Automação de processos: tipos, aplicações e como fazer

Automação de processos: tipos, aplicações e como fazer

A automação de processos está se tornando essencial para empresas que buscam eficiência e competitividade. Com o avanço da tecnologia, a automação permite que tarefas repetitivas e manuais sejam realizadas por sistemas inteligentes, liberando tempo e recursos para atividades estratégicas. Este artigo aborda detalhadamente os tipos de automação de processos, suas aplicações, benefícios, assim como o passo a passo para implementá-la em sua empresa.

O que é Automação de Processos?

A automação de processos refere-se ao uso de tecnologias para executar tarefas com mínima intervenção humana. Isso inclui software de automação, robótica, inteligência artificial, bem como outras ferramentas que melhoram a eficiência e precisão das operações. 

Em outras palavras, a automação de processos é o uso de tecnologia para executar tarefas repetitivas ou rotineiras em um ambiente de negócios com o objetivo de aumentar a eficiência, reduzir erros e melhorar a qualidade do trabalho.

A automação de processos abrange desde tarefas simples como, por exemplo, a entrada de dados, até processos mais complexos que envolvem múltiplos sistemas e departamentos. 



De acordo com um estudo recente da McKinsey, empresas que adotam automação veem um aumento significativo na produtividade e redução de erros, com 66% dos CEOs entrevistados considerando a automação essencial para a competitividade.

Ela pode ser aplicada em várias áreas (por exemplo, finanças, recursos humanos, vendas e marketing) e pode ser implementada por meio de diversas tecnologias, incluindo inteligência artificial e RPA (Automação Robótica de Processos)

Como a tecnologia facilita a automação

A tecnologia facilita a automação ao fornecer ferramentas que podem executar tarefas de forma precisa e rápida, minimizando os erros humanos e liberando recursos para atividades de maior valor. Por exemplo, ferramentas de RPA podem ser programadas para realizar tarefas repetitivas como enviar emails, processar transações e gerar relatórios, enquanto sistemas de BPMS podem coordenar e otimizar processos de negócios inteiros – vamos detalhar esse tópico mais para frente no texto.

Só para exemplificar, podemos citar que a automação de processos pode se dar no envio de e-mail a vários clientes utilizando, para isso, uma ferramenta própria para esse tipo de tarefa, ao invés de enviar e-mails um a um.

Segundo um relatório de 2023 da Gartner, 72% das empresas globais estão atualmente implementando ou explorando soluções de automação. No Brasil, a adoção de automação de processos também está crescendo, com empresas buscando aumentar a eficiência operacional e reduzir custos.

História e evolução da Automação de Processos

A automação de processos tem suas raízes na Revolução Industrial, quando as máquinas começaram a substituir o trabalho manual em larga escala. Posteriormente, com o avanço da tecnologia digital, a automação evoluiu significativamente. Nos anos 80 e 90, os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) começaram a integrar processos de negócios, e na última década, a introdução do RPA e BPMS transformou ainda mais o cenário empresarial.

Evolução com o avanço tecnológico

A evolução da automação foi impulsionada por várias inovações tecnológicas. Nos anos 2000, por exemplo, a internet e as tecnologias de rede permitiram a integração de sistemas em tempo real. Atualmente, o surgimento da inteligência artificial e do machine learning permitiu que sistemas automatizados aprendessem e melhorassem com o tempo, proporcionando automação mais inteligente e adaptável.

Linha do tempo da automação de processos
Linha do tempo da automação de processos

Principais Tipos de Automação de Processos

Existem diversos tipos de automação de processos, cada um com suas próprias aplicações e benefícios. Vamos explorar os principais tipos e suas aplicações práticas.

Automação Robótica de Processos (RPA)

A RPA utiliza bots (ou robôs) para automatizar tarefas repetitivas. Na prática, esses robôs são programados para imitar e executar tarefas rotineiras e baseadas em regras, geralmente realizadas por seres humanos, como por exemplo, a entrada de dados, processamento de transações, geração de relatórios e respostas a consultas. De acordo com a Gartner, o mercado de RPA cresceu 17.5% em 2023, indicando sua crescente importância. Empresas de todos os setores estão adotando RPA com a finalidade de melhorar a eficiência e reduzir custos operacionais.

Aplicações práticas da RPA

  • Financeiro: Reconciliações bancárias, processamento de faturas e relatórios financeiros.
  • Recursos humanos: Processamento de folha de pagamento, gestão de benefícios e recrutamento.
  • Atendimento ao cliente: Respostas automatizadas a consultas e gerenciamento de tickets de suporte.

