Exemplos práticos de fluxogramas em diferentes áreas
Fluxogramas são ferramentas essenciais para empresas que buscam a eficiência dos seus processos. Neste artigo, compartilharemos o que é e qual a importância dos fluxogramas, com exemplos práticos de fluxograma de processos de diversas áreas. Assim, você poderá ver a aplicação prática em diferentes contextos. Vem comigo!
O que são fluxogramas
Os fluxogramas de processo emergem como ferramentas essenciais nesse cenário, oferecendo uma representação visual clara das etapas sequenciais em qualquer operação.
Um fluxograma é a representação de um processo, sistema ou algoritmo, por meio de um desenho. São utilizados símbolos padronizados para indicar as etapas sequenciais e as relações entre elas.
Leia também: 5 passos para criação de um fluxograma (artigo lido por mais de MEIO MILHÃO DE PESSOAS).
Importância dos fluxogramas
Utilizar o fluxograma como uma ferramenta empresarial, ajuda a organização a melhorar a eficiência dos processos.
Sendo assim, a função do fluxograma é facilitar a compreensão e análise de procedimentos e é amplamente utilizado em diversos setores para mapear e aprimorar os fluxos de trabalho. Utilizando fluxogramas você permite:
- Visualização mais clara dos processos
- Padronização
- Identificação das ineficiências
- Treinamento dos responsáveis
- Comunicação clara e efetiva
- Melhoria contínua
Dica extra de leitura: Tipos de Fluxograma: quais são e quando utilizá-los!
Exemplos de fluxogramas
Agora que você já sabe como utilizar a ferramenta e sua importância na manutenção de processos eficientes, veremos alguns exemplos de fluxogramas.
Antes disso, explicarei sobre os desenhos. Existe uma notação específica de fluxograma para a criação desses diagramas visuais, onde temos 28 ícones que estão em diversas ferramentas e são reconhecidos como símbolos de notação de fluxograma. Veja cada um deles e sua descrição abaixo:
Fluxogramas em Processos de Manufatura
Um dos exemplos de flugramas mais lembrado quando falamos em processos, é o de processos produtivos, onde entra uma matéria-prima, ocorre o processo e recebemos um produto pronto no final.
Por isso, criei um exemplo prático de um fluxograma de um processo produtivo. Veja abaixo o desenho do fluxo do processo, construído com a notação de fluxograma.
Dica de leitura: Fluxograma vs Diagrama de processos: Qual a diferença?
Exemplo Prático de Fluxograma de processo produtivo
O fluxograma desenhado representa a seguinte sequência de atividades de um processo produtivo:
- Início:
- Inicia o processo de manufatura.
- Recepção de Matérias-Primas:
- Recebe as matérias-primas necessárias para a produção.
- Inspeção de Qualidade das Matérias-Primas:
- Verifica a qualidade das matérias-primas recebidas.
- Se a qualidade não atender aos padrões, retorna ao fornecedor ou toma medidas corretivas.
- Armazenamento de Matérias-Primas:
- Armazena as matérias-primas aprovadas de maneira adequada.
- Preparação e Configuração:
- Configura as máquinas e equipamentos para o processo de produção.
- Verifica se todos os equipamentos estão funcionando corretamente.
- Produção:
- Inicia o processo de produção com base nas especificações do produto.
- Monitora o fluxo de produção para garantir eficiência.
- Inspeção de Qualidade:
- Realiza uma inspeção final nos produtos acabados antes do envio.
- Rejeita produtos que não atendem aos padrões de qualidade.
- Embalagem:
- Embala os produtos acabados de acordo com os requisitos.
- Pode incluir a aplicação de rótulos, manuais, etc.
- Armazenamento de Produtos Acabados:
- Armazena os produtos acabados de maneira apropriada.
- Fim:
- Conclui o processo de manufatura.
Fluxogramas em Processos Administrativos
As áreas de negócio se beneficiam muito da utilização de fluxogramas. Quando não conhecemos qual é o caminho correto que o processo deve percorrer, podemos deixar de fazer tarefas importantes ou até mesmo percorrer um caminho muito maior do que o necessário.
Então, conhecer o fluxo do processo permite que você implemente melhorias e transforme processos! Por isso, conheceremos alguns exemplos de fluxogramas práticos do administrativo, como assinatura de contratos, processo de compras e contas a pagar.
Exemplo Prático de Fluxograma de contratos
A sequência de tarefas para exemplificar um fluxograma de assinatura de contratos foi a seguinte:
- Início
- Recebimento de documentos:
- Receber os documentos necessários para o contrato que precisa ser assinado.
- Verificação de Documentos:
- Verificar se todos os documentos necessários estão presentes no contrato.
