7 principais ferramentas de gestão de processos

Ferramentas de gestão de processos são essenciais para empresas que buscam otimizar suas operações, melhorar a comunicação entre setores e tomar decisões mais assertivas. Nesse sentido, detalharemos as sete principais ferramentas de gestão de processos disponíveis no mercado, suas vantagens, e como escolher a melhor para cada tipo de empresa.

O que são ferramentas de gestão de processos

Antes de tudo, vamos definir o que são ferramentas de gestão de processos. Basicamente, são softwares ou aplicativos que ajudam a mapear, analisar e otimizar os processos internos de uma organização.

Em outras palavras, elas permitem que as empresas visualizem seus fluxos de trabalho, identifiquem gargalos, bem como reduzam erros humanos, implementem melhorias de forma eficiente e tenham maior controle sobre os resultados – esses benefícios são justamente o que fazer a gestão de processos ser crucial para o sucesso operacional de qualquer empresa.

Por que investir em ferramentas de gestão de processos?

Primeiramente, as ferramentas de gestão de processos integram diferentes sistemas da empresa, coletando dados de maneira centralizada. Isso permite uma visão holística das operações, facilitando, por conseguinte, a identificação de áreas para melhoria.

A partir das análises dos dados coletados pelas ferramentas, é obtido insights valiosos que orientam decisões estratégicas, minimizam os riscos, bem como potencializam os resultados. Outro ponto-chave para investir em ferramentas de gestão de processos é a capacidade de adaptação ágil às mudanças, mantendo-se competitiva no mercado, em função da análise de dados.

Dica de leitura extra: o que é e como funciona a Gestão de Demanda?

Vantagens e benefícios das ferramentas de gestão de processos

• Otimização dos recursos e aumento da eficiência: De maneira prática, as ferramentas de gestão de processos ajudam a identificar e eliminar gargalos e, até mesmo, atividades redundantes, melhorando a produtividade, por conseguinte.
• Melhoria na comunicação entre setores e departamentos: Garantia de alinhamentos entre as partes envolvidas, trabalhando com os mesmos objetivos, em função da centralização de informação que essas ferramentas asseguram.
• Gerenciamento integrado de equipes e atividades: Com essas ferramentas, é possível gerenciar equipes e atividades de maneira integrada, assegurando que todas as tarefas estejam interconectadas e fluindo corretamente.
• Acompanhamento contínuo de resultados: Por fim, as ferramentas de gestão de processos permitem o monitoramento contínuo, possibilitando ajustes rápidos e melhorias contínuas nas operações.

Como escolher a ferramenta de gestão de processos ideal

Antes de escolher uma ferramenta, é crucial entender as necessidades específicas da sua empresa. Cada organização tem requisitos únicos, e, portanto, a ferramenta escolhida deve atender a essas demandas específicas do negócio.

Verifique a interface e usabilidade das ferramentas

Tendo clareza sobre o porquê da contratação da ferramenta, uma das principais características de uma ferramenta de gestão de processos para se atentar é a sua interface. Quanto mais intuitiva e fácil de usar for a interface, mais ágil será o treinamento e, portanto, a adoção da ferramenta por todos os colaboradores.

Disponibilidade de recursos e funcionalidades

Lembra que você mapeou e entendeu as necessidades da sua organização? Agora é hora de verificar se a ferramenta oferece os recursos e funcionalidades necessários de acordo com a demanda da sua equipe ou empresa. Isso inclui a capacidade de integração com outras soluções e a possibilidade de personalização.

Compartilhamento de informações e integrações

A ferramenta deve facilitar a colaboração e o compartilhamento de informações entre os membros da equipe, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo. Mas, além disso, é importante que essa colaboração e o compartilhamento se estenda a outros sistemas e soluções. Por isso, certifique-se de que a ferramenta possa ser integrada, principalmente, com aqueles que já são utilizados pela empresa. Isso garante uma gestão mais coesa e eficiente!

Custo, escalabilidade e recomendações

Nesta etapa, é comum que já tenha realizado uma pré-seleção e tenha suas preferências, então a pergunta que fica é: a ferramenta cabe no orçamento previsto para a área ou empresa? Considere o custo da ferramenta e sua escalabilidade. Isto é, a ferramenta deve ser acessível e capaz de crescer junto com a empresa, adaptando-se a novas demandas, de acordo com o crescimento e expansão da empresa.

Além disso, leve em conta as opiniões e recomendações de outros usuários, clientes e especialistas na área para definir a ferramenta escolhida. Esse tipo de pesquisa pode revelar insights valiosos sobre a eficácia e a eficiência da ferramenta.

Dica: as redes sociais são ótimos canais para encontrar depoimentos de clientes sobre as ferramentas.

7 principais ferramentas de gestão de processos

Finalmente, agora que você já sabe como escolher a ferramenta ideal para a sua organização, vale conferir as principais ferramentas que auxiliam na gestão de processos disponíveis no mercado.

1. Zeev

Zeev é uma plataforma low-code de BPM (Business Process Management) que combina desenho de processos, automatização e colaboração em equipe. Oferece uma solução completa para a automatização de fluxos de trabalho, proporcionando maior eficiência e controle sobre os processos empresariais.

• Planos e preços: Zeev oferece diferentes planos, incluindo uma versão mais acessível para pequenas empresa, startups e times de alta performance que precisam de soluções rápidas e escaláveis, até planos para times e empresas de grande porte, com funcionalidades adicionais.
• Vantagens: Interface intuitiva, facilidade de uso, integração com outras ferramentas através de conectores nativos ou documentação de APIs, painéis personalizados e dados centralizados para monitorar o desempenho dos processos em tempo real e, além disso, disponibilidade para gerenciar os processos a partir de dispositivos móveis.
• Exemplos de uso: Mais de 350 mil pessoas utilizam o BPMS Zeev em marcas líderes do Brasil, em diferentes segmentos, como, por exemplo, Sympla, Cacau Show, TIM, Banco BMG e Positivo Tecnologia – esse último, inclusive, economizou R$1,5 milhão de reais em redução de custos após a implementação do Zeev.

