Workflow na prática: Exemplos reais e casos de sucesso

Um dos principais instrumentos para alcançar a eficiência nos processos internos de uma empresa é o workflow, metodologia que organiza e automatiza o fluxo de trabalho, garantindo que as tarefas sejam executadas de forma sequencial e otimizada. Por que é relevante? Sem dúvida, essa eficiência tornou-se uma vantagem estratégica fundamental para as empresas em um mercado cada mais dinâmico e competitivo.

Mas, afinal, como o conceito de workflow se traduz na prática? E mais importante, como ele pode impactar positivamente as operações de uma empresa?

Neste artigo, exploraremos o conceito de workflow na prática por meio de exemplos reais e casos de sucesso, destacando como a implementação eficaz de workflows pode transformar operações, aumentar a produtividade, bem como otimizar a gestão de processos. Quer você seja um gestor de processos, um tomador de decisão ou um profissional de TI, este artigo oferece insights valiosos sobre as melhores práticas e estratégias para maximizar a eficiência operacional por meio de workflows.

Importância do workflow nas operações empresariais

A importância do workflow nas operações empresariais não pode ser subestimada. Um workflow bem estruturado garante que as atividades dentro de uma empresa sejam realizadas de maneira ordenada e eficiente, minimizando erros e redundâncias. Quando implementado corretamente, o workflow se torna uma ferramenta poderosa para otimizar processos, melhorando a produtividade, bem como a qualidade dos serviços prestados e a satisfação dos clientes.

Exemplos práticos de workflows na prática

Por exemplo, considere uma empresa de serviços financeiros que lida com uma grande quantidade de documentos e aprovações diariamente. Antes da implementação de um workflow automatizado, essa empresa enfrentava desafios significativos, como perda de documentos, atrasos nas aprovações, assim como a falta de visibilidade sobre o status de cada processo. A adoção de um sistema de workflow não apenas digitalizou todo o fluxo de trabalho, mas também permitiu um monitoramento em tempo real de cada etapa do processo. O resultado foi uma redução no tempo de processamento e um aumento substancial na satisfação dos clientes, que agora recebem respostas mais rápidas e precisas.

Similarmente, empresas no setor de manufatura utilizam workflows para otimizar suas cadeias de produção. Ao mapear cada etapa do processo produtivo e implementar automações onde possível, essas empresas conseguem reduzir o tempo de produção, minimizar o desperdício de recursos e, por fim, entregar produtos de maior qualidade em menos tempo. Esses exemplos demonstram como a implementação de um workflow eficiente pode resultar em melhorias significativas em termos de desempenho e eficiência operacional.

Além disso, a capacidade de um workflow em integrar diferentes sistemas e departamentos dentro de uma empresa é crucial. Essa integração promove uma colaboração mais eficaz entre equipes, permite uma gestão mais centralizada e facilita a tomada de decisões baseada em dados. Por fim, em última análise, um workflow bem implementado é capaz de otimizar os processos existentes e criar uma cultura de melhoria contínua dentro da organização, onde as operações são constantemente analisadas e ajustadas para alcançar resultados ainda melhores.

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Casos reais de sucesso de workflows na prática

Só para exemplificar como um workflow na prática pode transformar operações empresariais, vamos explorar alguns casos reais de empresas que implementaram sistemas de workflow com sucesso. Esses exemplos não apenas destacam os desafios enfrentados, mas também as estratégias adotadas e os resultados obtidos.

Caso 1: Workflow na prática na Blue3 Investimentos

A Blue3 Investimentos, uma das melhores assessorias de investimentos do Brasil junto a rede da XP e quatro vezes campeã do Galo de Ouro e uma vez campeã da campanha Get It da Metlife, enfrentava uma rotina com atividade manuais e repetitivas, descentralização de solicitações, ausência de indicadores de performance e relatórios para auditorias, bem como pouca interações entre pessoas, processos e sistemas, que impactavam a imagem da empresa, vazamento de informações, obrigações trabalhistas e multas de compliance.

Com o propósito de atender às necessidades da Blue3 Investimentos, buscou-se no mercado uma ferramenta de automatização de processos. Dentre as demonstrações de diversos sistemas, o Zeev foi escolhido para fornecer a solução.

Após a implementação do Zeev, a Blue3 Investimentos obteve:

• Mais de 100 aplicativos de processos automatizados e publicados;
• Mais de 700 usuários ativos;
• Mais de 19 mil solicitações no Zeev;
• Estruturação de indicados de performance;
• Rastreabilidade de informações;
• Tempo médio de 1 minuto por emissão de Nota Fiscal;
• Mais segurança.

