SIPOC: O que é e quais as suas vantagens

SIPOC é a abreviação, em inglês, das seguintes palavras: Supplier (Fornecedor), Input (Entrada), Process (Processo), Output (Saída) e Customer (Cliente). Em suma, na prática, você usará essas 5 palavrinhas mágicas para começar a mapear o diagrama do seu processo.

O que é SIPOC?

De acordo com a definição do CBOK 4.0 SIPOC é uma ferramenta de Six Sigma que significa: Fornecedor, Entrada, Processo, Saída e Cliente. Um diagrama SIPOC vai validar se as entradas do processo são correspondentes às saídas dos processos anteriores. E também se as saídas dos processos são correspondentes às entradas esperadas pelos processos seguintes.

Qual o principal objetivo do diagrama SIPOC?

O principal objetivo do diagrama SIPOC é analisar o processo de maneira ampla. Portanto, ele permite que você enxergue onde seus esforços estão localizados. Ou seja, ele facilita o mapeamento de processos, identificando fornecedores, entradas, saídas e clientes.

Na prática, o que o SIPOC faz é identificar os elementos relevantes. Não há como gerenciar um trabalho cujas atividades você não conhece. Assim, o diagrama SIPOC pode ajudar você a aumentar o seu conhecimento sobre suas necessidades, identificar oportunidades de melhoria, como também, eliminar tarefas desnecessárias.

Vantagens do Diagrama SIPOC

Utilizar um diagrama SIPOC apresenta muito mais vantagens que desvantagens. Aplicar essa ferramenta na análise dos processos da sua empresa ajudará a “colocar ordem na casa”, independentemente do setor em que você trabalha.

Um dos principais aspectos do SIPOC é a sua flexibilidade. Com esse diagrama, você pode analisar desde toda a operação até processos mais pontuais, aplicando-o a diferentes níveis. Por exemplo, eu posso fazer o diagrama do processo ponta a ponta, desde a entrada do pedido até a entrega do cliente (processo interfuncional), ou posso fazer um diagrama pequeno pensando somente no meu processo de compras.

Desvantagens do Diagrama SIPOC

A desvantagem surgirá quando for necessário entender cada passo, cada tarefa, cada detalhe que acontece dentro do processo. Para estes casos onde o detalhe é necessário, o diagrama SIPOC não é recomendado.

Também é uma desvantagem se você pensa em automatização, pois para automatização é necessário que você faça a modelagem do processo com muitas informações.

Quando fazer um diagrama SIPOC?

Você deve fazer um diagrama SIPOC se desejar:

1. Melhorar o seu processo
2. Ajudar novos funcionários a entenderem o que acontece
3. Entender superficialmente (sem detalhes) o que o seu processo faz
4. Entender rapidamente o que o seu processo faz
5. Analisar o que o seu processo recebe e o que ele entrega
6. Analisar quem são os fornecedores do seu processo
7. Entender se o que o seu processo produz está alinhado com a missão que ele tem
8. Saber o que dá início, o que faz o seu processo começar
9. Entender para quem o seu processo trabalha
10. Analisar a relação Qualidade da entrada x Qualidade das saídas

Por que fazer o diagrama SIPOC do processo?

Você fará o diagrama SIPOC para entender, em uma visão macro, o que o processo faz. Logo, saberá também para qual finalidade o processo serve. Certamente, realizamos uma grande quantidade de atividades diariamente que não são percebidas pelo nosso cliente e atrapalham o bom andamento do nosso processo. O legal do SIPOC é que ele é muito simples. Por causa disso, você pode agora mesmo pegar um papel de pão e começar a fazer.

Como fazer o diagrama SIPOC?

Para fazer o diagrama você não precisa de muito. Não precisa de um manual cheio de ícones de fluxograma ou BPMN, ou ainda qualquer coisa do tipo. Dessa forma, eu peguei um “papel de pão” qualquer, criei 5 colunas e comecei:

Coluna S

Primeiramente, na coluna S (Supplier), liste quais são os seus fornecedores. Você pode estar fazendo um SIPOC ponta a ponta ou um SIPOC de um processo interno, menor. Portanto, na coluna S podem conter tanto fornecedores externos, quanto fornecedores internos.

