4 passos para otimização de processos em sua empresa

Você já se perguntou como grandes empresas conseguem reduzir custos, ganhar agilidade e crescer sem aumentar a equipe? A resposta está na otimização de processos: um conjunto de práticas que mapeia, moderniza e monitora cada etapa do seu fluxo de trabalho.

Em seguida, mostramos em linguagem direta e com analogias inusitadas como aplicar esses quatro passos na sua empresa.

1. Como mapear meus processos sem perder nenhum detalhe?

Mapear processos é como definir um destino no GPS. Sem saber onde você está e onde quer chegar, qualquer rota serve. Mas algumas delas pode te levar a atrasos e custos desnecessários.

Nada pode ser modificado intencionalmente para melhor sem que sejam compreendidas questões como, por exemplo, objetivos, métodos, profissionais responsáveis e outros detalhes.

O ideal é que o gestor entenda perfeitamente a função de cada processo — o resultado esperado, as condições para que ele possa ser executado e os riscos relacionados, por exemplo. Assim, rapidamente serão identificados pontos de melhoria: burocracia a ser eliminada, metodologia a ser repensada, tecnologias que podem otimizar atividades…

O mapeamento é a melhor forma de compreender a cadeia de acontecimentos como um todo. Do contrário, uma análise isolada de um processo pode deixar passar detalhes que causam efeitos colaterais indesejados em outros pontos.

Passos para um mapeamento eficaz:

1. Definir o escopo do processo (início e fim);
2. Identificar as atividades e responsáveis;
3. Desenhar o fluxo em um diagrama colaborativo;
4. Anotar objetivos, entradas, saídas e riscos.

DICA: envolva os colaboradores de todas as áreas na etapa de mapeamento para captar gargalos que passam despercebidos.

2. Quais tecnologias adotar para acelerar a otimização de processos?

Há diversas ferramentas que podem alavancar o seu negócio. Entretanto, no dia a dia do trabalho, usar a ferramenta ideal faz toda a diferença!

Você poderia usar um BPMS para gerenciar todo o fluxo de trabalho por você. Um ECM para fazer a gestão da informação dentro da empresa, por exemplo. Por outro lado, poderia usar o 3CX, colocar o seu ramal dentro do seu computador e esquecer de vez o telefone.

Para se comunicar, você poderia aderir ao slack. Para a gestão manual de tarefas poderia usar o Trello, assim como o Asana. Tem ainda uma outra ferramenta maravilhosa: o Loom, em substituição aos incontáveis e-mails, você grava um vídeo rápido e fácil. Além de economizar o seu tempo e o de quem lerá, você melhora a eficiência de comunicação, significativamente.

Tabela comparativa de tecnologias

3. Como engajar a equipe na otimização de processos?

O investimento na capacitação dos funcionários é tão importante quanto se manter atualizado. Além de garantir mais eficiência na execução dos processos, isso faz com que eles tenham um olhar mais crítico quanto ao trabalho que desempenham. Por conseguinte, toda a equipe pode colaborar com insights e sugestões de melhoria.

Treinamentos in company, reuniões, workshop e eventos para discussão de temas diversos são exemplos de como isso pode ser feito. Trazer essas iniciativas in company, além de ter um bom custo benefício, promove a integração das equipes.

Aqui na Zeev a ponte aérea SP e RS é rotina! Eventos para unir a equipe e proporcionar desenvolvimento acontecem com frequência. O retorno disso são profissionais engajados, motivados (porque os eventos são bem dinâmicos e divertidos) e acima de tudo: preparados!

4. Como monitorar e avaliar os resultados?

Qualquer melhoria que entra no planejamento e posteriormente é aplicada deve ser acompanhada de perto pelos indicadores de desempenho do processo. Se você não sabe para onde esta indo, qualquer caminho serve, não é mesmo? Essa frase é muito famosa e verdadeira.

Medir o desempenho da equipe é uma ação essencial para garantir o sucesso. Entretanto, aqui vai quatro dicas importantes – use as como um checklist:

1. Escolha até 3 KPIs críticos por processo;
2. Acompanhe semanalmente (não espere o fim do mês!);
3. Apresente resultados em dashboards visuais (gráficos de linha, velocímetro);
4. Reveja metas e ajuste ações em ciclos curtos.

Próximos passos

A otimização de processos deve ser contínua e fazer parte do DNA da sua empresa. Após aplicar estes quatro passos, demonstrados anteriormente, faça uma avaliação de maturidade em seu processo:

Qual o nível que você está? Depois disso, promova aberta a temporada de transformação!

Conte com a gente, somos especialistas nisso 😉