BPMN: o que é e como usar os símbolos da notação

BPMN (Business Process Model and Notation) é formada por ícones que servem para desenhar o fluxo do processo. Ou seja, retratam a forma como o seu processo funciona. Ela é como a notação de fluxograma, o que muda em relação as duas são os ícones e algumas regras do desenho. Acima de tudo, é importante você saber que BPMN é a notação mais utilizada para modelagem de processos por profissionais especialistas.

O que é notação?

De acordo com o ABPMP CBOK, notação é: “Um conjunto padronizado de símbolos e regras que determinam o significado desses símbolos”.

O próprio CBOK traz como exemplo as notas musicais que são símbolos universalmente conhecidos. Basicamente, a notação é uma simbologia para comunicação. Assim como as notas musicais, os desenhos de processos também utilizam notações para a comunicação entre as pessoas envolvidas. 

Você deve escolher qual notação irá utilizar e assim o desenho poderá ser entendido universalmente.

Quais os tipos de notação que existem?

Existem diversos tipos de notação para fazer desenho de processos. Porém, a mais conhecida é o fluxograma. Por outro lado, a mais utilizada por profissionais especialistas em processos é o BPMN. Veja a lista com alguns exemplos de notação para desenho de processo:

1. BPMN – Business Process Model and Notation – Padrão criado pela OMG;
2. Fluxograma – Originalmente aprovado como um padrão ANSI – American National Standards Institute;
3. EPC – Event driven Process Chain;
4. UML – Unified Modeling Language – Orientado a requisitos de sistema de informação;
5. IDEF – Integrated Definition Language;
6. VSM – Value Stream Mapping – Notação utilizada pelo Lean Manufacturing;

Sendo assim, a comunicação de desenhos de processos se torna padronizada. Cada ícone da notação representa alguma coisa. Você pode e deve escolher qual notação quer utilizar.

O que é BPMN?

BPMN (Business Process Model and Notation) é uma representação gráfica (são ícones), uma linguagem, uma forma de simbolizar o fluxo de um processo, isto é, de fazer o mapeamento dos processos. Basicamente, o BPMN é uma forma de representação visual do fluxo de tarefas que existem no seu processo.

O BPMN permite que você desenhe e conheça todas as tarefas operacionais de um negócio de forma lógica, sequencial. É possível também identificar os papéis de cada um, os eventos e todos os demais componentes de um processo.

Exemplo de diagrama de processo usando BPMN de uma pizzaria

Veja no exemplo abaixo. Eu usei os elementos de BPMN para representar um diagrama de um processo de fabricação de pizzas. Portanto, estes símbolos e elementos fazem parte do BPMN.

Para iniciar o desenho eu usei um evento de início, em seguida coloquei 4 subprocessos. Se eu colocar uma lupa em algum subprocesso eu conseguirei enxergar com mais detalhes as atividades que o compõem. Da forma como está desenhado não é possível enxergar os detalhes, pois é apenas um diagrama (informações macro).

Obviamente que este exemplo é muito simples. É um diagrama com 4 macro etapas. Mas, existem desenhos de processos com até 500 etapas. É você quem escolhe qual nível de detalhe irá desenhar.

Demo Guiada de BPMN!
Veja, na prática, como criar uma modelagem de processo usando BPMN!

Símbolos do BPMN

No BPMN existem mais de 100 elementos diferentes. Não se preocupe, eu ainda não conheci uma pessoa que conheça todos os símbolos de cor. Vou resumir para você os mais importantes.

Atividades

Primeiramente, as atividades são divididas em tarefas e subprocessos. O ícone de atividade representa uma ação que pode ser realizada por uma pessoa ou por um sistema. Expressas por retângulos, as atividades são os passos estratégicos dados durante a rotina do processo.

A atividade é a tarefa de trabalho com a menor granulidade, podendo ser despenhada por sistemas ou por indivíduos.

