Acervo acadêmico digital: sua IES já está preparada?

O acervo acadêmico digital, principalmente, consiste na passagem dos documentos físicos que compõem o acervo acadêmico das IES para o meio digital até abril de 2022. Esse movimento foi impulsionado pelo Decreto 9235/17 e pela Portaria 315/18 do MEC.

Entendendo a Portaria 1.224 e o Decreto 9.235 do MEC sobre Acervo Acadêmico Digital

Como dito anteriormente, o acervo acadêmico digital basicamente consiste na passagem dos documentos físicos que compõem o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) para o meio digital. Esse movimento foi impulsionado pelo Decreto 9235/17 e pela Portaria 315/18 do Ministério da Educação (MEC).

Tudo começou com a Portaria 1.224 do MEC, criada em 2013, mas que foi rapidamente revogada. Em contrapartida, surgiu o Decreto 9.235, que impacta diretamente a maneira como as instituições de ensino geram seus processos e documentos. Publicado em 15/12/2017, o decreto exige que as instituições de ensino superior, tanto públicas quanto privadas, migrem todo o seu acervo acadêmico para o meio digital.

Migraçaõ digital: uma realidade antiga com nova urgência

A migração do acervo acadêmico para o meio digital já vinha acontecendo há algum tempo, impulsionada pela vontade das IES em atender os alunos de forma mais prática e rápida. No entanto, a diferença agora é que essa migração passou a ser uma obrigação legal, exigida pelo MEC, o que transformou essa ação de estratégica em mandatória.

Portaria 315: Complementos e Novas Diretrizes

Em 04 de abril de 2018, entrou em vigor a Portaria 315, que complementa o Decreto 9.235 de 2017. A Portaria 315 expõe claramente os requisitos que precisam ser atendidos e as punições para quem não se adequar. Vale lembrar que ela substituiu a Portaria 22, com alterações simples no texto e a adição importante na Seção V – Procedimento Sancionador. Quanto ao acervo acadêmico, a principal mudança foi o prazo de implementação, estendido por mais 24 meses devido à pandemia, que deu às IES até abril de 2022 para se adequarem.

Instituições de ensino impactadas pela legislação

Todas as instituições de ensino superior, públicas e privadas, tiveram que migrar seus acervos para o meio digital. No entanto, a necessidade de incluir um projeto de acervo acadêmico digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) era uma obrigação apenas para as IES de natureza privada.

Definição e componentes do Acervo Acadêmico Digital

Conforme a Portaria 315, artigo 37: “Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Além disso, o artigo 38 reforça a necessidade de manter esses documentos sob custódia, obedecendo às especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, como você pode ver a seguir:

“Art. 38. As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter, sob sua custódia, os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, e suas eventuais alterações.“

Parágrafo único. O acervo acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela mencionados no caput, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações neles previstos”.

Sendo assim, na prática, todos os documentos citados na tabela de classificação do MEC fazem parte do acervo acadêmico. Sejam eles documentos referentes aos alunos, sejam referentes à concepção e planejamento de cursos, programas de pesquisa, ou programas de extensão.

Alertas e requisitos críticos para a digitalização do acervo

1) Utilize um método que garanta a integridade, confiabilidade, autenticidade, bem como a durabilidade de todas as informações contidas nos documentos originais;

Lembre-se que um documento arquivístico tem valor jurídico. Um documento nato digital deve exibir quem produziu, quando produziu, para que foi produzido. Também, não se restringe somente aos metadados indexados. Assim, o histórico do documento deve ser muito claro. É preciso registrar mudanças ocorridas.

2) Mantenha a conformidade legal. Isto é, atenda aos prazos estabelecidos pela legislação.

3) Construa um comitê gestor com o propósito de acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico.

4) Velocidade de implementação: Fique atento aos prazos e aos requisitos impostos e, por fim, evite irregularidades administrativas para a sua instituição.

Requisitos essenciais para o sistema de gerenciamento de documentos

1) Conforme a lei: O sistema deve gerenciar bases de dados adequadas para a preservação do acervo acadêmico digital. Ou seja, oferecer segurança e condições de armazenamento seguro e protegido dos documentos acadêmicos através dos meios digitais;

2) Recuperação de Documentos: Oferecer uma forma de indexação que permita a pronta recuperação dos documentos. Isto é, oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão, de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia.

