Automatização de Processos com IA: como funciona e principais ferramentas

A Inteligência Artificial (IA) já foi assunto restrito à ficção científica, mas hoje faz parte do dia a dia, com o Brasil ocupando a vice-liderança global em interações diárias, segundo relatório do Instituto de Pesquisa Capgemini. Essa realidade não apenas transformou a forma como nos relacionamos com a tecnologia, mas também impactou diretamente o mundo dos negócios. Assim, falaremos hoje sobre a automatização de processos com IA.

Um exemplo claro disso é a automação de processos, que, ao integrar inteligência artificial, possibilita que as empresas otimizem tarefas repetitivas, melhorem a eficiência operacional e com isso, aprimorem a experiência dos seus clientes. 

O que é Inteligência Artificial?

A Inteligência Artificial é o nome dado à habilidade das máquinas de agir de maneira semelhante aos seres humanos. Isso significa que elas são capazes de aprender e realizar tarefas de forma autônoma, analisando a base de dados fornecida em sua programação. 

Ou seja, não necessitam de estímulos externos ou intervenção constante para executar suas funções, e é por isso que as consideramos inteligentes.

Por exemplo, um sistema de IA treinado para recomendar filmes, analisa o histórico de preferências de um usuário e sugere opções, sem a necessidade de alguém orientando diretamente suas escolhas.

Outro caso bem comum é o uso de assistentes virtuais, como aqueles que respondem a comandos de voz, organizam agendas ou até mesmo controlam dispositivos domésticos. 

Vale lembrar que a Inteligência Artificial pode ser classificada de diversas maneiras, mas é mais frequente dividi-la em três tipos principais: IA estreita, IA geral e Superinteligência.

Confira a explicação detalhada de cada uma delas no tópico a seguir! 

Tipos de Inteligência Artificial

Quando falamos em Inteligência Artificial, é fundamental entender que ela não se resume a um único conceito: existem diferentes categorias com características e aplicações próprias. Conhecer os tipos de IA é o primeiro passo para escolher a solução mais adequada a cada necessidade.

Ia Estreita 

Atualmente, a IA estreita é a forma mais comum de Inteligência Artificial e está integrada em muitas tecnologias que usamos no dia a dia. Exemplos incluem: 

• Reconhecimento de face;
• Reconhecimento de voz;
• Sistemas de recomendações;
• Automatização de processos industriais; 
• Entre outras funções! 

Curiosidade: Na área da saúde, a IA estreita está sendo amplamente utilizada para identificação precoce de doenças, com uma alta taxa de precisão. Já no comércio, esses sistemas são capazes de gerar uma experiência de compra totalmente personalizada, recomendando produtos com base no comportamento e nas preferências do cliente. 

IA Geral 

Diferentemente da IA estreita, a IA geral refere-se a sistemas que poderiam realizar qualquer tarefa cognitiva que os humanos conseguem, incluindo raciocínio, aprendizado e resolução de problemas. 

É um sistema que ainda se encontra em fase teórica, mas que promete aplicações revolucionárias em diversas indústrias, como:

• Saúde;
• Educação;
• Ciência;
• E até mesmo em áreas mais criativas, como arte e design.

Superinteligência 

Já a superinteligência diz respeito a um estado hipotético no qual o potencial de uma máquina ultrapassaria o dos seres humanos em todos os aspectos, incluindo:

• Criatividade;
• Habilidades sociais;
• Resolução de problemas; 
• E muito mais!

Acredita-se que esse tipo de inteligência seria capaz de resolver diversos problemas globais, como mudanças climáticas, avanços médicos e demais problemas sociais. 

Mas afinal, onde entra a automatização de processos no meio de tudo isso? 

Não dá para falar em automatização de processos sem citar a inteligência artificial. A IA potencializa a automação por meio de análises em tempo real, previsões assertivas e uma execução mais inteligente dos fluxos de trabalho! 

Para saber mais, confira o tópico a seguir onde trazemos todas as vantagens que uma empresa conquista ao automatizar seus processos com IA:

Benefícios da automatização de processos com IA

Quando pensamos em automatização de processos, sempre achamos que o principal benefício é a otimização do tempo. Isso não deixa de ser uma verdade, porém a lista de vantagens vai bem mais além! 

