BackOffice: 5 motivos para você melhorar a gestão administrativa

Você já parou para pensar em quais motivos poderiam levar você a melhorar a gestão administrativa do BackOffice da sua empresa? E como eles beneficiariam toda a sua operação? Bom, neste artigo eu vou mostrar para você 5 motivos para melhorar a sua gestão administrativa! Vamos lá?

Antes de mais nada, você sabe realmente o que é BackOffice?

Para começarmos a entender melhor os motivos para melhorar a gestão administrativa do BackOffice primeiro precisamos entender, de fato, o conceito do termo BackOffice. E, para isso sugiro que você leia o artigo que eu escrevi aqui no blog sobre este tema.

• BackOffice: o que é e qual a importância para os negócios?

A rotina administrativa: dias corridos e cercados de muitas responsabilidades!

Como sabemos, o BackOffice possui muitas tarefas em sua rotina. Algumas delas são tarefas manuais, burocráticas e repetitivas! Porém, são extremamente necessárias para que os processos da empresa ocorram. 

Aí você deve estar se perguntando: ok, se essas tarefas são tão cruciais para o negócio, é possível modificá-las e torná-las mais “simples”?

E a minha resposta é: sim, isso não só é possível como bastante importante para tornar o negócio mais produtivo e diminuir falhas e gargalos. Pois melhorar a gestão administrativa do BackOffice facilita as atividades e também traz dados automatizados, que facilitam análises e tomadas de decisões. 

Conheça os 5 motivos para você melhorar a gestão administrativa do BackOffice

Agora que você já entendeu melhor sobre melhorar a gestão administrativa, vamos conhecer os 5 motivos que você deve levar em consideração na hora de decidir começar!

1. Redução e controle dos custos

Automatizar tarefas e fluxos de trabalho pode reduzir muito os custos operacionais da sua empresa. Isso porque, além das tarefas serem executadas em menor tempo, onerando menos o tempo do responsável por ela, as equipes conseguem otimizar os recursos, tendo um melhor controle nos custos operacionais.   

2. Otimização dos processos

Quando pensamos em melhorar a gestão administrativa logo nos vem a cabeça os processos lentos e manuais que estão presentes nas rotinas de muitas empresas. Otimizar os processos faz com que os times ganhem mais produtividade e rapidez nas entregas. Além disso, neste momento aparecem muitas oportunidades de melhoria. E, é nessa hora que elas podem acontecer! Os famosos Kaizens, olhar para os processos e entender o que pode ser melhorado para que eles sejam mais eficientes, realizando melhoria contínua dentro do seu time.  

3. Indicadores mais eficientes

Melhorar a gestão administrativa faz com que você tenha acesso a indicadores mais eficientes. Pois, quando se tem rotinas automatizadas e organizadas, você tem acesso mais rápido a números confiáveis que ajudam nas tomadas de decisão. Quando as tarefas e processos são feitos do “jeito antigo” e mais manual, a chance de perder informações é grande. E, com isso, os indicadores se tornam menos eficientes e acabam não sendo úteis para a empresa.

4. Redução de falhas

Atividades que não são automatizadas tem muito mais chance de erros e falhas. Isso porque, todos os seres humanos são passíveis de erros. Então, quando temos rotinas mais estruturadas e menos manuais essas chances diminuem. As atividades passam a ser sequenciais e com menor chance de erro. Além disso, os responsáveis pelas tarefas se sentem menos sobrecarregados, pois não precisam ficar tendo controles manuais de atividades e tarefas. 

5.Eliminação de burocracias

Sabemos que as atividades que envolvem o BackOffice são, na maioria das vezes, cercadas de burocracias e papéis para todos os lados. E que existe uma grande troca de e-mails para que as tarefas sejam realizadas! Por isso, ter as rotinas automatizadas e os fluxos de tarefas colocados em um software de automatização de processos ajuda muito na eliminação da burocracia dos times. Pois tudo passa a acontecer de forma sequencial e fluída!

Hora de começar!

Agora que você já conheceu quais são os 5 motivos para melhorar a gestão administrativa do BackOffice da sua empresa está na hora de começar. É muito importante que a rotina deste time seja mais produtiva e rápida, para que eles possam ter uma qualidade de entrega cada vez maior.

Então, convido você a ler um artigo que vai mostrar como é possível criar soluções e aplicativos de processo sem conhecimento técnico na área de TI. Acredito que ele pode ser o primeiro passo para a sua mudança e a do seu time!

• Como eu, que não sou de TI, criei soluções e aplicativos de processos?

Espero que tenham gostado, até mais!