Atividades são os elementos em forma de retângulo com:

• Símbolos de engrenagens no lado esquerdo do topo: service task ou tarefas de serviço;
• Envelope negritado na parte superior esquerda: send task ou tarefa de envio;
• Envelope branco na parte superior esquerda: receive task ou tarefa de recebimento;
• Homem desenhado na parte superior esquerda: human task ou tarefa de usuário;
• Em branco: none task ou tarefas abstratas;

No vídeo abaixo, o Victor explica em 4 minutos quais são os elementos mais utilizados quando falamos em atividades.

Gateways

Os gateways são os elementos que criam a divisão do fluxo. Ou seja, “e se acontecer isso” “e se acontecer aquilo”. Esses ícones, simbolizados por losangos, representam a convergência ou a divergência da continuidade de um fluxo.

Chega-se a um momento em que uma decisão é tomada: os caminhos podem ser anexados ou divididos, por exemplo.

Não há condições pré-definidas e fixas para a utilização dos gateways. O que quero dizer é que cada caso é diferente e o contexto vai influenciar no tipo de gateway a ser empregado. Por este motivo, as dúvidas sobre as aplicações desses ícones são bastante comuns.

Existem 7 tipos de gateways no BPMN, que são os componentes para controlar a divisão ou a unificação do fluxo. Veja logo a seguir:

Existem 7 tipos de gateways. São eles (mais usados):

• Exclusivo baseado em dados: para dividir um processo, sinaliza que o fluxo seguirá por uma divisão exclusiva, em que apenas um dos caminhos será tomado, conforme uma informação a ser verificada. Já na unificação, o fluxo continua quando um dos caminhos alcança o gateway. É representado por um losango vazio ou por um losango vazio com um “X” ao centro;
• Paralelo: ao dividir um processo, o gateway paralelo reparte o fluxo em 2 outros, que serão operados de forma paralela. Na unificação, esse gateway converge vários trajetos em apenas um, prosseguindo somente quando todos os caminhos de entrada estiverem concluídos. Seu símbolo é um losango com uma cruz ao meio;
• Inclusivo: quando desempenha seu papel aglutinador, autoriza a continuidade do fluxo quando há sincronia entre todos os fluxos ativos em um. Ao expressar uma separação, permite o andamento mediante alguma condição inclusiva, em que pode ocorrer um arranjo de trajetos, conforme uma informação for confirmada ou não. Seu símbolo é losango com um círculo no interior;

E existem 7 tipos de gateways. São eles (menos usados):

• Complexo: ao dividir, gerencia circunstâncias complexas que não são passíveis de representação pelos outros modelos. Na unificação, define, por meio de uma expressão, a combinação para o fluxo de entradas essenciais ao andamento do processo. Seu símbolo é um losango com asterisco ao centro;
• De início baseado em evento exclusivo: somente de divisão de fluxo, é utilizado para dar start ao processo com base em acontecimentos múltiplos. Qualquer evento programado tem capacidade de iniciar o processo. Pouco usado, seu símbolo é um losango, com um círculo ao centro — e, dentro do círculo, há um pentágono em forma de diamante;
• Intermediário exclusivo baseado em eventos: apenas de divisão, impõe uma condição para optar por um trajeto conforme a concretização exclusiva de um dos eventos;
• De início baseados em eventos paralelos: outro que é usado apenas na divisão de fluxo, permite o começo de um processo de acordo com ocorrências diversas. Seu símbolo é um losango com um círculo ao centro e, dentro do círculo, há uma cruz.

E, como eu sou muito legal, vou deixar aqui alguns materiais para você aprender mais sobre isso. Vou deixar um vídeo, um artigo e um e-book.

O vídeo:

O artigo:

Além do vídeo, eu também recomendo que você aprenda com este artigo:  Gateways: como usar de maneira correta?

