Kanban: benefícios e desvantagens

O Kanban é um dos métodos de gestão de projetos ágil mais populares que existe. Sua simplicidade e flexibilidade atraem equipes que buscam otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade. No entanto, como toda ferramenta, o Kanban possui limitações e desafios que merecem atenção.

Este artigo oferece uma visão crítica e equilibrada do método, explorando em detalhes suas desvantagens e os riscos de uma implementação inadequada. Vamos lá?

Desvendando o Kanban

Originado na indústria automobilística japonesa na década de 1940, o Kanban se inspirou nos supermercados para criar um sistema visual de gestão de tarefas. Apesar disso, esse método é utilizado, até hoje, no controle e gestão dos fluxos de trabalhos das mais diferentes organizações.

“O Kanban é um sistema simples, mas poderoso, que pode ajudá-lo a fazer mais com menos. Ele pode ajudá-lo a se concentrar no que é importante, a eliminar o desperdício e a melhorar a sua produtividade.”

David Allen

Pilares Fundamentais:

Um dos principais pilares do Kanban são os quadros com colunas que representam diferentes etapas do fluxo de trabalho. Esses quadros têm o objetivo de organizar as atividades de acordo com seus respectivos status.

No Kanban também, há um limite de atividades em andamento, ou seja, um controle do número de tarefas simultâneas com a finalidade de evitar sobrecarga e, principalmente, gargalos nas equipes. Além disso, outros pilares fundamentais do Kanban são o fluxo contínuo e a melhoria contínua.

O primeiro é caracterizado pelas tarefas que fluem justamente pelas colunas do quadro à medida que são concluídas, priorizando a entrega rápida e constante. Enquanto a melhoria contínua foca na identificação e eliminação de desperdícios e na otimização do processo.

Mecânica do Kanban:

Como mencionado anteriormente, um dos principais mecanismos do Kanban são os quadros. Esses quadros são ferramentas visuais que acompanham o progresso das tarefas, geralmente divididos em colunas.

Outra mecânica característica do método Kanban são os cartões (ou “cards”, em inglês) que representam tarefas individuais e contêm informações relevantes como título, descrição, responsável e prazo, por exemplo.

Por fim, há ainda os fluxos de trabalhos que nada mais são do que a sequência de etapas pelas quais as tarefas passam até serem concluídas. Todos esses elementos citados anteriormente, juntos, formam o quadro Kanban.

Etapas do processo Kanban:

1. Definição do Fluxo de Trabalho: Identificação das etapas pelas quais as tarefas passarão.
2. Criação do Quadro Kanban: Implementação do quadro com colunas para cada etapa do fluxo de trabalho.
3. Limitação do WIP: Definição do número máximo de tarefas que podem estar em cada etapa.
4. Visualização do Trabalho: Exibição do status de cada tarefa no quadro Kanban.
5. Gerenciamento do Fluxo de Trabalho: Monitoramento do progresso das tarefas e ajuste do processo conforme necessário.

Os benefícios do Kanban

• Visibilidade Ampliada:
  • Compreensão clara do status de cada tarefa e do fluxo de trabalho como um todo.
  • Identificação rápida de gargalos e impedimentos.
  • Melhoria na comunicação e colaboração entre os membros da equipe.
• Flexibilidade Imbatível:
  • Adaptação rápida às mudanças de prioridades e demandas.
  • Priorização dinâmica das tarefas mais importantes.
  • Equilíbrio entre a carga de trabalho e a capacidade da equipe.
• Redução do Tempo de Ciclo:
  • Identificação e eliminação de gargalos que atrasam a entrega.
  • Foco na entrega frequente de valor ao cliente.
  • Aumento da produtividade e da eficiência da equipe.
• Gestão Simplificada de Projetos:
  • Ideal para projetos com etapas bem definidas e baixa complexidade.
  • Fácil de implementar e entender, ainda que para equipes iniciantes.
  • Promove a organização e a disciplina no processo de trabalho.

