Kanban: benefícios e desvantagens

O Kanban é um dos métodos de gestão de projetos ágil mais populares que existe. Sua simplicidade e flexibilidade atraem equipes que buscam otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade. No entanto, como toda ferramenta, o Kanban possui limitações e desafios que merecem atenção.

Este artigo oferece uma visão crítica e equilibrada do método, explorando em detalhes suas desvantagens e os riscos de uma implementação inadequada. Vamos lá?

Desvendando o Kanban

Originado na indústria automobilística japonesa na década de 1940, o Kanban se inspirou nos supermercados para criar um sistema visual de gestão de tarefas. Apesar disso, esse método é utilizado, até hoje, no controle e gestão dos fluxos de trabalhos das mais diferentes organizações.

“O Kanban é um sistema simples, mas poderoso, que pode ajudá-lo a fazer mais com menos. Ele pode ajudá-lo a se concentrar no que é importante, a eliminar o desperdício e a melhorar a sua produtividade.”

David Allen

Pilares Fundamentais:

Um dos principais pilares do Kanban são os quadros com colunas que representam diferentes etapas do fluxo de trabalho. Esses quadros têm o objetivo de organizar as atividades de acordo com seus respectivos status.

No Kanban também, há um limite de atividades em andamento, ou seja, um controle do número de tarefas simultâneas com a finalidade de evitar sobrecarga e, principalmente, gargalos nas equipes. Além disso, outros pilares fundamentais do Kanban são o fluxo contínuo e a melhoria contínua.

O primeiro é caracterizado pelas tarefas que fluem justamente pelas colunas do quadro à medida que são concluídas, priorizando a entrega rápida e constante. Enquanto a melhoria contínua foca na identificação e eliminação de desperdícios e na otimização do processo.

Mecânica do Kanban:

Como mencionado anteriormente, um dos principais mecanismos do Kanban são os quadros. Esses quadros são ferramentas visuais que acompanham o progresso das tarefas, geralmente divididos em colunas.

Outra mecânica característica do método Kanban são os cartões (ou “cards”, em inglês) que representam tarefas individuais e contêm informações relevantes como título, descrição, responsável e prazo, por exemplo.

Por fim, há ainda os fluxos de trabalhos que não mais são do que a sequência de etapas pelas quais as tarefas passam até serem concluídas.

Etapas do processo Kanban:

1. Definição do Fluxo de Trabalho: Identificação das etapas pelas quais as tarefas passarão.
2. Criação do Quadro Kanban: Implementação do quadro com colunas para cada etapa do fluxo de trabalho.
3. Limitação do WIP: Definição do número máximo de tarefas que podem estar em cada etapa.
4. Visualização do Trabalho: Exibição do status de cada tarefa no quadro Kanban.
5. Gerenciamento do Fluxo de Trabalho: Monitoramento do progresso das tarefas e ajuste do processo conforme necessário.

Os benefícios do Kanban

• Visibilidade Ampliada:
  • Compreensão clara do status de cada tarefa e do fluxo de trabalho como um todo.
  • Identificação rápida de gargalos e impedimentos.
  • Melhoria na comunicação e colaboração entre os membros da equipe.
• Flexibilidade Imbatível:
  • Adaptação rápida às mudanças de prioridades e demandas.
  • Priorização dinâmica das tarefas mais importantes.
  • Equilíbrio entre a carga de trabalho e a capacidade da equipe.
• Redução do Tempo de Ciclo:
  • Identificação e eliminação de gargalos que atrasam a entrega.
  • Foco na entrega frequente de valor ao cliente.
  • Aumento da produtividade e da eficiência da equipe.
• Gestão Simplificada de Projetos:
  • Ideal para projetos com etapas bem definidas e baixa complexidade.
  • Fácil de implementar e entender, ainda que para equipes iniciantes.
  • Promove a organização e a disciplina no processo de trabalho.

