Automação de processos: tipos, aplicações e como fazer

A automação de processos está se tornando essencial para empresas que buscam eficiência e competitividade. Com o avanço da tecnologia, a automação permite que tarefas repetitivas e manuais sejam realizadas por sistemas inteligentes, liberando tempo e recursos para atividades estratégicas. Este artigo aborda detalhadamente os tipos de automação de processos, suas aplicações, benefícios, assim como o passo a passo para implementá-la em sua empresa.

O que é Automação de Processos?

A automação de processos refere-se ao uso de tecnologias para executar tarefas com mínima intervenção humana. Isso inclui software de automação, robótica, inteligência artificial, bem como outras ferramentas que melhoram a eficiência e precisão das operações. 

Em outras palavras, a automação de processos é o uso de tecnologia para executar tarefas repetitivas ou rotineiras em um ambiente de negócios com o objetivo de aumentar a eficiência, reduzir erros e melhorar a qualidade do trabalho.

A automação de processos abrange desde tarefas simples como, por exemplo, a entrada de dados, até processos mais complexos que envolvem múltiplos sistemas e departamentos. 

De acordo com um estudo recente da McKinsey, empresas que adotam automação veem um aumento significativo na produtividade e redução de erros, com 66% dos CEOs entrevistados considerando a automação essencial para a competitividade.

Ela pode ser aplicada em várias áreas (por exemplo, finanças, recursos humanos, vendas e marketing) e pode ser implementada por meio de diversas tecnologias, incluindo inteligência artificial e RPA (Automação Robótica de Processos)

Como a tecnologia facilita a automação

A tecnologia facilita a automação ao fornecer ferramentas que podem executar tarefas de forma precisa e rápida, minimizando os erros humanos e liberando recursos para atividades de maior valor. Por exemplo, ferramentas de RPA podem ser programadas para realizar tarefas repetitivas como enviar emails, processar transações e gerar relatórios, enquanto sistemas de BPMS podem coordenar e otimizar processos de negócios inteiros – vamos detalhar esse tópico mais para frente no texto.

Só para exemplificar, podemos citar que a automação de processos pode se dar no envio de e-mail a vários clientes utilizando, para isso, uma ferramenta própria para esse tipo de tarefa, ao invés de enviar e-mails um a um.

Segundo um relatório de 2023 da Gartner, 72% das empresas globais estão atualmente implementando ou explorando soluções de automação. No Brasil, a adoção de automação de processos também está crescendo, com empresas buscando aumentar a eficiência operacional e reduzir custos.

História e evolução da Automação de Processos

A automação de processos tem suas raízes na Revolução Industrial, quando as máquinas começaram a substituir o trabalho manual em larga escala. Posteriormente, com o avanço da tecnologia digital, a automação evoluiu significativamente. Nos anos 80 e 90, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) começaram a integrar processos de negócios, e na última década, a introdução do RPA e BPMS transformou ainda mais o cenário empresarial.

Evolução com o avanço tecnológico

A evolução da automação foi impulsionada por várias inovações tecnológicas. Nos anos 2000, por exemplo, a internet e as tecnologias de rede permitiram a integração de sistemas em tempo real. Atualmente, o surgimento da inteligência artificial e do machine learning permitiu que sistemas automatizados aprendessem e melhorassem com o tempo, proporcionando automação mais inteligente e adaptável.

Principais Tipos de Automação de Processos

Existem diversos tipos de automação de processos, cada um com suas próprias aplicações e benefícios. Vamos explorar os principais tipos e suas aplicações práticas.

Automação Robótica de Processos (RPA)

A RPA utiliza bots (ou robôs) para automatizar tarefas repetitivas. Na prática, esses robôs são programados para imitar e executar tarefas rotineiras e baseadas em regras, geralmente realizadas por seres humanos, como por exemplo, a entrada de dados, processamento de transações, geração de relatórios e respostas a consultas. De acordo com a Gartner, o mercado de RPA cresceu 17.5% em 2023, indicando sua crescente importância. Empresas de todos os setores estão adotando RPA com a finalidade de melhorar a eficiência e reduzir custos operacionais.