Coluna I

Na coluna I (Input) liste o que faz o seu processo iniciar.  Pode ser uma tarefa, um e-mail, uma solicitação, a chegada de um material, um evento, etc. Liste as entradas que o seu processo tem.

Coluna P

A coluna P (Process) é muito interessante. Talvez você esteja fazendo um SIPOC departamental (é o que a maioria faz) ou seja, fazendo o diagrama da sua área. Logo, dentro da sua área, existem diversos processos e não apenas um. Quer um exemplo? Na área/departamento Financeiro a coluna P poderá ter: Realizar pagamento e Realizar faturamento, entre outros processos.

Coluna O

A coluna O (Output) é a saída do seu processo. Depois de realizar a tarefa ou a atividade, o que você irá entregar? Exemplo: Evento realizado, Faturamento encerrado, Análise concluída, etc.

Coluna C

E por fim, a coluna C (Customer), a mais fácil. Coloque aqui quem é o cliente daquele processo, ou seja, para quem você executou tal atividade. Mais uma vez podemos estar falando de processos internos ou externos, cliente final, fornecedores, etc. Em conclusão, responda: para quem eu faço a entrega?

Vamos para um exemplo prático?

Diagrama SIPOC para um processo de fabricação de Pizzas e Calzones. Este é um exemplo simples que retrata o processo como um todo, desde o pedido até a entrega da pizza ao cliente.

Vamos colocar um zoom nesse diagrama…

Agora, se colocássemos um zoom nisso tudo e chegássemos no processo do Pizzaiolo na cozinha?

Vamos refletir: se na coluna “P” estivesse a ação “realizar pagamento do motoboy“, será que essa atividade realmente seria responsabilidade do Pizzaiolo? Ao realizar o pagamento do motoboy, o Pizzaiolo perderia tempo entregando o dinheiro, higienizando as mãos para a produção da próxima pizza, anotando que o pagamento foi realizado etc.

…e consertar

Usando o exemplo acima, o processo é fabricar pizzas e calzones. Este processo deveria realizar pagamentos? É uma analogia, um exemplo simples, mas o objetivo é fazer você pensar nas seguintes questões:

1. quais atividades no dia a dia passam por você, mas não deveriam passar?
2. quanto do seu tempo você dedica a realizar alguma coisa que não ajuda a atingir os objetivos do seu processo ou da sua área?
3. você sabe quais são as atividades/tarefas importantes que ajudam a entregar resultados mais eficientes?

Responder a essas perguntas e definir o que de fato gera valor é o primeiro passo para deixar seus processos mais inteligentes. Sem isso, qualquer análise ou mudança pode ser em vão, arrastando consigo ineficiências e atividades desnecessárias.

Qual a relação entre SIPOC e melhoria de processos?

A relação que temos aqui é muito simples. Para realizar melhorias em processos você tem “n” caminhos distintos. Você poderia fazer um mapeamento completo com análises amplas. Como também analisar números e erros, fazer reuniões extensas. Usar metodologia Lean ou pensar na disciplina de BPM. Até ferramentas da qualidade podem te ajudar a melhor um processo dentro de escritórios.

O SIPOC é apenas mais uma forma que você tem para pensar e propor novos caminhos que tragam resultados melhores. É mais uma opção para te ajudar a colocar no papel tudo o que você sabe sobre o processo. E, assim, perceber o que está dando certo e o que está dando de errado. Por isso, quando estiver utilizando essa ferramenta para a melhoria de processos dentro da sua empresa, leve em consideração quatro reflexões:

1. Missão do processo

Existe uma pergunta que deve vir antes de qualquer iniciativa para a melhoria contínua de processos: as atividades que fazem parte da rotina daquele processo estão alinhadas com a missão do processo?

Para ajudar você a entender melhor essa pergunta, imagine a seguinte situação: você possui uma responsabilidade por alguns indicadores do processo, certo? Ou, de alguma forma, presta contas sobre os resultados que o seu processo produz. Essa “prestação de contas” ocorre mensalmente? Ok, agora vamos descer um nível e pensar em atividades e tarefas.

