Desenho de Processos: como fazer e dicas de ferramentas

O desenho de processos é uma ferramenta poderosa para mapear, analisar e aprimorar os fluxos de trabalho, impulsionando a eficiência, a produtividade e a qualidade dos resultados.

Este artigo oferece um guia completo sobre o desenho de processos, desde sua definição e importância até as principais técnicas, ferramentas e melhores práticas para sua implementação.

O que é desenho de processos?

O desenho de processos é um conjunto de técnicas que consiste na representação gráfica dos fluxos de trabalho de uma organização. Através de símbolos e notações específicas, é possível visualizar cada etapa de um processo, desde o início até o fim, incluindo os responsáveis, as atividades, os materiais e as informações envolvidas.

Ou seja, “desenho de processos é a concepção de novos processos de negócio e a especificação de como esses funcionarão, serão medidos, controlados e gerenciados. Envolve a criação do modelo futuro de processos de negócios (“TO-BE”) no contexto dos objetivos de negócio e de desempenho de processos, fornecendo planos diretrizes sobre como fluxos de trabalho, aplicações de negócio, plataformas tecnológicas, recursos de dados e controles financeiros e operacionais interagem com os processos”, de acordo com BPM CBOK 3.0.

Importância do desenho de processos para implementação do BPM nas organizações

A etapa de desenho de processos no BPM (Business Process Management) é fundamental para a visualização clara dos processos, mas também para facilitar a comunicação entre os colaboradores, promovendo um melhor entendimento das responsabilidades e do fluxo de trabalho.

Essa análise dos processos permite identificar gargalos, ineficiências e áreas com potencial para otimização, bem como melhorar o acompanhamento das atividades e a previsibilidade dos resultados. A otimização dos processos, por exemplo, reduz o tempo de ciclo, elimina as atividades desnecessárias, aumenta a produtividade da equipe e, por consequência, gera economia de tempo, materiais e recursos.

Além disso, a padronização dos processos garante a qualidade consistente dos produtos e serviços, atendendo às expectativas dos clientes. Por fim, a análise dos dados coletados durante o desenho dos processos fornece insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.

Vale destacar que a modelagem de processos é um tipo de desenho e é a melhor opção para empresas que pensam, no futuro, automatizar seus processos.

Por que desenhar processos?

Existem diversas razões para realizar o desenho de processos em uma organização, desde a cultura, as práticas e os resultados. Entre as principais, podemos destacar:

1ª – O desenho de processos garante que os fluxos de trabalho estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

2ª – A otimização dos processos elimina atividades desnecessárias e aumenta a produtividade da equipe.

3ª – A análise dos processos permite identificar e mitigar os riscos potenciais.

4ª – A visualização dos processos facilita a comunicação entre os colaboradores e departamentos.

5ª – A modelagem dos processos garante a padronização das atividades, assegurando a qualidade dos produtos e serviços.

6ª – O desenho de processos fornece uma base para a implementação de melhorias contínuas.

Como iniciar o desenho de um processo?

Para realizar o desenho de um processo, primeiramente é importante seguir algumas etapas básicas:

1º Passo: Identifique e selecione um processo que esteja causando problemas, como gargalos, atrasos ou erros de informação.

2º Passo: Defina o objetivo e determine o que se pretende alcançar com o desenho do processo, como, por exemplo, aumentar a eficiência, reduzir custos ou melhorar a qualidade.

3º Passo: Colete informações sobre o processo atual, incluindo as etapas, os responsáveis, os materiais e as informações envolvidas.

4º Passo: Selecione a técnica de modelagem adequada, como BPMN ou fluxograma.

5º Passo: Desenhe o processo e utilize a técnica escolhida para representar o processo de forma clara e concisa.

6º Passo: Valide o desenho do processo e verifique se está correto e completo, e se reflete a realidade do processo atual.

7º Passo: Crie um documento que descreva todo o processo desenhado, incluindo as etapas, os responsáveis, os materiais, bem com as informações envolvidas.

8º Passo: Implemente o processo desenhado e monitore o seu desempenho.

9º Passo: É a etapa de melhoria contínua. Revise o processo desenhado periodicamente e identifique oportunidades de melhorias.

Como fazer? Técnicas e métodos de desenho de processos:

Existem diversas técnicas e métodos para o desenho de processos. Entre as mais utilizadas, podemos destacar:

• BPMN (Business Process Model and Notation): Notação padrão para a modelagem de processos de negócio, que utiliza símbolos e regras específicas para representar os elementos do processo.
• Fluxograma: Técnica tradicional de modelagem de processos, que utiliza setas e caixas, por exemplo, para representar as etapas e os fluxos de trabalho.
• Mapa de fluxo de valor: Técnica que foca na identificação das atividades que agregam valor ao cliente e na eliminação das atividades que não agregam valor.
• Diagrama de Spaghetti: Técnica que mapeia o fluxo de trabalho físico de uma pessoa ou material, utilizando linhas para representar o movimento.
• Diagrama de Cadeia de Valor: Técnica que identifica as principais etapas da cadeia de valor de uma empresa e analisa o valor agregado em cada etapa.

