ERP: O que é, melhores opções e quando implementar

O Enterprise Resource Planning (ERP) é um sistema de gestão que oferece um acesso integrado e seguro às informações de uma empresa. Com os dados coletados pelo software, é viável realizar análises detalhadas para identificar estratégias que ajudem a diminuir despesas e melhorar a eficiência operacional.

Segundo Relatório ERP 2022 da Panorama Consulting, 65% das empresas entrevistadas já usam um sistema de gestão integrado. E a tendência de acordo com a McKinsey, é que a adoção do ERP se torne ainda mais comum, já que a cultura data driven será determinante até 2025.

Mas antes, o que é um ERP?

O ERP, também conhecido como Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais, é um sistema de gestão empresarial integrado. É um tipo de software que as organizações utilizam para gerenciar suas atividades diárias de negócios e centralizar as informações de maneira integrada.

O principal objetivo de um sistema ERP é melhorar a eficiência e a eficácia das operações empresariais. Um sistema ERP integra várias funções empresariais em um único sistema unificado. Isso inclui áreas como finanças, contabilidade, recursos humanos, gestão de estoque, compras, vendas, produção, entre outras.

Ao integrar essas funções, as organizações podem melhorar a comunicação entre os diferentes departamentos e obter uma visão mais holística de suas operações.

Com a tecnologia, líderes de negócio podem:

• Imprimir relatórios;
• Armazenar dados;
• Acessar gráficos e indicadores de desempenho (KPIs);
• Utilizar módulos e funcionalidades, como gestão financeira, gestão de estoque, gestão de compras, gestão de vendas, entre outros.

Quais são os benefícios do sistema de gestão integrado?

O que torna a tecnologia do ERP tão interessante para as empresas é sua capacidade de unificar as informações. 

Os departamentos e as pessoas não precisam mais atuar de forma descentralizada. Todos podem acessar o sistema para desempenhar suas funções em um só lugar e acompanhar, em tempo real, como está a performance de outros setores.

Isso elimina a margem de erros e ações equivocadas por ausência de dados. O setor de compras, por exemplo, pode avaliar as informações do inventário de estoque antes mesmo de fazer novos pedidos. 

Já o setor financeiro, pode monitorar as movimentações da área comercial para certificar que haverá entrada de recursos para executar futuros pagamentos. 

Mas a unificação das informações está longe de ser o único benefício da solução. Existem outras vantagens que também merecem destaque. São elas:

• Escalabilidade: como a tecnologia permite que você consiga controlar e centralizar informações conforme o seu crescimento, mantendo uma gestão eficiente.
• Redução de custos: ao concentrar as operações em um único ambiente, a empresa elimina a necessidade de investir em vários sistemas e gastar recursos valiosos com manutenção de TI. Além disso, pode reduzir os custos decorrentes de retrabalhos e erros humanos;
• Tomada de decisão embasada: a capacidade de acessar relatórios, gráficos e indicadores de desempenho (KPIs) proporcionam uma visão data-driven (baseada em dados) sobre as operações. Isso contribui para que líderes elaborem estratégias e tomem decisões mais acertadas.

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Melhores opções de ERP no mercado

Existem muitas opções de ERP disponíveis. Abaixo, elaboramos uma lista com os melhores softwares de gestão, considerando suas características e funcionalidades.

1. CIGAM

A CIGAM oferece soluções de ERP, CRM, BI, RH, PDV e MOBILE. Seu sistema de gestão integrado é baseado na tecnologia Low-Code, que permite a integração de diversas aplicações em tempo real. 

A ferramenta atende a diversos segmentos de mercado e se destaca pela personalização de funcionalidades, de acordo com as necessidades de negócio.

2. Nomus

A Nomus se destaca com o sistema Nomus ERP Industrial, voltado para pequenas e médias indústrias. 

O software é especializado em atender os principais setores das fábricas, desde engenharia de produtos até custos e qualidade. Possui um dashboard intuitivo para facilitar a tomada de decisões e uma plataforma de aprendizado para implantação ágil.

3. Omie

A Omie é especializada em auxiliar pequenas e médias empresas na gestão financeira. Seu sistema de gestão integrado abrange desde emissão de notas fiscais até o gerenciamento de vendas e CRM. 

