8 passos para a criação do Diagrama Tartaruga! Guia completo

O diagrama tartaruga auxilia você a entender melhor como funcionam os processos dentro da empresa em que você trabalha. Ele serve para você ter uma visão ampla do processo. Uma visão macro. Sem muitos detalhes.

Aqui nós não faremos fluxograma ou desenhos complexos. O diagrama tartaruga é uma oportunidade mais simples e rica para acelerar o estudo sobre certo processo que acontece dentro da organização. Vamos lá

Por que uma “tartaruga”?

O diagrama de tartaruga é chamado assim por sua forma, que lembra um casco de tartaruga, dividido em seções que representam diferentes componentes ou aspectos de um processo.

No diagrama de tartaruga, cada “pata” da tartaruga pode representar um input ou recurso necessário para o processo (como materiais, máquinas, métodos, e mão de obra), enquanto o corpo central representa o próprio processo a ser analisado. A cabeça e a cauda podem representar, respectivamente, os inputs e os outputs do processo.

O diagrama tartaruga na gestão de processos

Conhecer melhor os processos da sua empresa é a chave para o sucesso e busca contínua de produtividade e resultados. A gestão de processos é claramente uma abordagem que ajuda e contribui de forma sólida e sustentável ao longo do tempo, para a melhoria de um sistema de gestão. Por sua vez, para controlar e melhorar cada um dos processos, é necessário ter certas ferramentas e meios.

A Norma ISO 9001 sugere a necessidade da aplicação e adaptação de certas ferramentas como aqueles meios que permitem precisamente medir, controlar e atuar sobre os processos em tempo hábil.

O diagrama de tartaruga é uma ferramenta poderosa nesse sentido. Ou seja, atende o requisito da norma ISO 9001. Mas, se você não tem a norma ISO na sua empresa e nem sabe o que é isso, não tem problema. Esse parágrafo apenas mostra que o diagrama tartaruga é tão bem aceito que atende uma norma internacional.

Qual o objetivo do diagrama tartaruga?

Respondendo objetivamente à pergunta, o objetivo do diagrama de tartaruga é te ajudar a simplificar a forma de desenhar e conhecer um processo. Se você acha que é muito complexo, o diagrama de tartaruga facilitará a sua vida. Em outras palavras, o diagrama cumpre os seguintes objetivos:

• Visualização de Processos: Facilita a compreensão de todos os componentes de um processo, incluindo entradas, saídas e atividades principais.
  
• Identificação de Recursos Necessários: Mapeia recursos como mão de obra, métodos, materiais e máquinas essenciais para o processo.
  
• Análise e Melhoria de Processos: Identifica ineficiências e pontos de melhoria, permitindo ajustes focados.
  
• Padronização de Processos: Assegura a uniformidade e a conformidade dos processos, melhorando a qualidade do resultado final.
  
• Treinamento e Comunicação: Utilizado para treinar funcionários e facilitar a comunicação de processos entre equipes.
  
• Documentação: Auxilia na documentação sistemática dos processos, crucial para auditorias e certificações.

Este diagrama é uma ferramenta muito eficaz para representar processos e é um excelente auxílio para auditorias que a sua empresa enfrenta.

O preenchimento dos campos é um exercício de reflexão e organização

Ao fazer o preenchimento dos campos do diagrama de tartaruga você entenderá o que sabe e o que não sabe sobre o processo em questão. Quais as entradas? Quais saídas? Quais procedimentos de apoio? Quais indicadores? É um exercício bem completo.

A aplicação e a elaboração final de um diagrama deste tipo nos obriga a fazer perguntas e entender quais são exatamente todos os ingredientes ou elementos que precisamos para realizar uma determinada ação dentro da empresa.

Quais elementos compõe o Diagrama de Tartaruga?

Como eu já mencionei lá em cima, o diagrama tartaruga é um diagrama que assume precisamente a forma deste animal. Tem um corpo, quatro patas, uma cabeça e uma cauda. Entenda os elementos do Diagrama de Tartaruga e sua organização visual:

Processo (Corpo):

Localizado no corpo da tartaruga, o processo é o foco central do diagrama. Deve incluir uma descrição do processo, quem é responsável por ele e os resultados esperados.

