BPM: o que é o Business Process Management

BPM é uma disciplina de gestão. O objetivo principal dessa disciplina é olhar para os processos de negócio da empresa de uma forma horizontal. Ou seja, fazer uma gestão voltada a processos e não departamental, de forma que os processos sejam sistematizados, otimizados e integrados.

O que é Business Process Management (BPM)?

BPM é a sigla para Business Process Management (em português, Gestão por Processos de Negócio). O conceito oficial de BPM é dado pelo BPM CBOK:

“Business Process Management é uma abordagem de gerenciamento disciplinada para identificar, projetar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos de negócio, tanto automatizados como não automatizados, para alcançar resultados consistentes e direcionados, alinhados aos objetivos estratégicos da organização.”

BPM CBOK

O que são processos de negócio?

Antes de te contar mais a fundo o que é o BPM, precisamos passar pelo conceito de processos de negócio. Veja só, um processo é um conjunto de atividades que são executadas por humanos para alcançar os resultados desejados. Um processo de negócio tem o foco de gerar valor para o cliente ou suportar e gerenciar outros processos. Existem três tipos de processo:

1. Processos primários
2. Processos de gerenciamento
3. Processos de suporte

Quer saber mais sobre processos? Temos um blogpost completo sobre o assunto: O que é processo?

BPM é uma metodologia ou forma de gestão?

É bom ter em mente que BPM não é uma metodologia, tampouco uma ferramenta ou software específico. BPM é uma disciplina de gestão. Isto é, um conjunto de conhecimentos sobre princípios e práticas de gestão de processos que você pode implementar na sua empresa.

Nessa definição, ainda fica implícito que as organizações que o implementam “têm a capacidade de gerenciar seus processos de forma eficiente e eficaz”, conforme afirma o BPM CBOK. Portanto, BPM pode ser considerado uma capacidade básica interna da empresa.

BPM não é uma implementação única (um projeto)

No BPM, a cultura de melhoria contínua é um ponto chave. Isso significa que um processo melhorado deve ser revisitado dentro de um período de tempo. O objetivo é sempre tentar identificar oportunidades de aprimoramento. Essas oportunidades incluem eliminar etapas desnecessárias, retirar gargalos, analisar a necessidade de tarefas em sequência que poderiam ser executadas ao mesmo tempo, identificar se as pessoas no fluxo realmente executam alguma atividade, etc.

Portanto, não se engane. BPM não é um projeto. O BPM, na verdade, é uma disciplina de trabalho, uma forma de gerenciamento. Sendo assim, a partir do momento que a organização opta por adotar o BPM, ela opta por fazer uma gestão com foco em processos. Em alguns casos, isso muda completamente a forma como a organização se estrutura e gerencia suas atividades.

Leia também: Implementar BPM: Passo a passo completo

Benefícios de adotar o Business Process Management

Existem inúmeros benefícios com a implementação. Dividi, aqui, os benefícios entre quatro grupos: para a organização, para o cliente, para a gerência e para o ator do processo.

1. Os benefícios para a organização incluem:

• definição clara de responsabilidade e propriedade sobre os processos;
• respostas ágeis;
• controle de custos, qualidade e melhoria contínua;
• conhecimento tácito formalizado;
• alto nível de padronização.

2. Os benefícios para o cliente incluem:

• expectativas são melhor atendidas;
• compromissos assumidos entre empresa e cliente são melhor controlados;
• melhor experiência em contactar a empresa;
• ele (cliente) estará sempre no foco da melhoria dos processos.

3. Os benefícios para a gerência incluem:

• facilitação de benchmarking interno e externo;
• melhor desempenho;
• melhoria de planejamentos e projeções;
• foco em resultados globais;
• mais autonomia para os membros da equipe.

4. Os benefícios para o ator do processo incluem:

• maior segurança e ciência sobre seu papel;
• mais compreensão do todo;
• possibilidade de visibilidade e reconhecimento;
• menos retrabalho;
• mais senso do que é urgente e do que não é.

