5 Exemplos de Mapeamento de Processos

O mapeamento de processos é uma estratégia fundamental para empresas em busca de maior produtividade e resultados aprimorados. Visualizar o fluxo de atividades em um processo facilita a identificação de gargalos, redundâncias e áreas de melhoria, proporcionando eficiência em todas as etapas e gerando conquistas valiosas para o negócio.

Neste artigo, apresentamos 5 exemplos de mapeamento de processos que vão proporcionar uma compreensão abrangente de como esse procedimento opera, seus benefícios para a organização e como ele pode ajudar a superar desafios. Acompanhe!

Benefícios do mapeamento de processos

Antes de explorarmos os exemplos, é importante saber quais são os benefícios do mapeamento de processos. Em primeiro lugar, a prática fornece uma representação clara e visual das interconexões entre tarefas, proporcionando uma visão abrangente do processo de ponta a ponta.

Essa clareza facilita a identificação de ineficiências e áreas propícias para melhorias, promovendo o aprimoramento contínuo das operações. Além disso, melhora a comunicação entre os membros de uma equipe, garantindo que conheçam e estejam alinhados quanto aos seus papéis e responsabilidades.

Outros benefícios proporcionados pelo mapeamento de processos incluem:

• Melhor compreensão das operações;
• Otimização de tarefas;
• Distribuição de responsabilidades;
• Aumento da eficiência operacional;
• Redução de custos; 
• Satisfação dos clientes e dos colaboradores. 

Exemplos de mapeamento de processos 

A seguir, mostramos cinco exemplos práticos de mapeamento de processos, destacando como essa estratégia impulsiona a eficiência operacional e melhora os resultados empresariais.

Exemplo 1: fluxograma de processo simples

O fluxograma de processo simples é uma técnica amplamente utilizada, especialmente por sua adaptabilidade a ferramentas comuns como Excel e Word. Essa abordagem envolve criar uma representação visual de um processo de negócios, empregando símbolos gráficos para destacar suas etapas sequenciais.

Ao desenvolver um fluxograma de processo simples, inicie identificando as etapas e decisões chave. Em seguida, utilize símbolos específicos para cada atividade, seguindo a lógica do fluxo do processo. Conecte esses símbolos na ordem apropriada, proporcionando uma representação visual clara da operação.

Confira abaixo os principais símbolos de um fluxograma e suas respectivas interpretações: 

• Círculo: indica o início ou fim do processo;
• Retângulo: aponta uma atividade a ser realizada;
• Losango: representa uma decisão a ser tomada;
• Elipse: marca uma entrada de dados ou uma saída de informações;
• Seta: conecta os símbolos e indica a direção do fluxo. 

Os principais benefícios desse método são:

• Representação visual clara do processo, mesmo que simplificada;
• Permitem a identificação e análise detalhada de cada etapa do processo
• Facilidade de ser feito em ferramentas familiares ao meio corporativo, como Word e Excel;
• Além de serem mais simples de serem estruturados, também são mais fáceis de compreender;
• São suficientemente eficientes para processos menos complexos;
• Facilitam a identificação rápida de problemas ou obstáculos no processo;
• Auxiliam na padronização de procedimentos dentro da empresa.

Exemplo 2: mapeamento de processos com BPMN

O Business Process Model and Notation (BPMN) é uma boa alternativa para um mapeamento de processos mais detalhados. Essa metodologia pode ser caracterizada como uma linguagem gráfica padronizada, essencial para modelar processos de negócios e ter uma compreensão mais profunda das tarefas, decisões e interações envolvidas. 

Assim como o fluxograma, o BPMN emprega símbolos gráficos específicos para proporcionar uma representação visual do processo, mas de maneira mais abrangente. Confira abaixo os principais símbolos utilizados:  

Evento

• Evento de Início (círculo vazio);
• Evento de Término (círculo preenchido);
• Evento Intermediário (círculo com borda grossa).

Atividade

• Tarefa (retângulo arredondado);
• Subprocesso (retângulo com bordas pontilhadas).

Gateway (Decisão)

• Gateway Exclusivo (losango);
• Gateway Inclusivo (losango com um círculo no meio);
• Gateway Paralelo (losango com duas linhas paralelas no meio).

Conexões

• Fluxo de Sequência (seta sólida);
• Fluxo de Mensagem (seta tracejada);
• Associação (linha pontilhada).

Piscinas e Lanes

• Piscina (retângulo vertical);
• Lane (faixa dentro da piscina para representar participantes ou áreas).

