Fluxograma de Processo: como criar e dicas de ferramentas

Os fluxogramas de processo são ferramentas visuais indispensáveis para organizar e otimizar processos dentro de empresas, pois permitem visualizar cada etapa de uma tarefa, identificando possíveis gargalos e melhorando a eficiência. Neste artigo, abordaremos o conceito de fluxograma de processo, sua utilidade, tipos, os principais símbolos e as melhores ferramentas gratuitas para criação.

Se você busca melhorar a gestão e eficiência dos processos de sua empresa, este conteúdo é para você. Vamos lá?

O que é um fluxograma de processo?

Um fluxograma de processo é uma representação gráfica ou visual das etapas de um processo através de símbolos conectados logicamente para só para exemplificar a sequência de atividades. Esses diagramas ajudam a simplificar o entendimento e a análise de processos complexos, tornando-os mais acessíveis a todos os envolvidos.

Os fluxogramas são usados, geralmente, com a finalidade de descrever processos de diferentes setores como, por exemplo, produção, logística, atendimento ao cliente e até áreas administrativas. Assim sendo, essa ferramenta facilita o entendimento visual do fluxo de trabalho, destacando pontos de decisão, atividades e possíveis entraves.

História e origem

O conceito de fluxograma foi apresentado pela primeira vez pelos engenheiros Frank e Lillian Gilbreth, em 1921, numa conferência de engenharia. Inicialmente, o objetivo era melhorar a eficiência nas operações industriais, mas, com o tempo, a ferramenta evoluiu e o uso do fluxograma se expandiu para diversas áreas industriais e comerciais. Posteriormente, os fluxogramas se expandiram ainda mais para abranger modelos complexos de processos empresariais, incluindo a modelagem de processos AS-IS e TO-BE.

Aplicações do fluxograma em diferentes setores

A versatilidade do fluxograma permite seu uso em diversas áreas como, por exemplo, mapeamento de processos industriais, análise de fluxos de materiais, otimização de processos administrativos, design de software, entre outros. A representação gráfica facilita o entendimento de processos complexos e serve como uma base sólida para padronizar procedimentos.

Essa adaptabilidade, por sua vez, faz do fluxograma uma ferramenta universal para melhorar a eficiência e a comunicação em qualquer tipo de organização.

Para que serve um fluxograma de processo?

O fluxograma de processo é uma ferramenta que permite capturar, visualizar e melhorar fluxos de trabalho. Além disso, ele oferece suporte à modelagem dos processos AS-IS (estado atual) e TO-BE (estado futuro), essencial para processos de transformação.

Vamos detalhar melhor abaixo.

Modelagem de processos AS-IS e TO-BE

Modelar processos AS-IS significa representar o fluxo de trabalho atual, enquanto a modelagem TO-BE define a visão otimizada. A partir dessa análise, empresas podem redesenhar seus processos, implementando melhorias contínuas e aumentando a produtividade.

Acessibilidade para empresas de todos os tamanhos

A simplicidade do fluxograma torna-o uma ferramenta acessível para empresas de todos os tamanhos. Pequenas e médias empresas, por exemplo, podem utilizar fluxogramas para padronizar procedimentos e reduzir erros operacionais, enquanto grandes empresas o usam para monitorar fluxos de trabalho complexos.

Ademais, um fluxograma bem estruturado simplifica a comunicação entre equipes, tornando os processos transparentes e compreensíveis a todos, inclusive para novos funcionários. Ao adotar fluxogramas, as empresas criam uma linguagem visual comum que promove a colaboração, facilita a capacitação e reduz mal-entendidos.

Símbolos utilizados em um fluxograma de processo

Os símbolos são a base para representar as etapas de um fluxograma de forma padronizada e compreensível. Conhecer o significado de cada um é fundamental para criar fluxogramas eficazes.

Símbolos básicos e seus significados

• Início/Fim: Representado por um oval, indica o início e o término do processo.
• Processo: Um retângulo que representa uma etapa ou atividade específica do processo.
• Decisão: Simbolizado por um losango, representa um ponto onde é necessário fazer uma escolha entre dois ou mais caminhos.
• Fluxo: Setas conectam os símbolos, demonstrando o percurso do processo.
• Processo Pré-definido: Indica que há uma etapa mapeada em outro fluxograma.
• Operação Manual: Indica atividades que são realizadas de forma manual, sem automação.
• Documento: Simboliza a geração de um documento ou registro.
• Espera: Representa tempos de espera ou atrasos entre as etapas.
• Conector: Ligação entre diferentes partes de um fluxograma.

Cada símbolo traz clareza ao fluxo, possibilitando uma interpretação ágil do processo.

Principais tipos de fluxograma de processo

Diferentes tipos de fluxogramas podem ser aplicados, dependendo das necessidades de detalhamento e complexidade do processo.

