Gestor de Processos: carreira, habilidades, ferramentas e mais

Você, sem dúvida, já teve que enfrentar processos ineficientes na sua empresa e, muito provavelmente, eles geraram retrabalhos, atrasos e prejuízo financeiro para a sua área ou negócio.

A verdade que você já conhece é que para o funcionamento de uma organização, existem vários processos que, necessariamente, precisam estar alinhados para garantir o resultado esperado.

Processos bem desenhados auxiliam na execução nas atividades diárias, na comunicação entre diferentes áreas e departamentos, além de agregarem valor ao cliente.

O que talvez você não saiba é que há um profissional capaz de garantir o sucesso dessa operação: o gestor de processos!

Continue a leitura e entenda as responsabilidades, metodologias, ferramentas e outras características sobre a carreira profissional do gestor de processos.

A importância do gestor de processos dentro de uma organização

O gestor de processos é o profissional responsável por planejar, implementar, monitorar e aprimorar os processos que sustentam o funcionamento da organização. Sua expertise garante que cada etapa seja executada de forma eficiente, com o mínimo de desperdício e maximizando a entrega de valor.

Para o cumprimento de suas responsabilidades, o gestor precisa lidar com diversos sistemas, áreas e situações, assim como ter conhecimento sobre diversos temas como, por exemplo, planejamento, gestão de riscos, tecnologia, gestão de pessoas e compliance.

Responsabilidades e competências chave

Como adiantado anteriormente, o gestor de processos é um profissional multidisciplinar e, portanto, é fundamental que ele domine um conjunto abrangente de habilidades e conhecimentos. Entre as principais competências há, por exemplo:

Planejamento e modelagem de processos:

• Capacidade de analisar e mapear os processos existentes na organização, identificando gargalos e oportunidades de melhoria.
• Domínio de ferramentas e técnicas de modelagem para representar os processos de forma clara e visual.
• Habilidade de projetar novos processos ou redesenhar os existentes, otimizando o fluxo de trabalho e a produtividade.

Inovação e melhoria contínua dos processos:

• Visão crítica e proativa para identificar oportunidades de otimização e inovação nos processos.
• Domínio de metodologias de melhoria contínua como, por exemplo, PDCA (Ciclo de Planejamento, Execução, Verificação e Ação).
• Abertura à experimentação e adoção de novas tecnologias que aprimorem a eficiência e a automatização dos processos.

Gerenciamento de riscos e compliance:

• Identificação, análise e mitigação de riscos relacionados aos processos da organização, garantindo a segurança e a conformidade com as normas e regulamentações.
• Implementação de controles internos e medidas de compliance para prevenir fraudes, erros e falhas nos processos.
• Manutenção de registros e documentação adequados para demonstrar o cumprimento das leis e normas aplicáveis.

Aprofundamento nos “4Ps” do processo:

• Ponta a Ponta: visão holística do processo, desde seu início até o fim, identificando interdependências e oportunidades de otimização em todo o fluxo.
• Pessoas: reconhecimento da importância do fator humano na gestão de processos, investindo na capacitação e no engajamento das equipes.
• Plataforma: utilização estratégica de tecnologias e ferramentas para automatizar tarefas, otimizar o fluxo de informações e aprimorar a tomada de decisões.
• Performance: monitoramento constante dos indicadores de desempenho (KPIs) para avaliar a eficácia dos processos e identificar áreas de melhoria.

Habilidades em BPM e sua aplicação prática:

O gestor de processos atravessa diferentes fases do ciclo de BPM (Business Process Management), por isso ele deve possuir conhecimento e experiência desde a definição da estratégia até a implementação, monitoramento e otimização dos processos.

O conhecimento sobre ferramentas de BPM, como BPMS (Business Process Management System) e a habilidade de aplicar metodologias de BPM como, por exemplo, BPMN (Business Process Model and Notation) ajudam a automatizar e gerenciar os processos de forma eficiente, bem como modelar e documentar os processos de forma padronizada, respectivamente.

Desafios comuns e como superá-los

A jornada do gestor de processos não é isenta de desafios. Para garantir o sucesso na implementação e na gestão de processos, é fundamental desenvolver estratégias para superar algum dos obstáculos mais comuns:

Resistência à mudança nas organizações:

Mudanças, geralmente, causam desconfortos e podem, até mesmo, provocar medos e inseguranças nos colaboradores. Nesse sentido, se faz necessária uma comunicação clara e transparente sobre os benefícios da gestão de processos, envolvendo todos os stakeholders impactados pela implementação, e demonstrar como a automatização de processos impacta positivamente na produtividade e na qualidade da equipe e, por conseguinte, da organização.

Outra dica importante é realizar a implementação das mudanças de forma gradual. Da mesma forma, como começar com processos de menor impacto e alta visibilidade de resultados, podem auxiliar na demonstração do valor da iniciativa e, posteriormente, difundir gradativamente para áreas mais complexas.

Além disso, é importante reconhecer e valorizar os colaboradores que abraçam as mudanças. Esse engajamento e a participação ativa das equipes ajudam na implementação dos novos processos como, analogamente, um “efeito manada”.