Automação de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management)

O BPM é uma abordagem abrangente com a finalidade de se concentrar na análise, projeto, implementação e melhoria contínua dos processos de negócio. A automação é uma parte importante do BPM e pode incluir a utilização de sistemas BPMS (Business Process Management System).

Automação de Processos com BPMS

O BPMS vai além da automação de tarefas individuais, gerenciando e otimizando processos empresariais complexos de ponta a ponta. Um sistema BPMS permite mapear, modelar, automatizar, bem como monitorar os processos da organização. Isso é ideal para empresas que buscam integração e eficiência em processos complexos.

Aplicações práticas do BPMS

  • Gestão de projetos: Coordenação de tarefas e monitoramento de progresso.
  • Atendimento ao cliente: Gestão de fluxos de trabalho e respostas automatizadas.
  • Compliance e regulamentação: Garantia de conformidade com regulamentos e padrões.

Automação através de Integração de Sistemas

Neste tipo de automação, diferentes sistemas são integrados para trabalharem em conjunto, automatizando fluxos de trabalho entre diversas plataformas. Ferramentas como Zapier e Microsoft Power Automate, por exemplo, são amplamente utilizadas para criar integrações e automatizar processos entre sistemas distintos.

Aplicações práticas da integração de sistemas

  • Marketing: Integração de CRM com plataformas de email marketing para automação de campanhas.
  • Vendas: Integração de sistemas de e-commerce com ERP para automatização de pedidos e inventário.
  • TI: Integração de sistemas de monitoramento de rede com plataformas de gerenciamento de incidentes.

Automação com Scripts e Macros

Scripts são conjuntos de instruções pré-escritas que podem ser executadas para automatizar tarefas, conduzindo determinada rotina de atividades como se fosse um roteiro. Para tarefas simples, scripts e macros podem automatizar ações repetitivas em aplicativos como, por exemplo, o Excel ou sistemas de CRM. Essas ferramentas são fáceis de implementar e podem trazer melhorias significativas na eficiência operacional.

Aplicações práticas de scripts e macros

  • Excel: Automatização de cálculos complexos e geração de relatórios.
  • Sistemas de CRM: Automação de atualizações de registros e notificações de clientes.
  • TI: Scripts para automação de tarefas de manutenção e monitoramento de sistemas.

Automação por chatbots

Chatbots são programas de computador que interagem similarmente ao humana via chat e em tempo real e que permite um atendimento personalizado ao cliente. Em geral, a conversa pode ser realizada por meio das redes sociais ou no próprio site da empresa.

Aplicações práticas do chatbot

URA (Unidade de Resposta Audível) é um tipo de chatbot que responde às perguntas por meio de áudio. É geralmente utilizado em call centers de serviços de telecomunicação para automatizar e agilizar o atendimento aos clientes.

Automação com Inteligência Artificial

A automação com inteligência artificial (IA) e machine learning permite que sistemas aprendam e melhorem com o tempo. Aplicações incluem análise de dados, previsões e tomadas de decisão automatizadas. A IA pode ser utilizada com o intuito de identificar padrões, fazer previsões e executar ações baseadas em dados.

Aplicações práticas da IA

  • Análise de Dados: Análise preditiva e identificação de tendências.
  • Serviço ao Cliente: Chatbots e assistentes virtuais que aprendem com interações passadas.
  • Finanças: Previsões de mercado e análise de risco.

Hiper automação

A hiper automação é o uso combinado de vários tipos de ferramentas para automatizar processos. Parte da premissa que essas soluções, de forma isolada, não conseguem substituir as capacidades humanas, mas sua combinação e integração torna isso possível.

