Organizador de tarefas: 4 ferramentas que podem ajudar você

Um organizador de tarefas nada mais é do que uma ferramenta onde é possível listar seus afazeres e definir quais são as prioridades que precisam ser realizadas. Então, se você não consegue se organizar, você precisa de um organizador de tarefas e um planejamento que lhe dê uma mão. Neste artigo vou trazer 4 dicas de aplicativos que fazem isso e podem ajudar você a resolver o seu problema! 

O que é uma tarefa?

Bom, antes de mais nada vamos começar definindo o que é uma tarefa. De acordo com o CBOK 4.0 uma tarefa pode ser definida como os passos ou ações realizadas para executar uma parte específica do trabalho. Como por exemplo:

• Dar entrada na informação de um pedido em algum sistema;
• Registrar um paciente em um hospital;
• Realizar pagamento de fornecedores;
• Cadastrar novos clientes;
• Enviar um e-mail;
• Etc.

Além disso, uma tarefa pode ou não ser automatizada!

A importância de um organizador de tarefas 

Você tem problemas para gerenciar seu tempo corretamente? Você se sente sobrecarregado com a pilha de coisas pendentes que estão se acumulando em sua mente e passa o dia desejando ter mais tempo? 

Pois bem. Hoje, nosso ritmo de vida é agitado e a maioria de nós tem que fazer malabarismos para conseguir dar conta de tudo. Organizar a maratona de atividades é praticamente uma missão impossível! Precisamos conciliar o nosso trabalho, nossos compromissos sociais, tarefas pessoais e outras muitas atividades.

Por isso é difícil ter tudo na cabeça e não esquecer nada. Ainda mais se a sua agenda é complexa e apertada! A melhor coisa que você pode fazer para organizar seu dia a dia adequadamente é usar a tecnologia ao seu favor e aderir à uma ferramenta de planejamento. 

Atualmente temos à nossa disposição inúmeras plataformas que são de grande ajuda para gerenciar nossos projetos, tarefas, listas e calendários. E ter tudo bem estruturado nos ajuda muito a sermos mais produtivos. 

Que tal começar organizando uma lista de tarefas para testar?

Esquecer compromissos importantes, sentir-se sobrecarregado, perder tempo com coisas sem importância indicam que você não está conseguindo organizar as suas tarefas de forma eficiente. Sabemos que hoje já existe uma grande variedade de técnicas e estratégias que podem ajudá-lo a manter uma melhor organização na sua rotina diária.

O que você acha de começar organizando duas atividades do dia a dia em uma lista?
Uma lista de tarefas é algo que todos podem usar e nada mais é do que anotar em algum lugar todas as ideias ou atividades que você precisa realizar. O conceito básico por trás disso é muito simples: nós não somos capazes de armazenar absolutamente tudo o que precisamos lembrar, então precisamos de um meio externo para despejar toda essa informação (física ou digital). 

Conheça 4 ferramentas que podem ajudar você a organizar as suas tarefas no seu dia a dia: 

Para ajudar você a ter uma melhor organização das suas tarefas, listei aqui 4 sugestões que podem ajudar na sua rotina! Veja só:  

1-Microsoft To Do  

É o agendador de tarefas da Microsoft. Ele está disponível gratuitamente para iOS e Android e é um dos melhores organizadores de tarefas que você pode instalar no seu celular. Além disso, também possui um aplicativo para Windows e Mac, para que você possa aproveitar suas funções em todos os seus dispositivos. 

• Microsoft To Do permite criar listas e subtarefas para gerenciar suas atividades.
• Integra-se com Outlook para sincronizar tarefas e e-mails marcados.
• Disponível em Android, iOS, Windows e web para acesso sincronizado de qualquer lugar.

É uma ferramenta muito poderosa e completa com a qual você pode organizar seu dia e seus projetos de maneira simples e confortável. Na aba Meu dia você encontrará um planejador personalizado onde é muito fácil adicionar novas tarefas e focar no que você tem que fazer a cada dia. Na aba Planejado você pode adicionar tarefas para depois, com lembretes e prazos.  

2- Trello 

O Trello é uma ferramenta muito popular para organizar tarefas em equipe, mas também é um planejador pessoal interessante que o ajudará a gerenciar seu dia a dia de maneira confortável e simples. Você também pode baixá-lo gratuitamente em iOS e Android e ele possui uma versão para navegador. 

• Trello usa quadros e cartões para organizar projetos.
• Cartões permitem comentários, anexos e checklists.
• Disponível para Android, iOS e computador; projetos podem ser compartilhados.

Esta plataforma permite que você crie quadros, que são adequados para organizar projetos, pois você pode criar várias colunas com listas de tarefas. Nestes quadros você pode criar quantos cartões você quiser para ter uma visão global e estruturada. Esse conceito segue a metodologia kanban, que serve para visualizar o trabalho, evitar o acúmulo de pendências e maximizar a eficiência.  

3-Todoist 

O próximo aplicativo que queremos mostrar para você é o Todoist, um dos mais populares. É um planejador inteligente usado por mais de 20 milhões de pessoas em todo o mundo e fez parte da lista de aplicativos do Editor’s Choice do Google. Pode ser usado gratuitamente em iOS e Android, possui versão web, extensões de navegador, aplicativos de desktop e versões para wearables, para que o acompanhe em todos os seus dispositivos. 

• Todoist pode ser usado no mobile, desktop ou navegador com extensão.
• Permite planejar o dia, adicionar lembretes, criar listas de projetos e colaborar em tarefas.
• Inclui um rastreador de hábitos diários para ajudar a cumprir metas pessoais.

Todoist é um organizador de tarefas que permite criar tarefas em apenas alguns cliques e se destaca principalmente por suas possibilidades de organização. Você tem a opção de criar projetos diferenciados para atribuir tarefas específicas a eles, e pode configurá-los em formato de lista ou painel, o que for mais útil para você.  

4- Evernote 

Criado sob o conceito principal de “domine seu trabalho, organize sua vida”, o Evernote é um aplicativo que permite trabalhar de qualquer lugar, sincronizando suas notas para que possam estar disponíveis em todos os dispositivos que você estiver usando. Também oferece a opção de adicionar imagens, áudios, arquivos digitalizados e outros documentos.

• Evernote funciona como um bloco de notas digital acessível de qualquer lugar.
• Permite criar lembretes, digitalizar recibos e documentos importantes.
• A versão gratuita tem limitações de espaço e funções.

Dica bônus: ferramenta para automatizar processos empresariais

Eu já apresentei para você 4 ferramentas de organização de tarefas para uso pessoal. Agora eu quero te apresentar uma ferramenta para automatização de processos empresariais. Esta ferramenta irá automatizar os seus processos e ajudar na organização do fluxo de atividades da sua empresa. Veja só:

Zeev 

Diferente das demais opções que citei anteriormente, o Zeev é uma ferramenta de automatização de processos, que permite que você automatize seus fluxos de trabalho.

Ou seja, as tarefas, depois de automatizadas, serão disparadas de forma automática! Além disso ele tem controle de prazos e responsáveis. Ele elimina a comunicação de tarefas por e-mails e centraliza todas elas no mesmo local. Assim evitando o desperdício de tempo e foco nas atividades.  

Vamos começar?

Agora que você já tem em mãos dicas de aplicativos que ajudam na organização das suas tarefas, que tal começar?!

Tenho certeza de que você irá sentir a diferença na sua produtividade e também na sua carga mental. Pois, algumas vezes temos a sensação de estarmos sobrecarregados e com falta de tempo, mas é apenas falta de organização! Pense nisso.