Fluxograma linear

O fluxograma linear é o mais simples, apresentando uma sequência de atividades de forma direta, através de uma linha reta, facilitando a visualização das etapas em ordem cronológica. É o modelo ideal para processos com fluxo contínuo, simples, sem ramificações e de curto prazo.

Fluxograma funcional

Por outro lado, o fluxograma funcional, também conhecido como “fluxograma em raias”, é utilizado com a finalidade de atribuir responsabilidades a diferentes departamentos ou funções, utilizando “raias” para separar áreas de atuação. Em outras palavras, é ideal para empresas que buscam clareza sobre quem executa cada etapa e como as equipes se conectam.

Mas vale ressaltar que independentemente da escolha do tipo de fluxograma ideal para o seu processo, considere o nível de detalhe necessários e a quantidade de pessoas envolvidas antes, pois isso é o que garantirá maior clareza e eficiência na comunicação.

Passo a passo para criar um fluxograma de processo

Elaborar um fluxograma eficaz exige seguir alguns passos básicos para garantir que todas as etapas do processo estejam representadas corretamente. Aqui está um guia prático para construir seu fluxograma de processo, desde a delimitação das etapas até a revisão final.

1. Definir as fronteiras (Início e Fim)

Antes de tudo, delimite onde o processo começa e onde termina. Isso evita ambiguidades e facilita a criação de uma estrutura clara, mantendo o foco no processo central.

2. Mapear o processo atual (AS-IS)

Para criar uma base sólida, mapeie o processo em sua situação atual, identificando todas as etapas, decisões e sequências. Uma visão realista da situação inicial é crucial para entender as necessidades de otimização. Este é o modelo AS-IS, que representa como o processo opera no momento.

3. Escolher a ferramenta adequada

Existem diversas ferramentas que facilitam o trabalho de criar fluxogramas como, por exemplo, o Lucidchart, Canva e Miro. Cada uma oferece recursos específicos que podem facilitar a criação dependendo da complexidade do processo.

4. Selecionar os símbolos

Escolha os símbolos que melhor representam as etapas, decisões e conexões entre atividades do seu processo, conforme o tipo de fluxograma escolhido. Lembre-se de manter a padronização para que o fluxograma seja compreensível para todos os envolvidos, evitando assim ambiguidades.

5. Desenhar o fluxograma

Com os símbolos selecionados, comece a desenhar o fluxograma, conectando as etapas do processo com setas e indicando pontos de decisão. Certifique-se de que todas as conexões estão corretas e seguem a sequência lógica.

6. Revisar e melhorar (TO-BE)

Após desenhar o fluxograma AS-IS, revise-o, analisando as etapas e identificando melhorias. Crie, então, uma versão otimizada (TO-BE) que elimine gargalos e incorpore soluções para problemas identificados.

7. Implementar o novo processo

Com o fluxograma TO-BE pronto, alinhe o novo processo com os envolvidos e divulgue-o internamente, promovendo o entendimento e o alinhamento entre as equipes.

8. Monitorar o desempenho

Estabeleça indicadores de performance (KPIs) para acompanhar a eficácia do processo. A revisão contínua permite ajustes, melhorias de acordo com o desempenho observado (melhoria contínua) e garante que o processo esteja alinhado com os objetivos da empresa.

Benefícios de usar um fluxograma de processo

O uso de fluxogramas traz inúmeras vantagens para as empresas, ajudando a aprimorar desde a comunicação até a tomada de decisões estratégicas. Abaixo, listamos alguns dos principais benefícios. Confira em seguida:

1. Visualização clara do processo: o fluxograma oferece uma visão detalhada e acessível de cada etapa, ajudando todos os envolvidos a compreender o fluxo de trabalho.
2. Melhoria na comunicação e colaboração: um fluxograma bem-feito, com uma linguagem visual comum, as equipes conseguem alinhar-se com mais facilidade, evitando mal-entendidos e promovendo a colaboração.
3. Otimização da eficiência e produtividade: a visualização dos gargalos permite reduzi-los, aumentando a eficiência e produtividade do processo.
4. Facilitação de melhorias contínuas: a documentação visual do fluxograma permite revisões frequentes e ajustes, promovendo a melhoria contínua e garantindo processos sempre atualizados.
5. Aprimoramento da tomada de decisões estratégicas: com um fluxo claro e bem estruturado, a liderança pode tomar decisões mais informadas, baseadas em dados precisos sobre o processo.

Desvantagens do fluxograma de processo

Apesar das vantagens, o fluxograma tem limitações, das quais veremos em seguida.

1. Simplificação excessiva: por ser uma representação visual, ele pode simplificar em excesso processos complexos, ocultando detalhes críticos.
2. Representação estática de processos dinâmicos: fluxogramas não captam mudanças constantes, tornando-se inadequados para processos com alta variabilidade. Sobretudo em processos dinâmicos, eles podem rapidamente se tornar desatualizados, exigindo atualizações constantes.
3. Subjetividade na criação: diferentes pessoas podem interpretar ou criar fluxogramas de formas distintas, o que pode levar a interpretações divergentes.
4. Tempo e custo de manutenção: fluxogramas exigem manutenção contínua para refletir as mudanças nos processos, o que pode demandar tempo e recursos.