5 RPA mais usados no mercado

  1. UiPath
    • Descrição: Interface amigável, suporte em português, pagamento em dólar.
    • Aplicações: Amplamente utilizado em finanças, RH e atendimento ao cliente.
    • Benefícios: Facilidade de uso, suporte extensivo e grande comunidade de usuários.
  2. Automation Anywhere
    • Descrição: Ampla gama de funcionalidades, suporte global, pagamento em dólar.
    • Aplicações: Usado para automação em diversas indústrias, incluindo saúde e manufatura.
    • Benefícios: Funcionalidades robustas e suporte a múltiplas linguagens.
  3. Blue Prism
    • Descrição: Foco em segurança, opções de pagamento flexíveis e suporte em português.
    • Aplicações: Automação em setores regulados como financeiro e governamental.
    • Benefícios: Alta segurança e conformidade com padrões regulatórios.
  4. Kofax
    • Descrição: Integração com IA, suporte robusto, opções de pagamento em dólar e real.
    • Aplicações: Automação de processos documentais e financeiros.
    • Benefícios: Integração com ferramentas de IA e suporte global.
  5. Microsoft Power Automate 
    • Descrição: Fornece um relatório de pesquisa de transformação digital que é útil para serviços compartilhados e também oferece benefícios de RPA e Automação. Suporte robusto e pagamento disponível em real.
    • Aplicações: Fornece soluções em automação de área de trabalho e automação corporativa para setores como, por exemplo, BPO, finanças, seguros, saúde, telecomunicações, manufatura, setor público, varejo e BPA.
    • Benefícios: Também integra dados do MySQL, Excel e vários outros bancos de dados. 

Benefícios da Automação de Processos

A automação de processos é benéfica, principalmente, por otimizar as tarefas executadas diariamente por uma empresa. Mas, além disso, há outros benefícios que podemos destacar, incluindo:

1) Otimização do tempo

Automatizar processos reduz o tempo necessário para completar tarefas ou processos burocráticos e repetitivos, permitindo que os funcionários se concentrem em atividades de maior valor. 

Essa estratégia permite que haja um aumento de produtividade nas atividades ligadas ao core business do negócio. Dessa maneira, é uma forma de aproveitar melhor os recursos da organização, otimizando o tempo dos colaboradores

2) Padronização

A automação garante que os processos sejam executados de forma consistente e padronizada, reduzindo a variação e erros. Por conseguinte, sua empresa passa a ter menos problemas nas diferentes etapas de produção e permite maior eficiência operacional, podendo garantir uma melhor margem operacional.

Isso é particularmente importante em setores regulamentados, sobretudo onde a conformidade é essencial.

3) Redução de custos

A automação diminui a necessidade de intervenção humana em tarefas repetitivas, o que pode gerar uma redução significativa nos custos operacionais, como resultado. A McKinsey relata que empresas que implementam automação de processos podem reduzir seus custos operacionais em até 30%, custos logísticos em 25% e aumentar a produtividade em até 25%.

4) Melhoria da qualidade

Por consequência da padronização e aplicação das regras consistentes, a automação de processos resulta em um aumento de qualidade e precisão nas operações. Dessa maneira, a empresa é capaz de entregar produtos e serviços de maior qualidade aos seus clientes.

Benefícios da automação de processos
Benefícios da automação de processos

Como o BPMS complementa o RPA

Antes de tudo, é importante destacarmos as diferenças entre RPA e BPMS com a finalidade de esclarecer que não se trata de duas ferramentas que executam a mesma função.

O RPA (Automação Robótica de Processos) tem o propósito de automatizar tarefas específicas e repetitivas, possibilitando a troca de informações entre sistemas sem que seja necessário a construção de uma interface entre eles. 

O BPMS (Business Process Management System), por outro lado, permite mapear, modelar, automatizar e monitorar os processos de negócio da sua empresa. Em outras palavras, ele proporciona uma visão holística e coordenada de processos complexos, “dando vida” aos fluxogramas da sua empresa, criando workflows que rodam automaticamente, distribuindo as atividades aos responsáveis e controlando prazos.

Veja nesse vídeo como modelar, executar e analisar seus processos automatizados com um software BPMS.

Aprenda como modelar, executar e analisar seus workflows automatizados

Então, resumidamente, por que o BPMS não é exatamente o RPA?

Embora ambos, RPA e BPMS, visem a eficiência dos processos, suas abordagens e funcionalidades diferem. O RPA é ideal para tarefas pontuais e repetitivas, enquanto o BPMS é mais adequado para processos de negócios que requerem coordenação entre vários departamentos e etapas. O BPMS permite modelar, automatizar, assim como monitorar processos complexos, garantindo que todas as partes do processo estejam integradas e funcionando harmoniosamente.

Indicação de leitura

Temos um artigo completo destrinchando as diferenças entre as ferramentas BPMS e RPA, Vale a pena conferir!

Como o BPMS complementa o RPA no dia a dia

O BPMS pode orquestrar o uso de bots de RPA em várias etapas do processo, garantindo que as tarefas automatizadas sejam executadas no momento certo e de forma eficiente. Por exemplo, um processo de atendimento ao cliente pode ser gerenciado por um BPMS, enquanto tarefas específicas como verificação de dados e atualização de registros são executadas por bots de RPA.