2. Atividades e tarefas do processo

Todos os dias você executa um série de atividades e tarefas, certo? O quanto essas atividades rotineiras e tarefas estão te ajudando a entregar melhores resultados e conquistar as metas que você precisa conquistar e entregar no final do mês?

Em resumo, o ideal era que você tivesse uma missão para o processo, esse processo deveria realizar tarefas e atividades diretamente relacionadas com essa missão e no final do mês você deveria acompanhar o desempenho do processo com indicadores que te diriam se você está no caminho certo, ou não.

3. Avalie o processo

Se você executa atividades sem relação com seus objetivos maiores (missão e indicadores), então você precisa pensar no motivo pelo qual as faz. Será que você poderia gastar sua energia em atividades que agreguem maior valor? Faça o diagrama do processo (SIPOC) e analise tudo o que o seu processo faz. Faça esta verificação.

4. Elimine tarefas desnecessárias

No início do texto, eu falei que você podia utilizar o SIPOC para eliminar algumas tarefas do processo. Então, pegue um papel de pão, como naquele 1º exemplo aqui do post que eu apresentei as colunas do SIPOC. Pois bem, comece a preencher as colunas com as informações do seu processo. Quais são as entradas e os fornecedores desse processo e quais são seus objetivos e produtos finais (saídas e clientes)?

Agora, pegue um marca texto verde e pinte o que você listou na coluna “P” que te ajuda a entregar resultados e que esteja completamente alinhado com a missão do processo. Faça a mesma coisa na cor vermelha para os processos que não estão alinhados com a missão e que não te ajudam a entregar resultados.

Por fim, avalie: qual delas aparece em maior quantidade? Se são as verdes, as atividades do seu processo são relevantes. Se são as vermelhas, você necessita analisar, repensar e implementar melhorias urgentemente.

Agora, qual a relação entre SIPOC e Seis Sigma?

Pois bem, o Diagrama SIPOC faz parte da metodologia Seis Sigma, bem como do método DMAIC (baseado no ciclo PDCA). DMAIC é utilizado em projetos focados em melhorar produtos, serviços e processos de negócios.

A metodologia DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar, controlar) também é conhecida como DFSS “Design For Six Sigma”. O SIPOC é uma de suas etapas e ajuda a identificar os elementos relevantes de um processo, consequentemente, apontar oportunidades de melhoria.

11 Perguntas e respostas sobre SIPOC

Vou responder 11 perguntas sobre SIPOC que vão ajudar você a entender mais sobre o assunto. Vamos lá?

1) O SIPOC pode ser utilizado como escopo, para escolher a priorização dos processos que necessitam de um maior detalhamento?

Vamos dividir essa pergunta em duas etapas?

1.1) O SIPOC pode ser utilizado como escopo?

Sim. Quantas vezes em reuniões de mapeamentos fugimos do foco e acabamos falando sobre assuntos que não estavam na pauta? Logo, o SIPOC é uma ótima forma de você definir claramente qual o seu ponto de estudo. Exemplo: Vamos falar sobre o processo de Entrega de materiais. Faz um SIPOC sobre isso, cola na parede e esse é o escopo. Da entrada “X” até a saída “Y” e só. FOCO!!

1.2) O SIPOC serve para escolher a priorização dos processos que necessitam de um maior detalhamento?

Não. Esse não é o objetivo. Para escolher os processos que necessitam um maior detalhamento existem outras ferramentas disponíveis. Algumas são chamadas de Matriz de Seleção dos Processos Críticos, ou até a ferramenta GUT (gravidade, urgência e tendência) ajuda você a escolher o processo para mapear. Mas, se você não quiser fazer a matriz de seleção de processos críticos, bons indicativos para melhorar processos são: feedback de clientes e indicadores de desempenho.

2) Como fazer um SIPOC sequencial se o meu processo possui múltiplas decisões?

O SIPOC é o caminho feliz do processo. Ou seja, ele não vai mostrar as múltiplas decisões. Porém, nada impede que você faça o SIPOC com a trilha que você quiser. Com o caminho que você deseja conhecer, ou com o caminho que você deseja melhorar.

3) Para iniciar o mapeamento de processos, pode-se começar com o SIPOC. Sabemos que mapeamento não é só desenho em BPMN.

