Acervo acadêmico digital: sua IES já está preparada?
Índice
- Entendendo a Portaria 1.224 e o Decreto 9.235 do MEC sobre Acervo Acadêmico Digital
- Migraçaõ digital: uma realidade antiga com nova urgência
- Portaria 315: Complementos e Novas Diretrizes
- Instituições de ensino impactadas pela legislação
- Definição e componentes do Acervo Acadêmico Digital
- Alertas e requisitos críticos para a digitalização do acervo
- Requisitos essenciais para o sistema de gerenciamento de documentos
- 11 dicas para escolher a melhor ferramenta de gestão de documentos
- 5 dicas práticas para implementar seu Sistema de Acervo Digital
- Principais mudanças da gestão em papel para a gestão digital
- Como o Zeev ECM pode facilitar a adequação da sua IES
- Benefícios de um acervo digital
- Transformação digital para além dos documentos
sobre Acervo Acadêmico Digital
Como dito anteriormente, o acervo acadêmico digital basicamente consiste na passagem dos documentos físicos que compõem o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) para o meio digital. Esse movimento foi impulsionado pelo Decreto 9235/17 e pela Portaria 315/18 do Ministério da Educação (MEC).
Tudo começou com a Portaria 1.224 do MEC, criada em 2013, mas que foi rapidamente revogada. Em contrapartida, surgiu o Decreto 9.235, que impacta diretamente a maneira como as instituições de ensino geram seus processos e documentos. Publicado em 15/12/2017, o decreto exige que as instituições de ensino superior, tanto públicas quanto privadas, migrem todo o seu acervo acadêmico para o meio digital.
Migraçaõ digital: uma realidade antiga com nova urgência
A migração do acervo acadêmico para o meio digital já vinha acontecendo há algum tempo, impulsionada pela vontade das IES em atender os alunos de forma mais prática e rápida. No entanto, a diferença agora é que essa migração passou a ser uma obrigação legal, exigida pelo MEC, o que transformou essa ação de estratégica em mandatória.
Em 04 de abril de 2018, entrou em vigor a Portaria 315, que complementa o Decreto 9.235 de 2017. A Portaria 315 expõe claramente os requisitos que precisam ser atendidos e as punições para quem não se adequar. Vale lembrar que ela substituiu a Portaria 22, com alterações simples no texto e a adição importante na Seção V – Procedimento Sancionador. Quanto ao acervo acadêmico, a principal mudança foi o prazo de implementação, estendido por mais 24 meses devido à pandemia, que deu às IES até abril de 2022 para se adequarem.
Instituições de ensino impactadas pela legislação
Todas as instituições de ensino superior, públicas e privadas, tiveram que migrar seus acervos para o meio digital. No entanto, a necessidade de incluir um projeto de acervo acadêmico digital no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) era uma obrigação apenas para as IES de natureza privada.
Definição e componentes do Acervo Acadêmico Digital
Conforme a Portaria 315, artigo 37: “Considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.
Além disso, o artigo 38 reforça a necessidade de manter esses documentos sob custódia, obedecendo às especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo, como você pode ver a seguir:
“
Alertas e requisitos críticos para a digitalização do acervo
1) Utilize um método que garanta a integridade, confiabilidade, autenticidade, bem como a durabilidade de todas as informações contidas nos documentos originais;
Lembre-se que um documento arquivístico tem valor jurídico. Um documento nato digital deve exibir quem produziu, quando produziu, para que foi produzido. Também, não se restringe somente aos metadados indexados. Assim, o histórico do documento deve ser muito claro. É preciso registrar mudanças ocorridas.
2) Mantenha a conformidade legal. Isto é, atenda aos prazos estabelecidos pela legislação.
3) Construa um comitê gestor com o propósito de acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico.
4) Velocidade de implementação: Fique atento aos prazos e aos requisitos impostos e, por fim, evite irregularidades administrativas para a sua instituição.
Requisitos essenciais para o sistema de gerenciamento de documentos
1) Conforme a lei: O sistema deve gerenciar bases de dados adequadas para a preservação do acervo acadêmico digital. Ou seja, oferecer segurança e condições de armazenamento seguro e protegido dos documentos acadêmicos através dos meios digitais;
2) Recuperação de Documentos: Oferecer uma forma de indexação que permita a pronta recuperação dos documentos. Isto é, oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão, de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia.
3) Segurança e certificação: Método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação e, além disso, utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil para garantir a autenticidade e validade jurídica dos documentos.
