Quadro de gestão à vista: O que é, como criar e gerir o seu

O que alguns líderes de negócios podem não estar cientes é da eficácia do visual management, também conhecido como gestão à vista, para gerir dados e indicadores de desempenho, e assim criar um planejamento estratégico eficiente.

É de amplo entendimento entre os gestores que uma administração eficaz dos processos é importante para o êxito e desenvolvimento contínuo das organizações. Contudo, assegurar transparência e eficiência na execução das atividades se revela como um dos desafios enfrentados por grande parte das empresas.

O que é gestão à vista em processos?

A gestão visual representa uma metodologia simples, cujo propósito é apresentar de maneira visual informações importantes sobre o gerenciamento e desempenho dos processos organizacionais. Por meio de painéis de indicadores e quadros de gestão, ela proporciona uma visão do progresso das atividades, viabilizando a tomada de decisões mais precisas.

Em outras palavras, a incorporação dessa prática possibilita que as empresas mostrem, de maneira visualmente atraente e de fácil compreensão, dados de negócio, como produtividade, qualidade, capacidade e custo.

Essa representação gráfica facilita a identificação de problemas operacionais e o acompanhamento das metas organizacionais, além de auxiliar na criação de um bom planejamento estratégico. 

Indicadores de desempenho (KPIs)

Um elemento fundamental do quadro de gestão à vista são os indicadores de desempenho (KPIs). Essas métricas desempenham um papel fundamental na avaliação do progresso da organização em direção aos seus objetivos.

Por conseguinte, é essencial que estejam alinhadas à estratégia empresarial, sejam de fácil compreensão, relevantes e apresentem uma tendência para permitir o acompanhamento ao longo do tempo.

Dentre os principais KPIs, destacam-se:

• Taxa de conversão;
• Porcentagem de atingimento de metas;
• Custo por lead;
• ROI (Retorno sobre o Investimento);
• Receita.

Modelos e estratégias de aplicação

Diversos modelos de gestão à vista estão disponíveis, variando desde os mais simples e manuais, como o Kanban, até formatos totalmente online. Para orientar na sua seleção, apresentamos abaixo os mais comuns:

1. Kanban

Um dos modelos mais reconhecidos de gestão à vista é o Kanban. Originário do Japão, essa metodologia de gestão por fluxo utiliza quadros visuais para organizar as tarefas de uma equipe. Nesse modelo, as atividades são representadas por cartões e movimentadas entre colunas que indicam o status de cada etapa, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”.

O Kanban destaca-se pela simplicidade no gerenciamento visual, proporcionando a todos os membros da equipe uma visão clara do fluxo de trabalho. Além disso, com os avanços tecnológicos, é possível adaptar essa tecnologia para ambientes virtuais e integrá-la a softwares especializados, simplificando ainda mais a gestão visual.

2. Dashboard como quadro de gestão à vista

Outra forma eficiente de aplicar o visual management é por meio de dashboards, ou painéis de controle. Tratam-se de ferramentas que compilam visualmente os indicadores e informações relevantes para a gestão dos processos. Elas podem ser compostas por gráficos, tabelas e outros elementos que forneçam uma visão geral e atualizada do desempenho da equipe.

Ao implementar essa solução, os gestores e colaboradores podem acompanhar o progresso das atividades, identificar problemas e tomar decisões mais embasadas.

3. Gestão à vista em BPMS

A integração da gestão à vista com o Business Process Management (BPM) representa uma abordagem que potencializa os resultados de ambas as ferramentas. O BPM é uma metodologia focada na melhoria contínua dos processos, por meio do mapeamento, modelagem, execução, monitoramento e otimização.

Nesse contexto, os dashboards estão presentes em cada ciclo de melhoria contínua do BPMS. Eles viabilizam a visualização clara do progresso dos processos, o acompanhamento do desempenho em tempo real, a identificação de gargalos e a tomada de decisões para otimizar os processos.

Quadro de gestão à vista online

Atualmente, uma parte considerável das empresas adota o formato home office e híbrido, evidenciando a importância da implementação de ferramentas digitais, como a gestão à vista online. Essas soluções viabilizam o acesso remoto aos painéis de indicadores e quadros de gestão, facilitando o acompanhamento e a colaboração da equipe, mesmo à distância.

As vantagens dessa metodologia online vão além da acessibilidade remota, incluindo a facilidade de manutenção e aprimoramento da organização no trabalho. Com a utilização dessas ferramentas, as empresas conseguem manter os indicadores e painéis sempre atualizados, otimizando o trabalho e alcançando a máxima produtividade possível.

Benefícios da gestão à vista em processos

A gestão à vista proporciona uma variedade de benefícios tangíveis, desde a tomada de decisão mais precisa até o aumento do engajamento e motivação da equipe. Para mais informações, continue lendo abaixo:

• Decisões mais embasadas: ao visualizar de maneira clara os indicadores de desempenho, as decisões podem ser fundamentadas em informações concretas, contribuindo para resultados mais precisos.
• Motivação e engajamento: a visualização do próprio trabalho e dos resultados alcançados pode inspirar os colaboradores, criando um senso de pertencimento e engajamento com os objetivos da empresa.
• Controle de metas em tempo real: através do quadro de gestão à vista, é possível monitorar o cumprimento das metas em tempo real, permitindo ajustes e melhorias necessárias para alcançar os objetivos estabelecidos.
• Melhoria da cultura corporativa: a gestão visual também contribui para a criação de uma cultura corporativa única, onde todos os colaboradores têm acesso às mesmas informações, promovendo transparência e colaboração entre as equipes.

A adoção do quadro de gestão à vista em uma empresa revela-se uma estratégia eficaz para promover a transparência, eficiência e a contínua melhoria dos processos. Por meio de indicadores visuais, como Kanban e dashboards, é possível monitorar o desempenho, tomar decisões mais assertivas e envolver a equipe na busca por resultados aprimorados.

Portanto, não hesite em explorar as possibilidades do visual management em sua empresa e desfrutar dos benefícios positivos que essa abordagem pode proporcionar.

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