Ferramenta para trabalho home office: 3 tipos principais [Com e-book]

Ferramenta para trabalho home office? Sim! Trabalhar remotamente envolve adaptação e resiliência. Nesse sentido, é preciso contar com ferramentas que possibilitem que você e sua organização não parem, afinal de contas, você está em casa, as atividades da empresa não.

Nós já falamos aqui no blog como foi o nosso processo de transição para home office. Tem momentos que parece que não vai dar certo, mas no final, os ganhos são muito maiores.

Pode parecer algo impossível para muitas equipes e foi pensando nisso, juntamente com a nossa experiência que resolvi escrever esse texto. Hoje, quero ajudar você a ver essa necessidade atual como uma oportunidade.

Antes de mais nada, tenha calma!

Home office não é, necessariamente, uma novidade. Já faz algum tempo que ele é parte da realidade de muitas organizações. No entanto, muitas outras nunca se quer cogitaram aderir ao trabalho remoto.

E, para a grande maioria das empresas, a obrigação de mudar sua forma de trabalho aconteceu da noite para o dia. A transformação digital nunca fez tanto sentido como no cenário atual.

Nesse sentido, é normal o sentimento de dúvida, ou desconforto. Mesmo as instituições renomadas, com budget para investir em tecnologia, se viram em um momento único, desafiador, buscando viabilizar que seus profissionais trabalhassem em de casa.

E aqui vai minha primeira dica: tenha calma. Esse sentimento vai passar e você vai ver que vai ficar tudo bem. A adaptação vai acontecer e, no final de tudo, você e sua equipe são capazes de gostar dessa ideia.

Os 3 principais tipos de ferramentas para home office

Com as ferramentas certas, você pode aumentar a produtividade e melhorar a colaboração. Aqui estão as três principais ferramentas indispensáveis para um trabalho remoto eficiente.

Ferramentas de drive na nuvem:

O trabalho remoto exige uma boa organização e acessibilidade dos arquivos e documentos. As ferramentas de drive na nuvem permitem que você armazene, compartilhe e colabore em documentos de forma segura e eficiente. Entre as principais ferramentas de drive na nuvem estão:

• Google Drive: Oferece 15GB de armazenamento gratuito e integra-se perfeitamente com outros aplicativos do Google, como Google Docs, Sheets e Slides. É ideal para colaboração em tempo real.
• Dropbox: Conhecida por sua facilidade de uso e confiabilidade, o Dropbox permite que você sincronize arquivos em vários dispositivos e compartilhe links de arquivos e pastas com facilidade.
• OneDrive: Integrado ao Microsoft Office, o OneDrive é excelente para quem já utiliza aplicativos como Word, Excel e PowerPoint. Ele oferece 5GB de armazenamento gratuito, com opções pagas para mais espaço.

Ferramentas de comunicação online:

Manter uma comunicação eficaz é essencial para o sucesso do trabalho remoto. Ferramentas de comunicação online ajudam a manter a equipe conectada, seja por meio de mensagens instantâneas, videochamadas ou conferências. Algumas das ferramentas mais populares são:

• Slack: Uma plataforma de comunicação que organiza conversas em canais específicos. É ideal para manter a comunicação organizada e centralizada, além de integrar-se com várias outras ferramentas de produtividade.
• Zoom: Amplamente utilizada para videoconferências, o Zoom permite realizar reuniões com vídeo e áudio de alta qualidade, além de recursos como compartilhamento de tela e gravação de reuniões.
• Microsoft Teams: Além de oferecer chats e videoconferências, o Microsoft Teams se integra ao pacote Office 365, permitindo colaboração direta em documentos do Word, Excel e PowerPoint.

Ferramentas de Workflow:

Para gerenciar tarefas, processos e projetos de forma eficiente, as ferramentas de workflow são indispensáveis no home office. Elas ajudam a organizar tarefas, definir prazos e acompanhar o progresso da equipe.

É graças a um Workflow de qualidade que a sua empresa pode continuar sendo a sua empresa enquanto todos os funcionários trabalham de suas casas. Uma das principais ferramentas brasileiras de criação de workflows automatizados para o trabalho remoto é o Zeev.

Sua equipe está em home office. E os processos da empresa?

Como fazer para que a empresa não pare por falta de estrutura para trabalhar home office? Pois bem, lembre-se: nós quem estamos trabalhando de casa. O que muda é o  seu ambiente de trabalho, não suas atividades.

Sendo assim, as organizações precisam continuar, e isso inclui os processos executados todos os dias, afinal de contas, você não vai para casa e deixa os processos na sede da empresa, não é mesmo?!

Por isso, a adaptação não é individual, ela é coletiva. Todos precisam estar alinhados para fazer com que a organização continue funcionando.

A tecnologia disponibiliza muitas formas de manter os processos da organização funcionando normalmente. Principalmente quando falamos de ferramentas de processos.

