Six Sigma é uma metodologia da qualidade que tem como objetivo buscar a melhoria de um processo ou negócio. É uma das metodologias mais reconhecidas no que tange a melhoria contínua, auxiliando na identificação de problemas e na definição de oportunidades e projetos de otimização. Além disso, ainda ajuda na criação de soluções que resultam em melhorias previsíveis e repetíveis.
O que é Six Sigma, afinal?
O Six Sigma(que em português pode ser chamado de seis sigma) é uma metodologia da área da qualidade internacionalmente conhecida. Ela é utilizada para identificar e implementar melhorias nos processos das organizações. Dessa forma, por meio dessas melhorias implementadas, melhorar os resultados como um todo, fazendo com que a empresa agregue valor ao seu negócio e, consequentemente, ao seu cliente.
Basicamente, o funcionamento da metodologia pode ser determinado da seguinte maneira: definição de objetivos, metas e planos de ação específicos que possibilitem que eles sejam alcançados.
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O Six Sigma e seu viés matemático
O Six Sigma tem como principal pilar dados e análises estatísticas. Esse conjunto de dados e métricas são utilizados para mensurar o nível de qualidade operacional da empresa. Dessa forma, torna-se possível a descoberta das falhas nos processos, o que facilita o planejamento e o desenvolvimento de soluções. Vale ressaltar que essas soluções agem diretamente na causa raiz do problema, proporcionando benefícios para a organização como um todo.
Pois bem, agora que já sabemos o que a metodologia se propõem a fazer, vou te contar um pouco mais de como ela surgiu. Os registros mostram que a metodologia Six Sigma teve seu início na década de 20, com o engenheiro norte americano Walter Andrew Shewhart. Não por acaso, ele também foi um dos pioneiros no controle estatístico da qualidade, ou o famoso CEQ.
Shewhart que definiu que se um processo tivesse uma variação igual ou acima de 3 sigma de sua média normal ele precisava ser revisado. Além disso, também era importante realizar a correção desse projeto. Na metodologia aplicada por Walter, os níveis de qualidade era mensurados num universo de milhares de oportunidades.
Uma revisão do próprio método Six Sigma!
Até então, estava tudo muito bem com a metodologia. Contudo, foi na na década de 80, que uma equipe de engenheiros da Motorola observou que os números que Shewhart idealizou na metodologia não traziam resultados tão relevantes no atual contexto industrial, e que, além disso, eles também não eram realmente bons na prática!
Essa equipe era liderada por Bob Galvin e Bill Smith. Eles optaram, então, por alterar a metodologia e passaram a mensurar os níveis de qualidade em milhões de oportunidades. Dessa forma, trariam melhores resultados, principalmente quando comparado com a mensuração em milhares!Desde então, essa tem sido a base da metodologia utilizada até hoje.
Uma curiosidade sobre a aplicação de metodologia
Outro ponto interessante sobre a metodologia Six Sigmaé que antigamente ela costumava ser aplicada somente no setor de manufatura, ou seja, no processo de produção de bens. Mas, com o passar do tempo, percebeu-se a sua importância e que seus benefícios poderiam ser extrapolados para demais setores da organização.Sendo assim, a metodologia passou a ser bastante utilizada no setor de serviços também.
E qual o objetivo da metodologia, afinal?
O principal objetivo do Six Sigma é eliminar a redução de variações nos processos. Ou seja, remover aquilo que sai da conformidade, buscando ter um padrão que possa ser reproduzível e com qualidade. Em outras palavras, acabar com os defeitos no resultado final. Tá, ok! Mas e na prática o que isso significa? É muito simples, significa a melhoria na qualidade dos processos de uma organização.
E, a partir disso, nós podemos desdobrar esse objetivo principal em tem três objetivos mais específicos. Sempre olhando para a estratégia da sua empresa! Esses objetivos são:
A redução de custos;
Otimização de produtos e de processos;
E, por fim, a melhoria na satisfação do cliente!
O que são os belts da metodologia Six Sigma?
Você já deve ter visto falar em green, yellow e black belt, não é mesmo? Agora, o que isso significa na prática? Pois bem, a metodologia Six Sigma possui várias fases e, cada uma delas tem um conceito e uma prática específicos. Sendo assim, é importante que os profissionais se qualifiquem, pois, a partir daí, ele se capacita e fica apto para realizar a implementação da metodologia em sua empresa.
Dessa forma, as certificações para Lean Six Sigma seguem uma divisão de acordo com os níveis de aprofundamento na metodologia. Provavelmente você já ouviu em algum lugar a pessoa falar que tem certificação white belt, black belt, etc. Certo? Pois bem, esses são os níveis de aprofundamento da metodologia. Fiz um resumo do que cada um deles significa. Veja só:
White Belt e Yellow Belt
Esses são os níveis introdutórios para a metodologia. O profissional que é capacitado como white belt tem a formação considerada básica. Além disso, ele pode atuar como auxiliar em projetos Six Sigma. Já os profissionais capacitados como yellow belt tem um conhecimento um pouco mais aprofundado. Dessa forma, estão aptos a atuarem em projetos de baixa complexidade, que tenham implementação rápida.