Aplicações práticas da RPA

• Financeiro: Reconciliações bancárias, processamento de faturas e relatórios financeiros.
• Recursos humanos: Processamento de folha de pagamento, gestão de benefícios e recrutamento.
• Atendimento ao cliente: Respostas automatizadas a consultas e gerenciamento de tickets de suporte.

Automação de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management)

O BPM é uma abordagem abrangente com a finalidade de se concentrar na análise, projeto, implementação e melhoria contínua dos processos de negócio. A automação é uma parte importante do BPM e pode incluir a utilização de sistemas BPMS (Business Process Management System).

Automação de Processos com BPMS

O BPMS vai além da automação de tarefas individuais, gerenciando e otimizando processos empresariais complexos de ponta a ponta. Um sistema BPMS permite mapear, modelar, automatizar, bem como monitorar os processos da organização. Isso é ideal para empresas que buscam integração e eficiência em processos complexos.

Aplicações práticas do BPMS

• Gestão de projetos: Coordenação de tarefas e monitoramento de progresso.
• Atendimento ao cliente: Gestão de fluxos de trabalho e respostas automatizadas.
• Compliance e regulamentação: Garantia de conformidade com regulamentos e padrões.

Automação através de Integração de Sistemas

Neste tipo de automação, diferentes sistemas são integrados para trabalharem em conjunto, automatizando fluxos de trabalho entre diversas plataformas. Ferramentas como Zapier e Microsoft Power Automate, por exemplo, são amplamente utilizadas para criar integrações e automatizar processos entre sistemas distintos.

Aplicações práticas da integração de sistemas

• Marketing: Integração de CRM com plataformas de email marketing para automação de campanhas.
• Vendas: Integração de sistemas de e-commerce com ERP para automatização de pedidos e inventário.
• TI: Integração de sistemas de monitoramento de rede com plataformas de gerenciamento de incidentes.

Automação com Scripts e Macros

Scripts são conjuntos de instruções pré-escritas que podem ser executadas para automatizar tarefas, conduzindo determinada rotina de atividades como se fosse um roteiro. Para tarefas simples, scripts e macros podem automatizar ações repetitivas em aplicativos como, por exemplo, o Excel ou sistemas de CRM. Essas ferramentas são fáceis de implementar e podem trazer melhorias significativas na eficiência operacional.

Aplicações práticas de scripts e macros

• Excel: Automatização de cálculos complexos e geração de relatórios.
• Sistemas de CRM: Automação de atualizações de registros e notificações de clientes.
• TI: Scripts para automação de tarefas de manutenção e monitoramento de sistemas.

Automação por chatbots

Chatbots são programas de computador que interagem similarmente ao humana via chat e em tempo real e que permite um atendimento personalizado ao cliente. Em geral, a conversa pode ser realizada por meio das redes sociais ou no próprio site da empresa.

Aplicações práticas do chatbot

URA (Unidade de Resposta Audível) é um tipo de chatbot que responde às perguntas por meio de áudio. É geralmente utilizado em call centers de serviços de telecomunicação para automatizar e agilizar o atendimento aos clientes.

Automação com Inteligência Artificial

A automação com inteligência artificial (IA) e machine learning permite que sistemas aprendam e melhorem com o tempo. Aplicações incluem análise de dados, previsões e tomadas de decisão automatizadas. A IA pode ser utilizada com o intuito de identificar padrões, fazer previsões e executar ações baseadas em dados.

Aplicações práticas da IA

• Análise de Dados: Análise preditiva e identificação de tendências.
• Serviço ao Cliente: Chatbots e assistentes virtuais que aprendem com interações passadas.
• Finanças: Previsões de mercado e análise de risco.

Hiper automação

A hiper automação é o uso combinado de vários tipos de ferramentas para automatizar processos. Parte da premissa que essas soluções, de forma isolada, não conseguem substituir as capacidades humanas, mas sua combinação e integração torna isso possível.