O Zeev é a ferramenta para trabalho home office que você precisa

Nós, da Zeev, sempre buscamos ajudar nossos clientes a terem sucesso nos seus objetivos. Em uma rápida enquete que fizemos com eles, tivemos feedbacks muito importantes. A grande maioria diz que processos automatizados com nossa plataforma facilitaram muito a migração para o homeoffice. 

Isso porque o trabalho feito pelos profissionais na nossa solução basicamente se mantiveram os mesmos. A única diferença é que agora eles executam suas atividades do conforto de casa.

Por isso, nosso querido Zeev, é a ferramenta ideal para gerenciar e executar os processos da sua organização, mesmo atuando de forma remota. 

O momento pede velocidade

É claro que uma uma ferramenta de processos facilita a transição das atividades feitas no escritório para o trabalho remoto. E é claro que o Zeev é incrivelmente perfeito para isso. Porém, você deve estar se perguntando: 

David, como vamos implementar um processo automatizado, tornando-o digital, sem ter tempo para realizar o trabalho estruturado e embasado que tradicionalmente se propõe em projetos deste tipo?

Ou ainda…

David, como a empresa poderia implantar, de forma rápida, um processo automatizado, se beneficiando do que uma moderna ferramenta de processos tem a entregar?

A resposta é simples: diferentemente de muitos BPMS, nosso Zeev não vem em branco. Ele já conta com diversos processos de muitas áreas da organização pré-prontos para configuração uso. Você não precisará começa-los do zero. Pensou em Contratos? Temos. Pensou em Qualidade? Temos. Pensou em Gestão de Pessoas? Temos. Pensou em Compras? Temos também! Veja só:

Como isso funciona na prática

Toda empresa possui processos. Fazer compra de material, é um processo oferecido por uma área a um ou mais requisitantes. Disponibilizar infraestrutura necessária para o colaborador (como telefone celular, notebook, mesa), é outro processo. E, veja bem, esses processos possuem muitas similaridades, mesmo em diferentes empresas. 

Basicamente, processos consistem em uma entrada, etapas intermediárias e uma saída, ou entrega. Dessa forma, uma pessoa inicia um processo solicitando algo (entrada). Essa solicitação segue pelo processo para ser analisado por outra pessoa, que aprova ou não a solicitação.

Posteriormente, uma (ou umas) outra pessoa executa a atividade (etapa intermediária) e entrega aquilo que foi solicitado (saída). Logicamente que cada empresa pode ter sua particularidade mas, em linhas gerais, o macroprocesso do processo é muito similar. 

Foi seguindo essa lógica que construímos os nossos modelos pré-prontos para sua organização começar a usar agora mesmo. Rapidamente, define-se o nome do processo, quem são as pessoas autorizadas a iniciá-los, quais são as pessoas ou áreas responsáveis pela execução de cada etapa e o prazo correspondente. Veja só:

Pronto! Feita a configuração, os processos são disponibilizados em um portal web. Dessa forma, podem ser acessados via internet, por computadores, celulares e tablets, viabilizando a realização das atividades de qualquer lugar, desde que tenha acesso à Internet. Incrível não?!

Mas os processos da minha empresa são diferentes, como faço?

Não tem problema. Um processo padrão pode ser transformado em um processo customizado, sem nenhum problema. Uma vez que você possui as informações necessárias e a motivação para personalizar o seu processo, basta realizar as alterações dentro da própria ferramenta, em uma interface bastante simples. Mas isso já é papo para outro conteúdo.

O Zeev é incrível

Não é força de expressão, nem excesso de otimismo. O Zeev é a ferramenta ideal para organizar os processos da sua empresa e deixar seus colaboradores trabalharem tranquilamente de forma remota. Ele tem tantos benefícios. Deixa eu falar de alguns para você!

Autonomia pra você e sua equipe

O Zeev te entrega uma jornada de aprendizagem completa que fará com que seu time conquiste total autonomia para criar os próprios processos na ferramenta. Nos orgulhamos de entregar o software de workflow low-code que qualquer pessoa poderia utilizar para simplificar os processos de uma empresa. Não é preciso ser um desenvolvedor, nem mesmo um analista de processos especializado. Essa é, com certeza, uma das maiores vantagens do Zeev!

Enquanto para se mapear e modelar processo a processo na sua organização você precisa desprender muito tempo fazendo definições, com o processo padrão de atendimento você reduz drasticamente esse tempo. Sendo assim, enquanto você mapeia e modela 1 processo, com o padrão você faz 10.

Dessa forma, implementar no Zeev é moleza! Em tempos de trabalho home office mandatório e rápida adaptação da rotina de trabalho, eu tenho certeza que esse ponto é muito importante para não parar a sua organização. E é por isso que eu digo que ele é a a melhor opção de ferramenta para trabalho home office.