Desvantagens e desafios do Kanban: uma análise aprofundada

• Falta de Estrutura para Projetos Complexos:
  • Dificuldade em lidar com projetos multifacetados, interdepartamentais ou com muitas interdependências.
  • Falta de mecanismos para gerenciar tarefas com prazos, prioridades e recursos complexos.
  • Visão limitada do fluxo de trabalho geral, dificultando a tomada de decisões estratégicas.
• Risco de Sobrecarga de Trabalho:
  • Acúmulo excessivo de tarefas em “A Fazer” se o WIP não for bem definido.
  • Falta de controle sobre a entrada de novas tarefas, levando à sobrecarga da equipe.
  • Desmotivação e estresse entre os membros da equipe devido à pressão excessiva.
• Dependência da Colaboração Eficaz:
  • O sucesso do Kanban depende do compromisso e da disciplina de todos os membros da equipe.
  • Falta de comunicação, organização ou padronização pode comprometer a eficiência do método.
  • Dificuldade em lidar com membros da equipe não engajados ou resistentes à mudança.
• Complexidade e Confusão na Implementação:
  • Implementar o Kanban de forma eficaz exige mais do que simplesmente mover cartões em um quadro.
  • Treinamento e acompanhamento são essenciais para evitar erros e frustrações.
  • Dificuldade em adaptar o método às necessidades específicas da equipe ou da organização.
• Limitações na Visão e Gerenciamento Interdepartamental:
  • O Kanban oferece uma visão limitada do fluxo de trabalho entre diferentes departamentos.
  • Dificuldade em coordenar tarefas e recursos que cruzam fronteiras departamentais.
  • Falta de mecanismos para otimizar o fluxo de trabalho em toda a organização.
• Ineficiência para Tarefas Complexas e Interdependentes:
  • O Kanban não se adapta facilmente a tarefas com múltiplas etapas, interdependências e fluxos não lineares.
  • Dificuldade em rastrear o progresso de tarefas complexas e identificar gargalos.
  • Falta de suporte para atividades que exigem planejamento e coordenação sofisticados.

Superando as desvantagens do Kanban

• Definição Clara do Escopo e Complexidade do Projeto:
  • Avaliar se o Kanban é adequado para o projeto, considerando sua complexidade e interdependências.
  • Adaptar o método às necessidades específicas do projeto e da equipe.
  • Definir claramente o fluxo de trabalho e as etapas de cada tarefa.
• Gerenciamento Rigoroso do WIP:
  • Estabelecer limites de WIP de acordo com cada etapa do fluxo de trabalho.
  • Monitorar o WIP e ajustar os limites conforme necessário.
  • Priorizar tarefas com base na importância e urgência.
• Cultivar uma Cultura de Colaboração e Engajamento:
  • Criar um ambiente onde todos os membros da equipe se sintam responsáveis pelo sucesso do projeto.
  • Promover a comunicação aberta e transparente entre os membros da equipe.
  • Incentivar o feedback e a melhoria contínua.
• Treinamento e Capacitação Consistentes:
  • Treinar a equipe sobre os princípios e práticas do Kanban.
  • Fornecer suporte e orientação contínuos para garantir a implementação eficaz do método.
  • Realizar workshops e sessões de treinamento para reforçar o aprendizado.
• Considerar Ferramentas Complementares:
  • Utilizar ferramentas de automação para auxiliar na gestão do fluxo de trabalho.
  • Integrar o Kanban com outras ferramentas de gestão de projetos, como software de rastreamento de bugs.
  • Adotar ferramentas de análise de dados para identificar gargalos e oportunidades de melhoria.

Quando o Kanban não é a solução ideal: alternativa para considerar

Para projetos complexos, interdepartamentais ou com fluxos de trabalho não lineares, o Kanban pode não ser a melhor ferramenta para o trabalho. Portanto, neste caso, a melhor solução é considerar, como alternativa, uma gestão de processos de negócios (BPM).

Business Process Management (BPM) é uma abordagem sistemática com a finalidade de melhorar os processos de negócios de uma organização. Ao implementar iniciativas de BPM, as empresas passam a ter uma visão geral dos processos de negócios, permitindo a identificação de áreas de melhoria, otimização de fluxos de trabalho, aumento da produtividade, redução de riscos de conformidade, eliminação de desperdícios e muito mais.

Mas, como implementá-la? Para isso, precisamos introduzir você ao termo BPMS.

Business Process Management System (BPMS)

Aqui, começaremos a falar sobre a tecnologia (ou seja, o “como”). Business Process Management System (BPMS) é a ferramenta que permite a automatização da gestão de processos, isto é, permite mapear, executar e monitorar processos intra e interfuncionais com foco na transformação do negócio e na melhoria contínua.