3) Segurança e certificação: Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação e, além disso, utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil para garantir a autenticidade e validade jurídica dos documentos.

Utilizar certificado e assinatura digital de acordo com as leis que regem o padrão ICP-Brasil afim de garantir validade e integridade legal do documento eletrônico.

11 dicas para escolher a melhor ferramenta de gestão de documentos

1. Adequação às necessidades: Não selecione a ferramenta mais cara, mas a que melhor atende às suas necessidades.
2. Benchmarking: Verifique quais outras IES estão utilizando a ferramenta pré-selecionada.
3. Suporte técnico: Prefira ferramentas com suporte técnico em português.
4. Treinamento: Verifique se a empresa oferece treinamento para sua equipe.
5. Digitalização e criação de documentos: Selecione ferramentas que permitam digitalizar e criar documentos já digitais.
6. Captura em lote: Ferramentas que permitam digitalização rápida em massa são essenciais. Ou seja, que faça a digitalização rápida de muitas pastas/documentos por hora
7. Colaboração em tempo real: Verifique se a ferramenta permite colaboração e compartilhamento em tempo real.
8. Reconhecimento de Texto (OCR): Verifique se reconhecimento de texto é importante para você. Se sim, selecione uma ferramenta que leia a imagem e saiba o que está escrito nela. Ferramentas com OCR facilitam a digitalização e indexação automática.
9. Serviços Avançados: Sistemas que processam elevados volumes de transações, conversão e exportação de documentos são vantajosos.
10. PDF/A: Ferramentas que convertem documentos para o padrão PDF/A garantem durabilidade a longo prazo – um dos requisitos da Portaria do MEC.
11. API de Integração: Verifique a possibilidade de integração com outros sistemas através de API.

5 dicas práticas para implementar seu Sistema de Acervo Digital 

1) Faça uma análise criteriosa de como fazer a hierarquia dos documentos dentro do Software de gestão, antes da implementação. Pois esta ação facilitará sua vida mais tarde, na hora de fazer buscas, por exemplo.

2) Utilize ferramentas como o xmind para criar mapas mentais da hierarquia dos documentos. Veja:

3) Envolva o pessoal do atendimento no projeto para trazer necessidades reais e preparar documentos para digitalização.

4) Levante as informações antes da implementação. Quanto se gasta com papel? Com impressão? Quantos atendimentos presenciais são feitos por mês? Posteriormente, compare os números e divulgue muito!

5) Depois que implementar o acervo digital, avance para a digitalização de processos e melhores os seus processos educacionais.

Principais mudanças da gestão em papel para a gestão digital

1. Redução do extravio de documentos;
2. Rápida localização de documentos;
3. Rastreabilidade e trilha de auditoria para documentos;
4. Segurança e controle no acesso aos documentos;
5. Fim da duplicidade de documento;
6. Redução de custos, transporte, armazenamento e manuseio;
7. Preservação do meio ambiente, reduzindo o uso de papel;
8. Agilidade na construção da documentação obrigatória para o e-MEC;
9. Facilidade e organização das evidências na auditoria do MEC;
10. Fim da não localização de um documento!

Como o Zeev ECM pode facilitar a adequação da sua IES

No Zeev, nós buscamos entregar aos nossos clientes soluções que façam processos e informações trabalharem a favor deles. Dessa forma, temos como propósito tornar a vida deles mais simples e eficaz. Por isso, não seria diferente com aqueles que lidam com o mercado de Educação.

Nossa plataforma de gestão de documento, o Zeev ECM, oferece soluções completas para a digitalização do acervo acadêmico, atendendo todos os requisitos legais e proporcionando uma gestão eficiente e segura dos documentos. Alguns destaques do Zeev ECM incluem, por exemplo:

1. Bibliotecas prontas

Sim, nós entregamos para você 5 bibliotecas prontas, com indexadores definidos, assim como a hierarquia dos documentos estabelecidas e a conformidade ao requisito do artigo 38 da Portaria. Além disso, as bibliotecas já estão configuradas com os campos que vão indexar os documentos como nome do aluno, matrícula, CPF, por exemplo.

2. Assinatura digitais

Requisito importante da Portaria: garantir a integridade, autenticidade e validade dos documentos. Ao digitalizar um documento dentro da solução para as IES, ele é assinado digitalmente com certificados padrão ICP-Brasil, exatamente como a Portaria solicita.