Quando não usar um fluxograma de processo?

Agora que você já conheceu as desvantagens dos fluxogramas, vale destacar que em alguns casos, o fluxograma de processo pode não ser a ferramenta mais recomendada. Por exemplo:

• Processos simples ou rotineiros: processos muito simples podem ser representados de forma mais eficaz por listas ou checklists.
• Processos altamente variáveis ou imprevisíveis: em processos que mudam frequentemente, o fluxograma pode se tornar rapidamente obsoleto.
• Processos dependentes de pessoas: em casos onde o julgamento humano é essencial, o fluxograma pode não capturar todas as variáveis envolvidas.

Melhores ferramentas com versão gratuita para criar fluxogramas de processo

Diversas ferramentas facilitam a criação de fluxogramas e oferecem versões gratuitas.

Hoje em dia, diversas ferramentas oferecem versões gratuitas para testes de criação de fluxogramas – algumas delas com recursos bem interessantes ainda no plano gratuito – com suas próprias características:

1. Microsoft Visio

Ferramenta tradicional, robusta, com muitos recursos avançados e ideal para criação de fluxogramas detalhados. Além disso, sua interface é prática e permite modelar fluxos um pouco mais complexos – porém não se empolgue, há limitações quanto a complexidade do fluxograma.

Embora a versão completa seja paga, há uma versão de avaliação gratuita bem útil para grande parte dos casos. Vale conferir!

• Planos e preços: oferece planos mensais e anuais, com uma versão de teste gratuita disponível.
• Vantagens: extensa biblioteca de formas e modelos, além da integração com o Microsoft Office.

2. Lucidchart

Uma das plataformas mais populares, o Lucidchart é uma ferramenta online colaborativa, permitindo que várias pessoas trabalhem no mesmo fluxograma em tempo real e compartilhá-los facilmente. A versão gratuita atende bem a fluxogramas simples.

• Planos e preços: Oferece uma versão gratuita com funcionalidades limitadas e planos pagos, a partir de US$7,95, com recursos avançados.
• Vantagens: Colaboração em tempo real, interface simples e intuitiva, integração com outras ferramentas de produtividade.
• Contras: a versão gratuita limita o número de documentos que podem ser criados.

3. Canva

Conhecida por seu foco em design, o Canva também oferece recursos para fluxogramas, sendo ideal para quem busca uma ferramenta intuitiva e com opções visuais atraentes. É uma ótima ferramenta para fluxogramas visuais e ideal sobretudo para quem busca uma ferramenta com recursos gráficos atraentes.

• Planos e preços: disponível em versão gratuita, com planos pagos que incluem recursos avançados e maior capacidade de armazenamento.
• Vantagens: interface amigável, grande variedade de templates, fácil de usar.
• Contras: a versão gratuita oferece menos opções de personalização.

4. Asana

O Asana é mais uma ferramenta voltada principalmente para gestão de projetos, mas também permite organizar e criar visualizações de fluxos de trabalho, sendo muito útil para quem deseja ter visibilidade sobre projetos.

• Planos e preços: o Asana conta com um plano gratuito com limitações de usuários e
• Vantagens: Possui uma flexibilidade para diferentes tipos de projetos e equipes, oferecendo uma boa visualização do progresso e recursos para colaboração

5. Miro

O Miro é um quadro branco digital que permite a criação de fluxogramas colaborativos em tempo real, sendo excelente para visualizar processos complexos e para times que trabalham em tempo real e desejam realizar brainstormings em equipe.

• Planos e preços: Versão gratuita com recursos limitados. Planos pagos a partir de US$8 por usuário/mês.
• Vantagens: ótimo para colaboração remota e em tempo real; recursos interativos para facilitar workshops e sessões de brainstorming; extensa biblioteca de templates e objetos de diagramas; ampla integração com ferramentas de produtividade.
• Contras: pode ser um pouco complexo para novos usuários; o preço por usuário pode ser alto para equipes grandes.

Recapitulando…

O fluxograma de processo é uma ferramenta poderosa para a modelagem e otimização de processos empresariais, promovendo eficiência, transparência e colaboração. Utilizando representações gráficas, ele facilita o entendimento de fluxos de trabalho e promove uma gestão mais eficaz.

Escolher a ferramenta certa e seguir as melhores práticas para criação de fluxogramas podem fazer a diferença na busca por eficiência e produtividade. A melhor parte é que com uma variedade de ferramentas gratuitas e pagas disponíveis, criar e implementar fluxogramas nunca foi tão acessível. Ao implementar e revisar constantemente seus processos, sua empresa não só poderá visualizar seus processos de forma clara,  mas também promover a melhoria contínua, aumentando sua produtividade e agilidade na tomada de decisões.