Como fazer diagrama de processos? Passo a passo com exemplos

O diagrama de um processo retrata os principais elementos do fluxo, simboliza as macro atividades, mas omite os pequenos detalhes. Ele pode ser riquíssimo e muito mais rápido do que você fazer grandes e longas modelagens de processos. Os diagramas são muito utilizados e servem como o primeiro passo para você começar a estudar um determinado processo dentro da sua empresa. Eles são o desenho do processo em alto nível.

Como o assunto sobre fazer diagramas começou

Foi a partir de um bate papo informal, que decidi criar todo este material super completo sobre desenhos de processos e com dicas para elaborar um diagrama de processo. Esse bate-papo começou, mais ou menos, assim:

Estava eu, sexta-feira à noite, conversando com uma amiga. Ela desabafava e eu, escutava. Mas, para a sua surpresa, o desabafo dela não era sobre a vida ou sobre algum relacionamento amoroso mal resolvido. Sua reclamação era:

“minha empresa não tem processos”
“Parece que eu vivo no meio de uma bagunça, de um fogo cruzado”
“Eu não sei de quem são as responsabilidades, não está claro para mim”
“Às vezes as pessoas me solicitam alguma coisa e fico na dúvida se sou que devo fazer, pois isso acaba consumindo muito do meu tempo”

Porém, toda empresa possui processos

Entre uma ou duas falas ela fazia esta afirmação: “minha empresa não tem processos…” Logo pensei: se a tua empresa não tivesse processos ela não fabricaria nada, tampouco forneceria alguma coisa. Como assim não tem processo? O processo existe até mesmo quando você pede uma pizza ou compra um remédio na farmácia.

A grande questão é: talvez a sua empresa não conheça o fluxo das tarefas que compõem um determinado processo. Aí sim! Minha constatação sobre nossa conversa foi: talvez você não tenha organização nas tuas atividades, não tenha padronização, não tenha procedimentos, não tenha um fluxo definido, não tenha automatização… mas processo você tem. Eu te garanto!

Se toda empresa possui processos, como eu faço para descobrir o fluxo dele?

Depois de algumas horas de conversa, ela perguntou: como faço para saber onde meu processo inicia e onde ele termina? Onde são as entradas e saídas? Quais são minhas reais responsabilidades?

E foi pensando nela e em outros profissionais que querem responder as perguntas acima que nós da Zeev criamos um material super completo para você começar a descobrir seus processos e fazer o caminho do diagrama até a automatização.

Antes de colocar a mão na massa, é importante você entender a diferença entre diagrama, mapas e modelos de processos.

Eu criei este tópico porque é muito comum as pessoas acharem que precisam de um diagrama de processos e na verdade querem fazer um fluxograma, por exemplo. Eu quero te ajudar a escolher o melhor caminho para a sua tarefa de descobrir processos e pra isso vou te explicar melhor cada uma das opções e no final você mesmo descobrirá se o diagrama de processos é ou não é o melhor caminho.

O desenho acima retrata muito bem os níveis de maturidade no conhecimento de um processo. Eu não vou me aprofundar explicando cada um deles, sabe por quê? Porque fizemos um artigo super especial e detalhado (somos legais, né?). Você pode acessar aqui: Qual a diferença entre mapa, modelo e diagrama de processos?

Faça a escolha sobre qual nível de detalhamento seguir e mãos na massa!

Se você optar por fazer um diagrama fique por aqui mesmo que eu vou te dar duas opções bem legais. Caso você queira seguir com outros níveis de detalhes eu te indicarei outros artigos. Veja só:

1. Guia completo para mapeamento de processos!​
2. Guia completo para modelagem de processos!

Escolhi fazer um diagrama de processos, por onde começar?

Se você optou por não representar tantos detalhes no desenho do seu processo e apenas fazer um desenho com macro etapas (alto nível), ótimo! Agora eu vou te apresentar duas ferramentas muito conhecidas e as mais utilizadas para fazer desenho de processos dentro dos escritórios. São elas: Diagrama tartaruga e Diagrama SIPOC.

Caminho 1: Diagrama tartaruga

O diagrama tartaruga é muito utilizado no mercado. Muito conhecido e fácil de ser feito. Em uma folha de word ou excel você conseguirá preencher as 8 lacunas e criar o diagrama do seu processo sem complexidade alguma. É simples.

Nós criamos 8 passos. Ou seja, um passo a passo para você criar o seu diagrama de tartaruga, como também um material que você poderá baixar como modelo. O próprio material para download já possui os 8 passos com exemplos. Tenho certeza que tudo isso te ajudará a tornar a criação do seu diagrama de processos mais fácil. Segue aqui o link de todo o material: 8 passos para a criação do Diagrama Tartaruga! Guia completo

Caminho 2: Diagrama SIPOC

Na verdade, o SIPOC é uma ferramenta utilizada na etapa Definir, do método DMAIC, oriunda da metodologia Seis Sigma. Nada mais é do que uma definição do escopo do processo, ou seja, é utilizada para entender quando um certo processo começa e quando ele termina e quais são suas reais responsabilidades.

Surgiu por volta dos anos 80 e continua sendo muito utilizada como ferramenta de auxílio para Business Process Management (Gestão por processos), Gestão da Qualidade e implementação de Lean Manufacturing. SIPOC é a abreviação, em inglês, das seguintes palavras: S – Supplier (Fornecedor), I – Input (Entrada), P – Process (Processo), O – Output (Saída) e C – Customer (Cliente).

Para te ajudar a saber tudo sobre SIPOC temos muitos materiais como:

1. E-book completo sobre o SIPOC. Diagrama SIPOC: Para que , como e quando usar?
2. Artigo com informações para você aprender o que é SIPOC
3. Um vídeo explicativo. Pocket Webinar: SIPOC. O que é, quando e como fazer?

Exemplos de diagrama de processos

Para pegar vários exemplos de diagrama de processos você pode baixar o e-book que eu mencionei acima. Ali você verá alguns exemplos para se inspirar.

Vantagens de fazer um diagrama de processos

Entre as vantagens de fazer um diagrama estão:

1. Velocidade na construção (uma vez que não temos muitos detalhes);
2. Baixa complexidade na ferramenta (qualquer um entende o modelo de diagrama);
3. Visão abrangente do processo (em uma única folha tudo o que você precisa);
4. Baixo custo (não precisa comprar software e nem gastar várias horas de projeto).

Desvantagens de fazer um diagrama de processos

Assim como tudo na vida, não existe apenas o lado positivo. Também temos o lado negativo da construção do diagrama. Vamos lá!

1. Baixo detalhamento (o que pode dificultar estudos mais avançados);
2. Impossibilidade de automatizar (você precisa avançar o desenho em mais detalhes para poder automatizar. Para estes detalhes recomendamos a Modelagem de processos;
3. Não serve como instrução para os colegas executarem o processo (a visão do diagrama é superficial demais).

Próximo passo após fazer um diagrama de processos

O próximo passo após você fazer um diagrama é mapear o seu processo. Ou seja, popularmente falando você fará um fluxograma. Segue aqui o link do material que você precisa para isso. Guia completo para mapeamento de processos!

Bom, eu espero que você tenha gostado desse artigo cheio de dicas e materiais para você criar um diagrama de processos. Conte com a Zeev nesse caminho de otimizações e transformação. Nós amamos isso!

Um abraço,