Green Belt
Esse é um nível de certificação mais aprofundado que o dois anteriores. Ele que permite que o profissional se capacite com um grau de profundidade maior ainda nos conceitos e práticas da metodologia. Sendo assim, a partir daí esteja apto a conduzir projetos de média complexidade.
Black Belt
O black belt é a certificação mais alta e é obtida por quem quer se tornar especialista no assunto. Os profissionais certificados com esse nível de conhecimento lideram as equipes responsáveis pelos processos de melhoria. Eles estão aptos a conduzir projetos de grande complexidade e com longo tempo de duração.
Master Black Belt
O master black belt tem conhecimentos bastante aprofundados, assim como o black belt. O que diferencia os dois é a experiência. O master black belt tem experiência acumulada e uma posição que demanda uma grande habilidade de liderança, envolvendo gestão de pessoas e um sólido conhecimento técnico do assunto. A expectativa do black belt é se aperfeiçoar, estando a frente de um bom número de projetos Six Sigma. Assim, ele poderá se tornar um master!
Champion
O champion está acima do black belt e do master black belt. Ele é, na grande maioria das vezes, um executivo influente que realiza a supervisão e apoio aos projetos de melhoria de processos. Em outra palavras, é o executivo que tem em suas mãos a orientação estratégica! Seu suporte é fundamental para remover impedimentos que fogem da alçada dos black belts para o bom andamento dos projetos. Ele também pode se responsabilizar por garantir treinamentos e mentoria para os colaboradores. Dessa forma, promove a continuidade da cultura de melhoria continua.
Sponsor
O último nível é o sponsor. Ele, na grande maioria das vezes, é o principal executivo da empresa. E é quem define as diretrizes gerais da implementação da mentalidade Six Sigma! Além disso, é responsabilidade dele garantir que que os projetos estejam sempre alinhados com o planejamento estratégico da organização.
Principais etapas da metodologia
A metodologia Six Sigma segue o roteiro DMAIC para guiar seus projetos. Esse roteiro significa: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Que é a tradução do inglês: Define, Measure, Analyze, Improve e Control. Vou te mostrar o que deve ser observado em cada um desses passos.
Definir: aqui é o momento em que você vai determinar as principais necessidades da sua empresa, ou seja, quais são os pontos de maior importância para o seu negócio.
Mensurar: nessa etapa você irá medir o seu processo e avaliar o seu desempenho.
Analisar: essa é uma das partes chaves! Onde você irá analisar os dados colhidos na etapa de mensuração e tornará possível apontar a origem do seu problema. Com isso, você começa a enxergar as oportunidades de melhoria.
Melhorar: etapa de otimizar seus processos. Ela acontecerá por meio de soluções que corrijam e previnam que seus erros ou problemas aconteçam novamente.
Controlar: é a etapa final, mas não menos importante. É aqui que você irá acompanhar o efeito das soluções que foram aplicadas. Realizando o controle de desempenho do seu processos. Sempre olhando para ele e apontando eventuais novas melhorias.
Quais os benefícios que podem ser alcançados
Alcançar benefícios com a aplicação de metodologias da qualidade são sempre um grande objetivo das empresas como um todo, não é mesmo? Porque qual seria o objetivo de aplicar essas melhorias se não fosse trazer benefícios, certo?
Deixa eu contar para você, o Six Sigma bem feito vai te trazer muito sucesso! Vou te mostrar apenas alguns benefícios da aplicação desta metodologia:
Aumentar a sua produtividade
Ter mais satisfação dos seus clientes como um todo
Aumentar a sua margem de lucros
Reduzir custos, de maneira geral
Melhorar a identidade da sua marca!
Uma coisa leva a outra: se você melhora o seu processo a melhora de um processo leva à otimização de outro! E no final da sua cadeia o maior beneficiado será sempre o seu cliente!
Qual é a relação entre Six Sigma e processos de negócio?
A metodologia Six Sigma, como já dito anteriormente, tem como objetivo buscar a melhoria de um processo ou negócio. E é aí que entra a relação com os processos de negócio da sua empresa.
Bem, primeiro acho importante ressaltar que a disciplina de BPM (ou Gerenciamento de processos de negócio) inclui em seu escopo otimização de recursos, eliminação de silos organizacionais, gestão horizontal, melhoria na comunicação, na produtividade, bem como na eficiência dos processos organizacionais, por meio da eliminação de desperdícios. Se você não sabe o que é BPM, então assiste esse vídeo de 1 minuto! Você vai gostar, tenho certeza.
