Regras de Negócio: o que são e como aplicar?

No dinâmico mundo dos negócios e da tecnologia, a estruturação clara e precisa de processos internos é crucial. Nesse sentido, uma das ferramentas mais poderosas para alcançar essa organização são as regras de negócio.

Essas diretrizes orientam e guiam o comportamento e as decisões cotidianas dentro de uma empresa, assegurando consistência e eficiência em diversas operações.

Neste artigo, vamos explorar o que são exatamente as regras de negócios, como implementá-las de forma eficaz e tudo o que rodeia as discussões sobre produtos de software.

O que são regras de negócio?

As regras de negócio são instruções que definem ou restringem aspectos das operações de uma organização. Elas são as “leis” internas, guiando o comportamento dentro da empresa. Ou seja, os processos são executados e as decisões são tomadas seguindo as diretrizes das regras de negócio. Por exemplo, uma regra de negócio pode estipular que “todos os pedidos acima de R$10.000 precisam de aprovação do gerente financeiro”.

Essas regras são essenciais tanto no desenvolvimento de software quanto na gestão empresarial, pois garantem que os sistemas e processos internos estejam alinhados com os objetivos e políticas da empresa.

Regras de negócio são declarações que definem ou restringem algum aspecto do negócio. Elas destinam-se a afirmar a estrutura do negócio ou controlar ou influenciar o comportamento do negócio.

Ross, Ronald G. “Business Rule Concepts: Getting to the Point of Knowledge.” Business Rule Solutions, LLC, 2005.

Portanto, regras de negócios são diretrizes que governam as operações e decisões dentro de uma organização, assegurando que as atividades sejam executadas de acordo com as políticas, regulamentos e objetivos da empresa.

Além disso, as regras de negócios são independentes dos sistemas de TI, isto é, servem ao negócio em si e não devem ser limitadas ou definidas apenas em termos de como são implementadas em sistemas de informação. Esta abordagem ajuda a assegurar que as regras permaneçam relevantes mesmo quando as tecnologias mudam.

Por outro lado, sem elas, a atualização de processos pode se tornar mais difícil e demorada, por conseguinte, assim como os documentos pode estar sujeito a mais erros humanos e inconsistências.

Importância das regras de negócio

As regras de negócio são fundamentais para garantir a consistência e a padronização das operações. Ao estabelecer diretrizes claras, elas ajudam a assegurar que todas as partes da organização estejam alinhadas, reduzindo ambiguidades e aumentando a eficiência operacional.

Se todas as regras forem implementadas com precisão, como resultado, temos menos erros humanos e a segurança de que todos os requisitos de conformidade estão sendo cumpridos, evitando quaisquer taxas ou multas desnecessárias.

Facilitação na tomada de decisões e automatização de processos

A aplicação de regras de negócio facilita a tomada de decisões e permite a automatização de processos. Com regras bem definidas, é possível automatizar tarefas repetitivas e garantir que as decisões sejam tomadas com base em critérios preestabelecidos, aumentando a agilidade, bem como reduzindo a possibilidade de erros humanos.

Isso ocorre porque as regras de negócio também funcionam como documentação do negócio e promove visibilidade aos processos internos e externos. Por conseguinte, outras equipes também podem reaproveitar documentos para outros fluxos de trabalho, reduzindo a complexidade em toda a empresa.

Eficiência no fluxo de trabalho e melhoria na comunicação

Além disso, as regras de negócio contribuem para a eficiência do fluxo de trabalho e melhoram a comunicação dentro da empresa. Elas estabelecem expectativas claras sobre como as tarefas devem ser executadas, facilitando a colaboração entre diferentes departamentos e reduzindo conflitos e mal-entendidos. A longo prazo, pode haver economia de tempo e recursos.

Tipos de regras de negócio

As regras de negócio são classificadas em várias categorias. Cada uma com um propósito específico, por exemplo:

• Operacionais: Direcionam as atividades diárias da empresa, como procedimentos para o processamento de pedidos.
• Estratégicas: Orientam decisões de longo prazo e planos de ação da empresa, como políticas de investimento.
• De processo: Definem como os processos internos devem ser executados, garantindo eficiência e conformidade.
• De decisão: Auxiliam na tomada de decisões, estabelecendo critérios claros e objetivos.

Embora não seja obrigatória a sua classificação, as regras de negócio recebem, principalmente, os nomes de operadores ou qualificadores lógicos da programação, por exemplo: “IF-THEN”, “IF-ELSE”, “ONLY IF” e “WHEN”.

Exemplos de tipos: If/Then, If/Else, Only If e When

As regras de negócio seguem uma definição baseada em formato lógico:

• If/Then: Se a condição for verdadeira, então será tomada determinda ação. Por exemplo, “se o cliente gastar mais de R$500, então conceda um desconto de 10%.”
• If/Else: Se determinada condição for verdadeira, o resultado será X, senão, o resultado será Y. Por exemplo, “se o estoque estiver abaixo de 50 unidades, reponha; caso contrário, mantenha o estoque atual.”
• Only If: Apenas se a condição for verdadeira, será tomada determinada ação, como no exemplo a seguir: “somente se o pagamento for confirmado, despache o produto.”
• When: Quando determinada condição ocorrer, um evento será disparado. Só para exemplificar: “quando um novo cliente se cadastrar, envie um e-mail de boas-vindas.”