Entradas (Cauda):

Representadas pela cauda da tartaruga, as entradas são os insumos necessários para iniciar o processo. Estes não são limitados a matérias-primas, podendo ser também um pedido ou uma ordem de entrega.

Saídas (Cabeça):

Situadas na cabeça da tartaruga, as saídas são os resultados do processo. Em alguns casos, essas saídas podem se tornar entradas para processos subsequentes.

Quem (Pata):

Uma das patas destaca os recursos humanos envolvidos no processo. É importante especificar os cargos e as competências necessárias para executar as atividades, documentando as habilidades requeridas.

Recursos (Pata):

Outra pata foca nos recursos físicos necessários, como matérias-primas, equipamentos, ferramentas, máquinas e softwares. Todos os elementos essenciais para a execução do processo devem ser listados.

Como (Pata):

Uma pata frontal explica o método de execução do processo, oferecendo instruções detalhadas e mencionando quaisquer normas ou documentos de referência que devem ser seguidos.

Indicadores (Pata):

A última pata do diagrama trata dos indicadores usados para avaliar o processo durante sua execução. O monitoramento é essencial para identificar falhas, ajustar o procedimento e melhorar a qualidade do desempenho.

Escolha o seu processo e siga o nosso passo a passo abaixo

Antes de iniciar o passo a passo, escolha o processo pelo qual você deseja começar a criar diagrama. Vamos ver uma maneira simples, mas completa, de construir um diagrama de
tartaruga. Identifique exatamente o processo.

Vamos começar com um certo processo que você irá escolher. Se, por exemplo, escolhermos o processo de vendas, vamos estudar e entender as informações referentes a este processo especificamente.

Seria ótimo se você completasse o diagrama com mais pessoas junto. Um trabalho em equipe. Vou te deixar aqui alguns exemplos de processos que você pode escolher:

1. SQG – Sistema de Gestão e Controle de Qualidade
2. Controles de saúde e segurança do trabalho
3. Processos de recursos humanos
4. Compras
5. Processos produtivos. Como: usinar, montar, tratar
6. Gerenciamento de projetos
7. Controle de fornecedores
8. Processos de marketing
9. Planejamento de vendas
10. Vendas
11. Pós-vendas
12. Finanças
13. etc (existem muitos outros)

Passo número 1: Listar recursos

Aqui você pode listar os cargos das pessoas que fazem parte do processo. Exemplo: Gerente, Supervisor, Analista, Técnico, etc.

Passo número 2: Listar os sub-processos.

Aqui você deve preencher com as atividades de fato que este processo executa. Vou colocar abaixo um exemplo relacionado a recursos humanos que todo mundo conhece. O processo se chamaria “Gerir Recursos humanos” e o que vai no passo 2, como sub-processo, seria:

• Administrar os recursos humanos
• Recrutamento e seleção;
• Cargos e salários;
• Treinamento e desenvolvimento;
• Folha de pagamento,
• Benefícios

Passo número 3: Identificar as entradas e os fornecedores do processo

Para eu conseguir realizar os subprocessos acima, quais entradas eu preciso e quem são meus fornecedores? É isso que responderemos no passo número 3. Insira detalhes da entrada real para o processo, como informações chave, relatórios, componentes, materiais, cronogramas, requisitos ou outras informações. As entradas vêm de fornecedores. Alguns fornecedores externos, mas mais frequentemente fornecedores internos.

Se seguirmos o exemplo de recursos humanos poderíamos listar como Entradas os seguintes itens:

• Entrada de currículos
• Informações de ponto e folha de pagamento
• Informações: convênios, ponto, prêmio produção
• Vale-transporte
• Serviços de treinamento
• Reclamatórias cíveis e trabalhistas
• Progressões de cargos e salários
• Legislação.

E para a parte de fornecedores, listamos os possíveis fornecedores deste processo, ou seja, quais áreas demandam “serviços” da área de recursos humanos?

• Todas as áreas da empresa.

A minha resposta para fornecedores seria “Todas” pois a área de RH é uma área demandada por todos os outros departamentos. Logo, as entradas surgem dos mais variados lugares.

