Paperless: o que é, como funciona e benefícios 

Vamos combinar: a ideia de um escritório cheio de papéis, armários abarrotados e pastas acumulando poeira já soa ultrapassada, né? Foi para acabar com esse cenário que surgiu o Paperless – um movimento que propõe uma mudança na forma como as empresas lidam com seus processos.

Mas o que exatamente significa ser paperless? Basicamente, é abraçar uma cultura organizacional que prioriza eficiência, economia e sustentabilidade. Tudo isso reduzindo, ou até eliminando, o uso de papel.

Isso significa que além de liberar espaço físico, essa prática também ajuda a cortar custos e torna o ambiente de trabalho mais ágil e conectado.

Além disso, uma pesquisa realizada pela agência Union + Webster, mostra que praticamente 90% dos consumidores brasileiros preferem empresas com ações sustentáveis. Por isso, adotar iniciativas ligadas ao Paperless pode tornar sua empresa mais atraente para os clientes.

Neste artigo vamos te mostrar em detalhes o que é paperless, seus principais benefícios e como adotar esse movimento pode ser o próximo grande passo na modernização dos seus processos! Confira:

O que é Paperless?

Paperless, que significa “sem papel”, é um conceito utilizado para descrever empresas que reduziram drasticamente ou eliminaram completamente o uso de papel em seus processos.

Ele envolve a adoção de práticas focadas na economia de papel dentro do ambiente corporativo, o que exige uma transformação na estrutura organizacional.

Para adotar essa abordagem, é necessário incorporar recursos digitais, como arquivos eletrônicos, que tornam os processos mais ágeis, tecnológicos e livres do uso de papel.

Além disso, a transição para um modelo paperless exige uma mudança no comportamento dos colaboradores, incentivando:

• O uso reduzido de papéis;
• A impressão de menos documentos;
• E, de forma geral, a adoção de soluções mais sustentáveis.

Mas, quais são exatamente os benefícios que essa prática pode trazer para as organizações? Confira no tópico a seguir!

Por que as empresas devem conhecer e adotar o paperless?

Adotar uma política “sem papel” pode ser um grande impulso para os seus negócios.

Por exemplo, você já ouviu falar em investimentos sustentáveis ou no Índice de Sustentabilidade Empresarial da Ibovespa? Eles mostram que empresas que adotam práticas ecológicas se destacam no mercado! 

E isso é só o começo. Você pode ter inúmeras outras vantagens, como:

1) Redução de custos

O consumo de papel, muitas vezes, representa um custo significativo e desnecessário, já que não envolve apenas a compra das folhas, mas também despesas com:

• Equipamentos;
• Manutenção;
• E o espaço necessário para armazenar documentos.

Sendo assim, adotando o modelo paperless, esses custos são drasticamente reduzidos, já que os meios digitais substituem a papelada. Além disso, você ganha espaço físico na empresa, que pode ser aproveitado para outros fins, como acomodar novos colaboradores, por exemplo.

2) Produtividade e agilidade

A adoção de operações sem papel também promove redução de custos ao aumentar a produtividade e a agilidade das equipes.

Com processos digitalizados, as empresas eliminam gargalos e atrasos típicos do uso de papel, acelerando as atividades virtuais e otimizando a eficiência operacional.

Além disso, os documentos eletrônicos podem ser acessados e compartilhados facilmente por colaboradores em qualquer lugar do mundo, o que favorece a colaboração e proporciona maior flexibilidade no trabalho.

3) Segurança da Informação 

Digitalizar documentos e processos também pode trazer benefícios expressivos para a segurança da informação.

Documentos digitais podem ser protegidos com senhas e criptografia, garantindo maior segurança em comparação aos arquivos físicos armazenados de forma desprotegida.

Além disso, é viável implementar backups automáticos, controles de versão (rastreabilidade) e restrições de acesso, medidas que reforçam a integridade e a disponibilidade dos dados.

Outro benefício importante é que, com os documentos digitalizados, os dados da empresa permanecem protegidos mesmo em situações como roubo ou incêndio, evitando perdas irreparáveis.

4) Modernização e transformação digital 

A transformação digital tem sido um dos maiores motivadores da modernização nas empresas, você sabia? 

Pense no conceito de paperless, cuja premissa básica é a redução do uso de papel. Para adotá-lo, as empresas precisam investir em tecnologias que virtualizem suas operações, certo?

Isso torna claro que a implementação dessa cultura ajuda as organizações a se alinharem às tendências tecnológicas e às exigências do mercado.

5) Impacto social da cultura Paperless

Hoje, muitas empresas estão atentas ao impacto que geram na sociedade e no meio ambiente.

Uma prova disso é que para minimizar esses efeitos, foram desenvolvidas até mesmo diretrizes, como os ODS (Objetivos de Desenvolvimento Sustentável), criados pela ONU. Essas metas visam:

• Combater a pobreza;
• Proteger o meio ambiente;
• E promover a paz na sociedade, orientando as organizações a desempenharem um papel mais responsável.