3. Controle de temporalidade e expurgo automático

Outro requisito da Portaria é o cumprimento dos prazos de guarda dos documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade, bem como o procedimento adequado para o descarte desses documentos. Nesse sentido, o Zeev ECM conta com o recurso chamado “expurgo automático dos documentos” que, na prática, exclui documentos que tiverem prerrogativa automaticamente.

Ou seja, se ao incluir um documento que pode ser excluído depois de 10 anos, o usuário preenche a data base (a data para início da contagem) e o sistema, depois de 10 anos, elimina o documento, automaticamente.

4. Tecnologia OCR nativa

Já pensou no trabalho – e no risco associado – em preencher todos os campos manualmente? Para evitarmos problemas como erro de digitação e indexação e acelerar o processo de digitalização das inúmeras pastas de documentos, o Zeev ECM conta com a tecnologia OCR nativa integrada a ele. Dessa forma, você ganha muito mais agilidade e eficiência no processo de digitalização dos documentos.

5. Conversão dos documentos para o padrão PDF/A

Como já dito anteriormente nesse artigo, é preciso pensar que os documentos precisam estar acessíveis daqui 20, 30, 50 anos. Portanto, utilizar o padrão internacional PDF/A dá a você e a sua IES essa garantia de acesso ao documento, mesmo que muitas tecnologias mudem. 

6. Controle e auditoria de acessos

Pois bem, hoje, para ter acesso a algum documento do acervo, você precisa deixar uma espécie de registro, ter alguma autorização, etc. No meio digital, pode parecer mais simples esse acesso, mas também é possível controlá-lo. Ou melhor, o controle é ainda mais eficaz. Da mesma forma que alguém precisa ter autorização para mexer em algum documento armazenado no seu acervo físico, no acervo digital só será possível acessá-lo se esse mesmo alguém também tiver essa autorização. 

Consequência disso: segurança das informações. Fato esse que também deixa sua IES alinhada com a preservação dos dados pessoais que possam constar nos documentos, item que se relaciona com a LGPD. Também é possível definir quem terá acesso a um relatório de auditoria, que mostra quem acessou o documento, quem alterou, e assim por diante.

7. Facilidade de integração com outros sistemas

Com o Zeev ECM, é possível realizar uma integração via API com outros softwares utilizados pela IES.

Benefícios de um acervo digital

É importante ressaltar que, por fim, todo mundo ganha com a migração da gestão de papel para uma gestão eletrônica de documentos. Confira, a seguir, alguns exemplos:

Para os alunos

O aluno ganha, pois com as informações em forma digital, será muito mais rápido atender as solicitações dele. Inclusive, ele poderá acessar seus documentos e interagir com a IES sem precisar deslocar-se, melhorando a sua experiência de atendimento.

Para a instituição

Uma vez que todos os documentos estiverem em meio digital, a IES ganha, pois, não será mais necessário o controle rigoroso sobre cada folha de papel armazenado em pastas, tampouco precisará dedicar espaço físico para o armazenamento de todas estas informações. Sem contar na redução de custos e riscos inerentes à gestão do papel.

Ou seja, redução de espaço físico e custos operacionais, assim como melhoria na gestão documental e na conformidade com a legislação.

Para os funcionários

Os profissionais que trabalham nas IES ganham, em razão de possuírem maior eficiência e agilidade no acesso e processamento de informações. Além disso, reduz as tarefas manuais e permite com que se concentrem em atividades mais estratégicas.

Veja também este post: 30 Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em IES

Transformação digital para além dos documentos

A migração para o acervo digital é apenas a ponta do iceberg na transformação digital das IES. Com o perfil dos alunos cada vez mais digital, é fundamental oferecer uma experiência completa e integrada, desde o acesso a documentos até a automatização de processos administrativos e educacionais.

Estudos de caso: Sucessos na implementação de acervos digitais

Um dos nossos clientes reduziu 15.000 mil atendimentos presenciais em 12 meses, apenas com a implementação de um projeto de migração para o meio digital. É um dos exemplos de que quando realizamos a migração para o meio digital todos ganham.

O Zeev possui mais de 25 anos de experiência automatizando processos e a gestão de documentos.

Leia também a legislação na íntegra a partir desses links: Decreto 9.235 e Portaria 315