Como o BPMS pode melhorar a produtividade da sua equipe

A produtividade representa um alicerce essencial para o êxito de qualquer organização. Apesar disso, a busca por realizar mais com menos não é uma tarefa simples, constituindo uma dificuldade para muitos gestores.

Diante desse cenário, implementar um Business Process Management System (BPMS) pode ajudar. Essa abordagem não apenas se mostra prática, mas também tecnologicamente avançada, garantindo a eficácia nos processos empresariais.

Mas antes de você continuar a leitura, certifique-se de que você realmente saiba o que é BPM!

BPMS: 5 funcionalidades e vantagens 

Veja a seguir como um BPMS pode otimizar as operações de sua empresa por meio das funcionalidades e vantagens oferecidas e melhorar a produtividade da sua equipe.

1) Automação de tarefas repetitivas

Uma das maiores contribuições do BPMS para a produtividade reside em sua capacidade de automatizar processos rotineiros, impactando positivamente na eficiência da equipe. 

Ao reduzir o tempo despendido nessas tarefas, os membros da equipe dispõem de mais tempo para se concentrarem em operações estratégicas que agregam valor ao negócio.

Por exemplo, considere uma empresa que receba um volume considerável de e-mails em seu canal de atendimento, demandando tempo e paciência de todos os envolvidos do e-mail para achar, identificar e organizar as solicitações e tarefas solicitadas.

Com o BPMS, é possível estabelecer um fluxo automatizado para gerenciar essas consultas, permitindo que o sistema as direcione automaticamente aos departamentos responsáveis.

Em tal cenário, a organização ganha agilidade, visto que viabiliza respostas mais rápidas e evita confusões sobre a responsabilidade de cada setor em relação às demandas. 

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2) Melhoria da comunicação e colaboração

Outra funcionalidade do BPMS é sua habilidade em facilitar a comunicação e colaboração eficazes entre os membros da equipe, promovendo transparência nos processos. 

Além disso, possui recursos de identificação de responsáveis e prazos de cada tarefa, integração de setores (que participam do processo), regras de negócio conforme o caminho do processo e monitoramento, que possibilitam que os membros das equipes visualizem e contribuam para o progresso dos processos de maneira organizada e integrada.

Essa melhoria na interação e no compartilhamento de dados é vital para impulsionar a produtividade, pois cria um ambiente de trabalho mais eficiente.

3) Acesso a dados e informações relevantes

O BPMS também aperfeiçoa a forma como as equipes acessam e utilizam dados, pois centraliza as informações em um só lugar. Isso viabiliza decisões mais rápidas e fundamentadas, um componente essencial para impulsionar a produtividade e o crescimento seguro da empresa. 

Por exemplo, em uma organização de serviços de saúde, um BPMS pode fornecer aos gestores dados em tempo real sobre o SLA de compras de equipamentos, permitindo melhorias estratégias para atendimento aos clientes.

Outro exemplo, em uma empresa de prestação de serviços os gestores identificam um índice de inadimplência muito alto. Nesse caso, um BPMS pode fornecer indicadores sobre atrasos em tarefas, emissão de notas e boletos parados com o responsável ou emitidos em atraso.

4) Aceleração de fluxos de trabalho

A implementação de um BPMS pode resultar, também, na aceleração dos fluxos de trabalho, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para a conclusão de tarefas e aumentando a eficiência operacional. Em outras palavras, permite realizar mais em menos tempo, sendo este o conceito base da produtividade.

Em um cenário corporativo, por exemplo, uma empresa pode empregar o BPMS para automatizar a aprovação de documentos, reduzindo o tempo de realização dessa atividade. 

5) Análise de desempenho e identificação de gargalos

O BPMS conta com ferramentas analíticas que desempenham um papel importante na identificação de gargalos e áreas de aprimoramento nos processos de negócio, proporcionando uma visão clara do desempenho de cada etapa.

Neste caso, posso usar o mesmo exemplo que lhe mostrei antes. Em um processo de contas a receber, onde temos a inadimplência muito alta. Um BPMS pode fornecer indicadores valiosos sobre atrasos em tarefas, emissão de notas e boletos parados com o responsável ou emitidos em atraso. Esses são gargalos exemplos de gargalos operacionais que podem causar prejuízo financeiro.

Essa capacidade de análise de um BPMS detalhada oferece insights valiosos para resolver problemas de forma ágil, antes que impactem negativamente nos indicadores de produtividade.

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Produtividade e BPMS: estudos de caso e depoimentos

Exemplos de empresas que alcançaram ganhos significativos de produtividade destacam o impacto benéfico da ferramenta BPMS nos negócios. São os casos da Weir Minerals e Banco BMG, ambos clientes da Zeev:

• Weir Minerals: enfrentando desafios de falta de clareza e visibilidade no processo de cotação, o que resultava em ineficiências e perdas financeiras. Após a implementação do Zeev, a empresa teve uma redução notável de 77% no tempo de cotação e cadastramento de fornecedores, além de uma diminuição de 45% no tempo do ciclo produtivo.

• Banco BMG: lidava com processos internos despadronizados e comunicação ineficiente. A implementação da ferramenta resultou em uma otimização de 80% nos SLAs, automação de mais de 50 processos, e um retorno sobre o investimento (ROI) de 7x do investimento inicial. O banco também obteve melhorias na produtividade e redução de retrabalhos.

Um BPMS pode ser o aliado da sua equipe

Considerando todos esses aspectos, torna-se evidente o impacto significativo que o BPMS pode ter na produtividade das equipes. A automação de tarefas, aprimoramento da comunicação, acesso a dados relevantes, aceleração de fluxos de trabalho e análise de desempenho são vantagens que uma empresa pode obter ao implementar essa solução. 

Mais do que uma simples otimização operacional, a ferramenta representa um investimento estratégico para o crescimento sustentável da organização. Assim, não deixe de adotar o BMPS para impulsionar a produtividade do seu negócio.

Dica bônus: Para uma compreensão mais aprofundada do tema, sugerimos a consulta a recursos especializados do BPMS, pois, dessa forma você pode ter acesso a insights adicionais e guias práticos para uma implementação bem-sucedida da solução. 

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