O e-book completo sobre o uso de gateways pelo BPMN:

Aqui segue um e-book super completo sobre Gateways! Faça o download agora mesmo 🙂

Eventos

Eventos são a representação de eventos externos que influenciam no andamento do processo. Por exemplo, o ícone que inicia os desenhos de processos é chamado de evento de início. Simbolizados por círculos, esses ícones fazem referência a fatos ou fenômenos tanto usuais como eventuais.

São considerados decisivos porque revelam efeitos sobre o processo, mas não só isso: também podem mostrar que algo está gerando uma ocorrência. Por essa razão, dizemos que os eventos podem estar associados a motivos (trigger) e a consequências (result).

Confira alguns exemplos de eventos

• Inicial: representados por um círculo vazio, servem para sinalizar o começo de um processo, mesmo quando esse start não especifica nenhum fato particular para o seu acionamento;
• Intermediário: seu ícone é um círculo dentro do outro e esse objeto aponta que um fato não detalhado deve ocorrer no processo;
• Final: um círculo com a borda em negrito demonstra que um processo foi finalizado sem causar nenhum evento particular.

O Victor gravou um vídeo para falar sobre os ícones de eventos mais utilizados. Quer aprender? Só dar o play!

Conectores

Conectores são os elementos de ligação. Ou seja, popularmente falando são as “flechas” que ligam um elemento no outro. Basicamente, os objetos de fluxo necessitam ser interligados entre si. Portanto, esse papel é feito pelos objetos de conexão.

Veja a seguir os 3 principais:

• fluxo de mensagem: simboliza o fluxo das mensagens entre remetente e receptor, também servindo para representar o histórico de diálogos entre duas entidades ou processos. Seu símbolo é uma flecha pontilhada da esquerda para a direita;
• fluxo de sequência: expressa a continuidade, a direção das ações dentro de um processo, interligando eventos, gateways e outras atividades. Seu símbolo é uma flecha de linha cheia, da esquerda para direita;
• associação: utilizada para relacionar informações, arquivos e artefatos aos objetos do fluxo. Sua representação é uma linha pontilhada.

Exemplo dos símbolos de BPMN

Quem criou o BPMN?

O BPMN (Business Process Model and Notation) foi elaborada pela BPMI (Business Process Management Initiative), que mais tarde se associou a outra entidade, a Object Management Group (OMG), que reúne vários países em formato colaborativo.

O que é a OMG?

Fundada em 1989, hoje a OMG é a mantenedora desse modelo de diagrama (BPMN). Desde a sua criação já houve outras edições dessa notação. Desse modo, com um padrão codificado pré-estabelecido e válido mundialmente, passou a ser viável e até simples diagramar processos de maneira universal.

Ou seja, profissionais de diversas nacionalidades conseguem entender a dinâmica de um fluxo operacional por meio desses símbolos. Para que toda essa rede realmente funcione de maneira eficiente, existe uma documentação oficial que atribui significado para cada ícone, bem como as condições de uso.

Afora isso, a OMG recebe sugestões de aprimoramento. Assim, se uma proposta for aceita, passará a integrar a próxima edição da representação BPMN. Se você quiser mais informações sobre a OMG e a notação, clique aqui: OMG e BPMN.

Qual a relação entre BPMN e BPM?

Para começar, preciso esclarecer uma confusão que acontece muito: achar que BPMN é o mesmo que BPM (Business Process Management ou Gerenciamento por Processos do Negócio).

Não, não são a mesma coisa! É bom que você saiba desde já. No entanto, estas siglas estão relacionados e vou contar o porquê.

BPM (Business process management) é uma disciplina de gestão que reúne objetivos e propósitos de uma companhia. Esse modelo de gestão é aplicado de ponta a ponta, com foco na gestão horizontal do processo e na satisfação do cliente.

Quando uma empresa implementa BPM, é feito uma análise em seu modo de operar, ou seja, revisar os processos a fim de encontrar erros e potencializar acertos. Ou seja, é feito um mapeamento do processo.

Quais resultados a implementação do BPM traz?