5 RPA mais usados no mercado

1. UiPath
   • Descrição: Interface amigável, suporte em português, pagamento em dólar.
   • Aplicações: Amplamente utilizado em finanças, RH e atendimento ao cliente.
   • Benefícios: Facilidade de uso, suporte extensivo e grande comunidade de usuários.
2. Automation Anywhere
   • Descrição: Ampla gama de funcionalidades, suporte global, pagamento em dólar.
   • Aplicações: Usado para automação em diversas indústrias, incluindo saúde e manufatura.
   • Benefícios: Funcionalidades robustas e suporte a múltiplas linguagens.
3. Blue Prism
   • Descrição: Foco em segurança, opções de pagamento flexíveis e suporte em português.
   • Aplicações: Automação em setores regulados como financeiro e governamental.
   • Benefícios: Alta segurança e conformidade com padrões regulatórios.
4. Kofax
   • Descrição: Integração com IA, suporte robusto, opções de pagamento em dólar e real.
   • Aplicações: Automação de processos documentais e financeiros.
   • Benefícios: Integração com ferramentas de IA e suporte global.
5. Microsoft Power Automate 
   • Descrição: Fornece um relatório de pesquisa de transformação digital que é útil para serviços compartilhados e também oferece benefícios de RPA e Automação. Suporte robusto e pagamento disponível em real.
   • Aplicações: Fornece soluções em automação de área de trabalho e automação corporativa para setores como, por exemplo, BPO, finanças, seguros, saúde, telecomunicações, manufatura, setor público, varejo e BPA.
   • Benefícios: Também integra dados do MySQL, Excel e vários outros bancos de dados. 

Benefícios da Automação de Processos

A automação de processos é benéfica, principalmente, por otimizar as tarefas executadas diariamente por uma empresa. Mas, além disso, há outros benefícios que podemos destacar, incluindo:

1) Otimização do tempo

Automatizar processos reduz o tempo necessário para completar tarefas ou processos burocráticos e repetitivos, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor. 

Essa estratégia permite que haja um aumento de produtividade nas atividades ligadas ao core business do negócio. Dessa maneira, é uma forma de aproveitar melhor os recursos da organização, otimizando o tempo dos colaboradores

2) Padronização

A automação garante que os processos sejam executados de forma consistente e padronizada, reduzindo a variação e erros. Por conseguinte, sua empresa passa a ter menos problemas nas diferentes etapas de produção e permite maior eficiência operacional, podendo garantir uma melhor margem operacional.

Isso é particularmente importante em setores regulamentados, sobretudo onde a conformidade é essencial.

3) Redução de custos

A automação diminui a necessidade de intervenção humana em tarefas repetitivas, o que pode gerar uma redução significativa nos custos operacionais, como resultado. A McKinsey relata que empresas que implementam automação de processos podem reduzir seus custos operacionais em até 30%, custos logísticos em 25% e aumentar a produtividade em até 25%.

4) Melhoria da qualidade

Por consequência da padronização e aplicação das regras consistentes, a automação de processos resulta em um aumento de qualidade e precisão nas operações. Dessa maneira, a empresa é capaz de entregar produtos e serviços de maior qualidade aos seus clientes.

Como o BPMS complementa o RPA

Antes de tudo, é importante destacarmos as diferenças entre RPA e BPMS com a finalidade de esclarecer que não se trata de duas ferramentas que executam a mesma função.

O RPA (Automação Robótica de Processos) tem o propósito de automatizar tarefas específicas e repetitivas, possibilitando a troca de informações entre sistemas sem que seja necessário a construção de uma interface entre eles. 

O BPMS (Business Process Management System), por outro lado, permite mapear, modelar, automatizar e monitorar os processos de negócio da sua empresa. Em outras palavras, ele proporciona uma visão holística e coordenada de processos complexos, “dando vida” aos fluxogramas da sua empresa, criando workflows que rodam automaticamente, distribuindo as atividades aos responsáveis e controlando prazos.

Veja nesse vídeo como modelar, executar e analisar seus processos automatizados com um software BPMS.

Então, resumidamente, por que o BPMS não é exatamente o RPA?