Utilizar certificado e assinatura digital de acordo com as leis que regem o padrão ICP-Brasil afim de garantir validade e integridade legal do documento eletrônico.
11 dicas para escolher a melhor ferramenta de gestão de documentos
- Adequação às necessidades: Não selecione a ferramenta mais cara, mas a que melhor atende às suas necessidades.
- Benchmarking: Verifique quais outras IES estão utilizando a ferramenta pré-selecionada.
- Suporte técnico: Prefira ferramentas com suporte técnico em português.
- Treinamento: Verifique se a empresa oferece treinamento para sua equipe.
- Digitalização e criação de documentos: Selecione ferramentas que permitam digitalizar e criar documentos já digitais.
- Captura em lote: Ferramentas que permitam digitalização rápida em massa são essenciais. Ou seja, que faça a digitalização rápida de muitas pastas/documentos por hora
- Colaboração em tempo real: Verifique se a ferramenta permite colaboração e compartilhamento em tempo real.
- Reconhecimento de Texto (OCR): Verifique se reconhecimento de texto é importante para você. Se sim, selecione uma ferramenta que leia a imagem e saiba o que está escrito nela. Ferramentas com OCR facilitam a digitalização e indexação automática.
- Serviços Avançados: Sistemas que processam elevados volumes de transações, conversão e exportação de documentos são vantajosos.
- PDF/A: Ferramentas que convertem documentos para o padrão PDF/A garantem durabilidade a longo prazo – um dos requisitos da Portaria do MEC.
- API de Integração: Verifique a possibilidade de integração com outros sistemas através de API.
5 dicas práticas para implementar seu Sistema de Acervo Digital
1) Faça uma análise criteriosa de como fazer a hierarquia dos documentos dentro do Software de gestão, antes da implementação. Pois esta ação facilitará sua vida mais tarde, na hora de fazer buscas, por exemplo.
2) Utilize ferramentas como o xmind para criar mapas mentais da hierarquia dos documentos. Veja:
3) Envolva o pessoal do atendimento no projeto para trazer necessidades reais e preparar documentos para digitalização.
4) Levante as informações antes da implementação. Quanto se gasta com papel? Com impressão? Quantos atendimentos presenciais são feitos por mês? Posteriormente, compare os números e divulgue muito!
5) Depois que implementar o acervo digital, avance para a digitalização de processos e melhores os seus processos educacionais.
Principais mudanças da gestão em papel para a gestão digital
- Redução do extravio de documentos;
- Rápida localização de documentos;
- Rastreabilidade e trilha de auditoria para documentos;
- Segurança e controle no acesso aos documentos;
- Fim da duplicidade de documento;
- Redução de custos, transporte, armazenamento e manuseio;
- Preservação do meio ambiente, reduzindo o uso de papel;
- Agilidade na construção da documentação obrigatória para o e-MEC;
- Facilidade e organização das evidências na auditoria do MEC;
- Fim da não localização de um documento!
Como o Zeev ECM pode facilitar a adequação da sua IES
Nossa plataforma de gestão de documento, o Zeev ECM, oferece soluções completas para a digitalização do acervo acadêmico, atendendo todos os requisitos legais e proporcionando uma gestão eficiente e segura dos documentos. Alguns destaques do Zeev ECM incluem, por exemplo:
assim como
2. Assinaturas digitais
Ou seja, se ao incluir um documento que pode ser excluído depois de 10 anos, o usuário preenche a data base (a data para início da contagem) e o sistema, depois de 10 anos, elimina o documento, automaticamente.
4. Tecnologia OCR nativa
6. Controle e auditoria de acessos
7. Facilidade de integração com outros sistemas
.
Benefícios de um acervo digital
. Confira, a seguir, alguns exemplos:
Para os alunos
Para a instituição
Ou seja, redução de espaço físico e custos operacionais, assim como melhoria na gestão documental e na conformidade com a legislação.
Para os funcionários
Veja também este post: 30 Benefícios da Gestão eletrônica de documentos em IES
Transformação digital para além dos documentos
A migração para o acervo digital é apenas a ponta do iceberg na transformação digital das IES. Com o perfil dos alunos cada vez mais digital, é fundamental oferecer uma experiência completa e integrada, desde o acesso a documentos até a automatização de processos administrativos e educacionais.
Leia também a legislação na íntegra a partir desses links: Decreto 9.235 e Portaria 315