Como integrar o RPA com o BPMS?

  1. Por meio da metodologia de BPM, identifique-se quais processos podem ser robotizados;
  2. Uma modelagem do processo deve ser feita;
  3. Após a modelagem, a automação deve ser feita em um software BPMS;
  4. Na automatização, identifica-se os processos que podem ser executados com o auxílio de RPA e pronto!

Exemplo prático: Case UNICRED

A Unicred, uma cooperativa de crédito brasileira, utiliza uma combinação de RPA e BPMS para automatizar processos críticos. Essa combinação permitiu que a Unicred gerasse alguns resultados impressionantes. Entre eles, podemos destacar, por exemplo:

  • 6.000 horas de saving de trabalho;
  • R$210 mil de economia financeira (agosto/22 a agosto/23);

Conheça o case completo da Unicred!

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Aplicações específicas da automação em diferentes setores

Processos de recursos humanos, do setor financeiro, de TI e administrativos são apenas alguns exemplos de automação empresarial. Confira a seguir. 

Setor Financeiro

No setor financeiro, a automação pode ser usada em, por exemplo:

  • Reconciliações bancárias: Automatização do processo de reconciliação, que pode ser demorado e sujeito a erros quando feito manualmente.
  • Processamento de faturas: Sistemas automatizados podem processar faturas mais rapidamente e com menos erros.
  • Compliance: Automação de processos de compliance garante o cumprimento de todas as regulamentações.

Recursos Humanos

No RH, a automação pode agilizar muitos processos, como:

  • Recrutamento: Sistemas automatizados podem filtrar currículos e agendar entrevistas, reduzindo o tempo gasto no processo de recrutamento.
  • Onboarding: Automatização do processo de integração de novos funcionários, garantindo que todas as etapas sejam seguidas corretamente.
  • Gestão de folha de pagamento: Processamento automático de folhas de pagamento, reduzindo erros e atrasos.
  • Triagem de candidaturas: Com a IA, por exemplo, ordene as candidaturas mais adequadas à vaga, diminua os vieses de seleção para ter uma contratação justa e acelere o fechamento de vagas.

Vendas e Marketing

Em vendas e marketing, a automação pode ajudar a, por exemplo:

  • CRM: Integração de sistemas de CRM com outras plataformas para automação de follow-ups e nutrição de leads.
  • Email marketing: Automação de campanhas de email marketing, enviando mensagens personalizadas para segmentos específicos de clientes.
  • Análise de dados: Ferramentas automatizadas podem analisar dados de clientes e gerar insights valiosos para estratégias de marketing.

TI

Na área de TI, a automação pode ajudar a:

  • Minimizar o tempo e os custos do gerenciamento manual;
  • Processamento de solicitações de serviço, gerenciamento de software e hardware, implementação de novas tecnologias e muito mais.

Desafios e considerações na implementação da automação

A automação pode apresentar alguns desafios durante a sua implementação, incluindo:

  • Resistência dos funcionários: Os funcionários podem resistir à automação por inseguranças e medos. 
  • Complexidade dos sistemas: Integrar novos sistemas de automação pode ser complexo. É crucial escolher as ferramentas certas e ter um plano claro de implementação.
  • Custos iniciais: O investimento inicial em tecnologia de automação pode ser, em alguns casos, alto. Justificar esses custos com base nos benefícios de longo prazo, como a redução de custos operacionais e o aumento da eficiência, é fundamental.

Importância da adaptação dos colaboradores à nova tecnologia

Como dito anteriormente, a adaptação dos colaboradores é essencial para o sucesso da automação. Oferecer treinamento e suporte contínuos ajuda a garantir que os funcionários se sintam confortáveis com a nova tecnologia e possam utilizá-la de forma eficaz. Além disso, envolver os colaboradores no processo de implementação pode aumentar a aceitação e reduzir a resistência.

Quais são as tendências para Automação de Processos?

Atualmente, podemos dizer que o futuro da automação está intimamente ligado ao desenvolvimento de IA e machine learning. Essas tecnologias permitem que sistemas automatizados se tornem mais inteligentes e autônomos. A hiper automação é uma tendência emergente que combina RPA, IA, assim como outras tecnologias avançadas para automatizar processos de forma mais abrangente.