Automatizar os processos com IA também nos ajuda a: 

1) Aumentar a eficiência operacional 

Tarefas repetitivas e manuais consomem tempo e recursos nas empresas, certo? Nesse caso, automatizar processos pode mudar totalmente a situação. 

Imagine o seguinte cenário: uma empresa recebe diariamente centenas de pedidos de clientes, e a equipe precisa inserir manualmente essas informações em diferentes sistemas. 

Você concorda que além de demandar um grande tempo da equipe, o processo ficaria vulnerável a erros? Agora, considere se esse processo fosse automatizado com inteligência artificial. 

A IA poderia capturar os dados diretamente dos pedidos, preenchê-los nos sistemas corretos e até enviar confirmações automaticamente. Resultado? 

• Menos tempo gasto;
• Menor incidência de falhas;
• E maior eficiência operacional!

2) Reduzir custos operacionais 

A redução de custos operacionais é, sem dúvida, um dos benefícios que mais atrai a atenção das organizações. Não importa se é MEI ou Multinacional, empresas de todos os tamanhos estão constantemente buscando formas de cortar gastos e melhorar sua rentabilidade.

E se tem uma coisa que é aliada nesse processo, é a tecnologia. 

Primeiro, porque há menos falhas. Consequentemente, se reduz o retrabalho e a necessidade de correções. Além disso, essa estratégia permite que as empresas operem com uma equipe reduzida, pois uma única pessoa pode acompanhar e programar as atividades. 

3) Melhorar a produtividade e liberar as equipes para atividades estratégicas.

Automatizar processos burocráticos e repetitivos faz com que haja uma melhora significativa na produtividade dos colaboradores. Isso porque, a equipe consegue otimizar e agilizar atividades, dedicando mais tempo ao core business do negócio. 

É sempre bom lembrar que essa ferramenta veio para ajudar as empresas, não para substituir totalmente os profissionais. Afinal, tem coisas que só o toque humano pode fazer! 

4) Aprimorar a tomada de decisões com insights baseados em dados

A famosa frase “siga a sua intuição” é muito bonita na teoria, mas, na prática, decisões importantes precisam ser embasadas em dados. Confiar apenas no instinto pode — e provavelmente vai — te levar a erros. 

Então, como a automatização de processos com IA pode ajudar a tomar decisões mais assertivas?   

A IA tem a capacidade de processar grandes volumes de dados rapidamente, possibilitando que as empresas analisem diversas informações em tempo real. Isso resulta em:

• Insights mais precisos;
• Redução de erros;
• Identificação de padrões e oportunidades
• E previsão de resultados e tendências!

Com todas essas vantagens, a tomada de decisões se torna muito mais estratégica e assertiva.  Por isso, nada de ficar contando com a famosa intuição… O caminho agora é se apoiar em dados para alcançar resultados mais concretos! 

5) Melhorar a experiência do cliente

Já dizia Michael Leboeuf, “Um cliente satisfeito é a melhor estratégia de negócios”. Isso significa que se você quer que sua empresa se destaque, o cliente precisa estar no centro de tudo. E a melhor maneira de garantir isso é automatizando seus processos. 

Afinal, com a automação, seu negócio será capaz de:

• Oferecer uma experiência mais personalizada;
• Interagir e dar suporte ao cliente em tempo real;
• Reduzir falhas e melhorar a consistência nas respostas;
• Aumentar a agilidade no atendimento; 
• E muito mais!

6) Prevenir problemas

Se você é brasileiro, com certeza já ouviu aquele famoso ditado popular: “prevenir é melhor que remediar.”

Com a automatização de processos baseada em IA, sua empresa pode colocar esse ensinamento em prática, antecipando problemas e resolvendo-os antes que se tornem uma dor de cabeça. 

Vou te explicar como isso funciona! 

A automatização com IA atua em diversas frentes:

• Identificando anomalias e padrões de risco em tempo real;
• Utilizando análises preditivas para evitar falhas operacionais;
• Automatizando tarefas repetitivas, reduzindo assim erros humanos;
• Avaliando processos para garantir conformidade com normas e regulamentações. 

Por exemplo: em uma empresa com alto volume de aprovações, um sistema de IA pode identificar documentos incompletos antes de entrarem no fluxo. Isso ajudaria a evitar retrabalhos e atrasos no processo.

Já deu para perceber todas as vantagens, não é? 

Então, agora que você já está por dentro de todos os benefícios, chegou a hora de conhecer as principais ferramentas e tecnologias que vão te ajudar nessa caminhada!