Além disso, o conceito de ESG (Environmental, Social and Governance) destaca um conjunto de boas práticas ambientais, sociais e de governança que as empresas devem adotar para serem mais sustentáveis e conscientes em suas ações.

A adoção dessas medidas, além de ser uma questão ética, é também estratégica, pois os consumidores estão cada vez mais valorizando empresas que demonstram preocupação com o meio ambiente e a sustentabilidade.

6) Melhor posicionamento de mercado

O mercado financeiro tem demonstrado um alto interesse em investimentos sustentáveis, com investidores cada vez mais focados em empresas que priorizam a sustentabilidade.

De acordo com a Bloomberg Intelligence, os ativos ESG globais podem ultrapassar US$ 41 trilhões até 2022 e chegar a impressionantes US$ 50 trilhões até 2025.

Ativos ESG referem-se a investimentos que consideram três fatores principais: ambiental (E), social (S) e governança (G). Esses fatores são usados para avaliar o desempenho e o impacto de empresas, projetos ou fundos, com o objetivo de promover práticas responsáveis e sustentáveis.

Como implementar o paperless na prática?

Agora que você já conhece os benefícios do movimento paperless para sua organização, confira as dicas preparadas pelo nosso time para ajudá-lo a implementar essa mudança de forma prática no seu negócio:

1) Digitalize os documentos 

A digitalização dos documentos arquivados, muitas vezes mantidos em depósitos, é uma etapa fundamental para dar início à cultura paperless. Apesar de ser uma tarefa operacional, ela é indispensável para colocar as estratégias em prática.

Para documentos antigos, já impressos, o processo pode ser realizado através do escaneamento, convertendo-os em formatos digitais que podem ser armazenados de forma eletrônica.

Assim, torna-se possível adotar exclusivamente o formato digital para novos documentos, eliminando a dependência de arquivos físicos.

2) Soluções em nuvem

A implementação do paperless também pode ser viabilizada por diversas soluções em nuvem. Isso porque, essas ferramentas oferecem vários benefícios como agilidade, economia e sustentabilidade.

Alguns exemplos de plataformas em nuvem incluem:

• Google Drive;
• Dropbox;
• Microsoft OneDrive;
• DocuSign;
• SharePoint;
• Adobe Scan; 
• Entre muitas outras.

3) Cultura paperless

Você já ouviu a famosa frase de Albert Einstein: “A cultura é aquilo que permanece no homem quando ele já esqueceu tudo o que aprendeu”? 

Ela nos lembra que mudanças reais acontecem quando novos valores e hábitos são profundamente incorporados ao dia a dia.

Ou seja, quando falamos em adotar o paperless em uma organização, estamos nos referindo a algo que vai muito além da implementação de tecnologias.

Trata-se de criar novos hábitos e valores que sejam tão enraizados que permaneçam na essência da empresa, mesmo quando as ferramentas ou processos específicos deixarem de ser novidade.

4) Treinamento e capacitação 

Outro passo muito importante para adotar o paperless na sua organização é investir no treinamento e capacitação dos colaboradores. Comece apresentando a eles as vantagens dessa mudança.

Quando os funcionários compreendem os benefícios diretos, como a simplificação das tarefas diárias e a agilidade no acesso a informações, a adesão se torna mais fácil e eles ficam mais engajados no processo. 

Além disso, ofereça suporte para que eles se sintam confiantes ao utilizar novas ferramentas. Isso pode ser feito por meio de:

• Treinamentos práticos;
• Materiais de apoio;
• Canais de suporte;
• Feedbacks;
• Entre outros.

5) Uso de assinaturas digitais

Este é apenas um dos diversos recursos tecnológicos que você pode adotar na sua empresa ainda hoje.

A assinatura de documentos é uma prática comum em todas as organizações, e digitalizá-la representa um grande avanço na implementação do paperless.

Esse recurso simplifica a eliminação do papel no dia a dia, acelera a gestão dos documentos e ainda ajuda a reduzir custos, como os relacionados ao uso de papel.

Exemplos de assinaturas digitais incluem plataformas como:

• DocuSign;
• Adobe Sign;
• ClickSign.

Elas permitem assinar contratos, acordos e documentos oficiais de maneira prática, segura e válida juridicamente.

6) Automatização e integração de sistemas

O investimento em tecnologia e na automatização dos setores é muito importante para acompanhar esse processo e garantir que a organização perceba resultados concretos no dia a dia. 

E se você deseja implementar a cultura paperless hoje mesmo na sua empresa, que tal começar avaliando seus processos internos e identificando onde soluções digitais podem trazer mais eficiência?

Ferramentas como o Zeev podem ser grandes aliadas para dar início à transformação paperless na sua organização! Isso porque, ela permite simplificar rotinas e otimizar os seus resultados.