Flexibilidade

O Zeev possibilita que você crie processos altamente customizados, de acordo com a sua necessidade. Contudo, também permite uma abordagem de implantação em tempo recorde, fazendo com que você, sua equipe e toda a sua empresa se beneficie dos vários processos prontos das mais diversas áreas. De forma simples, prática e rápida! 

Centralização

Item muito importante para manter a organização da empresa e dos processos dela. Aqui falamos em centralizar não só os processos em si, mas as informações inerentes a cada um deles. Isso você tem no Zeev.

Toda vez que um processo é iniciado no sistema, ele leva consigo todas as informações importantes. A cada nova etapa, mais e mais informações relevantes vão sendo registradas dentro do sistema também. Dessa forma, fica bem mais fácil encontrar um documento, ou identificar alguma observação importante. Basta acessar o processo.

Transparência dos processos

Alguns questionamentos que sempre vêm à tona quando o assunto é transparência:

• Como identificar o status de cada um deles? 
• O que está sendo feito?
• Quem é o responsável por fazer a atividade?

O Zeev traz tudo isso. Como uma ferramenta de gestão por processos, ele permite que você acompanhe os status das suas solicitações, ou seja, se está em andamento, se está em análise, ou se já foi concluído. Veja só:

Também é possível ver que atividades estão sendo realizadas nesse momento (aprovação, revisão, cadastramento, compra, etc…) e quem é responsável por cada uma das etapas. Assim não há desencontro, nem aquela busca eterna de quem faz o que. Já está lá, pronto.

Vale ressaltar que o Zeev automatiza fluxos de trabalho. Ou seja, as atividades fluem automaticamente de um responsável para outro. Ao finalizar a sua tarefa, ela vai automaticamente para o próximo responsável executar a atividade dele dentro do processo, tudo que você precisa em uma ferramenta para trabalho home office.

Clareza de prazo 

Quando falamos em processos, atividades, ou tarefas, sempre paira a questão de qual o prazo para atendimento. No Zeev temos uma resposta para isso.

Todas as atividades já possuem um prazo determinado. Essa informação está presente no formulário de abertura do processo. Portanto, quando você for iniciar um, você já sabe quanto tempo levará para ter sua solicitação atendida. Nós incluímos os prazos de acordo com a realidade da nossa empresa, mas isso pode ser perfeitamente alterado para a realidade da sua organização.

A informação está no campo “previsão de atendimento”:

Simplicidade de uso

Não adianta nada ter uma ferramenta incrível, mas que seja difícil de usar. A nossa ferramenta, além de ser incrível, é simples, low-code (baixo ou pouco uso de código) e intuitiva.

Consequência disso: você não precisa ser um expert em TI, ou softwares em geral para usar nossa solução. Inclusive está preparada com o que tem de mais importante nas leis internacionais de acessibilidade. Ela é para todos!

Além disso, se você precisar criar um novo processo, você pode. Ela não é uma ferramenta engessada, nós não queremos isso. Pelo contrário, queremos proporcionar autonomia para você e sua organização.

Mas se mesmo assim você quiser nossa ajuda, também não tem problema. O importante é você conseguir tirar o melhor proveito da ferramenta. Seja ela uma ferramenta para trabalho no escritório, seja ela uma ferramenta para trabalho home office.

Não acabei…

O Zeev tem mais um monte de benefícios como ter um aplicativo, ser um software web, ou seja, não precisar ser instalado no computador, ser em português (mas também ter as opções de inglês e espanhol!), ser armazenado em cloud, e possuir uma jornada de aprendizagem completa. 

Outro grande ponto importante, ainda mais com a economia variando constantemente: ser pago em reais, ao contrário de muitas soluções que são em dólar. Dessa forma você não fica à mercê das variações da moeda estrangeira.

Você está trabalhando remotamente, sua empresa não

Frente a tudo que expus até aqui, eu destaco que você é capaz de se adequar ao trabalho remoto. Não é preciso ter nenhuma habilidade específica para isso.

Outra coisa: independentemente do fato de você estar trabalhando de casa, ou de qualquer outro lugar, a sua empresa não está parada. Os processos dela continuam andando. Contudo, ao invés de serem feitos de forma manual, são feitos de forma digital.

O BPMS é uma ótima ferramenta para trabalho home office. Ele surge como um aliado a esse cenário, uma vez que ele permite que processos que permeiem a organização toda possam ser centralizados em uma única ferramenta.

Sem e-mails intermináveis, sem ligações, sem desencontro de informações. Eliminando silos e tornando os processos da organização bem mais colaborativos.

Já o Zeev… bem o Zeev é fantástico!!! Com ele, tudo fica ainda mais simples, se é que isso é possível. Eu aposto que se você experimentar, também vai pensar assim.