenho de processos em uma organização, desde a cultura, as práticas e os resultados. Entre as principais, podemos destacar:

1ª – O desenho de processos garante que os fluxos de trabalho estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

2ª – A otimização dos processos elimina atividades desnecessárias e aumenta a produtividade da equipe.

3ª – A análise dos processos permite identificar e mitigar os riscos potenciais.

4ª – A visualização dos processos facilita a comunicação entre os colaboradores e departamentos.

5ª – A modelagem dos processos garante a padronização das atividades, assegurando a qualidade dos produtos e serviços.

6ª – O desenho de processos fornece uma base para a implementação de melhorias contínuas.

Como iniciar o desenho de um processo?

Para realizar o desenho de um processo, primeiramente é importante seguir algumas etapas básicas:

1º Passo: Identifique e selecione um processo que esteja causando problemas, como gargalos, atrasos ou erros de informação.

2º Passo: Defina o objetivo e determine o que se pretende alcançar com o desenho do processo, como, por exemplo, aumentar a eficiência, reduzir custos ou melhorar a qualidade.

3º Passo: Colete informações sobre o processo atual, incluindo as etapas, os responsáveis, os materiais e as informações envolvidas.

4º Passo: Selecione a técnica de modelagem adequada, como BPMN ou fluxograma.

5º Passo: Desenhe o processo e utilize a técnica escolhida para representar o processo de forma clara e concisa.

6º Passo: Valide o desenho do processo e verifique se está correto e completo, e se reflete a realidade do processo atual.

7º Passo: Crie um documento que descreva todo o processo desenhado, incluindo as etapas, os responsáveis, os materiais, bem com as informações envolvidas.

8º Passo: Implemente o processo desenhado e monitore o seu desempenho.

9º Passo: É a etapa de melhoria contínua. Revise o processo desenhado periodicamente e identifique oportunidades de melhorias.

Como fazer? Técnicas e métodos de desenho de processos:

Existem diversas técnicas e métodos para o desenho de processos. Entre as mais utilizadas, podemos destacar:

• BPMN (Business Process Model and Notation): Notação padrão para a modelagem de processos de negócio, que utiliza símbolos e regras específicas para representar os elementos do processo.
• Fluxograma: Técnica tradicional de modelagem de processos, que utiliza setas e caixas, por exemplo, para representar as etapas e os fluxos de trabalho.
• Mapa de fluxo de valor: Técnica que foca na identificação das atividades que agregam valor ao cliente e na eliminação das atividades que não agregam valor.
• Diagrama de Spaghetti: Técnica que mapeia o fluxo de trabalho físico de uma pessoa ou material, utilizando linhas para representar o movimento.
• Diagrama de Cadeia de Valor: Técnica que identifica as principais etapas da cadeia de valor de uma empresa e analisa o valor agregado em cada etapa.

A escolha da técnica mais adequada dependerá do tipo de processo que se deseja modelar, do nível de detalhamento desejado e dos recursos disponíveis.

Dicas de ferramentas para desenho de processos

Existem diversas ferramentas disponíveis para o desenho de processos, desde ferramentas gratuitas até soluções mais completas e robustas como, por exemplo:

1. Zeev
2. Bizagi Modeler
3. ARIS Express
4. BPMN.io
5. Draw.io
6. Yaoqiang BPMN Editor
7. Modelio

O Zeev é uma ferramenta completa para modelagem e automatização de processos, com recursos avançados de criação e personalização de processos. Com ela você é capaz de mapear, modelar, automatizar e monitorar inúmeros processos da sua empresa, desde processos específicos de uma área até aqueles processos de ponta a ponta, que permeiam toda a organização.

A segunda ferramenta da lista é o Bizagi Modeler. Essa ferramenta é focada em desenho de processos BPMN, com alguns recursos para análise de processos, gestão de mudanças e documentação.

