BPMS para setor administrativo: como utilizar? Dicas e benefícios

BPMS para o setor administrativo é um software de gestão de processos que ajuda o setor administrativo a aumentar a eficiência dos seus processos. Sendo assim, o BPMS para o setor administrativo leva a um aumento nos indicadores de desempenho organizacional.

Na busca por eficiência operacional e melhores resultados, muitas empresas têm adotado BPMS para setor administrativo. Pois essa ferramenta ajuda a agilizar os processos de negócios, o que é essencial para a empresa que quer atender às demandas do mercado de forma eficaz. Pensando nisso, vamos explorar as principais utilizações do BPMS no setor administrativo e os benefícios que essa solução pode trazer para uma organização. Continue a leitura! 

O que é BPMS?

BPMS (Business Process Management System) significa Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios. Trata de um software desenvolvido para modelar, automatizar, monitorar e otimizar processos de negócios em empresas.

A solução integra um conjunto de ferramentas e funcionalidades que possibilitam a criação de fluxos de trabalho automatizados, envolvendo pessoas, setores e sistemas externos. 

Seus principais benefícios incluem a gestão em tempo real, identificação de falhas e gargalos e automatização de tarefas, o que ajuda a maximizar a eficiência das operações de uma organização. 

Aqui no blog temos um guia completo sobre esse assunto, veja só:

• Guia completo sobre o que é BPMS e o que isso tem a ver com Gestão por Processos [Com E-book e vídeo].

Benefícios do BPMS para setor administrativo

Um BPMS é uma ferramenta poderosa! Ele pode melhorar a eficiência e os resultados do setor administrativo e ainda aumenta a produtividade da equipes. Além disso, garante: 

• Automatização de processos repetitivos;
• Diminuição do tempo necessário para execução de tarefas;
• Fácil identificação de falhas e gargalos;
• Minimização de erros humanos;
• Redução de custos com mão de obra;
• Transparência na execução dos processos;
• Melhora o fluxo de comunicação entre as equipes;
• Processos mais organizados e efetivos.

Quais são os usos do BPMS para setor administrativo? 

A modelagem e automatização de processos podem ser amplamente utilizadas no na rotina administrativa de uma empresa. Para ilustrar, aqui estão alguns exemplos do uso do BPMS para setor administrativo: 

1 – Processos de aprovação

O departamento financeiro geralmente precisa aprovar um grande número de solicitações, como pedidos de férias e ordens de compra, por exemplo. Ao criar processos automatizados, o BPMS permite a execução automática deles de acordo com regras pré-definidas, que podem ser parametrizadas de acordo com as necessiades do seu negócio.

Como resultado, as solicitações podem ser processadas com mais rapidez e eficiência, economizando o tempo da equipe, trazendo velocidade nas aprovações e nos fluxos de tarefas.

2- Gestão de documentos

Outro fator que existe no dia a dia de um administrador é a multiplicidade de documentos, como contratos, checklists e relatórios. Nesse caso, um BPMS pode ser usado para gerenciar o ciclo de vida desses documentos por meio de criação, revisão, aprovação e arquivamento.

Além disso, todo o processo é automatizado e monitorado em tempo real, minimizando erros e falhas humanas.

3- Redução de riscos operacionais

O BPMS permite que os usuários definam procedimentos e regras para responder a diferentes eventos de forma rápida e padronizada, reduzindo a possibilidade de erros na operação.

Por exemplo, se uma empresa possui a diretriz de compras para aprovação do gestor imediato até X reais e acima de X1 reais tem que passar pela controladoria, um BPMS faz isso de forma automatizada e garante que o processo não siga sem a ciência da pessoa definida.

4- Centralização de solicitações e informações

Um BPMS é um otimo aliado para o setor administrativo quando falamos de solicitações. Quem nunca teve a caixa de e-mail cheia de solicitações? Ou até mesmo o whatsapp pessoal?

Automatizando processos você coloca todas as solicitações e informações do setor administrativo (RH, financeiro, fiscal…) dentro de uma única plataforma. Melhorando MUITO o desempenho do seu time e garantindo que as demandas sejam executadas da melhor maneira.

Como implementar o BPMS para setor administrativo?

Agora que você já conhece os benefícios de um BPMS e como ele pode alavancar os resultados da sua empresa, é hora de colocar esse conhecimento em prática.

Vale ressaltar que os recursos da solução podem variar de acordo com o fornecedor e determinados modelos podem ser mais adequados para o seu negócio e para o que você está modelando. Ao escolher, você precisará considerar suas necessidades, expectativas e habilidades.

BPMS low-code

O Zeev é uma excelente escolha para implementar um BPMS para setor administrativo, não importa o tamanho da sua empresa ou setor. O Zeev possui recursos de gerenciamento de casos, modelagem, integração externa e outros que podem ajudar sua organização a otimizar o alcance dos seus objetivos. 

Por ser um software BPMS low-code, a Zeev permite que seus usuários criem aplicativos com muito pouco código, por exemplo, sistemas e soluções tecnológicas podem ser criadas por pessoas não especialistas em TI. 

Um BPMS é uma ferramenta tecnológica capaz de otimizar a gestão de processos em todos os departamentos de uma organização, como no setor administrativo. A solução possibilita, como vimos, a modelagem, automação e monitoramento de operações em tempo real, promovendo o crescimento organizacional e a competitividade no mercado.

Mas talvez você ainda esteja confuso sobre a diferença entre um BPMS e um ERP. Que tal, então, testar seus conhecimentos neste Quiz que fizemos para te ajudar? Veja abaixo!

Otimize os processos do departamento administrativo da sua empresa com a Zeev!