Como automatizar as tarefas do seu workflow? 6 passos

A automatização de tarefas em um workflows, ou seja, fluxos de trabalho, não é uma novidade. Porém, cada vez mais vemos as empresas enxergando os benefícios dessa transformação e buscando entender melhor como automatizar os processos do seu negócio.

Ao automatizar as tarefas de um workflow, o negócio ganha eficiência, produtividade, minimiza erros, entre outros. Por isso, hoje vou te mostrar como automatizar tarefas do workflow em 6 passos. Vem comigo!

Leia também: Como aumentar a eficiência de processo em 10 passos [Infográfico + Checklist]

Definição de workflow

Um workflow (fluxo de trabalho, em português), em termos simples, é o conjunto de passos e atividades que uma pessoa ou um grupo de pessoas realiza para concluir uma tarefa ou alcançar um objetivo específico dentro de um processo ou subprocesso.

O Workflow pode ser comparado a uma sequência de etapas em um fluxo de trabalho, onde cada passo contribui para a realização final de uma atividade.

Portanto, identificar seu “workflow” é descrever a maneira como as tarefas são organizadas e executadas, proporcionando uma compreensão mais clara de como um processo é conduzido do início ao fim.

Como a automação de tarefas pode ajudar sua equipe?

Agora que você já sabe o que é um workflow. Vamos falar sobre como a automatização desse fluxo de trabalho pode te ajudar.

Quando automatizamos um conjunto de tarefas, estamos utilizando a tecnologia como uma maneira de garantir que as atividades e informações possam ser compartilhadas automaticamente entre diferentes pessoas ou departamentos, conforme o workflow definido.

Com isso, os riscos envolvidos são reduzidos. Portanto, ao usar uma tecnologia para garantir a execução de um fluxo de trabalho, todos se beneficiam: o seu time, os seus clientes e a própria empresa saem ganhando muito.

A importância da automatização de tarefas

Ao garantir que o fluxo de tarefas do processo corra de forma automatizada, temos muito mais transparência do que está acontecendo no fluxo de trabalho, ganhamos muito em produtividade, além de ter uma melhor fluidez no andamento das atividades.

A automatização das tarefas ainda traz redução de erros e retrabalhos, pois as pessoas recebem de forma automatizada o que fazer, quando fazer e como fazer. Aumentando a eficiência dos processos da empresa e impactando positivamente o cliente final.

Não posso deixar de destacar o conceito de gestão de processos. Quando você possui um fluxo automatizado, você consegue controlar o processo, ter uma gestão de processos eficiente, onde você identifica pontos de melhoria e consegue implementar uma cultura de melhoria contínua, por exemplo.

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Como automatizar tarefas do workflow: passo a passo

Bom, vamos descobrir quais são os passos para a criação de um workflow automatizado.

Passo 1: Identifique o fluxo de trabalho que você irá automatizar

Neste passo você vai precisar identificar, junto com sua equipe, quais são os processos prioridade para você começar a automatização.

Você pode ter já aquele processo que lhe causa muita dor de cabeça e problemas na área, começar por ele pode ser uma ótima ideia. Se for mais de um, escolha o primeiro e tente fazer um de cada vez.

Em outros casos, pode existir uma diretriz da diretoria sobre os processos que devem ser automatizados e tudo bem! Se a sua empresa trabalha em um modelo top-down, melhor seguir conforme solicitado rsrsrsrs.

Mas, existem ferramentas que podem lhe ajudar nessa decisão, a mais popular é a matriz de prioridade de processos.

Não sabe utilizar a Matriz de Priorização? Então leia: Matriz GUT: Aprenda em 3 passos

Passo 2: Defina o workflow

Qual é o fluxo de tarefas desse processo? Você já sabe? Tem mapeado? Caso tenhas, pule esse passo! Caso não tenha, você pode utilizar algumas ferramentas para conhecer e desenhar o fluxo. Vou listá-las aqui, juntamente com um material que vai te ensinar a utilizar cada uma.