Mais do que o Kanban, com o BPMS você consegue interligar áreas, departamentos e automatizar atividades rotineiras. Isto é, fluxos de trabalho que duravam cinco dias, podem passar a durar dois, por exemplo.

Um BPMS, como o Zeev, por exemplo, pode ser aplicado a uma grande variedade de empresas, de diferentes setores, tamanhos e complexidades, determinando o real papel de cada colaborador durante as etapas das atividades e os fluxos de trabalho de maneira simples, intuitiva e rápida.

Ademais, com o Zeev, não é necessário conhecimento em programação ou codificação extensa, você faz tudo isso com liberdade e autonomia.

Modelagem de processos dentro do Zeev

1) Criação do processo uma única vez e ele estará salvo para sempre, automatizado, mesmo que seja de tipo complexo e interdepartamental:

2) Processos criados e com todas as etapas automatizadas:

3) Lista de tarefas para o responsável:

Estudos de casos reais

Vamos sair um pouco da teoria e ir para a prática com case reais de empresas de diferentes segmentos que enfrentaram desafios com gestão de tarefas e processos e tiveram um grande salto de otimização ao adotar um BPMS.

Blue3 Investimentos

Antes da implementação de um BPMS, a Blue3 Investimentos, conhecida assessoria de investimentos brasileira associada à XP Investimentos, enfrentava diversos problemas internos operacionais, bem como atividades manuais e repetitivas, informações perdidas entre diversos canais, ausência de indicadores de performance, pouca interação entre pessoas e muito mais.

Diante desse cenário, a Blue3 Investimentos iniciou uma busca por uma solução que pudesse automatizar os fluxos de trabalho. A resposta para o problema foi o Zeev!

Com a implementação do Zeev, a Blue3 Investimento alcançou como resultado:

• +100 aplicativos de processos automatizados e publicados
• +700 usuários ativos
• +19 mil solicitações

Sympla

A Sympla é uma startup brasileira de tecnologia, líder no ramo de venda de tickets e gestão de eventos na internet. A Sympla enfrentava dores internas como o uso disperso de ferramentas, falta de conformidade com políticas internas e descentralização de processos, que exigia uma solução integrada.

Foi então que a Sympla identificou o Zeev como uma solução adequada para ajudá-los a superar os desafios internos e reduzir os custos mensais. Como resultado, a Sympla alcançou:

• Centralização dos processos
• Redução de 55% nos custos mensais
• Diminuição de 62% no SLA do processo de compras
• Integrações com bases de dados

AmorSaúde

A AmorSaúde é uma rede de clínicas de saúde com mais de 432 unidades de franquias espalhadas entre o Brasil, Colômbia e Chile.

Os desafios da empresa apareceram logo após o crescimento acelerado em um curto período e, basicamente, se baseavam na necessidade de padronização dos processos e melhor definição dos fluxos de trabalho, como ruídos de comunicação, atrasos nas entregas, pouca aderência das unidades franqueadas e descontrole das informações.

Logo após a implementação do Zeev, a AmorSaúde:

• Automatizou processos em mais de 430 filiais
• Permitiu o crescimento de quase 400% no número de profissionais cadastrados pelas filiais da empresa

Conclusões

O Kanban é uma ferramenta poderosa para otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade. No entanto, é importante ter uma visão realista de suas limitações e desafios. Avalie cuidadosamente as características do seu projeto e da sua equipe antes de adotar o Kanban e, sobretudo, considere alternativas se o Kanban não se encaixar nas suas necessidades.

Lembre-se:

• O Kanban é mais eficaz para projetos com etapas bem definidas e baixa complexidade.
• O sucesso do Kanban depende da colaboração e do engajamento de toda a equipe.
• Treinamento recorrente e acompanhamento são essenciais para evitar erros e frustrações.

O Kanban não é a solução ideal para:

• Projetos complexos com muitas interdependências.
• Tarefas que exigem planejamento e coordenação sofisticados.
• Situações que demandam uma visão abrangente do fluxo de trabalho interdepartamental.
• Uma visão de processos mais completa e recorrente.

O melhor jeito de identificar a maturidade dos seus processos é testando! Faça o nosso QUIZ de maturidade de processos e identifique as oportunidades de melhoria.