Comunicação eficaz em todas as partes interessadas:

Aqui vale o reforço: estabeleça canais de comunicação claros e abertos, onde todos os envolvidos possam se manter informados sobre o andamento dos processos, bem como as mudanças em curso.

Alinhamento dos processos com os objetivos estratégicos da empresa:

Também é papel do gestor mapear os processos que contribuem diretamente para o alcance dos objetivos e, sobretudo, envolver os líderes da organização na definição da estratégia de gestão de processos, garantindo o alinhamento com as prioridades do negócio.

Por fim, é também responsabilidade do gestor monitorar e medir os indicadores de desempenho (KPIs) dos processos para avaliar sua efetividade na contribuição para os objetivos estratégicos.

Adaptação à novas tecnologias e tendências:

Tecnologias vem e vão o tempo todo. Enquanto você lê este artigo, é provável que outra tecnologia tenha surgido em algum lugar do mundo. Para o gestor de processos, manter-se atualizado sobre as últimas tendências em tecnologia e inovação, sobretudo, na sua área de atuação é primordial.

Num mercado cada vez mais competitivo, o gestor precisa estar atento e avaliar oportunidades de adoção de novas tecnologias, como é o caso, por exemplo, da Inteligência Artificial (IA), Robotic Process Automation (RPA) e Internet das Coisas (IoT), que possam agregar mais valor aos produtos ou serviços da sua empresa.

Para facilitar e, principalmente, agilizar essas análises e aproveitar oportunidade, o gestor de processos não apenas pode, como deve, difundir uma cultura de aprendizado contínuo na organização, incentivando os colaboradores a desenvolverem novas habilidades e buscarem novidades e tendências com o propósito de responder às mudanças do mercado de forma mais rápida e assertiva.

Metodologias e ferramentas

Se por um lado, as dicas teóricas provocam a reflexão sobre os processos e o status quo, ou seja, a maneira como as atividades e as responsabilidades são definidas e executadas no dia a dia, por outro lado, as metodologias e ferramentas têm a capacidade de ajuda-lo a sair do teórico e partir para a prática, implementando mudanças que, verdadeiramente, otimizam os processos, aumente a produtividade da sua equipe, reduza gargalos e atrasos e, por conseguinte, aumentem o valor agregado para a sua empresa.

Para superar os desafios e alcançar os objetivos com a gestão de processos, confira algumas das principais “ferramentas” que podem lhe ajudar:

BPM

Antes de tudo, é bom ter em mente que BPM não é uma metodologia, tampouco uma ferramenta, projeto ou software específico, mas sim uma disciplina de gestão. Isto é, um conjunto de conhecimentos sobre princípios e práticas de gestão de processos que você pode implementar na sua empresa.

Portanto, não se engane: o BPM não é uma implementação única. No BPM, a cultura de melhoria contínua é um ponto chave, ou seja, um processo melhorado deve ser revisitado dentro de um período.

Agora que você já sabe a definição de BPM, vou te mostrar como é o ciclo de vida do BPM, de acordo com o CBOK:

Dica de leitura

Conheça o objetivo principal do BPM, bem como os principais benefícios, características e fases do ciclo.

Uso de tecnologias na automatização de processos

A transformação de atividades repetitivas e complexas, a redução de retrabalhos e atrasos, assim como o ganho de produtividade, pode ser acelerada com a utilização de inteligência artificial para realizar análises de dados com o intuito de identificar oportunidades de melhoria e tomada de decisões preditivas. Em conjunto, também podem se somar a colaboração do uso do RPA (Robotic Process Automation) e do BPMS (Business Process Management System).

Mas que fique claro: o RPA é um passo depois da automatização em um BPMS!

O que é o BPMS?

O BPMS é o viés tecnológico do BPM (Business Process Management). Ou seja, com ele, você é capaz de aplicar na prática o que disciplina de gestão por processos prega.

Em outras palavras, um BPMS, como o Zeev, permite você mapear, modelar, automatizar e monitorar os processos de negócio da sua empresa. Basicamente, você dá vida aos fluxogramas da sua empresa, criando workflows que rodem automaticamente, distribuindo as atividades aos responsáveis e controlando prazos. No caso do Zeev, por ser uma ferramenta low-code, a criação de workflows pode ser realizada sem, necessariamente, o conhecimento técnico sobre programação.

O que é o RPA?

Quando, antes, eu afirmei que o RPA é um passo depois da automatização em um BPMS, você deve ter se perguntando: então, o que é o RPA?

O RPA é a sigla para “Robotic Process Automation”, ou seja, “Automação Robótica de Processos”. Em resumo, o RPA nada mais é do que um robô, capaz de fazer a troca de informações entre sistemas sem a necessidade da construção de uma interface entre eles e executando as tarefas, similarmente, a um usuário comum.

Desenvolvimento de habilidades e capacitação

O sucesso do gestor de processos está diretamente ligado ao seu desenvolvimento profissional contínuo. Investir em conhecimento, estar antenado com as novidades e aprimorar suas habilidades é fundamental para se destacar na área e alcançar seus objetivos.