Categorias comportamentais: Constraints e Derivations

Outra forma de categorizar as regras de negócio é através do seu comportamento:

• Constraints (ou “regras de restrição”): Impõem restrições às operações, assim como no caso: “nenhum funcionário pode aprovar sua própria despesa”.
• Derivations (ou “regras de derivação”): Derivam novas informações a partir de dados existentes, por exemplo, “calcule o imposto baseado no valor da venda”.

Esses tipos de regras permitem que organizações automatizem a tomada de decisões de negócios com o propósito de agilizar uma variedade de processos, por exemplo, os pedidos de clientes e envio. Isso ocorre, pois elas fornecem orientações sobre o momento em que esses processos deverem ser iniciados, interrompidos ou alterados com a finalidade de cumprir políticas de forma consistente em todos os negócios.

Implementação de regras de negócio

Primeiramente, escolha a ferramenta que vai auxiliá-lo no processo de definição e escrita da regra de negócio. Pode ser uma planilha de Excel ou Google Docs, um documento no Notion ou através de cards do Trello – você escolhe.

Entretanto, embora a escolha da plataforma seja livre, o que não é tão livre assim são as características das regras de negócios que são sempre as mesmas como, por exemplo:

• Fazer somente uma função;
• Ter início, meio e fim definidos de forma clara e transparente;
• Ser inteligível, sucinta e clara para todas as pessoas envolvidas;
• Especificar claramente qualquer regra de compliance que seja aplicável;
• Estar sempre atualizada.

A partir daqui, vamos utilizar os tipos de regras de negócio “IF/THEN”, “IF/ELSE”, “ONLY/IF” e “WHEN” para criar o fluxo que define a regra. Em síntese, desenvolve-se mais a regra e, do mesmo modo, desenvolvemos todos os casos, tanto as possibilidades de sucesso na solicitação quanto as possibilidades de falhas na solicitação.

Como documentar

Aqui, deixamos um modelo para você utilizar na hora de documentar as regras de negócio, mas como dito anteriormente, há outros modelos disponíveis na internet com o mesmo objetivo – sinta-se à vontade para escolher o que preferir.

Lembre-se de que ao documentar as regras de negócio, é imprescindível utilizar os identificadores com o intuito de relacionar com regras em outras documentações, ter clareza na linguagem, ou seja, evitar ambiguidades.

Além disso, as regras de negócio devem ser sempre revisadas e atualizadas regularmente para refletir mudanças no ambiente de negócios e nos objetivos da empresa.

Ferramentas e sistemas de gestão empresarial

A implementação de regras de negócio pode ser facilitada por diversas ferramentas e sistemas de gestão empresarial. Softwares como BRMS (Business Rules Management Systems) são essenciais para automatizar e gerenciar essas regras.

Utilização de BPMS

Os BRMS ou, Business Rules Management Systems, possibilitam automatizar a criação e a implementação da lógica de negócios em tempo real sem dependências de outros aplicativos e processos. Da mesma forma, permite que um único repositório de lógica de decisão seja facilmente compartilhado em toda a empresa. Esse conjunto de ações, por sua vez, ajuda as organizações a permanecerem mais responsáveis e ágeis em relação ao mercado.

Desafios na implementação

Antes da implementação de regras de negócio, é importante levar em consideração alguns desafios, que as organizações não estão isentas de enfrentas. Alguns dos principais incluem, por exemplo:

• Complexidade: A criação de regras pode ser complexa, especialmente em grandes organizações com muitos processos interdependentes.
• Resistência à Mudança: Pode haver resistência dos funcionários em adotar novas regras, especialmente se elas alterarem significativamente os processos atuais.
• Manutenção e Atualização: Manter as regras de negócio atualizadas exige um esforço contínuo e um bom sistema de gestão.

Benefícios das regras de negócio

A adoção eficaz de regras de negócio pode trazer como resultado inúmeros benefícios para as organizações, por exemplo:

• Maior eficiência operacional: As regras de negócio ajudam a automatizar processos e a reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas, aumentando a eficiência geral.
• Melhoria na tomada de decisões: Com critérios claros para a tomada de decisões, as empresas podem tomar decisões mais rápidas e informadas.
• Redução de erros e inconsistências: A padronização das operações reduz a possibilidade de erros e inconsistências, melhorando a qualidade dos produtos e serviços.
• Conformidade e governança: As regras de negócio ajudam a garantir que a empresa esteja em conformidade com regulamentos e políticas internas, facilitando a governança.

Conclusão

As regras de negócio são elementos fundamentais para a gestão eficaz de uma empresa. Elas garantem a consistência, padronização e eficiência das operações, facilitam a tomada de decisões e permitem a automatização de processos. Embora a implementação possa apresentar desafios, os benefícios superam significativamente as dificuldades. Manter as regras de negócio atualizadas e bem documentadas é crucial para garantir seu sucesso contínuo.

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