3 estudos de caso em automatização de processos: referências de sucesso

A automatização de processos representa uma revolução nos métodos de gestão empresarial, permitindo a otimização das operações e impulsionando o sucesso organizacional.

Neste guia, exploraremos os fundamentos da automatização e seu impacto significativo para as organizações a partir de estudos de caso em automatização de processos.

O que é automatização de processos?

Automatização de processos é um conjunto de atividades ou procedimentos que são executados automaticamente por sistemas ou software, sem a necessidade de intervenção humana em cada etapa. Mas é importante destacar que na automatização, ainda é necessária a interferência humana.

Praticamente qualquer tipo de processo ou rotina pode ser automatizado com uma ferramenta hoje em dia. Sejam tarefas simples, como o processamento de pedidos, sejam processos mais complexos, como a gestão de cadeias de suprimentos ou o gerenciamento de recursos humanos. Quando automatizados, esses processos podem ser executados de forma mais rápida, precisa e confiável, resultando em benefícios significativos para a empresa.

Podemos dizer assim que o objetivo principal da automatização de processos é melhorar o fluxo de atividades, ou de trabalho, das empresas. Pois com ela é possível obter inúmeras melhorias, como por exemplo: reduzir custos, aumentar a produtividade, minimizar falhar, ganhar rastreabilidade, ter controle de tempo e de indicadores.

Impacto da automatização dos processos de negócio

Além de aprimorar a eficiência, a automatização de processos tem um impacto direto nos resultados e na competitividade das empresas. A automatização de processos permite o aumento da produtividade e a redução de custos.

Um dos maiores benefícios é a reorganização das tarefas repetitivas, liberando profissionais para atividades mais estratégicas e minimizando erros e atrasos, e aumentando a eficiência dos times.

A automatização também facilita a integração de dados de diferentes departamentos, fornecendo uma visão holística das operações empresariais.

Isso permite que os gestores identifiquem oportunidades de melhoria, antecipem desafios e se mantenham competitivos no mercado.

3 Estudos de Caso e Exemplos Práticos:

Para mostrar como a automatização se traduz em resultados tangíveis, compartilharei com você estudos de caso de empresas que implementaram com sucesso a automatização de processos. Vem comigo!

1) Sympla

A Sympla é uma empresa de tecnologia que atua no mercado de ticketing há 10 anos. Com o desenvolvimento e amadurecimento foram surgindo diversos desafios externos e, principalmente, internos.

A gestão de processos é um deles. O crescimento rápido resultou na descentralização e despadronização de muitos processos internos, que eram geridos por ferramentas distintas e sem parâmetros claros.

Dentre os principais problemas destacados pela empresa Sympla, estavam:

• Uso de ferramentas dispersas para solicitações internas;
• Dificuldade dos colaboradores em realizar solicitações e compreender os fluxos definidos;
• Recebimento de solicitações sem informações obrigatórias para o atendimento;
• Falta de regularidade com as políticas internas;
• Desafios relacionados às alçadas de aprovação;
• Problemas de gestão de prazos.

Automatização de processos na área de serviços

Para resolver os problemas diagnosticados, a Sympla escolheu o Zeev, ferramenta low-code para automatização de fluxos de trabalho. O Zeev foi escolhido por atender os principais requisitos: segurança da informação, ferramenta moderna e amigável e de fácil integração. 

A partir disso, foram elencados os principais objetivos do projeto de implementação do BPM na Sympla:

• Centralizar as solicitações, informações e documentação dos processos;
• Obter conformidade em relação às políticas internas da empresa;
• Aumentar a eficiência e controle dos processos por parte da gestão das áreas.

Principais resultados alcançados na Sympla

• Centralização dos processos em uma única ferramenta;
• Redução de 55% do custo mensal com outras ferramentas;
• Redução de 62% do SLA do processo de compras (-32 dias);
• E mais!

2) Blue3 Investimentos

A Blue3 Investimentos buscava a estruturação e otimização de atividades, unir pessoas, processos, tecnologia e Governança em uma estrutura que promovesse a melhoria contínua e performance do negócio.

A necessidade de mudar e melhorar processos era enfatizada por problemas muito comuns em diversas empresas, de todos os tipos de segmento, veja só:

• Atividades manuais e repetitivas;
• Solicitações chegando por diversos canais e formatos;
• Ausência de indicadores de performance;
• Pouca interação entre pessoas x processos x sistemas (integrações);
• Ausência de relatórios para auditorias e aprovações;
• Necessidade de regras de negócio e workflow para etapas de atendimento;

A solução para automatizar processos na área de serviços financeiros

Para atender às necessidades da Blue3 Investimentos, buscou-se no mercado uma ferramenta de automatização de processos. Dentre as demonstrações de diversos sistemas, o Zeev foi escolhido para fornecer a solução.