Dessa forma, podemos relacionar a metodologia Six Sigma e os processos de negócio como uma rede de apoio um para o outro. Você pode aplicar uma melhoria no seu processo ou no seu negócio a partir de conceitos do BPM. Por exemplo: na eliminação de um gargalo de um processo, reduzindo o tempo de produção de um produto, quando olhado pelo viés industrial. Mas também é possível eliminar um gargalo no seu processo diário, aí no seu escritório, diminuindo o tempo de execução de uma tarefa burocrática. Olhando por esse ponto, o céu é o limite, concorda?
Six Sigma em escritórios e áreas administrativas
Como já percebemos, a metodologia Six Sigma está relacionada com melhoria, seja em processos de produção da indústria, seja em processos administrativos, ou de negócios. Agora, como tirar do papel e aplicar na rotina de escritórios e áreas administrativas do negócio? Pois bem, para isso é importante seguir os passos propostos pela metodologia (o DMAIC). Eu falo um pouco mais logo abaixo.
Passo 1: Definir
Como já dissemos, aqui você define aquilo que você quer olhar, o que é importante e que vai agregar aos resultados do negócio. Agora, identifique dentro da sua área, aí no seu escritório, como você pode contribuir para isso.
Por exemplo, se o objetivo for aumentar a lucratividade do negócio, você pode pensar nos recursos que você não está utilizando, ou está utilizando de maneira incorreta e ineficiente, só gerando desperdícios e aumentando os custos. Pois bem, é aí que você tem que aplicar melhoria, para que você possa contribuir com o resultado.
Passo 2: Mensurar
Agora que você já definiu onde irá atuar, chegou o momento de medir o desempenho do processo atual. Veja como estão os indicadores dele, como está performando. No nosso exemplo, veja o quanto em tempo é gasto com retrabalhos inerentes a esse recurso mal utilizado, ou ainda, o quanto se gasta em dinheiro por uma ferramenta ou por materiais que ninguém utiliza.
Passo 3: Analisar
De posse dos números levantados na etapa anterior, analise de forma crítica o processo e o os resultados que você levantou. Lembre-se que agora é o momento de desprender um pouco de tempo e entender porque esse recurso está sendo desperdiçado. E mais, pense, também, se faz sentido ter ele disponível para sua área. Se eu pudesse dar uma dica, ela seria: critique. Só assim você poderá ter as respostas mais adequadas.
Passo 4: Melhorar
Não vou negar, para mim, essa é a melhor parte! Agora que você já analisou e criticou bastante seus resultados com o processo atual, você, muito provavelmente, já identificou a causa do problema. Pois bem, agora é o momento que você propõe as melhorias necessárias.
Voltando ao nosso exemplo, se você identificou que o problema que está acarretando desperdícios e aumentando os custos está no fato de que as pessoas não sabem utilizar o recurso corretamente, que tal incluir instruções mais claras? Ou ainda, por que não elaborar um pequeno treinamento? Agora, se essa etapa só deixa vocês lentos e não tem impacto direto na cadeia de valor do processo da área de vocês, por que não eliminá-la? Proponha! Otimize! 😉
Passo 5: Controlar
Chegamos na fase final do DMAIC, os passos de aplicação da metodologia Six Sigma. Nesta fase, você controla os resultados obtidos após a implementação da melhoria. É aqui que você verá se o que foi feito, de fato, otimizou o processo e a rotina da sua área ou do seu escritório.
em relação ao nosso exemplo, aqui você consegue ver se a melhoria implementada, como a eliminação da etapa da rotina do time, ou o treinamento, surtiram efeito. Ou seja, se está se perdendo menos tempo com retrabalhos, se as pessoas estão utilizando, e ainda, em termos de custos, se houve uma mudança que possa contribuir com o objetivo do negócio.
Não pare por aí…
Vale lembrar que esse procedimento é algo vivo e em constante construção. Ou seja, você pode (e deve) estar sempre seguindo esses passos, sempre buscando melhorias que estejam atreladas aos objetivos do negócio. Assim, os benefícios da metodologia serão cada vez mais sentidos em toda a organização.
Mãos na massa, hora de colocar o Six Sigma em prática!
Bom, agora que você viu como essa metodologia pode ajudar você a melhorar os processos da sua empresa e trazer muitos resultados, é hora de colocar em prática! É importante lembrar que para você se tornar um especialista em Six Sigma você deve procurar ter sua certificação. Assim, você terá a oportunidade de melhorar tanto a sua empresa quanto a sua carreira! E se tornará um ninja na transformação de processos!
Espero que você tenha gostado e que eu possa tê-lo ajudado. Até breve!
Meu nome é Thyelli Kataguire. Sou Engenheira de Produção, formada pela UNISINOS, com pós-graduação em Logística e Distribuição pela Fundação Instituto de Administração - FIA. Atuo na Zeev como Especialista em Projetos Estratégicos e tenho sólidas experiências profissionais na área de logística, tanto no e-commerce quanto na indústria. Já passei por empresas como Dell, Braskem, Privalia e MCassab. Similar a logística, sou apaixonada por movimentação. Tudo o que é dinâmico me motiva. E quando se trata de transformação de processos? Motiva mais ainda!
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