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Fluxo de processo: conceitos fundamentais e exemplos práticos

Toda empresa depende de uma sequência organizada de atividades para funcionar adequadamente. Do atendimento ao cliente ao pagamento de fornecedores, cada operação segue uma lógica. Essa sequência encadeada de tarefas é o que chamamos de fluxo de processo.

Compreender seu funcionamento é o primeiro passo para melhorar resultados e representar visualmente um fluxo (por meio de um fluxograma) torna mais fácil entender as etapas e evitar erros de execução.

Neste artigo, vamos explicar o conceito de fluxo de processo, apresentar exemplos reais e mostrar como a ferramenta Zeev pode transformar a gestão de processos na sua empresa.

O que é fluxo de processo e por que é importante?

De maneira simples, fluxo de processo é a sequência lógica de atividades necessária para alcançar um objetivo específico. Esse fluxo pode envolver pessoas, sistemas, documentos e decisões.



BPM ou Gerenciamento de Processos de Negócios é a disciplina focada na melhoria contínua dos processos nas empresas. Conceitos de gestão de processos existem desde os estudos de Frederick Taylor no início do século 20, mas o BPM consolidou-se como disciplina nas últimas décadas, com foco na automação de fluxos.

Imagine, por exemplo, o processo de contratação de um novo funcionário:

Abertura da vaga via solicitantesAprovação da vaga pelo RHCadastro e anexo de currículos pelo RHDefinição do candidato admitido pelo solicitante Assinatura do contrato.

Esse encadeamento com início, meio e fim compõe um fluxo de processo completo.

Desenho de um fluxo de processo na lógica da disciplina BPM (feito no modelador de processos do Zeev)
Desenho de um fluxo de processo na lógica da disciplina BPM (feito no modelador de processos do Zeev)

Empresas que mapeiam e automatizam seus fluxos de processo ganham clareza, controle e eficiência. Quando bem estruturados, os processos promovem consistência e produtividade, reduzindo erros e retrabalho.

Por outro lado, a ausência de um fluxo claro tende a gerar gargalos, retrabalhos e perda de tempo. Mapear os processos de trabalho é essencial para visualizar gargalos e garantir que as operações fluam melhor. Documentar o fluxo de processo é fundamental para identificar melhorias e otimizar resultados.

Elementos que compõem um fluxo de processo

Os elementos que compõem um fluxo de processo são fundamentais para garantir a organização e a eficiência das operações.

  • Atividades representam as tarefas ou ações que precisam ser realizadas para alcançar os objetivos do processo. Cada atividade é sequenciada de forma lógica, garantindo que os passos sejam executados de acordo com as necessidades do processo.
  • Decisões são pontos críticos onde opções precisam ser avaliadas, levando a diferentes caminhos ou resultados dependendo da escolha feita.
  • Além disso, entradas e saídas são essenciais para a alimentação e o resultado do processo. As entradas são os recursos ou informações necessários para que o processo aconteça, enquanto as saídas representam o produto final ou o resultado desejado.
  • Por fim, os responsáveis são os indivíduos ou equipes encarregados de executar as atividades e tomar as decisões, garantindo que o fluxo do processo aconteça de maneira eficiente e dentro dos parâmetros estabelecidos.
Desenho de um tipo de fluxograma
Desenho de um tipo de fluxograma

Diferenças entre processo, fluxo de processo e workflow

Embora relacionados, esses termos têm significados distintos. E antes de iniciar alguma melhoria, é necessário compreender bem as diferenças:

  • Processo é o conjunto de atividades interligadas com um objetivo definido, ele especifica o que deve ser feito.
  • Já o fluxo de processo é a representação lógica ou visual dessas etapas (por exemplo, um fluxograma ilustrando a sequência).
  • Por fim, workflow (fluxo de trabalho) refere-se à execução prática do processo, geralmente de forma automatizada por um sistema.

Ou seja, processos definem o que fazer e workflows definem como fazer da maneira mais eficiente.

Diferenças entre processos, fluxos de processos e workflow

Exemplos de fluxo de processo em diferentes segmentos

Praticamente todo setor de negócio opera com processos bem definidos e entender esses fluxos é o primeiro passo para melhorar a eficiência e reduzir gargalos.

Confira alguns exemplos práticos:

  1. Financeiro: contas a pagar e a receber, conciliação bancária, emissão de notas fiscais, fechamento de caixa e demonstrações contábeis.
  2. Recursos Humanos: recrutamento, seleção e integração de novos colaboradores são processos críticos para a cultura e produtividade da empresa.
  3. Administração: atividades como compras, controle de estoque, pagamento de fornecedores e gestão orçamentária.

A Zeev oferece modelos prontos pra baixar (PDF) de processos para diferentes segmentos, uma excelente referência para quem está começando a mapear seus fluxos ou deseja acelerar a transformação digital da sua empresa, seja na indústria, serviços, varejo, educação, serviços financeiros, de saúde ou cadeia de suprimentos.