Além disso, a Omie oferece integração com outras ferramentas e possui uma loja com mais de 35 aplicativos para aprimorar a gestão.

4. Oracle

A Oracle, fundada em 1977, é uma gigante no mercado de bancos de dados e oferece uma gama de soluções em nuvem. A partir da Oracle Cloud Infrastructure, por exemplo, as empresas podem alcançar alta performance e visibilidade de dados, além de acessar recursos avançados de análise, processamento e detecção de anomalias.

5. Senior Sistemas

A Senior Sistemas é uma referência em tecnologia para gestão empresarial, logística e gestão de pessoas. Sua plataforma oferece um controle financeiro abrangente, incluindo fluxo de caixa e visibilidade dos resultados. 

Outro ponto interessante da ferramenta é que ela utiliza Inteligência Artificial para melhorar a experiência do usuário.

6. TOTVS Protheus

Com mais de 20 anos de experiência, o sistema TOTVS Protheus simplifica processos e reduz burocracias no ambiente de trabalho. Ele se destaca pela integração entre áreas, reunindo dados de diferentes departamentos em uma única plataforma. 

Além disso, o sistema TOTVS adapta-se às normas tributárias de todos os estados brasileiros e oferece recursos avançados, como Business Intelligence, Analytics e Inteligência Artificial. 

Características do ERP ideal

O ERP ideal é aquele que atende a todas as necessidades de negócio. Assim sendo, precisa entregar módulos, como vendas, finanças, estoque, compras, RH, produção e logística, além de oferecer boa usabilidade e ser de fácil implementação.  Veja as principais características de um ERP ideal:

Integração Completa: O sistema deve ser capaz de integrar todos os departamentos e funções da empresa, desde recursos humanos até gestão financeira e logística, permitindo uma comunicação fluente e acesso fácil a dados em tempo real.

Flexibilidade e Escalabilidade: O ERP deve ser flexível o suficiente para se adaptar às mudanças e crescimento da empresa. Isso inclui a capacidade de suportar novos processos, usuários e aumentar o volume de dados sem perder eficiência.

Interface Amigável: Deve possuir uma interface de usuário intuitiva e fácil de usar para facilitar a adaptação dos funcionários e reduzir a curva de aprendizado, aumentando assim a produtividade geral.

Suporte à Tomada de Decisão: O ERP ideal deve oferecer ferramentas avançadas de análise de dados e geração de relatórios, que ajudem os gestores a tomar decisões informadas baseadas em dados concretos e precisos.

Conformidade e Segurança: Deve garantir a conformidade com as regulamentações do setor e oferecer recursos robustos de segurança para proteger os dados contra acessos não autorizados e outras ameaças cibernéticas.

Quando implementar um ERP

Segundo o Sebrae, a taxa de sobrevivência das empresas brasileiras ainda é muito baixa e os motivos para isso estão atrelados à falta de planejamento e gestão. 

Nesse sentido, é possível constatar que o melhor momento para uma empresa investir em um ERP é quando a mesma percebe que existem gargalos que a impedem de construir um bom plano. Ou, limitam o controle sobre suas operações.

Outros elementos que indicam o momento ideal de investir em um ERP, são: 

• Dificuldade em controlar estoques e finanças;
• Assistir ao crescimento desacelerado dos negócios. 

A empresa que não possui registros atualizados ou não consegue acompanhar as entradas e saídas, precisa buscar na tecnologia um aliado para solucionar esses problemas.

E se perceber que o concorrente está acelerando enquanto seu avanço está estagnado, precisa modernizar processos a partir da solução para diminuir o tempo de resposta.

Exemplo de como o ERP potencializa um negócio

Para compreender os impactos positivos que um sistema de gestão ERP pode trazer para os negócios, veja o exemplo que preparamos:

Imagine que você é gerente de uma indústria de calçados e acabou de implementar a tecnologia. A partir da solução, será possível otimizar toda a cadeia de suprimentos e a logística de entregas porque todos os departamentos estão sincronizados. 

Ao receber o pedido de um cliente, por exemplo, a informação será direcionada para o setor de estoque. Esse, por sua vez, começará a separar os produtos e encaminhar o lote para o transporte que fará as entregas. 