Em terceiro lugar vem a ARIS Express que é uma ferramenta gratuita para modelagem de processos BPMN, com recursos básicos para criação de diagramas. Logo atrás, na quarta posição, está a BPMN.io, uma ferramenta online e gratuita para desenho de processos BPMN, com interface simples e intuitiva.

Outras ferramentas alternativas

Além dessas já citadas, há outras ferramentas mais simples que podem ajudar você que ainda não utilizou modelagem de processos na organização:

• Draw.io: Ferramenta online gratuita para criação de diversos tipos de diagramas, incluindo fluxogramas e diagramas de BPMN.
• Yaoqiang BPMN Editor: Ferramenta online gratuita para modelagem de processos BPMN, com recursos para exportação de diagramas em diferentes formatos.
• Modelio: Ferramenta open-source para modelagem de processos UML e BPMN, com recursos para análise de processos e gestão de mudanças.

Como escolher a ferramenta adequada para desenho de processos

A escolha da ferramenta mais adequada dependerá de algumas características que precisam ser bem avaliadas durante o processo de escolha da ferramenta ideal, assim como:

1. O objetivo de uso: antes de tudo, como já adiantado anteriormente, é imprescindível que defina o objetivo principal da ferramenta para a sua organização. Isto é, caso sua expectativa seja desenhar os processos sem seguir para automatização deles, então é recomendável utilizar uma técnica mais simples, como fluxograma ou um mapa. Ferramentas como o Bizagi são ideais para isso. Por outro lado, se você quer, no futuro, automatizar os processos, o mais adequado é partir para a modelagem. O Zeev é a ferramenta mais recomendada para isso.

2. Facilidade de uso: uma ferramenta que promete melhorar a comunicação entre equipes e dar autonomia aos envolvidos, é crucial que ela seja intuitiva e simples no seu funcionamento para que cumpra seu papel e tenha uma maior adesão.

3. Templates: nem todo mundo sabe mapear, modelar e muito menos automatizar um processo, portanto é importante que a ferramenta ofereça um marketplace de templates pré-prontos para as mais variadas áreas, como RH, compras, TI, financeiro – e, de preferência, com simplicidade e autonomia.

4. Integrações: dificilmente, encontraremos empresas que ainda não usufruem de outros sistemas, independente do objetivo de cada um deles. Ao invés de forçar uma troca completa de sistemas, é importante que a ferramenta permita integrações com diferentes sistemas operacionais e dispositivos.

5. Atendimento ao cliente: ao desenharmos processos é comum que surjam dúvidas e, até mesmo falhas no processo, portanto é essencial que a ferramenta coloque à disposição um bom suporte ao cliente que esteja pronto para acompanhá-lo e ajudá-lo, quando preciso.

_{Exemplos de integrações do Zeev}

Dicas extras e melhores práticas

• Envolva os colaboradores: O envolvimento dos colaboradores é fundamental para o sucesso do desenho de processos.
• Utilize uma linguagem clara e concisa: A linguagem utilizada no desenho dos processos deve ser clara e concisa, para facilitar a compreensão de todos os envolvidos.
• Padronize a documentação: A documentação dos processos deve ser padronizada para facilitar a consulta e o acompanhamento.
• Comunique os resultados: É importante comunicar os resultados do desenho de processos para todos os colaboradores da empresa.
• Promova a melhoria contínua: O desenho de processos deve ser um processo contínuo, com revisões e melhorias constantes.

Automatização de processos

Se você chegou até aqui, certamente, você entendeu que o desenho de processos é uma ferramenta poderosa para otimizar os fluxos de trabalho, aumentar a eficiência e a produtividade das empresas. Através da aplicação das técnicas e ferramentas adequadas, as empresas podem alcançar resultados significativos e aprimorar seu desempenho competitivo.

Antes de você ir, eu tenho mais uma dica! Acesse o e-book gratuitamente e descubra como automatizar processos para ser mais produtivos, simples, rápidos e padronizados, com passo a passo.