Confira como a Sympla reduziu 55% do custo mensal com ferramentas a partir da implementação do Zeev
A Sympla
É uma empresa de tecnologia que atua no mercado de ticketing há mais de 10 anos. Com o desenvolvimento e o amadurecimento, foram surgindo diversos desafios externos e, principalmente, internos. A gestão de processos é um deles. O crescimento rápido resultou na descentralização e na despadronização de muitos processos internos, que eram geridos por ferramentas distintas e sem parâmetros claros.
O problema
Em um diagnóstico realizado pelo Time de Governança Sympla, foram apontados diversas dores internas, como:
Com este diagnóstico em mãos, fez-se necessário envolver o Time de Performance para a estruturação de um projeto que fosse capaz de atacar as dores apontadas. A PMO do Projeto Nosso Portal pôde analisar ainda que a dispersão dos canais de solicitação interna ocasionava em altos custos com ferramentas de automação de processos e esforços constantes do Time de Office IT para controle e gestão de licenças nas ferramentas.
A ausência de documentação dos fluxos e processos, dificultava também a gestão do conhecimento interno e treinamento de novos colaboradores.
Iniciativa de melhoria e transformação de processos
Para resolver os problemas citados, foi iniciado o Projeto Nosso Portal, um projeto com envolvimento de toda a empresa e com o objetivo de solucionar diversas dores da gestão de processos por meio da implementação do Zeev, uma ferramenta de automatização e gestão de processos.
A solução escolhida para viabilização do projeto foi o Zeev, sugerida pelo Grupo Movile, investidor da Sympla. A ferramenta foi escolhida por atender aos principais requisitos, que eram: segurança da informação, ferramenta moderna, amigável e de fácil integração.
Apesar de os processos serem complexos e precisarem da atuação da TI, o fato de a ferramenta ser low-code agilizou a automatização dos processos e ainda permitiu que a solução atendesse à complexidade necessária, com uso de codificação quando preciso.
Implementação
O Projeto Nosso Portal teve 4 fases: iniciação, planejamento, modelagem e implementação.
O objetivo inicial era eliminar, pelo menos, uma das diversas ferramentas utilizadas na empresa para gestão de solicitações ou gestão de processos, ainda em 2022, automatizando os processos no Zeev.
Os objetivos com o uso da nova ferramenta eram:
Centralizar as solicitações, informações e documentação dos processos;
Obter conformidade em relação às políticas internas da empresa;
Aumentar a eficiência e controle dos processos por parte da gestão das áreas.
Benefícios e resultados alcançados
Em um diagnóstico realizado pelo Time de Governança Sympla, foram apontados diversas dores internas, como:
Fatores de sucesso
O apoio da diretoria e das equipes foi um dos principais fatores para o sucesso da implantação do Zeev. Isso aconteceu porque a gestão da mudança foi conduzida com cuidado.
O tempo dos times das áreas de negócio foi um fator de dificuldade, e isso foi tratado com a alocação do PMO e com a implementação gradual dos processos.
“Os treinamentos e serviços oferecidos pela Zeev foi um fator que eliminou a nossa restrição técnica para a implantação da ferramenta.”
Cibelle Lima
Analista de Negócios da Sympla
“A ferramenta foi escolhida por atender os principais requisitos que eram, segurança da informação, ferramenta moderna e amigável e de fácil integração.”
Cibelle Lima
Analista de Negócios da Sympla
Sobre a Sympla
A Sympla promove o encontro entre quem produz e quem vive experiências plurais. É uma solução digital completa para a compra de ingressos e a gestão de eventos e conteúdos.
São mais de 10 anos de história, 3.300 cidades alcançadas em todo o país e 100 milhões de ingressos emitidos pela maior plataforma de eventos do Brasil.
Sobre a Zeev
Zeev | Você cresce, a gente cresce.
Zeev tem como crença que qualquer pessoa pode facilitar sua rotina de trabalho. Por meio de nossas plataformas low-code, Zeev e Zeev docs, colocamos em suas mãos o superpoder de criar seu próprio software e transformar seus fluxos de trabalho e sua gestão de documentos.
Zeev se propõe a conectar os departamentos e fazer o trabalho fluir com leveza, otimizando seus resultados e favorecendo a escalada dos seus negócios. Isso tudo com nossa experiência e com nossa autoridade de quem já ganhou 6 prêmios internacionais. Temos como ponto central das nossas relações, a liberdade e a transparência. Foi pensando nisso que criamos o conceito de “Anywhere Office” e, hoje, encontramos colaboradores pelo Brasil inteiro e clientes distribuídos em mais 4 países.
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