Outros exemplos de tendências futuras

  • Automação Cognitiva: Utilização de IA para interpretar dados não estruturados, por exemplo, emails e documentos, e tomar decisões baseadas nesses dados.
  • Automação preditiva: Sistemas que podem prever demandas futuras e ajustar processos em tempo real com a finalidade de atender a essas demandas.
  • Automação colaborativa: Bots de RPA que trabalham lado a lado com humanos, ajudando em tarefas complexas e melhorando a eficiência geral.

Estudos de casos do mercado

Sicoob

A Sicoob reduziu o tempo dos processos em até 80% e diminuiu os custos em até 20% com o uso do IBM Robotic Process Automation.

Deloitte

A Deloitte reduziu o tempo de preparação de relatórios de dias para apenas horas e, em alguns casos, minutos, utilizando o software IBM RPA.

Como implementar Automação em sua empresa: Passo a passo

Avaliação de necessidades:

  • Identifique os processos com oportunidades de melhoria e os benefícios esperados.
  • Análise de impacto: Avaliar como a automação impactará as operações atuais e a força de trabalho.

Escolha de ferramentas:

  • Pesquisa de mercado: Pesquisar as ferramentas de automação disponíveis e escolher aquelas que melhor se alinham às necessidades da empresa.
  • Pilotagem: Implementar projetos piloto para testar as ferramentas escolhidas antes de uma implementação completa.

Planejamento:

  • Desenvolvimento de um plano: Criar um plano detalhado de implementação, incluindo cronogramas, responsabilidades e metas.
  • Definição de KPIs: Estabelecer indicadores-chave de desempenho para medir o sucesso da automação.

Implementação:

  • Projeto Piloto

Antes de tudo, começe com um projeto piloto para testar a automação em um ambiente controlado permite identificar possíveis problemas e ajustar as configurações antes de uma implementação completa. Este passo é crucial para garantir que a automação funcione conforme esperado e para obter feedback dos usuários que interagiram com o sistema automatizado.

  • Expansão Gradual

Expandir a automação gradualmente para outros processos e departamentos ajuda a minimizar os riscos e permite que a equipe se adapte progressivamente às mudanças. Uma abordagem escalonada facilita o gerenciamento das transições e garante que cada etapa seja bem-sucedida antes de avançar para a próxima.

  • Treinamento e Suporte

Oferecer treinamento e suporte contínuos aos funcionários é essencial para uma transição suave. Isso inclui não apenas o treinamento inicial, mas também sessões de atualização e suporte técnico contínuo para resolver quaisquer problemas que possam surgir.

  • Monitoramento e Ajustes

Após a implementação, monitore constantemente o desempenho dos processos automatizados e faça ajustes conforme necessário. Isso inclui a análise de KPIs estabelecidos no planejamento para garantir que a automação esteja atingindo seus objetivos.

Perguntas frequentes

O que é automação de processos?

A automação de processos envolve o uso de tecnologia para realizar tarefas e atividades de negócios com mínima intervenção humana. Isso pode incluir desde tarefas simples e repetitivas até processos complexos que envolvem múltiplos sistemas e departamentos.

Quais são os principais tipos de automação de processos?

Os principais tipos incluem Automação Robótica de Processos (RPA), Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio (BPMS), automação através de integração de sistemas, automação com inteligência artificial, automação com chatbots e automação com scripts e macros.

Quais são os benefícios da automação de processos?

Os principais benefícios incluem otimização do tempo, aumento da produtividade, padronização dos processos, redução de erros, redução de custos operacionais e aumento do poder competitivo.

Quais são os desafios na implementação da automação de processos?

Os desafios incluem resistência dos funcionários, complexidade dos sistemas, custos iniciais e a necessidade de adaptação dos colaboradores à nova tecnologia.

Como escolher a ferramenta de automação certa para minha empresa?

Escolher a ferramenta certa envolve pesquisar as opções disponíveis no mercado, considerar as necessidades específicas da sua empresa, e realizar projetos pilotos para testar as ferramentas antes de uma implementação completa.

Recapitulando…

A automação de processos é uma ferramenta poderosa que pode transformar a maneira como as empresas operam. Desde a otimização de tarefas repetitivas até a melhoria de processos complexos, a automação oferece inúmeros benefícios, incluindo maior eficiência, redução de custos, bem como o aumento da competitividade. No entanto, a implementação bem-sucedida da automação exige planejamento cuidadoso, escolha das ferramentas certas, treinamento adequado e monitoramento contínuo.

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