Ferramentas e Tecnologias de IA para Automação

Com a crescente demanda por eficiência, soluções como chatbots, RPA e automação têm ganhado cada vez mais destaque. Essas ferramentas potencializam a produtividade e transformam a experiência do cliente.

Chatbots e assistentes virtuais 

Os chatbots e assistentes virtuais são uma grande aposta entre gestores de diversos segmentos, já que esses sistemas podem atuar em diferentes frentes, como:

• Atendimento ao cliente;
• Treinamento interno;
• Captação de dados;
• E até mesmo no fortalecimento da marca! 

Embora não sejam uma novidade na tecnologia, nos últimos anos houve uma alta popularização da técnica, integrando-se cada vez mais às rotinas dos consumidores. 

Mas, você sabe as principais diferenças entre essas ferramentas? Apesar de parecidas, elas possuem algumas distinções. 

O primeiro ponto é a plataforma em que cada tecnologia opera. Atualmente, os chatbots podem ser implementados em diversos canais, como websites, Telegram e WhatsApp, por exemplo. 

Já os assistentes virtuais fazem parte de uma rede mais complexa, integrando dispositivos como computadores, smartphones e tablets. Alguns dos mais populares incluem:

• A Alexa, da Amazon;
• A Siri, da Apple; 
• A Cortana, da Microsoft;
• E o Bixby da Samsung.

Porém, mesmo com algumas diferenças, chatbots e assistentes virtuais compartilham muitos aspectos em comum, já que ambos visam melhorar a experiência do usuário e fortalecer o vínculo com a marca.

RPA

RPA é a sigla para Robotic Process Automation, ou em português, Automação Robótica de Processos. Conhecida como uma tecnologia que utiliza softwares para automatizar tarefas repetitivas, esses “robôs” digitais podem interagir com diversas aplicações de software, como: 

• Sistemas de ERP;
• CRM; 
• Plataformas de E-commerce;
• Entre outros.

Vale lembrar que a RPA por si só não é uma aplicação de Inteligência Artificial. Ela é puramente orientada por processos, seguindo fluxos de trabalho predefinidos para replicar tarefas humanas.

Ou seja, se concentra em executar operações de forma linear e sequencial, sem a capacidade de aprender ou tomar decisões autônomas.

Plataformas de automação com IA

São ferramentas de software que utilizam a inteligência artificial para automatizar tarefas recorrentes e complexas, anteriormente realizadas por pessoas. Essas plataformas são capazes de aprender com os dados e realizar ajustes em tempo real.

Suas principais funcionalidades incluem:

• Automatização de fluxos de trabalho;
• Aprendizado de máquina;
• Processamento de linguagem natural (NPL);
• Integração com sistemas existentes;
• Entre outras.

Se as vantagens das ferramentas de inteligência artificial já ficaram claras para você, saiba que elas se tornam ainda mais poderosas quando integradas a um BPMS. 

E é justamente sobre isso que vamos falar no tópico a seguir!

BPMS com IA: potencializando a Gestão de Processos

Antes de te contar mais a fundo o que é BPMS, precisamos passar pelo conceito de BPM. 

BPM (Business Process Management, ou Gestão por Processos de Negócio, em português) é uma disciplina de gestão cujo objetivo principal é promover a melhoria contínua dos processos de uma empresa. 

Essa abordagem analisa os processos de forma horizontal e integrada. Ou seja, ao invés de você olhar para departamentos, você começa a visualizar os processos ponta a ponta dentro da organização. 

E onde entra o BPMS nessa estratégia? A resposta é simples: 

Enquanto o BPM é uma disciplina, o BPMS é a ferramenta que coloca toda essa filosofia em prática. Com ele é possível mapear, modelar, executar e otimizar todos os processos do negócio, conectando diferentes áreas e departamentos e automatizando aquelas atividades rotineiras que roubam todo nosso tempo.

E o melhor de tudo: combinando o BPMS com Inteligência artificial, esse processo pode se tornar ainda mais qualificado!  

Com IA integrada ou nativa, o BPMS pode processar grandes volumes de dados, identificar áreas de melhoria, reconhecer padrões ocultos, e em algumas situações modelar workflows e desenvolver formulários inteligentes de maneira completamente autônoma.