Embora essa não seja uma pergunta, mas sim uma afirmação, ela merece destaque. Realmente, BPM é uma disciplina de gestão que visa melhorar processos com foco total na satisfação do cliente. Sendo assim, não consiste apenas em modelar processos, fazer mapeamentos e fluxogramas extensos e guardá-los na gaveta. Mais do que isso, BPM visa transformar. E você pode começar a identificar pontos críticos no processo com ferramentas mais rápidas como o SIPOC.

4) Existe alguma ferramenta que podemos usar pra mapear estas informações? Ou apenas pelo Excel?

Como o SIPOC é muito simples, basta você criar 5 colunas no Excel e começar a fazer. Eu até conheço um software que faz diagramas, mas confesso que nunca usei. O importante é você ter em mente que você pode fazer o SIPOC até em um papel pardo na parede com post-it. É bem simples. Agora, se você estiver com dificuldades para colocá-lo em prática, baixe o nosso e-book e siga os passos das letrinhas S-I-P-O-C.

5) SIPOC é norteador?

Sim. Você pode ter problemas em um processo específico e começar a fazer um diagrama SIPOC para entender este processo um pouco melhor. Após este diagrama, você pode identificar pontos fracos do processo e pontos críticos. Além disso, pode identificar, também, quais os fornecedores que podem trazer problemas e quais inputs (entradas) que estão mal estruturadas. Assim, você saberá onde atacar e o que melhorar. Ou seja, ele é um norteador.

6) Aqui na minha empresa utilizamos o SIPOC para descrever estruturas de áreas e operações. É correto pensar assim?

A família das normas ISO (9001, 14001, TS 16949) requer que você tenha conhecimento sobre a estrutura dos processos: entradas, saídas, sequência dos processos, etc. Então, é muito comum as empresas usarem SIPOC ou diagrama tartaruga para documentar essas informações.

7) Há diferença entre SIPOC e Diagrama de Tartaruga?

Sim. Veja bem, o diagrama de tartaruga possui mais informações como, por exemplo: indicadores do processo, processos de apoio, procedimentos e métodos, recursos, etc. Enquanto o SIPOC mostra apenas fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes. No entanto, por outro lado, no SIPOC você pode listar as tarefas de forma sequencial e no diagrama de tartaruga não. E agora, qual a melhor utilizar? A resposta aqui é: depende. Isso porque ela depende da finalidade e do objetivo que você deseja atingir.

8) Poderia comparar Canvas e SIPOC?

Business Model Canvas? Não podemos comparar. O Business Model Canvas serve para você entender o seu negócio, sua oferta de valor, seus clientes, custos. Ou seja, entender qual é o seu negócio. O SIPOC serve para entender o seu processo. Assim, entender e conhecer os processos que acontecem dentro da sua empresa.

9) Como tratar os caminhos alternativos no SIPOC? Exemplo, Compra não realizada.

Este é um problema para você? Se sim, faça o SIPOC com as entradas e saídas das tarefas que compõe este caminho no processo.

10) Então o ideal no SIPOC é começar pelo P?

Se você for fazer o desenho do processo sequencial sim, comece pelo P. Assim fica mais fácil fazer. Dessa forma, liste todas as etapas do P e depois complete o restante.

11) Depois de fazer a matriz como a gente faz para descobrir o gargalo?

Gargalo são aquelas atividades que impedem seu processo de produzir mais. Portanto, gargalos limitam a produtividade. Descobrir gargalos em processos de escritório não é uma tarefa muito fácil e fica ainda mais difícil se você usa pouco a tecnologia. Porém, se você usar um BPMS, por exemplo, ele te diz exatamente qual o gargalo do seu processo. Ou seja, infelizmente, o SIPOC não vai te ajudar muito nessa busca pelo gargalo.

Então, hora de colocar a mão na massa!

Agora que você já sabe o que é SIPOC e como fazer um diagrama, chegou a hora de colocar a mão na massa. Além disso, quero deixar aqui uma dica de um artigo que vai ensinar tudo sobre mapeamento de processos para você:

• Guia completo para mapeamento de processos

Espero que você tenha gostado.