Esses são apenas alguns exemplos. Parte deles eu li no BPM CBOK. Entretanto, eu gostaria de salientar e falar um pouco mais sobre 4 benefícios visíveis e de extrema relevância para qualquer empresa: eficiência, eficácia, agilidade e produtividade. Veja:

5. Eficiência

Eficiência é fazer mais com menos. Ou seja, aquele mesmo processo que possuía 120 etapas e passa a ter 50. Ou ainda, aquele processo que durava 8 dias e passa a durar 30 minutos (este é um caso de sucesso real, premiado internacionalmente). BPM não é mapear processos, é melhorar processos e apresentar resultados.

Mapear por mapear não resolve muita coisa. Mas, dedicar-se a entender e otimizar o fluxo rende ótimos relatórios de desempenho depois. Aqui é onde está o valor da implementação. Você conseguir provar que não está apenas implementando uma disciplina de gestão, mas está trazendo resultados reais e mensuráveis para o negócio.

Existem empresas com profissionais dedicados apenas para mapear o fluxo e implementar melhorias. Que orgulho!

6. Eficácia

Eficácia é fazer a coisa certa. É atingir o objetivo. Ao implementar a disciplina de BPM, você conhecerá a fundo o seu processo na hora do mapeamento e  poderá identificar as atividades de maior risco e eliminá-los ou mitigá-los. Já que atividades de risco contribuem para o não atingimento do objetivo.

7. Agilidade

Ao eliminar os desperdícios nos processos, você aumenta a agilidade não apenas do próprio processo, mas dos fluxos de trabalho gerais da empresa. Se você consegue realizar uma atividade com alta agilidade, você pode acelerar o processo como um todo. Entretanto, vale ressaltar um ponto importante: a padronização. Pois, para que você consiga realizar tarefas de forma veloz, a padronização é um ponto crucial para evitar erros.

71,6 % dos profissionais aderem ao BPM porque buscam padronização dos processos

Este dado é oriundo da pesquisa realizada no BPM Day Porto Alegre de 2017, respondida por mais da metade da plateia presente.

8. Produtividade

O resultado da padronização e da agilidade é a produtividade! Esse é um benefício importante, porque, no cenário altamente competitivo dos mercados, vivemos (há um bom tempo) sob a lógica do “tempo é dinheiro”, e a produtividade tornou-se uma preocupação dentro das empresas.

Além desses itens que resumem os benefícios do BPM, também vale a pena comentar um benefício em particular: a substituição da gestão vertical pela horizontal.

Fases do ciclo de vida BPM

Agora que eu já te expliquei o que é BPM, é importante que você saiba que existe uma estrutura de trabalho para a prática gerencial de BPM.

Conforme o CBOK, há um framework, ou seja, uma estrutura de trabalho para o ciclo de vida BPM. Este ciclo de vida é um conjunto de atividades divididas em fases. O ciclo de vida do BPM mais conhecido está no CBOK e contempla as seguintes fases:

O que é cada fase do ciclo de vida do BPM

1. Alinhamento da estratégia e metas:

Primeiro, tenha em mente que o BPM conecta estratégia à execução. Dito isso, esta é a fase onde ocorre a definição de estratégias e diretrizes para o alinhamento entre os processos de negócio e o plano estratégico da organização.

2. Mudanças arquiteturais:

Seguindo o contexto de estratégias e objetivos alinhados na fase 1, a fase 2 é a etapa onde ocorrem a modelagem de processos, análise, desenho e a medição de desempenho dos processos.

3. Desenvolvimento de iniciativas:

Nesta fase você vai desenvolver e apresentar o plano de mudança para a organização. Ou seja, plano de ação para pôr em prática as melhorias necessárias.

4. Implementação das mudanças:

Este é o momento de execução do plano de ação. Aqui você executa as mudanças planejadas para você chegar no estado ideal.

5. Medição do sucesso:

Para a última fase do ciclo você deve ter em mente que os processos melhorados não devem ser abandonados, por isso, é necessário uma revisita aos processos periodicamente para verificar se eles estão atingindo as metas.