- Preparação do Contrato:
- Preparar o contrato com todas as cláusulas e informações necessárias.
- Envio para as Partes Envolvidas:
- Enviar o contrato para as partes envolvidas por meio eletrônico ou físico.
- Revisão do Contrato:
- As partes revisam o contrato para garantir que todas as condições são compreendidas.
- Assinatura:
- Se a organização utiliza assinatura eletrônica, as partes assinam o contrato online. Se a assinatura física for necessária, as partes imprimem o contrato, assinam e enviam de volta.
- Verificação das Assinaturas:
- Verificar se todas as assinaturas necessárias foram obtidas.
- Arquivamento do Contrato:
- Arquivar o contrato devidamente assinado em um local seguro.
- Fim:
- Conclusão do processo de assinatura de contrato.
Exemplo prático de um fluxograma de compras
Veja a sequência de tarefas para exemplificar um fluxograma de compras.
- Início: Solicitação de compra
O processo inicia a partir de uma solicitação de compra. - Pedido de Compra
É realizado o cadastro do pedido de compra. - Aprovação do Pedido
O pedido de compra precisa de aprovação do responsável. - Cotação de Preços
Após a aprovação do pedido de compra, é necessária a cotação de diferentes fornecedores para seleção. - Seleção do Fornecedor
É selecionado o melhor fornecedor para aprovação da compra. - Aprovação de fornecedor
É necessária a aprovação de fornecedor e valores para o processo de compras seguir. - Emissão de Pedido de Compra
Após aprovado, o pedido de compra é realizado junto ao fornecedor escolhido. - Confirmação do Pedido
- Recebimento de Mercadorias/Serviços
É realizado recebimento e conferência da compra. - Recebimento de fatura
Deve-se iniciar o processo de recebimento de fatura (neste caso um subprocesso). - Fim
Leia também este artigo completo específico sobre Como montar um fluxograma de compras!
Exemplo prático de um fluxograma de contas a pagar
Para finalizar nossos exemplos de fluxogramas, utilizaremos o caso de um fluxograma de contas a pagar. Veja a sequência de tarefas utilizadas para o desenhar o fluxo do processo:
- Início:
- O processo começa quando a empresa recebe uma fatura ou nota fiscal.
- Recebimento da Fatura:
- O departamento responsável recebe a fatura ou nota fiscal dos fornecedores.
- Conferência da Fatura:
- A equipe de contas a pagar verifica a precisão da fatura, garantindo que os detalhes, como valores, datas e serviços, estejam corretos.
- Aprovação:
- Se a fatura estiver correta, ela deve ser encaminhada para a pessoa ou departamento apropriado para aprovação.
- Registro no Sistema:
- Após a aprovação, a fatura é registrada no sistema contábil ou no software de gestão financeira.
- Programação de Pagamento:
- Com a fatura registrada, a equipe de contas a pagar agenda o pagamento de acordo com os termos acordados com o fornecedor.
- Pagamento:
- Na data agendada, o pagamento é processado. Isso pode envolver a emissão de cheques, transferências bancárias ou pagamento eletrônico.
- Registro do Pagamento:
- Após o pagamento, é feito o registro correspondente no sistema contábil para manter um histórico preciso.
- Fim:
- O processo é concluído até que uma nova fatura seja recebida.
Como criar um fluxograma?
Então, agora que você já sabe o que é um fluxograma, viu exemplos de fluxogramas e sabe a importância de uso da ferramenta na prática, deve estar se perguntando “como faço para criar um fluxograma da forma correta?”
Veja só, nós criamos um passo a passo completo para você criar um fluxograma de processo em 5 passos.
Além disso, mais de MEIO MILHÃO DE PESSOAS já conheceram o passo a passo para criação de fluxogramas de processo criado pelas superespecialistas em processos da Zeev, hein! Aproveite!
Ferramentas para criação de fluxogramas
Existem muitas ferramentas de diagramação disponíveis para criação de fluxogramas, tanto pagas quanto gratuitas. Neste caso, os exemplos que mostrados foram desenhados no PowerPoint, que possui o pacote de ícones de fluxograma. Porém, vou listar outras possibilidades:
- Cawemo (possui versão gratuita)
- Canva (possui versão gratuita)
- Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Lucid Chart (possui versão gratuita)
- Papel de pão (sim, desenhar na mão também é uma forma de você construir um fluxograma)
Leia no blogpost Zeev: Como fazer um fluxograma online
Comece agora mesmo a conhecer os fluxos dos seus processos
Sendo assim, se na sua empresa a busca é por eficiência e otimização de processos, você não deve mais perder tempo. Fazer um fluxograma de processos pode ajudar você e sua empresa a identificarem perdas que estão causando ineficiências.
Até a próxima!