A escolha da técnica mais adequada dependerá do tipo de processo que se deseja modelar, do nível de detalhamento desejado e dos recursos disponíveis.

Dicas de ferramentas para desenho de processos

Existem diversas ferramentas disponíveis para o desenho de processos, desde ferramentas gratuitas até soluções mais completas e robustas como, por exemplo:

1. Zeev
2. Bizagi Modeler
3. ARIS Express
4. BPMN.io
5. Draw.io
6. Yaoqiang BPMN Editor
7. Modelio

O Zeev é uma ferramenta completa para modelagem e automatização de processos, com recursos avançados de criação e personalização de processos. Com ela você é capaz de mapear, modelar, automatizar e monitorar inúmeros processos da sua empresa, desde processos específicos de uma área até aqueles processos de ponta a ponta, que permeiam toda a organização.

A segunda ferramenta da lista é o Bizagi Modeler. Essa ferramenta é focada em desenho de processos BPMN, com alguns recursos para análise de processos, gestão de mudanças e documentação.

Em terceiro lugar vem a ARIS Express que é uma ferramenta gratuita para modelagem de processos BPMN, com recursos básicos para criação de diagramas. Logo atrás, na quarta posição, está a BPMN.io, uma ferramenta online e gratuita para desenho de processos BPMN, com interface simples e intuitiva.

Outras ferramentas alternativas

Além dessas já citadas, há outras ferramentas mais simples que podem ajudar você que ainda não utilizou modelagem de processos na organização:

• Draw.io: Ferramenta online gratuita para criação de diversos tipos de diagramas, incluindo fluxogramas e diagramas de BPMN.
• Yaoqiang BPMN Editor: Ferramenta online gratuita para modelagem de processos BPMN, com recursos para exportação de diagramas em diferentes formatos.
• Modelio: Ferramenta open-source para modelagem de processos UML e BPMN, com recursos para análise de processos e gestão de mudanças.

Como escolher a ferramenta adequada para desenho de processos

A escolha da ferramenta mais adequada dependerá de algumas características que precisam ser bem avaliadas durante o processo de escolha da ferramenta ideal, assim como:

1. O objetivo de uso: antes de tudo, como já adiantado anteriormente, é imprescindível que defina o objetivo principal da ferramenta para a sua organização. Isto é, caso sua expectativa seja desenhar os processos sem seguir para automatização deles, então é recomendável utilizar uma técnica mais simples, como fluxograma ou um mapa. Ferramentas como o Bizagi são ideais para isso. Por outro lado, se você quer, no futuro, automatizar os processos, o mais adequado é partir para a modelagem. O Zeev é a ferramenta mais recomendada para isso.

2. Facilidade de uso: uma ferramenta que promete melhorar a comunicação entre equipes e dar autonomia aos envolvidos, é crucial que ela seja intuitiva e simples no seu funcionamento para que cumpra seu papel e tenha uma maior adesão.

3. Templates: nem todo mundo sabe mapear, modelar e muito menos automatizar um processo, portanto é importante que a ferramenta ofereça um marketplace de templates pré-prontos para as mais variadas áreas, como RH, compras, TI, financeiro – e, de preferência, com simplicidade e autonomia.

4. Integrações: dificilmente, encontraremos empresas que ainda não usufruem de outros sistemas, independente do objetivo de cada um deles. Ao invés de forçar uma troca completa de sistemas, é importante que a ferramenta permita integrações com diferentes sistemas operacionais e dispositivos.

5. Atendimento ao cliente: ao desenharmos processos é comum que surjam dúvidas e, até mesmo falhas no processo, portanto é essencial que a ferramenta coloque à disposição um bom suporte ao cliente que esteja pronto para acompanhá-lo e ajudá-lo, quando preciso.

_{Exemplos de integrações do Zeev}

Dicas extras e melhores práticas

• Envolva os colaboradores: O envolvimento dos colaboradores é fundamental para o sucesso do desenho de processos.
• Utilize uma linguagem clara e concisa: A linguagem utilizada no desenho dos processos deve ser clara e concisa, para facilitar a compreensão de todos os envolvidos.
• Padronize a documentação: A documentação dos processos deve ser padronizada para facilitar a consulta e o acompanhamento.
• Comunique os resultados: É importante comunicar os resultados do desenho de processos para todos os colaboradores da empresa.
• Promova a melhoria contínua: O desenho de processos deve ser um processo contínuo, com revisões e melhorias constantes.

Automatização de processos

Se você chegou até aqui, certamente, você entendeu que o desenho de processos é uma ferramenta poderosa para otimizar os fluxos de trabalho, aumentar a eficiência e a produtividade das empresas. Através da aplicação das técnicas e ferramentas adequadas, as empresas podem alcançar resultados significativos e aprimorar seu desempenho competitivo.

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