6. Refinamento ou melhoria:

Após analisar os resultados, é importante considerar ajustes ou até mesmo uma revisão completa do processo. Por isso, é essencial manter um monitoramento constante para assegurar o alcance dos objetivos e, consequentemente, garantir a satisfação da empresa. Durante essa etapa, é aconselhável avaliar as metas alcançadas, compará-las com as definidas previamente e certificar-se de que os processos estejam alinhados com a estratégia do negócio.

Como implementar o Business Process Management?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre a teoria do BPM, que tal aprender a implementá-lo na prática? A implementação do BPM passa pelo mapeamento de processos, uma prática voltada a proporcionar entendimento de suas etapas, das pessoas envolvidas, dos recursos necessários e dos resultados produzidos.

Preparamos um checklist com todos os passos para o seu mapeamento. Nosso especialista se dedicaram e criaram ele com base em suas experiências próprias. Resultado: esse é o conteúdo mais baixado dos nossos materiais. Confira você também!

Veja os principais passos para implementar um BPM:

1. Obter apoio da alta administração: Essencial para assegurar recursos, patrocínio e alinhamento estratégico, facilitando a implementação do BPM.
   
2. Identificar processos-chave: Foque nos processos críticos que afetam diretamente os objetivos da empresa e a satisfação do cliente.
   
3. Formar uma equipe de implementação: Monte um time com habilidades variadas e conhecimento em processos de negócios e ferramentas BPM.
   
4. Analisar e mapear processos atuais e futuros: Entenda detalhadamente os processos existentes para identificar ineficiências e planejar melhorias.
   
5. Escolher uma ferramenta BPM adequada: Selecione uma ferramenta que atenda às necessidades específicas da empresa e facilite a automatização e monitoramento dos processos.
   
6. Implementar gradualmente com treinamento: Realize a implementação de forma faseada, oferecendo treinamento contínuo para garantir a adaptação dos colaboradores.
   
7. Estabelecer métricas de desempenho: Defina KPIs para medir a eficácia dos processos e identificar áreas de melhoria.
   
8. Monitorar continuamente e buscar melhorias: Realize revisões periódicas e ajustes nos processos para manter a eficiência e responder a mudanças no ambiente de negócios.

Veja todos os detalhes no artigo completo: Implementar BPM: Passo a Passo.

Quais são as ferramentas de BPM?

Aqui começaremos a falar sobre tecnologia. O suporte tecnológico para automatização da Gestão por Processos é chamado de BPMS (Business Process Management System). Nada mais é do que uma ferramenta que permite mapear, executar e monitorar processos intra e interfuncionais com foco na transformação do negócio e na melhoria constante. Isso mesmo, BPMS são softwares que automatizam todo aquele fluxo de informação e ações que você identificou no seu processo.

Quer conhecer algumas ferramentas para gestão de processos? Veja esse outro conteúdo: 6 ferramentas para gestão de processos.

Cursos sobre Business Process Management:

Bom, cursos sobre BPM você encontrará muitos no Google. Porém, no Brasil, temos a A Association Of Business Process Management Professionals International (ABPMP). A ABPMP é uma organização profissional que se dedica ao avanço dos conceitos de gestão de processos de negócios e suas práticas.

A ABPMP oferece a Capacitação em BPM no Brasil para quem quer possuir alguma das certificações em BPM validas internacionalmente.

Dica extra: 8 Principais cursos de gestão de processos.

Conheça o BPM CBOK

Citado algumas vezes durante este texto, o BPM CBOK é o Corpo Comum de Conhecimento do BPM. Em outras palavras, um livro que reúne todo o conhecimento principal consolidado sobre o BPM, como conceitos e práticas. O CBOK é atualizado para incorporar novidades e funciona como um guia para profissionais que trabalham com Business Process Management.

Como o Zeev pode te ajudar:

Fornecemos uma poderosa plataforma de criação de aplicativos low-code que transforma seus processos desenhados em aplicativos workflows, conheça-nos!

Até a próxima.