PMO: O que é e como funciona na prática

O PMO (Project Management Office) é uma estrutura organizacional (área ou Escritório de Projetos) que trabalha com ferramentas e metodologias para padronizar os processos de governança e gestão de projetos da empresa.

Com a ajuda de um PMO, diferentes organizações podem melhorar a gestão de projetos, além de assegurar que as atividades sejam executadas corretamente e se mantenham alinhadas aos objetivos de negócio.

Sua empresa já possui um PMO? 

No artigo de hoje mostramos tudo que é preciso saber sobre o assunto, desde conceitos, melhores práticas de PMO e até dicas para aplicabilidade. Acompanhe! 

O que é PMO (Project Management Office)?

O PMO (Project Management Office), nada mais é do que um uma área empresarial responsável por padronizar, gerenciar e supervisionar todos os processos relacionados aos projetos e governança.

O termo PMO nasceu das práticas do influente engenheiro Frederick Taylor, que elevou a complexidade da gestão de projetos, trazendo à tona a importância de coletar e analisar dados para obter decisões mais precisas. 

Na década de 1930, o corpo aéreo e o exército dos EUA aplicaram estruturas semelhantes às de Frederick para supervisionar o desenvolvimento das aeronaves e mísseis. 

Com o passar dos anos, essas estruturas foram aprimoradas, expandindo-se para setores variados e moldando a forma como os projetos são gerenciados e padronizados atualmente.

Tipos de PMO

Existem diferentes tipos de PMO (Project Management Office) que podem ser aplicados em uma empresa: 

• PMO Supportive;
• PMO Controlling;
• PMO Directive.

PMO Supportive:

O PMO Supportive, que em português significa Suporte, é um escritório de projetos que tem como proposta oferecer orientação, melhores práticas, ferramentas e treinamento para aprimorar as habilidades dos gerentes de projeto. 

PMO Controlling:

Já o Controlling, ou Controlador, é uma estrutura focada em supervisionar e controlar diretamente a execução dos projetos, estabelecendo padrões rígidos e processos uniformes para gerenciamento.

PMO Directive:

O Directive ou PMO Diretivo, por outro lado, é uma área que estabelece as diretrizes estratégicas, define objetivos e toma decisões cruciais acerca dos projetos.

A aplicação dos três PMO é importante para o sucesso da gestão de projetos, mas é importante reconhecer que a implementação dessas áreas pode ser bastante desafiador, visto que no ambiente empresarial podem existir obstáculos, como:

• Resistência à mudança;
• Falta de recursos financeiros;
• Carência de apoio da alta administração;
• Problemas de adaptabilidade. 

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Funções dentro do PMO (Project Management Office)

Para colocar os diferentes tipos de PMO em prática, é necessário que a empresa conte com profissionais que entendam do assunto e atuam com o gerenciamento de projetos. Esses talentos são divididos em:

• Gerente de projetos: encarregado de liderar as equipes e planejar, executar, monitorar e controlar o projeto;
• Especialista em gestão de projetos: responsável por aplicar metodologias, ferramentas e práticas de gerenciamento, a fim de assegurar o sucesso do projeto;
• Analista de projetos: encarregado de coletar dados, analisá-los e gerar relatórios relevantes para apoiar a tomada de decisões. Além disso, desempenha o papel de analisar as informações e os resultados dos projetos, identificando riscos, gargalos e pontos de melhorias;
• Coordenador de recursos: responsável por gerenciar os recursos necessários para execução do projeto, sejam eles financeiros, mão de obra e disponibilidade;
• Assistente administrativo: oferece suporte ao gerente, especialista e analista, desempenhando tarefas, como controle da documentação, planejamento de reuniões, manutenção dos registros, entre outros;
• Patrocinador do projeto: desempenha o papel de representar a alta administração, sendo encarregado de oferecer orientação estratégica, suporte e recursos para o sucesso do projeto. 

Importância do PMO na gestão de projetos

O PMO desempenha um papel muito importante na gestão de projetos, pois é a partir dessa área que a empresa vai manter seus processos alinhados aos objetivos estratégicos, e impedir que qualquer problema interno impacte o sucesso ou o valor do projeto. 

Em um estudo de caso, publicado por Ítalo Coutinho e Maxwell de Freitas Firmiano, foi possível observar que a implementação de PMO em uma empresa de engenharia consultiva em projetos elétricos resultou em:

• Gerentes de projeto possuindo maior controle dos projetos executados;
• Uma melhor performance dos projetos, devido ao planejamento estratégico mais detalhado;
• Melhoria significativa ao cumprimento de prazos na maioria dos projetos.

Como implementar o PMO

Embora seja um procedimento que impacta toda a estrutura organizacional, a implementação de PMO é bastante simples, sendo necessário que a empresa realize apenas as etapas abaixo:

1. Análise de necessidades: é preciso compreender quais são os objetivos organizacionais e as necessidades do projeto para identificar áreas críticas que podem se beneficiar do PMO;
2. Definição do escopo: deve-se também esclarecer qual o papel do PMO na organização, desde as atividades administrativas até o suporte direto aos gerentes de projeto;
3. Seleção da equipe e recursos: é preciso escolher profissionais qualificados com experiência em gerenciamento, além de levantar todos os recursos necessários para colocar o projeto em prática;
4. Desenvolvimento de processos e políticas: deve-se ainda estabelecer metodologias, processos e políticas padronizadas, como criação de modelos de documentação, procedimentos de comunicação e protocolos de gestão de riscos;
5. Implementação: é preciso adotar uma abordagem conservadora na implementação de PMO, começando com projetos-piloto para testar a adaptabilidade dos times e avaliar a eficiência dos processos;
6. Treinamentos: a empresa também deve oferecer treinamentos para que a equipe tenha maior clareza sobre os processos, e se sinta mais segura para aceitar os métodos de gerenciamento;
7. Avaliação e ajustes: deve-se também realizar avaliações periódicas para medir o desempenho do PMO e identificar áreas de ajustes e pontos de melhorias.

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Melhores práticas em PMO (Project Management Office)

Como mencionado acima, a implementação de PMO (Project Management Office) pode ser desafiadora devido à resistência interna, falta de recursos financeiros, carência de apoio da alta administração e problemas de adaptabilidade. 

No entanto, é possível otimizar todo o processo, superar esses desafios e manter a eficiência do PMO ao longo do tempo, a partir das seguintes práticas: 

• Construa um quadro mostrando como o PMO se alinha aos objetivos estratégicos da empresa;
• Compartilhe as conquistas do PMO;
• Execute iniciativas de alto impacto;
• Incentive a mudança e a melhoria contínua. 

Embora a implementação de PMO (Project Management Office) apresente desafios, essa estrutura organizacional proporciona muitos mais benefícios do que desvantagens. Por isso, precisa ser estudada e praticada o quanto antes pelos líderes de negócio.

Melhorar o gerenciamento de projetos, assegurar a execução correta das atividades, reduzir prazos de entrega, alinhar os esforços aos objetivos estratégicos. Essas são apenas algumas das inúmeras vantagens do PMO.

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