Componentes de um BPMS: quais são os principais componentes 

Componentes de um BPMS são muito importantes para que sua empresa possa alcançar uma melhoria operacional, eles são responsáveis por fazer com que a ferramenta atenda todas as necessidades do usuário.

Gerenciar os processos de negócio de forma eficiente pode ser um grande desafio para a maioria das empresas, dado a quantidade de informações e a complexidade de muitas dessas tarefas. Nesse contexto, o BPMS surge como uma opção para facilitar a vida dos gestores.  

Antes de falarmos sobre os componentes de um BPMS, vamos falar sobre o que é BPMS:

BPMS significa Business Process Management System ou Sistema de Gerenciamento de Processos de Negócios, em português. O termo refere-se a um software utilizado para modelar processos, mas que possui outras funções como automação, monitoramento e análise de processos de negócios dentro de uma organização.

O BPMS tem como objetivo permitir que as empresas gerenciem seus processos de negócios de forma mais eficiente e padronizada. De modo geral, pode-se dizer que ele é uma ferramenta digital para implementação e automatização do Gerenciamento de Processos de Negócio – BPM.

Vantagens do BPMS

Entre as utilidades e vantagens do BPMS, podemos citar:

• Automação: automatização de processos manuais e repetitivos, o que aumenta a produtividade e diminui de forma drástica o tempo gasto nessas atividades;

• Padronização: garante que os processos sejam padronizados e executados da mesma maneira em toda a organização;

• Visibilidade: oferece uma visão ampla e objetiva de todos os processos em execução. Isso permite que a gestão tome decisões mais informadas, baseadas em fatos;

• Otimização: com essa ferramenta, as empresas podem otimizar seus processos de negócio, identificando e eliminando gargalos, reduzindo o tempo de execução e melhorando a eficiência;

• Flexibilidade: uma plataforma flexível permite que as empresas adaptem seus processos de negócio de acordo com as necessidades do mercado e dos clientes, favorecendo a longevidade da marca.

Se você ficou interessado no assunto BPMS, não deixe de ler o nosso guia completo sobre o tema:

• Guia completo sobre o que é BPMS e o que isso tem a ver com Gestão por Processos [Com E-book e vídeo]

Componentes de um software BPMS 

Quando se fala em BPMS componentes, deve-se ter em mente que eles podem variar de acordo com a plataforma, sendo que algumas têm mais ou menos ferramentas. Mas de forma geral, as principais funcionalidades incluem:

1- Ferramenta de modelagem de processos

Esse componente permite que os usuários criem e editem diagramas de fluxo de trabalho por meio de movimentos de arrastar e soltar. Ela possui uma interface gráfica para facilitar a visualização e o entendimento dos processos de negócio, o que ajuda os usuários a mapear e entender as informações expostas.

2- Gerenciador de regras

O gerenciador de regras tem como função definir e gerenciar as regras de negócios do processo. Essas regras podem ser complexas ou simples e incluir decisões condicionais baseadas em dados, cálculos ou outras variáveis. O uso dessa ferramenta permite que os usuários possam entender quando e como e por quem será executada cada tarefa. 

3- Controle de versão de processos maduros 

O BPMS permite gerenciar as alterações realizadas em processos já existentes, desenvolvendo novas versões simultaneamente mantendo um histórico de todas as mudanças. Com essa ferramenta, os usuários veem as mudanças realizadas nos processos e podem comparar diferentes versões. 

4- Motor de automação

O motor de automação é um componente crucial em um sistema de BPMS. Ele recebe as informações do processo e inicia as atividades necessárias de forma automática, executando a lógica do processo e mantendo um registro salvo.

5- Gerenciador de formulários

Um software de BPMS deve permitir a criação, gerenciamento e personalização de formulários de entrada de dados para uma gestão eficiente. O gerenciador permite a criação de formulários personalizados, podendo oferecer recursos para validação de dados, formatação, entre outros.

6- Definição de responsáveis

Um sistema de BPMS deve oferecer a possibilidade de atribuir responsabilidades durante a fase de execução, podendo mudar caso necessário. Isso inclui a designação de responsáveis para as atividades do processo, a definição de papéis e responsabilidades, e a atribuição de tarefas aos usuários.

7- Integração de sistemas 

Esse é um componente responsável por fazer com que as informações circulem entre sistemas externos. Essa funcionalidade é fundamental para garantir que todos os processos de negócios estejam conectados e funcionem de forma sincronizada. Entre os sistemas interconectados mais comuns estão ERPs, CRMs e outras ferramentas de software.

8- Monitoramento

O monitoramento é fundamental para a melhoria contínua, pois possibilita identificar gargalos e outros problemas em tempo real, permitindo correções ágeis. Em alguns casos, os usuários podem configurar alertas para notificar sobre eventos críticos ou problemas que demandem atenção imediata.

9- BPMS em nuvem 

O armazenamento em nuvem é uma opção segura e prática para armazenar e gerenciar dados relativos aos processos de negócios. A principal vantagem é que os usuários podem acessar os dados de qualquer lugar e a qualquer momento, basta ter um dispositivo conectado à internet.

Então, os componentes de um BPMS podem:

Aumentar a eficiência dos seus processos e ajudar nas tomadas de decisões! Além disso, adotar um sistema de Gerenciamento de Processos de Negócio pode ser uma ótima maneira de otimizar a execução de atividades em uma organização. Com uma vasta variedade de componentes, como motor de processos, regras de negócio, entre outros, a solução permite que as empresas atinjam resultados fantásticos.