Case de sucesso na automatização de processos de entrada de NF na Blue3

Dentre os resultados obtidos pela Blue3 a partir da automatização de processos e que estão documentados no case, escolhi um que merece destaque: o case de automatização do processo de lançamentos de notas fiscais.

O processo envolvia o recebimento de notas fiscais de 14 filiais, sendo 70% NF Serviço e 30% NF de produto. Para isso, havia uma pessoa dedicada em tempo integral para este processo. O tempo médio de lançamento de uma NF era de 7,5 min. 

Além disso, havia ausência de informações importantes, envios de NF fora da política da empresa, falta de indicadores e dificuldade na busca de informações dentro dos processos. 

Após a automatização do processo

A otimização do processo de recebimento de notas fiscais após a implementação do Zeev foi de 86%. Com ganhos como:

• 0,5 FTE;
• Tempo médio de 1 min/NF;
• Dados acessíveis;
• Aderência a política da empresa;
• Estruturação de indicadores;
• Rastreabilidade de informações;
• Mais segurança.

Incrível, não é mesmo?

3) Grupo Hospitalar Conceição

O Grupo Hospitalar Conceição (GHC) é o maior complexo hospitalar do Rio Grande do Sul e o maior do sul do país com atendimento 100% dedicado ao sistema Único de Saúde (SUS).

Sendo assim, um dos processos de grande importância estratégica para o GHC é a compra de produtos e serviços que atendam a todo complexo hospitalar.

O processo de compras envolve as diversas entidades e departamentos do complexo, passando pelas áreas de compras, pesquisa de mercado, departamento legal, orçamento, liberação financeira, publicação de editais, recebimento e revisão de propostas dos concorrentes, autorização de compras, contratos e monitoramento de entrega de materiais e prestação de serviços, entre outros. 

As etapas de cada processo de compra eram realizadas manualmente, demandando uma enorme quantidade de recursos em pessoas, tempo e papel.

Além disso, a descentralização tornava a gestão e o controle do andamento desses processos muito complexo, dificultando o acesso a informações precisas e à transparência nos serviços prestados à comunidade.

A solução encontra pelo GHC para automatização do processo

A implementação do Zeev no GHC promoveu a geração e compartilhamento de conhecimento, que passou a ser registrado e a não mais pertencer somente aos executores de cada tarefa, além de introduzir uma visão sistêmica da gestão do Processo de Compras, permitindo que se detectassem oportunidades de melhoria e otimização das atividades e procedimentos envolvidos.

Após o redesenho e modelagem, esse número foi reduzido para 566, ou seja, 19% de redução em tarefas que não agregavam valor.

Resultados da automatização de processos no GHC

Redução de custos: a partir da implementação da ferramenta, os custos de uso de papel nos processos até então manuais sofreram uma significativa redução já nos primeiros meses de operação;

Ganhos de produtividade: houve redução considerável de erros e retrabalho e eliminação de atividades, substituídas por tarefas automatizadas pelo Zeev;

Economia e tempo: maior agilidade, com redução de até 70% no tempo de execução, conforme o tipo de processo de compras.

O Zeev do GHC suporta, aproximadamente, 35 mil solicitações por mês, com mais de 17 mil usuários ativos, entre funcionários e fornecedores.

Baixe o case de sucesso completo do Workflow GHC e conheça os principais fluxos de tarefas que o GHC automatizou com o Zeev.

O sucesso da implementação do Zeev foi tanto que o case foi premiado com a Medalha de Prata no Global Excellence Awards for BPM and Workflow, patrocinado pela WfMC e BPM, a mais conceituada premiação do mundo no segmento de automatização de processos de negócio.

Estudos de caso sobre automatização de processos

A automatização de processos é uma grande aliada na revolução dos métodos de gestão empresarial. Os estudos de caso na implementação bem-sucedida destacados neste blogpost revelam ganhos expressivos em eficiência, redução de custos e reestruturação de tarefas, liberando recursos para atividades estratégicas.

Além disso, a automatização não apenas transforma processos, mas também gera ganhos significativos em termos de redução de custos, aumento da produtividade e melhorias na transparência e gestão.

Espero que tenha gostado de conhecer esses cases de sucesso! Para conhecer mais cases de automatização de processos com o Zeev, acesse nosso site.