Zeev o único BPMS com IA do Brasil:

É o caso da plataforma Zeev:  ferramenta pioneira no Brasil em automatização de processos com low-code. Com ela você pode criar e automatizar fluxos de trabalho complexos dentro da sua empresa sem precisar escrever código.

Ou seja, por meio de uma interface amigável e intuitiva, você consegue “desenhar” os processos, definindo as etapas, as condições e as ações a serem executadas.

Suas principais funcionalidades incluem:

• Construção de workflows inteligentes com IA;
• Configuração de formulários, prazos e responsáveis;
• Execução e centralização de demandas;
• Integração de ferramentas e sistemas;
• Análise de indicadores de desempenho;
• E muito mais! 

Além do Zeev, outras duas plataformas são conhecidas no mercado de gestão de processos de negócios: Neomind e Scala iBPMS. Ambas oferecem funcionalidades para automatização, otimização e análise de processos.

Porém, enquanto as plataformas mais tradicionais exigem um certo nível de conhecimento técnico, o Zeev busca simplificar e democratizar a automação de processos. Isto é: seu diferencial está na facilidade de uso e na experiência do usuário.

Como vimos, essas plataformas oferecem grandes vantagens, mas será que implementar uma solução de gestão de processos é tão simples quanto parece? Vamos falar sobre os desafios que podem surgir no caminho e como superá-los!

Desafios e como superá-los

Como nem tudo são flores, alguns empecilhos podem aparecer quando implementamos um software de gestão de processos na organização, como:

Resistência a mudanças

O primeiro deles é a resistência a mudanças, algo natural do ser humano em qualquer transição. Para contornar isso, é necessário envolver as equipes desde o início, oferecer treinamentos e destacar os benefícios que a nova ferramenta trará para o dia a dia de todos.

Custos iniciais de implementação

O custo inicial de implementação pode parecer intimidador, especialmente para empresas que têm um orçamento restrito. Mas, como resolver? Opte por uma implantação gradual, priorizando processos críticos e demonstrando resultados práticos ao longo do caminho.

Ou seja: ao invés de aplicar a mudança em toda a organização de uma vez, comece com uma área ou um processo específico que tenha um impacto direto no negócio. Isso vai te ajudar a reduzir os custos imediatos e gerar resultados rápidos que justifiquem o investimento. 

Integração com sistemas legados

A integração com sistemas legados também pode parecer complicada, principalmente quando esses sistemas são antigos ou personalizados. 

Por conta disso, é muito importante selecionar uma plataforma que ofereça boas opções de integração ou conte com especialistas para customizar soluções que conectam os sistemas existentes.

Segurança de dados

Hoje em dia não tem mais como ignorar a segurança de dados, especialmente com a implementação da LGPD no Brasil. Sendo assim, para garantir que a plataforma escolhida atenda aos requisitos de segurança, é necessário investir em soluções que ofereçam: 

• Criptografia de ponta a ponta;
• Autenticação;
• E controle de acesso. 

Além disso, é de extrema importância educar as equipes sobre boas práticas de segurança, como o uso de senhas fortes e a conscientização sobre phishing. 

O futuro da automatização com IA:

Que a inteligência artificial é o futuro, todo mundo concorda. Mas o que reserva o futuro para a própria inteligência artificial?

Ainda é incerto, mas de uma coisa temos certeza: ele promete ser revolucionário, especialmente com a integração de tecnologias emergentes como a Internet das Coisas (IoT) e a computação quântica.

Além disso, quando se trata de automação, não podemos citar uma única tendência para os próximos anos. Vários setores passarão por transformações, incluindo:

• Estratégia;
• Ética;
• Governança;
• E a forma como os usuários de negócios interagem com a tecnologia de automação em tempo real.

O que podemos dizer é que veremos muito mais ação de plataformas do que soluções de automação simples. Isso porque, as organizações estão buscando automações que vão além do básico, e não estão interessadas em apenas “experimentar” ferramentas isoladas — elas querem uma solução completa.

E se a sua empresa quer estar preparada para esse futuro, é essencial contar com uma plataforma que entenda suas necessidades e ofereça soluções que acompanhem o ritmo desse desenvolvimento. 

No Zeev, você encontra tudo o que precisa em uma única ferramenta, de maneira:

• Simples;
• Prática;
• E totalmente intuitiva!

Não deixe seu futuro para depois, fale com a gente! Acesse nosso site e descubra como podemos ajudar a melhorar o desempenho dos seus processos!