Desvantagens e desafios do Kanban: uma análise aprofundada

• Falta de Estrutura para Projetos Complexos:
  • Dificuldade em lidar com projetos multifacetados, interdepartamentais ou com muitas interdependências.
  • Falta de mecanismos para gerenciar tarefas com prazos, prioridades e recursos complexos.
  • Visão limitada do fluxo de trabalho geral, dificultando a tomada de decisões estratégicas.
• Risco de Sobrecarga de Trabalho:
  • Acúmulo excessivo de tarefas em “A Fazer” se o WIP não for bem definido.
  • Falta de controle sobre a entrada de novas tarefas, levando à sobrecarga da equipe.
  • Desmotivação e estresse entre os membros da equipe devido à pressão excessiva.
• Dependência da Colaboração Eficaz:
  • O sucesso do Kanban depende do compromisso e da disciplina de todos os membros da equipe.
  • Falta de comunicação, organização ou padronização pode comprometer a eficiência do método.
  • Dificuldade em lidar com membros da equipe não engajados ou resistentes à mudança.
• Complexidade e Confusão na Implementação:
  • Implementar o Kanban de forma eficaz exige mais do que simplesmente mover cartões em um quadro.
  • Treinamento e acompanhamento são essenciais para evitar erros e frustrações.
  • Dificuldade em adaptar o método às necessidades específicas da equipe ou da organização.
• Limitações na Visão e Gerenciamento Interdepartamental:
  • O Kanban oferece uma visão limitada do fluxo de trabalho entre diferentes departamentos.
  • Dificuldade em coordenar tarefas e recursos que cruzam fronteiras departamentais.
  • Falta de mecanismos para otimizar o fluxo de trabalho em toda a organização.
• Ineficiência para Tarefas Complexas e Interdependentes:
  • O Kanban não se adapta facilmente a tarefas com múltiplas etapas, interdependências e fluxos não lineares.
  • Dificuldade em rastrear o progresso de tarefas complexas e identificar gargalos.
  • Falta de suporte para atividades que exigem planejamento e coordenação sofisticados.

Superando as desvantagens do Kanban

• Definição Clara do Escopo e Complexidade do Projeto:
  • Avaliar se o Kanban é adequado para o projeto, considerando sua complexidade e interdependências.
  • Adaptar o método às necessidades específicas do projeto e da equipe.
  • Definir claramente o fluxo de trabalho e as etapas de cada tarefa.
• Gerenciamento Rigoroso do WIP:
  • Estabelecer limites de WIP de acordo com cada etapa do fluxo de trabalho.
  • Monitorar o WIP e ajustar os limites conforme necessário.
  • Priorizar tarefas com base na importância e urgência.
• Cultivar uma Cultura de Colaboração e Engajamento:
  • Criar um ambiente onde todos os membros da equipe se sintam responsáveis pelo sucesso do projeto.
  • Promover a comunicação aberta e transparente entre os membros da equipe.
  • Incentivar o feedback e a melhoria contínua.
• Treinamento e Capacitação Consistentes:
  • Treinar a equipe sobre os princípios e práticas do Kanban.
  • Fornecer suporte e orientação contínuos para garantir a implementação eficaz do método.
  • Realizar workshops e sessões de treinamento para reforçar o aprendizado.
• Considerar Ferramentas Complementares:
  • Utilizar ferramentas de automação para auxiliar na gestão do fluxo de trabalho.
  • Integrar o Kanban com outras ferramentas de gestão de projetos, como software de rastreamento de bugs.
  • Adotar ferramentas de análise de dados para identificar gargalos e oportunidades de melhoria.

Quando o Kanban não é a solução ideal: alternativa para considerar

Antes de mais nada, é importante explicarmos a diferença entre um projeto e um processo. Basicamente, projeto é um esforço temporário para atingir um resultado exclusivo, um serviço ou criar um produto. Ele tem um início, um meio e um fim. É uma atividade com o escopo definido para atingir um determinada entrega.

Por outro lado, os processos são as atividades ou conjunto de atividades que está estruturado para entregar um produto ou um serviço. Essas atividades têm um ciclo, acontecem sempre. Só para exemplificar, os processos internos contínuos e repetitivos de uma empresa são um bom exemplo do que é um processo.

Portanto, para gestão de projetos, o Kanban é uma excelente ferramenta. Entretanto, para gestão de processos interdepartamentais ou com fluxos de trabalho não lineares, o Kanban não é a ferramenta adequada. Nesse sentido, a melhor solução é considerar, como alternativa, ferramentas de gestão de processos de negócios (BPM).

Business Process Management (BPM) é uma abordagem sistemática com a finalidade de melhorar os processos de negócios de uma organização. Ao implementar iniciativas de BPM, as empresas passam a ter uma visão geral dos processos de negócios, permitindo a identificação de áreas de melhoria, otimização de fluxos de trabalho, aumento da produtividade, redução de riscos de conformidade, eliminação de desperdícios e muito mais.

Mas, como implementá-la? Para isso, precisamos introduzir você ao termo BPMS.

Business Process Management System (BPMS)

Aqui, começaremos a falar sobre a tecnologia (ou seja, o “como”). Business Process Management System (BPMS) é a ferramenta que permite a automatização da gestão de processos, isto é, permite mapear, executar e monitorar processos intra e interfuncionais com foco na transformação do negócio e na melhoria contínua.