1. Mapa do processo: Aprenda aqui sobre mapa de processo
2. Fluxograma do processo: 5 passos para criação de um fluxograma
3. Diagrama do processo: Como fazer um diagrama de processo
4. Modelo do processo (esse é o mais interessante para quem já quer automatizar): Como fazer modelagem de processos
   
   Veja um exemplo de workflow (reembolso) modelado:

Veja nesse vídeo alguns exemplos de desenho de fluxo de tarefas.

Passo 3: Escolha uma ferramenta para automatização de workflows

Existem diversas ferramentas disponíveis no mercado para automatização de processos, cada uma com suas particularidades e funcionalidades.

Por isso, é importante escolher uma ferramenta que atenda às necessidades específicas da sua empresa e que seja adequada ao tamanho e ao tipo de negócio.

Uma boa dica é você procurar por um BPMS, Business Process Management System, que é suporte tecnológico para automatização da Gestão por Processos.

Passo 4: Automatize seu workflow na ferramenta escolhida

Hora de passar aquele desenho do passo 2 para a ferramenta que você escolheu. O como fazer dependerá da ferramenta escolhida, mas, usualmente, você desenha o fluxo de tarefas, configura as informações que correm o fluxo e define os responsáveis e prazos de cada tarefa.

Como exemplo, vou deixar o exemplo de uma automatização de processos feita no Zeev, nossa ferramenta low-code para criação de workflows automatizados.

Dica de ferramenta Workflow

Falando em Zeev, gostaria de deixar a melhor dica desse texto. Nossa ferramenta para automatização de processos com low-code. O Zeev é um BPMS, que utiliza a notação mundial de modelagem de processos BPMN.

Com o Zeev, você cria workflows automatizados com o uso de pouca ou nenhuma codificação, integra departamentos, padroniza, melhora e controla fluxos de trabalho, além de melhorar a eficiência do seu time.

Eu, que não sou técnica e nem conheço nada de codificação, já automatizei diversos processos aqui no meu time. Aprendi a automatizar um processo simples em, aproximadamente, 1 mês. Sendo assim, qualquer pessoa pode automatizar workflows e melhorar a sua rotina de trabalho.

Dica de leitura extra: 5 ferramentas de workflow que você precisa conhecer!

Passo 5: Treine os colaboradores

Então, o trabalho não acaba com o workflow automatizado, agora, você precisa treinar os seus colaboradores para utilizarem a ferramenta, centralizando a operação e não deixando que processos ainda corram de forma manual e em ferramentas dispersas.

Automatizar workflows é uma cultura de transformação digital, seus colaboradores têm que aderir a essa cultura junto com você! Ao treiná-los, além de garantir que a ferramenta seja utilizada e que as tarefas sejam realizadas corretamente, você cria um ambiente onde todo mundo pode identificar pontos de melhorias nos processos.

Passo 6: Monitore e faça melhorias

A partir de um fluxo automatizado, você pode coletar dados sobre o processo e buscar por melhorias. Identificando tarefas que geram perdas, gargalos ou até mesmo a necessidade de regras de negócio para melhorar o processo.

Dessa forma, ao aplicar as melhorias e continuar o monitoramento, você cria um ciclo de melhoria contínua, buscando cada vez mais a eficiência dos processos do seu time.

Exemplos de fluxos de trabalho que podem ser automatizados

Por fim, reforço que qualquer processo de negócio pode ser automatizado. Processos de área RH, Compras, Vendas, Logística, Fiscal, Financeiro, Controladoria, Ouvidoria, Marketing, Administrativo, Jurídico, Contratos… Nem consigo listar todos aqui. Mas, segue alguns exemplos:

• Ouvidoria
• Solicitação de alteração de dados pessoais
• Homologação de fornecedores
• Adiantamento de despesas
• Admissão de pessoal
• Cancelamento de contrato
• Compras
• Cotação de frete
• Emissão de contrato
• Prestação de contas
• Solicitação de adiantamento de 13º
• Requisição de treinamento
• Revisão de documentos

Já sabe como automatizar os workflows da sua área?

Então, agora que você já sabe como criar workflows automatizados, vamos transformar os processos da sua empresa?!

Conheça o Zeev, nossa plataforma low-code para automatização de processos. Agende uma demonstração gratuita e veja como nós podemos te ajudar a melhorar os resultados do seu time e empresa.