Caso 2: Workflow na prática no Grupo Hospitalar Conceição (GHC)

O Grupo Hospitalar Conceição (GHC), maior complexo hospitalar do Rio Grande do Sul e o maior do sul do Brasil com atendimento 100% dedicado ao Sistema Único de Saúde (SUS), enfrentava alguns obstáculos com o processo de compras de produtos e serviços que atendam todo o complexo hospitalar.

Isso porque o processo de compras envolve diversas entidades e departamentos do complexo, passando por diferentes áreas. Cada etapa do processo era realizada manualmente, o que demandava uma enorme quantidade de recursos em pessoas, tempo e papel. Além disso, a descentralização tornava a gestão e o controle do andamento desses processos muito complexo, dificultando o acesso a informações precisas e à transparência nos serviços prestados à comunidade.

Após a decisão pela implementação da plataforma Zeev, a ferramenta promoveu a geração e o compartilhamento de conhecimento, que passou a ser registrado e a não mais pertencer somente aos executores de cada tarefa. Mas não parou por aí, confira outros resultados obtidos pelo GHC:

• 19% de redução em tarefas que não agregavam valor ao negócio;
• Redução de custos com impressões, isso porque todo documento digital passou a ser anexado ao formulário eletrônico em todos os estágios do processo, ao invés de ser impresso;
• Redução de 70% no tempo de execução das etapas do processo de compras;
• Redução de erros, retrabalho e eliminação de atividades, substituídas por tarefas automatizadas no Zeev.

Melhores práticas na implementação de workflow

Implementar um workflow eficiente requer planejamento, estratégia e a adoção de melhores práticas que garantam o sucesso da iniciativa. A seguir, destacamos algumas das melhores práticas para seguir na implementação de sistemas de workflow.

1. Mapear e entender os processos existentes

Antes de implementar um workflow, é essencial mapear os processos existentes e entender como eles funcionam, com a finalidade de identificar gargalos, redundâncias e áreas que precisam de melhorias. Uma análise detalhada dos processos existentes também ajuda a definir quais etapas podem ser automatizadas e quais precisam de intervenção humana.

2. Definir objetivos claros

Outro aspecto fundamental é a definição de objetivos claros para a implementação do workflow. Esses objetivos devem estar alinhados com a estratégia geral da empresa e focar na melhoria de áreas específicas, como redução de custos, aumento da produtividade, assim como a melhoria da satisfação do cliente. Objetivos bem definidos ajudam a direcionar a implementação e a medir o sucesso do projeto.

3. Escolher a tecnologia adequada

Escolher a tecnologia certa para suportar o workflow é fundamental, pois existem diversas ferramentas de workflow no mercado, e cada uma tem suas próprias especificidades e benefícios. É importante selecionar uma solução que seja flexível, escalável e que possa ser integrada aos sistemas já existentes na empresa. Além disso, a escolha de uma solução que permita customizações pode ser um diferencial importante, como é o caso do BPMS Zeev.

4. Treinar a equipe e garantir a adoção

Um dos maiores desafios na implementação de um workflow é garantir que todos os envolvidos adotem a nova ferramenta. Para isso, é essencial investir em treinamentos adequados e comunicar claramente os benefícios do novo sistema para a equipe. O apoio da alta gestão também é crucial para incentivar a adoção e garantir que o workflow seja utilizado de forma consistente.

5. Melhoria contínua

Após a implementação do workflow, é importante monitorar continuamente seu desempenho e fazer ajustes conforme necessário, garantindo, desse modo, que o sistema continue a atender às necessidades da empresa e se adapte a mudanças no ambiente de negócios. A implementação de métricas e indicadores de performance pode ajudar a medir a efetividade do workflow e identificar áreas para melhorias.

Recapitulando…

Ao longo deste artigo, exploramos como o workflow na prática pode transformar as operações de uma empresa, utilizando exemplos reais e casos de sucesso. Vimos como empresas como a Blue3 Investimentos e o Grupo Hospital Conceição (GHC), por exemplo, conseguiram otimizar seus processos, reduzir custos e melhorar a satisfação dos clientes por meio da implementação de sistemas de workflow eficientes.

Agora, é o momento de considerar como essas práticas podem ser aplicadas em sua organização. A implementação de um workflow bem estruturado pode ser a chave para aumentar a eficiência operacional e alcançar melhores resultados. Para começar, explore nossa plataforma low-code para automatização de workflows e veja como ela pode te ajudar a mapear, modelar, automatizar e monitorar inúmeros processos da sua organização.