A implementação de BPM traz resultados surpreendentes para a organização, tais como:

• Pensar mais na jornada e na experiência do cliente;
• Eliminar desperdícios dos processos;
• Integrar os processos da organização;
• E muito mais.

BPMN tem como objetivo apoiar a implementação BPM

Quando uma empresa for automatizar seus processos, precisará de uma modelagem à altura, tanto para prever possíveis obstáculos durante a transição como para encontrar o caminho mais inteligente para cada atividade. Isso sem falar nas correções que podem ser visualizadas no meio do caminho, evitando prejuízos financeiros inestimáveis.

Nesse contexto, BPMN tem como objetivo apoiar a implementação BPM fornecendo uma notação padrão (ícones / elementos) que seja possível de ser entendida tanto por profissionais de TI como por colaboradores ligados diretamente aos negócios.

Funciona mais ou menos assim: 

• “Eu quero implementar BPM na minha empresa.”
• “Ok, vou fazer um mapeamento do processo e implementar melhorias.”
• “Para fazer o mapeamento (desenhar o fluxo de atividades do processo), eu vou usar o BPMN, pois assim, estou usando uma notação padrão e reconhecida internacionalmente.”

Qual a diferença entre BPMN e a notação de fluxograma?

O BPMN (Business Process Model and Notation), à primeira vista, pode até ser confundida com a notação de fluxograma, já que existem algumas semelhanças. Entretanto, o BPMN é muito mais completa.

O BPMN tem a capacidade de representar processos complicados e sistêmicos aliada à habilidade de se fazer compreender de maneira universal. Em outras palavras: é mais poderosa que a notação de fluxograma, já que consegue representar melhor — com mais ícones e recursos — os processos mais complexos de uma companhia.

Número de figuras

Na notação de fluxograma, a quantidade de símbolos disponíveis é menor. São 28 ícones de fluxograma contra mais de 100 ícones de BPMN.

Por um lado, essa simplicidade da notação de fluxograma é positiva porque facilita aos iniciantes entender e desenhar o fluxo de forma facilitada. Entretanto, a notação de fluxograma tem limitações para atender aos processos de complexidades médias e altas.

Cobertura em vários níveis

Na contramão disso, o BPMN pode simbolizar um processo em alto nível (apenas com as atividades mais relevantes de um negócio, por exemplo), mas também faz o desenho didático e lógico de cenários mais complicados e detalhados.

Comparação entre notação de fluxograma e BPMN

Veja abaixo a comparação entre as duas notações e escolha qual você irá usar.

 Como escolher qual notação utilizar?

Vou dar um exemplo prático: se você vai modelar um processo de compras, até pode adotar um fluxograma. Mas imagine que seja preciso modelar um processo levando em consideração todos os possíveis caminhos. Neste caso o BPMN facilita muito.

Suponha ainda que essas exceções, quando ocorrerem, demandem mudanças nos procedimentos. Por exemplo: quando tal insumo ultrapassar o valor X, procure o fornecedor Y. Este fato pode exigir uma mudança de rumo no processo e você deveria especificar esta regra no desenho.

Nessa hora, seriam necessários modelos de notação mais específicos, com um conjunto mais numeroso de sinais e variáveis. Assim, talvez o fluxograma não consiga atender às suas necessidades. Já o BPMN vai trazer todos os elementos do processo para dentro do desenho, de ponta a ponta, sem nada ficar de fora.

Qual é a relação entre BPMN e um BPMS?

O BPMN (Business Process Model and Notation) é aberto e, em razão disso, muitas ferramentas de tecnologia funcionam ancoradas nele. Por este motivo, e por ser uma notação internacional, a maioria das empresas que vende BPMS adotou o BPMN como notação padrão.

Isso significa que se o seu objetivo num futuro próximo ou distante for implementar uma ferramenta de gestão por processos (BPMS), você deve fazer as modelagens em BPMN. 

Desse modo, quando a sua empresa quiser implementar um BPMS, você pode simplesmente importar os seus desenhos para dentro da ferramenta.  O que com um fluxograma, por exemplo, isso não seria possível.