Se esse pedido zerou o número de itens estocados, o setor de produção receberá a notificação de que é preciso produzir novas peças. E se chegar a faltar matérias-primas para fabricação, o setor de compras conseguirá fazer o levantamento dos insumos necessários e realizar uma nova aquisição.  

Tudo é integrado com o ERP. As pessoas e os departamentos trocam informações entre si, permitindo que a indústria elimine todas as incidências de erros que prejudicam a execução das tarefas.

Estratégias importantes ao implementar o ERP

Após compreender que o ERP potencializa as operações da empresa, você provavelmente vai querer implementar a tecnologia no seu próprio negócio, certo?

Assim, será preciso adotar algumas ações importantes para assegurar que a implementação do software seja realmente um sucesso. 

Abaixo, confira todas as estratégias:

1) Definição das necessidades de negócio

Atualmente, quais são os gargalos que impedem sua empresa de se tornar referência? Os processos internos são lentos? Existem muitas perdas de estoque? Falta fluxo de caixa para pagar as contas ou fazer investimentos? Não existem informações confiáveis para tomar decisões?

Em primeiro lugar, é preciso compreender as dores que o negócio enfrenta para saber quais funcionalidades a tecnologia precisa ter para ajudar a solucionar esses gargalos. 

2) Construção do planejamento

Identificado todas as necessidades? Então é momento de montar um planejamento estratégico. Nesse plano você deve inserir todas as expectativas sobre a solução, como funcionará seu uso, quais pessoas devem utilizar e como deverá ocorrer a implementação.

Ter tudo detalhado é importante para compreender qual o tempo necessário para implementar a solução e quais colaboradores deverão ser treinados para usar a tecnologia. Assim também, em qual prazo de tempo a empresa espera ter retorno sobre o investimento.

3) Envolvimento de toda a equipe

Uma das coisas que mais afetam o potencial do ERP é a resistência da equipe ao usar a solução. Afinal, se os times não estiverem envolvidos com a tecnologia, ou dispostos a inseri-la na rotina, o investimento não vai trazer o retorno esperado. 

Por isso, além de apontar as necessidades de negócio e fazer um plano, os líderes precisam garantir que cada um dos integrantes esteja disposto a abraçar a transformação digital. E claro, fazer bom uso do software. 

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4) Aplicação de treinamentos

Assim que a equipe estiver totalmente envolvida e determinada a usar a solução, é preciso que os líderes assegurem o uso correto da ferramenta. 

Por se tratar de uma tecnologia, o ERP possui novas funcionalidades que requerem conhecimento por parte de todos os usuários. Se ignorarem isso, pode ser que eventualmente os mesmos se sintam perdidos com a solução e se tornem resistentes.

Uma das melhores formas de assegurar o bom uso do ERP é a partir de treinamentos. 

Se não puder paralisar todas as operações para aplicar um treino em grupo, selecione pequenos times para que possam aprender, enquanto os demais colegas realizam as atividades. 

5) Garantir segurança na migração de dados

Outro ação importante ao implementar o ERP é garantir a segurança na migração de dados. 

A empresa precisa que essa operação seja realizada corretamente e no menor tempo possível, para que os usuários tenham acesso a todas as informações, e os mesmos consigam desempenhar suas atividades normalmente.

Mas agilidade em fazer a migração não significa que a prática deva ser realizada de qualquer forma. É preciso definir quais informações serão transmitidas para o software, como será feita a transferência e quais profissionais serão encarregados pelo procedimento. 

Além disso, deve-se fazer um backup de todos os dados para assegurar que as informações estarão seguras no caso de qualquer problema.  

O ERP é suficiente para obter eficiência nos processos?

Empresas que quiserem usar apenas o ERP podem obter eficiência nos processos, mas vale dizer que é possível potencializar ainda mais as operações quando a solução é integrada a outras ferramentas inovadoras. 

O Zeev, por exemplo, é uma plataforma BPMS (Business Process Management System) que automatiza o gerenciamento de processos de negócio. A solução conecta pessoas e departamentos, contribuindo para a empresa desenvolver a sua independência operacional sem depender da TI. 

A tecnologia precisa ter módulos e funcionalidades que realmente atendam às necessidades de negócio. Além disso, os colaboradores precisam estar dispostos a aprender e fazer bom uso do software, e os líderes precisam construir um planejamento para assegurar uma implementação tranquila.