Como melhorar o fluxo de processo

Como vimos, um fluxo de processo típico possui 4 elementos básicos:

  • atividades (tarefas manuais ou automáticas)
  • entradas e saídas (informações ou documentos utilizados e gerados)
  • decisões (pontos onde uma condição determina caminhos diferentes), e
  • responsáveis (pessoas ou sistemas que executam ou aprovam cada etapa).

Para melhorar um fluxo de processo, é fundamental primeiro mapeá-lo e modelá-lo. Mapear significa documentar como o processo ocorre na realidade, enquanto modelar é representá-lo visualmente de forma padronizada.

Abaixo você encontra uma dica muito boa de material para te ajudar a mapear seus processos:

Material para baixar de Checklist para mapeamento de processos

Essas práticas permitem padronizar e otimizar as operações, servindo de base para um futuro workflow automatizado.

É aqui que entram as ferramentas de automação com IA, como o Zeev. O BPMS Zeev é um software com tecnologia low-code, ideal para quem busca agilidade e não domina programação avançada. Em outras palavras: com o Zeev é fácil modelar, automatizar e gerenciar fluxos de processos.

Veja, na prática, como o Zeev pode otimizar seus processos:

  • Plataforma low-code para modelagem rápida e intuitiva.
  • Recursos para automação de tarefas manuais e repetitivas dentro dos fluxos.
  • Integração com outras ferramentas e sistemas.
  • Monitoramento e gestão do desempenho dos processos automatizados.
  • Possuí IA e Agentes de IA que podem realizar tarefas de forma automatizada

Dicas de ferramenta para desenhar e automatizar fluxos de processos:

Se você está a procura de uma ferramenta ideal para desenhar o fluxo de processos de seu negócio e que também automatiza, veja a seguir como o Zeev é a melhor opção:

  1. Modelagem intuitiva: Editor visual com recurso de “arrastar e soltar” que permite desenhar rapidamente o fluxo, definindo responsáveis, prazos e regras de negócio com facilidade. A interface simples agiliza a configuração de cada etapa do processo. Ou, ainda, você pode modelar com IA usando prompts textuais.
  2. Automação de tarefas: Atividades rotineiras são executadas automaticamente pela plataforma, eliminando atrasos manuais e garantindo que cada passo ocorra na ordem correta.
  3. Integrações com outros sistemas: O Zeev possui integrações nativas e API aberta para conectar-se a sistemas como ERP, CRM, bancos de dados ou mesmo planilhas. Isso evita retrabalho e centraliza as informações em um só lugar.
  4. Gestão e monitoramento: Painéis de controle (dashboards) exibem indicadores em tempo real para monitorar o desempenho do processo. Os gestores identificam gargalos rapidamente e tomam decisões embasadas em dados concretos.
  5. Inteligência Artificial integrada: O Zeev incorpora agentes de IA para executar tarefas autônomas dentro dos fluxos. Atividades como responder e-mails padronizados, validar documentos ou prever atrasos podem ser delegadas à IA, uma automação inteligente que vai além de simples “robôs” seguindo regras fixas.

Ferramentas de BPMS modernas, como o Zeev, permitem capturar esses ganhos de forma rápida, unificando a gestão de processos dos negócios em um só lugar e integrando toda a empresa.

Em pouco tempo, sua organização pode “sair do papel” e executar workflows automatizados com segurança, ganhando agilidade no dia a dia.

Automatização de processos com IA do Zeev CTA

Perguntas Frequentes sobre Fluxos de Processo:

Se o seu processo está gerando erros frequentes, causando atrasos, criando retrabalho ou impedindo sua equipe de ser produtiva, é um sinal de que ele pode precisar ser mapeado e otimizado. Além disso, se o processo é muito dependente de decisões manuais ou está desconectado de outros processos, a automação pode ser a chave para ganhar eficiência

Ao escolher uma ferramenta de BPM, é importante considerar a facilidade de uso, a flexibilidade para modelar seus processos específicos, a capacidade de integração com sistemas já existentes, o custo-benefício e o suporte oferecido pela plataforma. Ferramentas Low-Code, como o Zeev, são ideais para empresas que precisam de agilidade sem a complexidade de codificação avançada.

A inteligência artificial (IA) na automação de fluxos de trabalho pode aumentar a eficiência ao realizar tarefas repetitivas sem intervenção humana, tomar decisões baseadas em dados e até melhorar a experiência do cliente. A IA pode analisar grandes volumes de dados em tempo real, ajudando as empresas a tomarem decisões mais rápidas e informadas.

O tempo necessário para automatizar um fluxo de processo pode variar dependendo da complexidade do processo e da ferramenta utilizada. Com uma plataforma Low-Code como o Zeev, o tempo de implementação pode ser significativamente reduzido, permitindo que você desenhe, modele e automatize fluxos em semanas, ao invés de meses. No entanto, processos mais complexos podem exigir um planejamento e ajustes mais cuidadosos.


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