Embora ambos, RPA e BPMS, visem a eficiência dos processos, suas abordagens e funcionalidades diferem. O RPA é ideal para tarefas pontuais e repetitivas, enquanto o BPMS é mais adequado para processos de negócios que requerem coordenação entre vários departamentos e etapas. O BPMS permite modelar, automatizar, assim como monitorar processos complexos, garantindo que todas as partes do processo estejam integradas e funcionando harmoniosamente.

Indicação de leitura

Temos um artigo completo destrinchando as diferenças entre as ferramentas BPMS e RPA, Vale a pena conferir!

Como o BPMS complementa o RPA no dia a dia

O BPMS pode orquestrar o uso de bots de RPA em várias etapas do processo, garantindo que as tarefas automatizadas sejam executadas no momento certo e de forma eficiente. Por exemplo, um processo de atendimento ao cliente pode ser gerenciado por um BPMS, enquanto tarefas específicas como verificação de dados e atualização de registros são executadas por bots de RPA.

Como integrar o RPA com o BPMS?

1. Por meio da metodologia de BPM, identifique-se quais processos podem ser robotizados;
2. Uma modelagem do processo deve ser feita;
3. Após a modelagem, a automação deve ser feita em um software BPMS;
4. Na automatização, identifica-se os processos que podem ser executados com o auxílio de RPA e pronto!

Exemplo prático: Case UNICRED

A Unicred, uma cooperativa de crédito brasileira, utiliza uma combinação de RPA e BPMS para automatizar processos críticos. Essa combinação permitiu que a Unicred gerasse alguns resultados impressionantes. Entre eles, podemos destacar, por exemplo:

• 6.000 horas de saving de trabalho;
• R$210 mil de economia financeira (agosto/22 a agosto/23);

Conheça o case completo da Unicred!

Aplicações específicas da automação em diferentes setores

Processos de recursos humanos, do setor financeiro, de TI e administrativos são apenas alguns exemplos de automação empresarial. Confira a seguir. 

Setor Financeiro

No setor financeiro, a automação pode ser usada em, por exemplo:

• Reconciliações bancárias: Automatização do processo de reconciliação, que pode ser demorado e sujeito a erros quando feito manualmente.
• Processamento de faturas: Sistemas automatizados podem processar faturas mais rapidamente e com menos erros.
• Compliance: Automação de processos de compliance garante o cumprimento de todas as regulamentações.

Recursos Humanos

No RH, a automação pode agilizar muitos processos, como:

• Recrutamento: Sistemas automatizados podem filtrar currículos e agendar entrevistas, reduzindo o tempo gasto no processo de recrutamento.
• Onboarding: Automatização do processo de integração de novos funcionários, garantindo que todas as etapas sejam seguidas corretamente.
• Gestão de folha de pagamento: Processamento automático de folhas de pagamento, reduzindo erros e atrasos.
• Triagem de candidaturas: Com a IA, por exemplo, ordene as candidaturas mais adequadas à vaga, diminua os vieses de seleção para ter uma contratação justa e acelere o fechamento de vagas.

Vendas e Marketing

Em vendas e marketing, a automação pode ajudar a, por exemplo:

• CRM: Integração de sistemas de CRM com outras plataformas para automação de follow-ups e nutrição de leads.
• Email marketing: Automação de campanhas de email marketing, enviando mensagens personalizadas para segmentos específicos de clientes.
• Análise de dados: Ferramentas automatizadas podem analisar dados de clientes e gerar insights valiosos para estratégias de marketing.

TI

Na área de TI, a automação pode ajudar a:

• Minimizar o tempo e os custos do gerenciamento manual;
• Processamento de solicitações de serviço, gerenciamento de software e hardware, implementação de novas tecnologias e muito mais.

Desafios e considerações na implementação da automação

A automação pode apresentar alguns desafios durante a sua implementação, incluindo:

• Resistência dos funcionários: Os funcionários podem resistir à automação por inseguranças e medos. 
• Complexidade dos sistemas: Integrar novos sistemas de automação pode ser complexo. É crucial escolher as ferramentas certas e ter um plano claro de implementação.
• Custos iniciais: O investimento inicial em tecnologia de automação pode ser, em alguns casos, alto. Justificar esses custos com base nos benefícios de longo prazo, como a redução de custos operacionais e o aumento da eficiência, é fundamental.