Quando usar BPMN?

Você deve usar BPMN quando:

• Você for da área de negócios e deseja automatizar processos sem a ajuda de um programador da TI;
• Desenhar um processo de ponta a ponta dentro da empresa;
• Modelar um processo complexo;
•  Projetar a automação de processos;
• Quando for indispensável garantir maior transparência, controle e proteção para as operações;
• Quando você desejar mapear seus processos para propor melhorias.

Ferramentas para modelar processos em BPMN

E você deve estar se perguntando como fazer para modelar processos em BPMN, correto? Vou te deixar aqui duas dicas: Bizagi e Zeev. São ferramentas que podem te ajudar a desenhar processos com o BPMN. Bizagi é popularmente conhecido. Já Zeev pode te ajudar a dar um passo além e automatizar o processo.

Compreensão visual

Eu penso, e acho que você vai concordar, que a gente só consegue modificar algo quando compreendemos o que esse algo é. Não é mesmo? E é muito comum que as pessoas precisem visualizar para entender: com certeza você já ouviu aquela expressão, muitas vezes usada em sentido pejorativo, “entendeu ou quer que eu desenhe?”.

Calma! Não quero de modo algum parecer que estou faltando com a cortesia e a educação. Longe disso. Foi só uma maneira de mostrar o quanto um desenho é importante para a compreensão. 

Brincadeiras à parte, o fato é que os processos são assimilados com muito mais qualidade e agilidade quando são representados de forma intuitiva — ainda mais na atualidade, quando a correria predomina em todos os departamentos. Sem isso, a estratégia é engolida pela rotina. Pode acreditar!

Você sabia que já existem ferramentas low-code com BPMN?

Em primeiro lugar, vamos falar um pouco sobre o que são ferramentas low-code? E sobre o que é low-code?

Bom, Low-code  é um movimento social e tecnológico que acelera e facilita o desenvolvimento de aplicativos por pessoas que não são de áreas técnicas, como por exemplo de desenvolvedores e programadores de TI.

Além disso, as plataformas que criam as aplicações low-code são chamadas de LCAP (Low-code applications plataforms).  

Pontos positivos:

O Low-code é uma solução que tem muitos pontos positivo, entre eles destacamos:

• O desenvolvimento de soluções rápido
• Acabando com processos antigos e criando novos
• Facilidades de uso: sem necessidade de escrever códigos
• Democratização no desenvolvimento de softwares – “qualquer pessoa” pode desenvolver soluções
• As tecnologias low-code reduzem os custos, pois elas possibilitam fazer mais com menos pessoas. 
• Também, consigo fazer uma melhor distribuição de trabalho (com mais participação dos usuários)

As soluções low-code vieram para revolucionar! E elas já são uma realidade presente no dia-a-dia de muitas empresas.  

Então, respondendo a minha pergunta: sim, já temos ferramentas low-code que tem o BMPN! Não é demais? Com elas você tem a possibilidade de realizar a automatização dos seus processos de maneira rápida e eficiente.

Concluindo…

Então, como você pôde perceber, o BPMN (Business Process Model and Notation) faz um Raio-X sobre todo o processo, de forma ampla. Tanto profissionais de TI como os de negócios podem utilizá-la para traçar seus diagnósticos. Imediatamente, a partir desse desenho e análise, a empresa terá mais condições de elaborar um plano de ação para melhorar seus processos.

Dica de leitura extra: 6 ferramentas BPM para gestão de processos!

Não esqueça

Você pode escolher qual ícone você deseja usar para desenhar o seu processo. Existem muitas formas (notação) para simbolizar as atividades de uma empresa, sendo que cada uma usa ícones diferentes para representar uma ação, uma etapa ou qualquer outro componente do processo. Portanto, pense bem em qual seu objetivo real e faça uma boa escolha.

Espero que este artigo tenha sido útil para você. Um abraço e até a próxima!