Como eliminar tarefas manuais no processo de contas a pagar: 5 Dicas!

Tarefas manuais fazem parte da rotina do departamento de contas a pagar de muitas empresas. Porém, esse fluxo pode gerar uma série de falhas. Por exemplo, o responsável pode esquecer um pagamento ou fazê-lo de forma errada. Isso pode gerar dores de cabeça, além de retrabalho para a equipe.

Assim, fica claro que as tarefas manuais não são a melhor opção para o setor de contas a pagar e devem ser eliminadas do seu dia a dia. No entanto, muitos gestores não sabem como fazer isso e acabam se apegando a um modelo de trabalho ultrapassado. 

Pensando nisso, reunimos neste post dicas de como eliminar as tarefas manuais do processo de contas a pagar e otimizar o trabalho dos seus colaboradores. Acompanhe!

O que são tarefas manuais e como elas impactam a área de contas a pagar?

Tarefas manuais são definidas como todas as ações executadas por uma pessoa sem a ajuda de um sistema automatizado. Esse tipo de fluxo de trabalho é comum em vários setores e operações, especialmente em contas a pagar.

O problema desse processo é que ele está sujeito a uma série de falhas humanas, o que o torna pouco confiável. Nesse sentido, cada vez mais empresas optam por softwares de gestão para otimizar suas atividades. 

A seguir estão os principais impactos das tarefas manuais nos processos da área de contas a pagar:

• Pagamentos duplicados, errados ou atrasados, podendo acarretar prejuízo financeiro para uma organização;
• Ausência de um processo de contas a pagar bem alinhado, o que pode levar os colaboradores a trabalhar de forma individual e sem senso de unidade; 
• Dificuldade de comunicação entre os colaboradores, já que as informações não ficam centralizadas e arquivadas;
• Os processos feitos manualmente costumam ser lentos, o que pode tornar uma empresa improdutiva;
• Complicação na hora monitorar as tarefas do departamento de contas a pagar, o que pode afetar seu crescimento e o processo de tomada de decisão;
• O empreendimento pode ter problemas para cumprir os prazos devido ao controle ineficaz das operações.

Só mais uma dica antes de você começar! Sabia que temos modelos de desenhos de processos prontos pra você baixar e usar de referência?! Veja:

• Desenho de processos para área Administrativa
• Desenho de processos para área Financeira
• Desenho de processos para Recursos Humanos

5 dicas para você eliminar tarefas manuais no processo de contas a pagar

A melhor opção para eliminar as tarefas manuais é a automatização das tarefas de contas a pagar, que é uma forma ideal de garantir que sejam realizadas de forma padronizada, com rapidez, economia e segurança. 

No entanto, há mais de uma maneira de simplificar esse processo. Descubra quais são com essas cinco dicas:

1 – Acompanhe os processos de contas a pagar

Os processos do setor de contas a pagar precisam ser acompanhados de perto, pois essa prática é fundamental para uma gestão financeira eficiente. Todas as saídas, mesmo de baixo valor, devem ser registradas e conciliadas.

Com isso, o gestor consegue identificar se a empresa está gerando caixa, apenas se mantendo ou entrando em risco. A partir desses dados, torna-se possível avaliar a saúde financeira do negócio e definir ações concretas para garantir sua sustentabilidade.

Mesmo sendo uma rotina trabalhosa quando feita manualmente, ela é essencial para quem ainda não conta com um sistema de gestão financeira estruturado.

2 – Utilize as funcionalidades que o banco oferece, a seu favor

O atraso nos pagamentos é um dos problemas mais comuns enfrentados pelas empresas, gerando juros, multas e perda de poder de negociação com fornecedores. Em muitos negócios, esse tipo de falha corrói margem sem que a gestão perceba de imediato.

Além disso, compromissos em atraso afetam a credibilidade financeira da empresa, o que pode dificultar acesso a crédito e novas parcerias estratégicas.

Uma forma prática de reduzir esse risco, além de um controle rigoroso do contas a pagar, é utilizar as funcionalidades que os bancos já oferecem. Por exemplo: agendar pagamentos recorrentes, configurar lembretes de vencimento ou até antecipar quitações quando houver vantagem financeira.

Isso ajuda a mitigar imprevistos, como instabilidades no sistema bancário no dia da liquidação de boletos ou outros documentos, e mantém o fluxo de pagamentos sob maior controle.

3 – Defina centros de custos

A organização por centros de custos é uma forma de dividir os setores da empresa de acordo com suas responsabilidades financeiras e operacionais.

Com esse modelo, as despesas de cada departamento são agrupadas e analisadas, o que facilita o planejamento do orçamento e o controle do uso de recursos – prática comum em empresas de médio e grande porte.

Assim, torna-se possível identificar quais áreas mais geram custos, verificar se algum departamento está consumindo mais do que o previsto e aplicar os cortes ou ajustes orçamentários necessários.

4 – Livre-se das planilhas e controles paralelos

As planilhas ainda são as queridinhas de muitos gestores financeiros, mas estão longe de ser a melhor opção. Em operações mais complexas, viram um obstáculo, especialmente quando vários usuários editam o mesmo arquivo sem controle de versão.

Um único erro de digitação ou fórmula pode comprometer projeções, indicadores e conciliações, gerando uma verdadeira bola de neve de falhas.

Centralize as informações nas suas principais ferramentas de gestão e elimine planilhas paralelas. Além do retrabalho que elas geram, aumentam o risco de decisões baseadas em dados desatualizados ou inconsistentes, que circulam de arquivo em arquivo.

5 – Dica de ouro: realize o mapeamento e automatização dos processos de contas a pagar

O mapeamento é o primeiro passo para eliminar tarefas manuais nas operações de contas a pagar. Ele consiste em identificar todas as atividades do processo, entender como elas acontecem hoje e reconhecer o que pode ser automatizado ou simplificado. É nesse momento que surgem as principais oportunidades de melhoria.

Automatize com uma ferramenta de BPMS

Na sequência, entra a automação dos processos identificados, com apoio de tecnologias específicas, como uma plataforma de BPMS. Essas soluções permitem orquestrar o fluxo de ponta a ponta, reduzir intervenções manuais, cortar custos operacionais e aumentar a produtividade da equipe financeira.

Resultados reais da automação financeira

Automatizar processos de contas a pagar é uma estratégia direta para agilizar rotinas, padronizar etapas, reduzir erros humanos e elevar a competitividade. Um exemplo é a JHSF (cliente case de sucesso do Zeev), que ao automatizar processos da área financeira reduziu o tempo de processamento de documentos de 5 dias para 1 dia.

Outro caso é o da Carapreta: o Rodrigo, Coordenador de Tecnologia, destaca que eliminou atrasos no pagamento de faturas ao automatizar o fluxo financeiro – você pode conferir o relato completo no nosso canal do YouTube.

Quer ler detalhes de um case Zeev na íntegra? Clique abaixo:

Próximo passo para sua empresa

Se a sua empresa ainda não conta com uma tecnologia para automatizar esses processos, vale aprofundar o tema. Recomendamos a leitura do blogpost “Solução para automatização de processos da área financeira”, onde detalhamos como dar esse salto na prática.