Hoje eu vou te contar quais são os 5 principais problemas das empresas que fazem gestão de tarefas por e-mail. O que vou te contar agora, talvez, você nunca tenha pensado ou até tenha passado pela sua cabeça, mas você não tenha se dado conta que a causa raiz destes problemas é a gestão de tarefas por e-mail. Tenho certeza que depois que você ler este blogpost, você vai querer dar adeus aos e-mails.
Problema 1: Falta de Responsabilidades e prazos claros
Vamos começar com um exemplo: Quando você recebe um e-mail com uma solicitação de atividade e neste e-mail tem umas 10 pessoas copiadas. Como você e a equipe sabem quem é o responsável pela atividade?
Muitas vezes ocorre de o verdadeiro responsável não fazer, pois ele nem sabia que era dele essa responsabilidade. Além disso, os copiados do e-mail podem ter aquele pensamento“eu sei que o meu colega vai acabar fazendo, vou descartar este e-mail”, não é mesmo?
Então, não ter as responsabilidades claras, muito bem mapeadas dentro da empresa e, simplesmente, solicitar tarefas por e-mail, causa uma confusão na cabeça das pessoas. Além disso, pode acarretar em erros e esquecimento. Imagine quando é uma atividade que serve para atender algum cliente e essa atividade simplesmente acaba não acontecendo.
Voltamos ao nosso exemplo. A atividade foi solicitada por e-mail, você, sendo o solicitante, consegue saber qual o prazo para o atendimento da solicitação? Será que a atividade está sendo realizada?
Quando enviamos uma atividade por e-mail, não conseguimos estimar o tempo de realização para ela. Ou seja, você não consegue saber, claramente, qual o prazo de atendimento. E o que acaba acontecendo é: atraso. Porque não está claro se é um dia pra fazer ou uma semana.
Será que você já foi dormir pensando:“Esqueci de responder aquele e-mail”. Por que você não tinha a clareza do prazo, não sabe se vence hoje, vence amanhã, vence depois. Não é mesmo?
Para começar, qual a relação de gestão de tarefas por e-mail e melhoria contínua? Bom, quando não temos um padrão para realizar uma atividade, é impossível otimizar esse padrão. Quando eu conheço o fluxo das tarefas, primeiro passa pelo A, depois pelo B, depois vai para o departamento do X, depois vai pro gestor Y, eu posso olhar pra isso e dizer que está ineficiente. Então, eu consigo olhar para este fluxo e entender que certa atividade pode ser melhorada, ou seja, aplicar a melhoria contínua.
Porém, quando as atividades acontecem por e-mail não temos clareza de qual é o fluxo que a atividade tem que seguir. Então, o problema que eu coloquei aqui como número 2 é o impacto dentro da organização por não fazer melhoria contínua. Você não consegue fazer melhoria contínua quando você não sabe qual é o fluxo do processo.
Problema 3: Rastreabilidade da informação
Um dos maiores problemas quando alguém deixa a empresa, são as informações que estão no e-mail dessa pessoa, não é mesmo? A gestão das tarefas nas quais ela era responsável, os documentos que estavam sob a responsabilidade dela, além de diversos outros registros importantes.
É muito ruim quando isso acontece. Pois é muito difícil e trabalhoso buscar a resolução de algum problema que estava sob a responsabilidade desta pessoa, algum documento que ela controlava, entre outros.
Todo mundo recebe muitos e-mails, todos os dias. É impossível encontrar e ter rastreabilidade do que aconteceu quando tudo está registrado no e-mail. Pior ainda quando essa informação tão importante, tão valiosa para sua empresa, está no e-mail de alguém que vai embora.
Além disso, não ocorreu controle nenhum nestes processos. Pois não houve um registro adequado, não é mesmo? Não há o controle adequado de qual documento está correlacionado com qual processo, registro de data e aprovações.
Problema 4: Não é possível fazer a gestão dos processos
Refletindo sobre o que conversamos até aqui, será que é possível fazer a gestão dos processos desta forma? Impossível, não é mesmo? Deste modo, não há como fazer a gestão do que está acontecendo dentro da sua empresa. Pois, você não tem uma visão holística(de ponta a ponta) do que está acontecendo na organização.
Por exemplo, como saber quantas solicitações de férias ocorreram em determinado período? Essa informação vai ter que ser buscada pelo RH nos milhares de e-mails que recebem.
Além disso, quando há gestão de tarefas por e-mail, é impossível saber o tempo de execução das tarefas, o lead time do processo. Isso não é gestão. E, pior ainda, isso pode impactar seu cliente. Pois, se você não consegue fazer a gestão do processo, você não consegue atender o seu cliente mais rápido.
Problema 5: Estresse e desentendimento desnecessários
Quanto tempo perdemos resolvendo problemas pessoais, brigas, desentendimentos, pedidos de desculpa, ir pra casa mal humorado e chegar no trabalho mal humorado? Tudo isso acontece porque temos problemas e muitos desses problemas estão diretamente relacionados a erros que acontecem ao longo do processo. As pessoas erraram, mas as pessoas erraram porque o processo permitiu.
Nesse sentido, sabemos que um processo desorganizado é um vilão, nós somos seres humanos normais, não conseguimos lembrar de tudo. Precisamos de organização e padrão para as coisas acontecerem de uma forma natural. Depender da nossa cabeça hoje em dia é um erro, um erro muito grande.
Falta de responsabilidades claras, não ter prazos claramente definidos, não conseguir olhar continuamente para um processo e melhorá-lo, dificuldade de rastrear e controlar as informações e, o pior, não fazer a gestão dos processos, te impedem de melhorar seus resultados. Fora o estresse. Todos estes são problemas que ocorrem quando as empresas fazem gestão de tarefas por e-mail.
Depois me conta como foi sua reflexão após a leitura deste blogpost. Combinado?
Meu nome é Kymberli Borba de Souza. Sou Engenheira de Produção, formada pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNISINOS. Sou pós-graduada em Controladoria e Finanças, na UNISINOS. Tenho experiência na área da controladoria, atuei em uma multinacional alemã, em atividades na contabilidade e em projetos da área na empresa. Além disso, fui membro do Comitê de Compliance Digital. Atualmente sou Especialista em Projetos Estratégicos na Zeev. Sou encantada pelo processo de aprendizado, gosto de conhecimento e descoberta.
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