2. Microsoft Visio

Visio, uma ferramenta da Microsoft, é amplamente utilizada para a criação de diagramas e fluxogramas. Facilita a visualização, documentação e entendimento de processos complexos, sendo uma escolha popular entre profissionais de TI e engenheiros.

• Planos e preços: Oferece planos mensais e anuais, com uma versão de teste gratuita disponível.
• Vantagens: Extensa biblioteca de formas e modelos, além da integração com o Microsoft Office.
• Exemplos de uso: Ideal para a documentação de processos técnicos e criação de diagramas detalhados em projetos de engenharia.

3. Bizagi Modeler

Bizagi Modeler é uma ferramenta de BPMN (Business Process Model and Notation) que simplifica a criação e gestão de modelos de processos, facilitando a transformação digital nas empresas.

• Planos e preços: Disponível gratuitamente, com planos pagos que incluem funcionalidades avançadas e suporte técnico, dedicadas para equipes e empresas de médio a grande porte.
• Vantagens: Facilidade de uso, suporte a linguagem BPMN, integração com outras ferramentas de BPM.
• Exemplos de uso: Utilizado em projetos de transformação digital para modelagem de processos e automação de tarefas.

4. ARIS Express

ARIS Express é um software gratuito de modelagem de processos que permite a criação rápida e fácil de diagramas BPMN e outros tipos de diagramas empresariais.

• Planos e preços: Totalmente gratuito, com uma versão paga chamada ARIS Advanced que oferece funcionalidades adicionais.
• Vantagens: Fácil de usar, gratuito, suporte a múltiplos tipos de diagramas.
• Exemplos de uso: Usado por pequenas e médias empresas para a modelagem inicial de processos e visualização de fluxos de trabalho.

5. Canva

Canva é uma das plataformas de design gráfico online mais conhecidas do mundo, que oferece templates e ferramentas fáceis de usar para criar visuais atraentes. Apesar de não contar com recursos dedicados a gestão de processos, a plataforma inclui diversos recursos de diagramas e fluxogramas.

• Planos e preços: Disponível em versão gratuita, com planos pagos que incluem recursos avançados e maior capacidade de armazenamento.
• Vantagens: Interface amigável, grande variedade de templates, fácil de usar.
• Exemplos de uso: Extremamente utilizado por profissionais e equipes de marketing e design para a criação de materiais visuais e diagramas de processos.

6. Yaoqiang BPM Editor

Yaoqiang BPM Editor é um editor de BPMN open-source que permite a criação detalhada de diagramas de processos com uma interface amigável e recursos poderosos.

• Planos e preços: Totalmente gratuito, sendo uma opção ideal para desenvolvedores e equipes técnicas.
• Vantagens: Open-source, suporte completo a BPMN, personalizável.
• Exemplos de uso: Usado por desenvolvedores para a criação de diagramas de processos detalhados e personalizáveis.

7. Lucidchart

Lucidchart é um aplicativo de diagramas baseado na nuvem que facilita a criação colaborativa de fluxogramas, diagramas UML e outros modelos visuais.

• Planos e preços: Oferece uma versão gratuita com funcionalidades limitadas e planos pagos, a partir de US$7,95, com recursos avançados.
• Vantagens: Colaboração em tempo real, fácil de usar, integração com outras ferramentas de produtividade.
• Exemplos de Uso: Utilizado em ambientes corporativos para a criação colaborativa de diagramas e fluxogramas.

Dica de leitura extra: 6 ferramentas BPM para gestão de processos!

Exemplos práticos de uso do Zeev

O Zeev tem sido amplamente adotada em diversos setores, incluindo finanças, saúde e educação, devido à sua capacidade de automatizar processos e melhorar a eficiência operacional.

No caso da Sympla, por exemplo, empresa de tecnologia que atua no mercado de ticketing há mais de 10 anos, o desenvolvimento e amadurecimento da empresa promoveram o surgimento de diversos desafios externos e, principalmente, internos. A gestão de processos foi um deles.

O crescimento rápido resultou na descentralização e despadronização de muitos processos internos, que eram geridos por ferramentas distintas e sem parâmetros claros.

Após a implementação do Zeev, a Sympla obteve:

• Redução de 55% do custo mensal com outras ferramentas;
• Redução de 62% do SLA do processo de compras (-32 dias);
• Mais de 5 mil solicitações abertas no Zeev por mês;
• Centralização dos processos em uma única ferramenta;
• E muito mais!

Invista em ferramentas de gestão de processos

Atualmente, a gestão de processos se tornou uma necessidade para empresas que desejam se manter competitivas. As ferramentas de gestão de processos oferecem uma maneira eficaz de otimizar operações, melhorar a comunicação e tomar decisões mais informadas.

Entretanto, vale ressaltar que a escolha da ferramenta de gestão de processos ideal depende das necessidades específicas da sua empresa. Por isso, é importante considerar fatores como interface, usabilidade, recursos, integração, bem como o valor de investimento ao tomar essa decisão.

Dica de leitura extra: Quais são e como utilizar as ferramentas de mapeamento de processos?

Falando em investimento em ferramentas de gestão de processos, podemos dizer que é como investir no futuro da sua empresa, visto que elas proporcionam uma base sólida para a melhoria contínua e a adaptação às mudanças do mercado, garantindo que sua empresa esteja sempre um passo à frente.