Como aumentar a eficiência do Workflow em 4 passos

Já se perguntou como aumentar a eficiência do seu workflow?

A eficiência operacional é fundamental para manter sua empresa competitiva no mercado. Um dos segredos para alcançar melhores resultados nesse ponto, é implementar workflows bem mapeados, eficientes e automatizados.

Um workflow é um fluxo de trabalho com tarefas recorrentes, e a automação desse processo visa simplificar e acelerar as etapas envolvidas.

Benefícios de aumentar a eficiência do workflow

Antes de abordarmos o passo a passo para aumentar a eficiência do seu workflow, gostaria de listar alguns benefícios da automatização de workflows:

• Redução no tempo de realização das tarefas;
• Elimina processos manuais e demorados;

Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também libera recursos humanos para se concentrarem em atividades mais estratégicas e criativas.

• Reduz erros humanos.
• Consistência e padronização nas operações;

Isso é especialmente crucial em setores que exigem precisão e conformidade com regulamentações, como a área financeira e de saúde.

• Visibilidade e transparência de onde e com quem estão as tarefas;
• Monitorar as atividades em tempo real;
• Identificar gargalos;
• Tomar decisões baseadas em dados atualizados.

Esses são alguns, dos muitos benefícios, de automatizar um workflow visando o aumento da eficiência organizacional. Agora, vamos seguir para um passo a passo simples de como você pode tornar um fluxo de trabalho e um workflow automatizado?

1. Mapeie seu workflow

Antes de automatizar seu fluxo de trabalho, é essencial entender como ele funciona atualmente.

Mapeie todas as etapas, desde o início até a conclusão, identificando os pontos de entrada, as atividades realizadas, os responsáveis por cada tarefa, os momentos de decisão e as possibilidades de saída.

Se precisar de ajuda para mapear seus processos, leia: Mapeamento de processos – Guia completo mais ferramentas!

Por exemplo, vamos pensar em um processo de solicitação de reembolso:

• Primeiro, existe a solicitação do reembolso. 
• A próxima tarefa é destinada ao gestor para aprovar ou recusar a solicitação de reembolso.
• Se aprovada, ela deve ser direcionada para o financeiro realizar o reembolso ao colaborador.
• Se rejeitada, o colaborador deve receber um retorno por e-mail notificando que ela foi rejeitada e contendo uma justificativa.
• Mas, também pode precisar de ajustes e retornar ao colaborador solicitante para realizar as alterações, e em seguida, retornar ao gestor.

De forma simplificada, um fluxo de reembolso acontece dessa forma. Veja ele desenhado em notação BPMN e automatizado no Zeev:

Esse é o primeiro passo para aumentar a eficiência do seu workflow. Vamos para o próximo?

2. Automatize seu workflow

Após escrever a sequência de atividades do seu workflow e quem serão os responsáveis, chegou a hora de automatizá-lo!

Utilize plataformas de gestão de processos que permitam a criação de fluxos automatizados, como o Zeev, onde você pode automatizar diversos processos, como:

• Processo de compras;
• Solicitação de férias;
• Renovação de contrato;
• Adiantamento ou reembolso de despesas;
• Admissão ou desligamento de colaboradores;
• E muito mais!

Nosso BPM Low-code permite a criação de formulários, a definição de regras, a automação de tarefas, envio de e-mail automático e diversas integrações.

Automatizar tarefas repetitivas ou que demandam muito tempo, aumentará a eficiência da sua operação e reduzirá erros humanos. A automatização será a chave para aumentar a eficiência do seu workflow.

Para não nos delongar, deixo aqui um artigo que fala tudo sobre o modelador do Zeev e como automatizar workflows na nossa plataforma.

3. Crie metas

Onde a sua empresa está hoje na eficiência organizacional e onde quer chegar?

A resposta dessa pergunta deve se tornar metas claras e mensuráveis para o seu time.

Estabeleça indicadores de desempenho que possam ser acompanhados ao longo do tempo, como:

• tempo médio de conclusão
• taxa de erros
• satisfação dos clientes. 

Essas metas ajudarão a avaliar o impacto da automatização e identificar possíveis ajustes necessários e gargalos da sua operação. 

Elas serão o norte para aumentar a eficiência dos seus workflows automatizados e motivar a equipe a enxergar nas suas ações a evolução dos processos internos.

4. Analise dados relacionados a eficiência do workflow

Agora que você já mapeou seu fluxo, automatizou e criou suas metas, chegou a hora de analisar os resultados.

O Zeev possui painéis de fácil usabilidade para que você e sua equipe extraiam insights valiosos dos seus workflows automatizados.

Com essa análise você pode identificar padrões, áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados. A análise contínua dos dados permitirá aprimorar ainda mais o workflow automatizado e maximizar seus benefícios.

Agora, veja como você pode acessar os dados dos seus processos automatizados com o Zeev e aumentar a eficiência deles:

Painéis nativos do Zeev: Lead Time, volume e eficiência

Lead time e eficiência:

Nesse painel, você terá visibilidade sobre:

• Lead time total do(s) aplicativo(s) em dias corridos

• Tarefas finalizadas em atraso

• Análise de Pareto

Throughput (volume)

Nesse painel, você terá visibilidade sobre:

• Volume total

• Número de solicitações iniciadas nos últimos 6 meses

• Número de solicitações finalizadas nos últimos 6 meses

Performance de atividades

Nesse painel, você terá visibilidade sobre:

• Tarefas mais longas, em duração média de dias corridos

• Performance da execução de tarefas

Performance de atores

Nesse painel, você terá visibilidade sobre:

• Maior número de atividades executadas

• Performance da execução por pessoas no papel de atores

• Performance da execução por pessoas no papel de solicitantes

Situação e status atual

Nesse painel, você terá visibilidade sobre:

• Situação das solicitações em andamento – Principais tarefas

• Situação das solicitações em andamento

• Situação das solicitações finalizadas

• Situação das solicitações finalizadas

Painéis personalizados no Zeev

O Zeev te fornece a autonomia para criar painéis de análise personalizáveis. Veja no vídeo abaixo um exemplo prático dessa criação:

Automatizar o fluxo de trabalho é uma estratégia poderosa para aumentar a eficiência e a produtividade de uma empresa. Ao seguir os 4 passos apresentados neste post – mapear o workflow, automatizar, criar metas e analisar dados – você estará no caminho certo para identificar, otimizar e aumentar a eficiência dos seus workflows.

Aproveite e conheça o Zeev, nossa plataforma de desenvolvimento de workflows low-code. Seu processo automatizado e eficiente.