Importância da adaptação dos colaboradores à nova tecnologia

Como dito anteriormente, a adaptação dos colaboradores é essencial para o sucesso da automação. Oferecer treinamento e suporte contínuos ajuda a garantir que os funcionários se sintam confortáveis com a nova tecnologia e possam utilizá-la de forma eficaz. Além disso, envolver os colaboradores no processo de implementação pode aumentar a aceitação e reduzir a resistência.

Quais são as tendências para Automação de Processos?

Atualmente, podemos dizer que o futuro da automação está intimamente ligado ao desenvolvimento de IA e machine learning. Essas tecnologias permitem que sistemas automatizados se tornem mais inteligentes e autônomos. A hiper automação é uma tendência emergente que combina RPA, IA, assim como outras tecnologias avançadas para automatizar processos de forma mais abrangente.

Outros exemplos de tendências futuras

• Automação Cognitiva: Utilização de IA para interpretar dados não estruturados, por exemplo, emails e documentos, e tomar decisões baseadas nesses dados.
• Automação preditiva: Sistemas que podem prever demandas futuras e ajustar processos em tempo real com a finalidade de atender a essas demandas.
• Automação colaborativa: Bots de RPA que trabalham lado a lado com humanos, ajudando em tarefas complexas e melhorando a eficiência geral.

Estudos de casos do mercado

Sicoob

A Sicoob reduziu o tempo dos processos em até 80% e diminuiu os custos em até 20% com o uso do IBM Robotic Process Automation.

Deloitte

A Deloitte reduziu o tempo de preparação de relatórios de dias para apenas horas e, em alguns casos, minutos, utilizando o software IBM RPA.

Como implementar Automação em sua empresa: Passo a passo

Avaliação de necessidades:

• Identifique os processos com oportunidades de melhoria e os benefícios esperados.
• Análise de impacto: Avaliar como a automação impactará as operações atuais e a força de trabalho.

Escolha de ferramentas:

• Pesquisa de mercado: Pesquisar as ferramentas de automação disponíveis e escolher aquelas que melhor se alinham às necessidades da empresa.
• Pilotagem: Implementar projetos piloto para testar as ferramentas escolhidas antes de uma implementação completa.

Planejamento:

• Desenvolvimento de um plano: Criar um plano detalhado de implementação, incluindo cronogramas, responsabilidades e metas.
• Definição de KPIs: Estabelecer indicadores-chave de desempenho para medir o sucesso da automação.

Implementação:

• Projeto Piloto

Antes de tudo, começe com um projeto piloto para testar a automação em um ambiente controlado permite identificar possíveis problemas e ajustar as configurações antes de uma implementação completa. Este passo é crucial para garantir que a automação funcione conforme esperado e para obter feedback dos usuários que interagiram com o sistema automatizado.

• Expansão Gradual

Expandir a automação gradualmente para outros processos e departamentos ajuda a minimizar os riscos e permite que a equipe se adapte progressivamente às mudanças. Uma abordagem escalonada facilita o gerenciamento das transições e garante que cada etapa seja bem-sucedida antes de avançar para a próxima.

• Treinamento e Suporte

Oferecer treinamento e suporte contínuos aos funcionários é essencial para uma transição suave. Isso inclui não apenas o treinamento inicial, mas também sessões de atualização e suporte técnico contínuo para resolver quaisquer problemas que possam surgir.

• Monitoramento e Ajustes

Após a implementação, monitore constantemente o desempenho dos processos automatizados e faça ajustes conforme necessário. Isso inclui a análise de KPIs estabelecidos no planejamento para garantir que a automação esteja atingindo seus objetivos.

Perguntas frequentes

Recapitulando…

A automação de processos é uma ferramenta poderosa que pode transformar a maneira como as empresas operam. Desde a otimização de tarefas repetitivas até a melhoria de processos complexos, a automação oferece inúmeros benefícios, incluindo maior eficiência, redução de custos, bem como o aumento da competitividade. No entanto, a implementação bem-sucedida da automação exige planejamento cuidadoso, escolha das ferramentas certas, treinamento adequado e monitoramento contínuo.