Veja um exemplo prático de mapeamento de processos utilizando BPMN para aprimorar o procedimento de atendimento de pedidos de clientes. Neste cenário, o diagrama BPMN abrangeria eventos de início e fim, como processamento de pedidos, gestão de inventário e separação e envio, além da inclusão de lanes para indicar claramente os responsáveis por cada atividade.

Exemplo 3: mapa de processo em swimlane

Um mapa de processo em swimlane é uma versão variada do mapeamento de processos que destaca as responsabilidades em diferentes áreas ou funções. Sua finalidade é designar tarefas a lanes específicas, facilitando a visualização e compreensão de quem é responsável por cada etapa do processo.

Criar um mapa de processo em swimlane é bastante simples. Basta identificar as atividades-chave e os papéis envolvidos, e depois atribuir cada atividade à lane correspondente. Essa representação pode ser elaborada em ferramentas como Microsoft Visio, PowerPoint, Draw.io, entre outras. 

Para facilitar a compreensão, considere a aplicação dessa estratégia em uma campanha de marketing. Neste caso, as lanes podem representar diferentes departamentos, como design, criação de conteúdo e gerenciamento de projetos. Cada lane incluiria as tarefas e atividades específicas daquele departamento, proporcionando uma visão clara sobre quem é responsável por cada etapa do processo.

Exemplo 4: diagrama de cadeia de valor

O diagrama de cadeia de valor é uma ferramenta centrada na identificação de atividades que agregam valor a um processo. Ao proporcionar uma visão clara das áreas onde o valor é criado, esse tipo de diagrama é fundamental para uma reestruturação eficiente das operações. 

Em seu processo de criação, é essencial identificar três tipos de atividades: 

Atividades principais (aquelas que geram valor diretamente ao processo):

• Logística de entrada e de saída;
• Operações;
• Marketing;
• Vendas;
• Atendimento ao cliente.

Atividades de suporte (as que contribuem para o processo de criação de valor, oferecendo suporte às atividades principais):

• Aquisição;
• Recursos humanos;
• Desenvolvimento de tecnologia;
• Infraestrutura. 

Atividades que não agregam valor (consideradas desperdícios, onde o valor é perdido ou reduzido): 

• Superprodução;
• Tempo de espera entre etapas de um processo;
• Movimentação desnecessária de pessoas, equipamentos e insumos;
• Processamento excessivo (qualquer atividade que vá além do necessário para aquele fim);
• Excesso de estoque.

Num exemplo prático da aplicação dessa técnica em um processo de manufatura, as atividades principais englobariam a obtenção de matérias-primas, fabricação, embalagem e distribuição. A capacitação de funcionários seria uma atividade de suporte, contribuindo para o sucesso das atividades principais. 

Por outro lado, a movimentação excessiva de materiais se configura como uma atividade que gera desperdício. Afinal, cada uma dessas movimentações requer recursos, como mão de obra, equipamentos e tempo. Logo, se esse deslocamento não contribui para o produto final, é apenas um custo desnecessário. 

Exemplo 5: automação de processos com ferramentas digitais

A automação de processos emerge como uma solução fundamental para otimizar operações empresariais na era da indústria 4.0. Atualmente, tecnologias digitais diversas oferecem a capacidade de automatizar tarefas repetitivas, minimizando erros manuais e aprimorando a eficiência organizacional e processos.

Um exemplo é o Software Zeev Workflow Low-Code, que possibilita que usuários criem e automatizem aplicações de processo sem exigir amplo conhecimento em programação. Com o Zeev, a concepção de fluxos de trabalho, automação de tarefas e monitoramento do progresso tornam-se acessíveis por meio de uma interface intuitiva e amigável.

Estudo de caso: Weir Minerals

A Weir Minerals, cliente operante em mais de 50 países, ilustra os impactos positivos dessa parceria. Apenas uma semana após a implementação da ferramenta, ela conseguiu mapear o processo de cotação, que foi automatizado em aproximadamente um mês. Isso permitiu à organização superar a complexidade inerente ao processo manual, resultando numa significativa redução do tempo médio do projeto de 30 para apenas 7 dias, representando uma diminuição de 77%. 

O mapeamento de processos se destaca como uma ferramenta valiosa para empresas que buscam otimizar operações, aprimorar a comunicação interna, identificar gargalos e garantir clareza visual aos seus processos. A prática é, portanto, a melhor aliada para organizações que visam a eficiência e o crescimento.

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