Mais do que o Kanban, com o BPMS você consegue interligar áreas, departamentos e automatizar atividades rotineiras. Isto é, fluxos de trabalho que duravam cinco dias, podem passar a durar dois, por exemplo.

Um BPMS, como o Zeev, por exemplo, pode ser aplicado a uma grande variedade de empresas, de diferentes setores, tamanhos e complexidades, determinando o real papel de cada colaborador durante as etapas das atividades e os fluxos de trabalho de maneira simples, intuitiva e rápida.

Ademais, com o Zeev, não é necessário conhecimento em programação ou codificação extensa, você faz tudo isso com liberdade e autonomia.

Princípios fundamentais do Kanban

Para adotar o processo Kanban, é crucial seguir seis práticas, que promovem a melhoria contínua e o crescimento incremental, elementos centrais da estrutura Kanban.

Visualize o trabalho

Uma das principais vantagens do Kanban é a capacidade de visualizar o trabalho em andamento através de um quadro Kanban. Cada tarefa é representada por um cartão que se move da coluna “A Fazer” até a coluna “Concluído”, passando pelos estágios intermediários do processo – que podem ser definidos de acordo com as necessidades da sua equipe ou organização. Dessa maneira, isso permite uma visão clara e em tempo real do progresso das tarefas, facilitando a identificação de gargalos e a gestão eficiente do fluxo de trabalho.

Limite os trabalhos em andamento

Como uma metodologia ágil, o Kanban valoriza a entrega rápida e contínua. Para evitar que tarefas fiquem paradas na coluna “Em Andamento”, é importante limitar a quantidade de trabalhos em progresso simultaneamente. Embora não haja uma regra fixa sobre o número ideal de tarefas, a equipe deve ser incentivada a focar em completar tarefas específicas antes de iniciar novas, minimizando o “multitasking” e aumentando a eficiência. Aqui no time de marketing do Zeev, por exemplo, limitados as colunas “Parcialmente feito” e “Aguardando terceiro” em, no máximo, 2 trabalhos simultâneos.

Faça a gestão do fluxo

Para otimizar o fluxo de trabalho, é fundamental gerenciar e aprimorar constantemente o movimento das tarefas dentro do quadro Kanban. Isso reduz o tempo de ciclo, que é o período entre o início e a conclusão de uma tarefa. Uma gestão eficaz do fluxo assegura que as tarefas sejam entregues ou que novos produtos sejam lançados enquanto ainda são relevantes para o mercado .

Esclareça as políticas e diretrizes

No ambiente dinâmico do Kanban, é crucial que todas as políticas sejam claramente estabelecidas e comunicadas. Essas políticas orientam a implementação da metodologia Kanban e devem ser compreendidas por todos os membros da equipe. Além disso, todos devem ser encorajados a contribuir e inovar nas políticas, alinhando-se ao princípio de liderança em todos os níveis .

Implemente ciclos de feedback

O feedback é um componente vital no Kanban e deve ser obtido tanto dos clientes quanto da equipe. No caso da equipe, por exemplo, o feedback deve ser sobre a utilização da estrutura Kanban, avaliando o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado. Isso promove a liderança em todos os níveis e a evolução contínua das políticas de processos .

Aprimore continuamente

O Kanban enfatiza o aprimoramento contínuo, incentivando a colaboração e a experimentação. Isso significa, portanto, que a equipe deve estar aberta a integrar outras metodologias, como o Scrum, e a adaptar os processos conforme necessário. A colaboração e a experimentação são fundamentais para a evolução e a eficiência dos processos .

Conclusões

O Kanban é uma ferramenta poderosa para otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade. No entanto, é importante ter uma visão realista de suas limitações e desafios. Avalie cuidadosamente as características do seu projeto e da sua equipe antes de adotar o Kanban e, sobretudo, considere alternativas se o Kanban não se encaixar nas suas necessidades.

Lembre-se:

• O Kanban é mais eficaz para projetos com etapas bem definidas e baixa complexidade.
• O sucesso do Kanban depende da colaboração e do engajamento de toda a equipe.
• Treinamento recorrente e acompanhamento são essenciais para evitar erros e frustrações.

O Kanban não é a solução ideal para:

• Processos complexos com muitas interdependências.
• Fluxos de trabalho não lineares.
• Situações que demandam uma visão abrangente do fluxo de trabalho interdepartamental.
• Uma visão de processos mais completa e recorrente.

O melhor jeito de identificar a maturidade dos seus processos é testando! Faça o nosso QUIZ de maturidade de processos e identifique as oportunidades de melhoria.