Contas a pagar: o que é, funções e 10 dicas de controle

A gestão de contas a pagar é um pilar fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa, principalmente, por ser responsável pelo controle de toda e qualquer saída financeira, que é crucial na manutenção do fluxo de caixa e no relacionamento com fornecedores. Falhas ou erros na gestão de contas a pagar podem acarretar dores de cabeça nada agradáveis como, por exemplo, multas, juros e até a interrupção de serviços essenciais. Nesse sentido, abordaremos neste artigo as funções do contas a pagar, sua importância e, principalmente, separamos 10 dicas práticas de como você ou sua empresa pode ter um controle eficiente, explorando a tecnologia para otimizar esse processo, e contribuindo para uma gestão financeira mais sustentável.

O que é contas a pagar?

Pode ser óbvio para alguns e não para outros. Sendo assim, antes deu tudo, vamos dar a definição correta do contas a pagar: refere-se ao conjunto de despesas e obrigações financeiras que uma empresa deve a terceiros como, por exemplo, fornecedores, prestadores de serviço e parceiros. É classificado na contabilidade como um passivo, uma vez que representa valores que a empresa tem a obrigação de quitar. Essa gestão eficiente assegura que as dívidas sejam pagas dentro do prazo, evitando multas e mantendo a saúde do fluxo de caixa.

Diferenças entre contas a pagar e contas a receber

Uma gestão equilibrada entre contas a pagar e contas a receber é essencial para manter o fluxo de caixa saudável. Os objetivos de cada um são distintos: o contas a pagar assegura que as dívidas sejam cumpridas, enquanto o contas a receber garante que as vendas ou serviços prestados retornem como entrada financeira.

Em resumo, as principais diferenças são:

• Natureza das transações: enquanto contas a pagar lida com obrigações financeiras, contas a receber representa os valores que a empresa deve receber por vendas ou serviços prestados.
• Classificação contábil: contas a pagar são passivos, por outro lado contas a receber são ativos, já que representam uma entrada de recursos.
• Finalidade na gestão financeira: contas a pagar tem a finalidade de cumprir as obrigações financeiras, enquanto contas a receber garante a entrada de recursos, sustentando o caixa da empresa.

Funções e responsabilidades do departamento de contas a pagar

Para um controle efetivo de contas a pagar, algumas responsabilidades são indispensáveis como, por exemplo:

1. Gerenciamento de compromissos financeiros: acompanhar todas as obrigações financeiras com a finalidade de garantir que sejam cumpridas dentro do prazo.
2. Cumprimento dos prazos: atrasos, geralmente, geram juros e penalidades, impactando diretamente a saúde financeira da organização.
3. Negociação com fornecedores: buscar melhores condições de pagamento e prazos de vencimento mais vantajosos para a empresa.
4. Prevenção de perdas e riscos de fraudes: por último, mas não menos importante, monitorar de perto as transações para evitar pagamentos incorretos.
5. Análise do fluxo de caixa: a gestão do contas a pagar precisa ser alinhada ao fluxo de caixa para garantir que as saídas sejam sustentáveis e planejadas

Processo de contas a pagar

O processo de contas a pagar é composto por diversas etapas, que vão desde o recebimento de faturas, passando pela verificação de documentos e aprovação, até a liquidação dos pagamentos. Cada etapa é fundamental para garantir a precisão e a pontualidade dos pagamentos, prevenindo erros e atrasos que possam prejudicar a empresa.

Automatização de processo

A automatização de contas a pagar é uma das formas mais eficazes de eliminar tarefas manuais, melhorar a precisão e a agilidade desse processo, pois possibilita integrar todos os dados em uma plataforma única, reduzindo o risco de erro humano e permitindo uma visualização ampla e precisa das obrigações financeiras.

Sistemas de ERP e BPMS (Business Process Management System) são exemplos muito úteis para realizar a integração das informações e otimizar o fluxo de trabalho, pois eles ajudam a reduzir o tempo necessário para o pagamento, a eliminar erros manuais e a melhorar a precisão na gestão das obrigações financeiras.

Mas é importante ressaltar qual é a diferença entre ERP e BPMS, pois eles são softwares complementares, mas não iguais. Se quiser entender melhor as diferenças entre ambos e saber qual é o mais ideal para o seu negócio, confira nosso artigo sobre o assunto.

Integração com outros departamentos

Outra etapa essencial é o alinhamento entre o departamento de contas a pagar com outras áreas como compras e financeiro, por exemplo. A comunicação clara e integrada facilita o controle das despesas, garantindo mais assertividade para que cada pagamento seja corretamente justificado e validado.

Qual a importância da gestão de contas a pagar?