Nesse caminho, algumas estratégias podem ajudar no seu desenvolvimento como é o caso, por exemplo, de cursos, treinamentos e workshops. Outra ferramenta muito útil para um aprofundamento em temas como gestão de processos, BPM, metodologias de melhoria contínua e ferramentas tecnológicas são os livros, artigos e blogs especializados na área que buscam manter os leitores atualizados sobre as últimas tendências e boas práticas.

Além disso, expandindo as opções para além dos meios mais tradicionais, há ainda eventos e conferências que podem oferecer informação, networking com outros profissionais e troca de experiências na área capaz de inspirar mudanças na sua própria realidade.

Dicas de cursos

 – Curso Gestão de Processos – SESI/SENAI;

– MBA em Gestão de Processos – FIAP;

– Gestão de Processo de Negócio – FGV;

– MBA em BPM e RPA – FIAP;

– Capacitação em BPM – ABPMP Brasil;

– Curso Business Process Management – FGV.

A importância do feedback

Outra habilidade valorizada em todo gestor de processos é a sua capacidade em trabalhar feedbacks construtivos dentro da sua equipe, tanto para dar quanto para receber. Saber identificar pontos fortes e oportunidades de melhoria nas equipes e nos processos é fundamental para o crescimento individual e organizacional.

O futuro da gestão de processos

Como visto anteriormente, tecnologias e conceitos como inteligência artificial e internet das coisas, não apenas vieram para ficar, como estão incrementando e atualizando a maneira como a gestão de processos é feita atualmente.

Aqui, acrescento ainda a tendência emergente de process mining que, basicamente, é uma técnica que utiliza outras técnicas de data mining para extrair insights valiosos dos dados dos processos, permitindo identificar oportunidades de melhoria e a tomada de decisões com base em dados.

A gestão de processos está em constante evolução, acompanhando as tendências tecnológicas e as mudanças no mercado de negócios. Um dos principais fatores que justificam essa transformação é a globalização.

Efeitos da globalização

Caracterizada pela intensificação do comércio internacional, dos fluxos de capital e da integração cultural, a globalização impulsionou e segue impulsionando as empresas a buscarem novos mercados e oportunidades de negócios. Essa expansão global, no entanto, traz consigo desafios que exigem adaptações nos processos internos:

• Cadeias de suprimentos globais: a gestão de cadeias de suprimentos que se estendem por diferentes países e culturas exige maior visibilidade, controle e flexibilidade para lidar com variáveis como diferenças de fuso horário, idiomas, regulamentações e infraestrutura.
• Diversidade cultural: a necessidade de interagir com diferentes culturas e públicos exige do gestor de processos habilidades interpessoais aprimoradas, sensibilidade cultural e adaptabilidade para garantir uma comunicação eficaz e evitar conflitos.
• Padronização e conformidade: a padronização de processos e a conformidade com regulamentações internacionais são essenciais para garantir a qualidade dos produtos e serviços, a segurança da cadeia de suprimentos e o cumprimento das leis em diferentes países.

Mais um agente impactando a gestão de processos

Similarmente, a crescente preocupação com a sustentabilidade ambiental e social impõe às empresas a necessidade de repensar seus processos e adotar práticas mais responsáveis. É uma mudança de paradigma!

A gestão de processos pode ser uma aliada na busca pela sustentabilidade. A otimização de processos muitas vezes leva a uma redução no consumo de recursos como, por exemplo, de energia, água, matéria-primeira, materiais e geração de resíduos que, por sua vez, minimizam o impacto ambiental das empresas e atendem às demandas cada vez mais exigentes dos consumidores por produtos e serviços sustentáveis.

Só para exemplificar: “no Brasil, 56% dos consumidores dizem ter parado de adquirir produtos e serviços de empresas que não investem em ESG, sustentabilidade ou impactam o planeta. E 63% das pessoas entrevistadas disseram procurar marcas com um histórico ativo de ações pró ESG”, de acordo com o Índice do Setor de Sustentabilidade da Kantar, realizado em 2023.

Conclusão

Como pudemos destacar, a área de gestão de processos é dinâmica e está em constante evolução. Nesse sentido, o gestor de processos que deseja se destacar nesse cenário precisar ter visão holística e estratégica, ter senso de inovação e, da mesma forma, estar atento à soluções criativa, dominar metodologias, disciplinas e ferramentas que o auxiliem a superar os desafios destacados e otimizar os processos.

A ferramenta mais completa, com a autonomia que você precisa

O Zeev é um software low-code para automatização de workflows, onde você pode:

• Modelar e automatizar seus fluxos de trabalho;
• Configurar formulários, prazos e responsáveis de acordo com as suas necessidades;
• Executar tarefas, centralizar e acompanhar as solicitações em andamento em uma única plataforma;
• Integrar ferramentas e sistemas;
• Utilizar painéis de indicadores para análise de desempenho;
• E muito mais.

Baixe nosso checklist e veja como você pode melhorar a gestão de processos da sua organização em pouco cliques!