Passo número 4: Identificar as saídas e os clientes do processo

Aqui você vai colocar todas as saídas do processo. Ou seja, quando as tarefas são realizadas o que “sai”. Exemplo: Compras efetuadas, contratos assinados, contratações efetivadas, auditoria realizada, etc.

Passo número 5: Listar as máquinas e equipamentos que fazem parte do processo

Nesta etapa iremos listar quais máquinas e equipamentos são utilizados neste processo. Podem ser de escritório como equipamentos fabris, vai depender do processo em questão. Insira os detalhes das máquinas chave, materiais, equipamentos de teste, sistemas de computador, software etc. usado no processo. Exemplo:

• Computadores
• Impressoras
• Telefones
• Relógio ponto
• Furadeira (em caso de processo Fabril)
• Fresadora (em caso de processo Fabril)
• Lixadeira (em caso de processo Fabril)

Passo número 6: Listar os procedimentos que ensinam / instruem como realizar o processo

Essa é a melhor parte: o “como”. Você precisará colocar aqui o “como se faz esse processo”. Mas, calma, não precisará criar textos imensos, até porque o espaço é pequeno. A sua empresa deve possuir instruções de trabalho, processos automatizados, procedimentos, manuais. E é exatamente isso que você mencionará neste campo. Vamos aos exemplos?

• Manual do Sistema da Qualidade ( MSQ ) 
• Procedimento de compras Código: P008
• Processo automatizado na ferramenta Zeev Código: A256
• Instrução de trabalho. Código: I980

Nesta parte devemos incluir os documentos, ou seja, quais são todos os procedimentos, instruções, formulários etc. que preciso para garantir certas condições que preciso controlar.

Passo número 7: Listar os processos de apoio a este processo

Dentro da empresa existem processos de negócio e processos de apoio. Aqui você deve listar quais processos apoiam este processo em questão. Por exemplo: Tecnologia da informação sempre estará na lista, uma vez que a TI apoia quase todos os outros processos. Veja neste artigo a diferença entre processos primários, de suporte e de gestão.

Passo número 8: Registrar quais indicadores de desempenho este processo possui

Pronto, chegamos ao fim. Agora ficou mais fácil. Você precisa elencar aqui quais indicadores existem que controlam este processo. Exemplos:

• Tempo de atendimento das requisições de pessoal
• Horas de treinamento
• Acidentes
• Custo de aquisição de clientes
• Receita
• Vendas

Para realizar este processo eu preciso me certificar que estamos no caminho certo. Ou seja, como vou medir e monitorar as ações que defini para realizar o processo. Definir os indicadores certos é uma das tarefas mais importantes e estratégicas.

Benefícios de criar um Diagrama Tartaruga:

O Diagrama de Tartaruga oferece diversas vantagens na gestão de processos. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

• Compreensão Rápida do Processo: Serve como uma ferramenta visual esquemática que facilita o entendimento rápido dos elementos-chave de um processo.
  
• Relatório em Uma Página: Concentra todas as informações cruciais do processo em uma única página, permitindo uma visão macro rápida e eficiente.
  
• Identificação de Oportunidades de Otimização: A visualização clara dos processos permite identificar áreas que podem ser melhoradas ou otimizadas.
  
• Visualização das Conexões entre Departamentos: Ajuda a perceber como diferentes departamentos estão interligados através dos processos.
  
• Detecção de Processos Sem Indicadores: Torna evidente quais processos ainda não têm indicadores de desempenho associados, o que é crucial para a gestão e melhoria contínua.
  
• Ponto de Partida para Automatização: O diagrama pode ser usado como base para a implementação de automações, simplificando e tornando os processos mais eficientes.

Essas características tornam o Diagrama de Tartaruga uma ferramenta valiosa para qualquer gestor que busca aprimorar a eficiência e a eficácia dos processos na organização.

Concluindo…

Um diagrama de tartaruga é usado para ilustrar um único processo e seus sub-processos, incluindo os recursos necessários para atingir a finalidade do processo. Dentro da anatomia de um diagrama de tartaruga está a visualização das principais características do processo, como entradas, saídas (expectativas), critérios (métricas) e outras informações de alto nível.

Espero que você tenha gostado do texto de hoje!

Um grande abraço e até mais!