De maneira geral, ela não só evita despesas desnecessárias, como multas e juros, mas também fortalece o relacionamento com fornecedores. Por exemplo, uma empresa que paga suas contas em dia, seja atrasos, está muito mais propensa a cria uma boa reputação que, muitas vezes, consegue condições de pagamento mais flexíveis, contribuindo para uma estabilidade financeira e operacional.

Desafios comuns na gestão de contas a pagar

Nem tudo são flores quando falamos sobre gestão de contas a apagar e alguns desafios são bastante presentes quando nos referimos ao tema e, se não houver uma gestão eficiente, podem ser bastante inconvenientes e prejudiciais. Em seguida estão alguns dos principais desafios enfrentados na gestão de contas a pagar:

• Processos desorganizados resultando em erros e retrabalhos;
• Ausência ou falta de ferramentas adequadas que impactam o controle de contas a pagar tornando-o mais complexo e sujeito a falhas.
• Atrasos ou dificuldade em cumpri prazos podem ser comuns quando não há um calendário de pagamento bem estruturado.

10 dicas práticas para o controle de contas a pagar

Para facilitar a gestão e melhorar o controle de contas a pagar, aqui estão algumas dicas práticas:

1. Estabeleça um cronograma de pagamentos: um calendário detalhado evita esquecimentos e permite planejamento das saídas.
2. Revise contratos regularmente: negocie termos vantajosos com fornecedores e garanta que os contratos estejam atualizados.
3. Crie um fundo de reserva: uma reserva financeira pode evitar atrasos e penalidades em períodos críticos.
4. Automatize lembretes de pagamento: use sistemas que enviem notificações antes do vencimento.
5. Mantenha comunicação com fornecedores: negociar prazos flexíveis pode ser crucial em momentos de baixa liquidez.
6. Faça auditorias periódicas: auditar as contas a pagar permite identificar e corrigir inconsistências e fraudes.
7. Centralize a gestão financeira: utilizar uma plataforma única facilita o acompanhamento de todas as obrigações financeiras.
8. Defina políticas de pagamento: regras claras evitam erros e garantem a pontualidade.
9. Priorize pagamentos críticos: separe os pagamentos por prioridade para que os mais essenciais sejam quitados primeiro.
10. Invista no treinamento da equipe: garantir que a equipe esteja atualizada sobre as melhores práticas é fundamental.

Como melhorar a gestão de contas a pagar com tecnologia

Enquanto sistemas ERPs e outras ferramentas de gestão financeira integram todos os processos de contas a pagar, permitindo uma gestão mais precisa. Um sistema robusto facilita o acompanhamento e a organização das obrigações, além de automatizar tarefas repetitivas.

Software BPMS

Soluções como o BPMS Zeev automatizam o fluxo de trabalho, assegurando que cada etapa seja executada no momento correto. Isso também contribui para a pontualidade dos pagamentos e reduz o risco de erro.

Dica de conteúdo: 6 benefícios do BPMS para contas a pagar.

Integração de dados

A integração de dados permite visualizar todas as contas de forma centralizada, ajudando os gestores a tomar decisões informadas e ajustar o fluxo de caixa conforme necessário.

Fluxo de caixa e a importância do controle de contas a pagar

Manter um controle rigoroso de contas a pagar é fundamental para o fluxo de caixa, pois seu impacto é direto. Pagamentos desorganizados podem impactar negativamente a liquidez da empresa e até levar ao endividamento excessivo. O planejamento financeiro e a previsão de pagamentos ajudam a evitar esses problemas e a manter a empresa em uma posição financeira saudável.

Exemplos de boas práticas na gestão de contas a pagar

Empresas que implementam boas práticas de gestão em contas a pagar de modo bem-sucedido, geralmente, conseguem controlar melhor suas finanças e evitar problemas de fluxo de caixa, além de otimizar seu desempenho financeiro, por conseguinte.

Negociar contratos favoráveis, manter uma reserva financeira e automatizar processos são estratégias que comprovadamente geram resultados positivos, reduzindo custos e melhorando a relação com fornecedores.

Portanto

Uma gestão eficiente de contas a pagar é essencial para a sustentabilidade financeira e o crescimento de qualquer empresa. Controlar rigorosamente as obrigações financeiras evita gastos desnecessários e possibilita uma previsão precisa do fluxo de caixa. Com as práticas e dicas abordadas neste artigo, é possível fortalecer o setor de contas a pagar e garantir uma operação financeira saudável. Para aqueles que desejam otimizar ainda mais sua gestão, ferramentas como o BPMS Zeev podem fazer a diferença, trazendo mais precisão e controle para todo o processo de contas a pagar.