RPA e BPMS: qual a diferença?

Embora RPA e BPMS não sejam bem grandes novidades no mundo dos negócios, ainda há muita confusão entre as duas tecnologias. Pois bem, de forma resumida, enquanto o RPA está relacionado a robôs que fazem atividades operacionais, o BPMS está relacionado com a modelagem e a automatização de processos de negócio. Agora, se você ainda não tem clareza sobre o que é RPA e qual a sua relação com o BPMS, esse artigo é para você. Nele vou falar um pouco mais sobre essas tecnologias.

Um pouco mais do que é BPMS

O BPMS é o viés tecnológico da disciplina de BPM. Ou seja, é o lado tecnológico da Gestão por Processos de Negócio (Business Process Management). Com ele, você pode aplicar na prática muito do que a disciplina de gestão por processos prega, buscando otimizar, simplificar, desburocratizar e eliminar desperdícios dos fluxos de trabalho da sua empresa.

De forma mais prática, o BPMS permite você mapear, modelar, automatizar e monitorar os processos de negócio da sua empresa. Com essa tecnologia, você dá vida aos fluxogramas da sua empresa, criando workflows que rodem automaticamente, distribuindo as atividades aos responsáveis e controlando prazos. Vou deixar aqui embaixo um vídeo e um artigo cheio de detalhes sobre BPMS.

Guia completo sobre o que é BPM e BPMS e o que isso tem a ver com Gestão por Processos [Com E-book e vídeo]

E, agora, um pouco mais do que é RPA

RPA é a sigla para Robotic Process Automation, que traduzindo para o nosso português significa Automação Robótica de Processos. Dessa forma, podemos dizer que o RPA nada mais é do que um robô, capaz de fazer a troca de informações entre sistemas sem que seja necessário a construção de uma interface entre eles. Ou seja, ele captura qualquer informação, em qualquer site ou aplicação, navegando como se fosse um usuário comum.

Contudo, vale ressaltar que, embora tenha a mesma ideia que o BPMS, de automatizar um processo, na prática é um pouco diferente. Aqui, estamos falando da automatização de algumas atividades específicas dentro de um processo, mas não necessariamente o processo todo, ou, ainda, um processo ponta a ponta, que permeia diversas áreas da empresa.

Vou deixar aqui também um super artigo para te ajudar a entender sobre RPA.

O que é RPA

RPA e BPMS: tecnologias concorrentes ou complementares?

Aqui está uma das maiores confusões quando se fala em RPA e BPMS. Na verdade, essa confusão acontece porque muitas vezes não se tem clareza do que cada uma dessas tecnologias tem como objetivo. Muitas vezes, se tem a ideia de querer automatizar um processo usando RPA, e aí caímos no engano. Como dito anteriormente, o RPA auxilia na automatização de atividades pontuais, que envolvam captura de informações entre sistemas, enquanto o BPMS olha para o processo como um todo.

Todavia, se você acha que nos eu dia adia você só pode usar um ou outro, sinto em informar que você está errado. Na verdade, as tecnologias não são concorrentes, mas sim, complementares. Quando você tem um processo importante, que permeie mais de uma área da empresa, você não só pode, como deve automatizá-lo utilizando o BPMS. Assim, você elimina retrabalhos, falhas, e mantém sempre um padrão, o que permite a escala do seu negócio. Porém, se no meio desse processo há uma atividade extremamente burocrática e operacional, por que não deixá-la para um robô executar, ao invés de ocupar o tempo riquíssimo dos seus colaboradores? Então, é aí que entra o RPA, como um aliado do BPMS. 😉

Quando utilizar essas tecnologias?

Agora, de forma mais prática, quando utilizar essas tecnologias em conjunto? Quais processos? Que tipo de tarefas? Eu diria que já dei um spoiler no tópico acima. hehehe…

Quando utilizar um BPMS?

Para mim, não existem dúvidas. A resposta é: sempre! Sempre que você quiser ter resultados positivos, maior controle, eficiência, produtividade e escalar seu negócio, utilize um software de BPM, que cria fluxos de trabalho inteligentes e padronizados. Nós falamos um pouco mais no vídeo abaixo:

Quando utilizar o RPA?

Na verdade, o RPA é um complemento ao BPMS. Para isso, é preciso olhar para seu processo, durante o mapeamento, ou ainda, depois dele, e identificar aquelas atividades que só consomem tempo dos seus colaboradores e que poderiam ser realizadas por um robô. Um exemplo pode ser o preenchimento de um campo CNPJ, ou CPF, em uma ficha de cadastro. Um robô faria isso em segundos, de forma assertiva e, melhor ainda, sem cansar.

O que quero dizer é que você deve lembrar que o maior poder dos seus colaboradores está na capacidade estratégica deles, e não na atuação operacional. Por isso, utilize-os de maneira correta.

Veja que segmentos já estão utilizando as tecnologias RPA e BPMS

Como já mencionado, essas tecnologias não são exatamente uma novidade no mercado e no mundo dos processos de negócio. Muitas empresas, de diferentes segmentos, já se beneficiam desse casamento, como por exemplo:

• Departamentos jurídios;
• Área da saúde, em hospitais e laboratórios;
• Áreas financeiras;
• BPOs e Centros de Serviços Compartilhados (CSCs);
• Educação
• Transporte e logística
• Pagamentos;
• Entre outras!

Por fim, um dado curioso. Segundo a McKinsey & CO, 30% das tarefas executadas nas organizações são meramente operacionais e poderiam ser automatizadas com o uso de RPAs. Fica a dica aí, pessoal.

Tire proveito da relação entre RPA e BPMS

Depois de deixar claro o que é um e o que é outro, a minha mensagem final é: não deixe de usufruir dos benefícios dessas tecnologias. Você e sua organização só têm a ganhar com essa relação. Seja em produtividade, eficiência, escala, ou resultados.

Partir para esse tipo de relação não significa que você tenha que ter diferentes sistemas. Na verdade, eles trabalham em conjunto, e você não vai precisar ficar controlando diferentes ferramentas no seu dia a dia. Ou seja, uma tranquilidade a mais para a sua rotina.

Espero que você tenha gostado. Se ficou com alguma dúvida, saiba que nós podemos ajudá-lo! 😉

Até mais!