Robotic Process Automation (RPA): Guia completo!

RPA é a sigla para Robotic Process Automation. Consiste em uma tecnologia que tem como objetivo acelerar ainda mais a execução de atividades dentro de um processo. Resumidamente, o RPA é um robô, em forma de software, que executa tarefas no lugar de uma pessoa.

BPMS x RPA

Antes de tudo, é muito importante sabermos a diferença entre BPMS e RPA para termos o real entendimento do que você e a sua empresa precisam neste momento. Nesse sentido, recomendamos dois textos bastante interessantes aqui do nosso blog:

• RPA e BPMS: qual a diferença?
• Guia completo sobre o que é BPM e BPMS e o que isso tem a ver com Gestão por Processos

RPA – Robotic Process Automation

Nos últimos anos, a presença da tecnologia nas empresas, e mesmo no dia a dia, cresceu consideravelmente. Em vários aspectos, isso beneficiou muito o desempenho das companhias, que, agora, têm mais ferramentas para executar suas funções. Da mesma forma, surgiu um novo conceito de tecnologia da informação para melhorar esses resultados: o Robotic Process Automation, abreviado como RPA.

Robôs estão presentes em todas as partes da indústria, na montagem de carros, na confecção de milhares de itens. Então, por que não trazer essas tecnologias para executar nossas tarefas dentro do escritório? Na verdade, RPA é um novo passo para gerenciar processos e atingir a produtividade.

O que é RPA?

RPA possibilita a troca de informações entre sistemas sem que seja necessário a construção de uma interface entre eles. Ou seja, ele captura qualquer informação, em qualquer site ou aplicação, navegando como se fosse um usuário comum.

O que um RPA faz?

Um robô (RPA) é capaz de executar, de maneira eficaz:

• Processos com tarefas repetitivas em geral
• Navegação em sistemas web
• Alimentação dos sistemas de seus clientes e fornecedores
• Extração de informações de outros sistemas, abastecendo o sistema interno
• Integração entre sistemas sem necessidade de desenvolvimento ou customização
• Envio e recebimento de e-mails
• Gerenciamento de eventos
• Captura de documentos e transformação em dados estruturados
• E muito mais…

Entre outras palavras, o RPA é um “robô virtual” presente dentro de uma ferramenta de automação de processos. Ele (o sistema) passa a executar atividades operacionais e rotineiras e deixa os funcionários livres para executar atividades estratégicas que exigem planos e análises detalhadas.

RPA no mercado em números

De acordo com o relatório da McKinsey&CO, 30% das tarefas executadas nas organizações são meramente operacionais e poderiam ser automatizadas com o uso de RPAs. Nesse sentido, o mesmo relatório ainda conclui que 800 milhões de trabalhadores, isto é, 1/5 da força de trabalho, podem ser substituídos por robôs até 2030.

Quais as 3 vantagens do uso de RPA?

Obviamente que as vantagens não se limitam a apenas três. Quem não gostaria de ter suas atividades burocráticas e rotineiras sendo executadas por um robô virtual? Diminuir sua caixa de e-mail? Diminuir gestão de tarefas?

Que sonho! Por isso, listamos aqui, principalmente, as 3 grandes vantagens que o uso de RPA pode trazer para a sua empresa. Veja:

1. Otimização de custos e tempo

Tempo, capital e profissionais são os principais recursos dentro de uma empresa, independentemente de seu porte ou segmento de mercado. Por isso, é importante pensar em como fazer com que cada investimento desses 3 recursos gere o máximo possível de retorno.

Um sistema de Robotic Process Automation contribui bastante com a produtividade da equipe e com os resultados. Pois, ao transferir certas responsabilidades de um ser humano para uma máquina, você obtém melhor desempenho em tarefas repetitivas.

Além disso, libera sua equipe para atuar em outras frentes, por exemplo, no aprimoramento de seus produtos e serviços, bem como na análise de dados para melhorar o índice de satisfação do cliente.

2. Redução de riscos

Outro problema que toda empresa deve considerar é o nível de risco de determinadas tarefas, especialmente aquelas associadas a erro humano e falhas de análise. Por exemplo, quantas vezes você executa uma atividade mais de uma vez gerando retrabalho? Só para exemplificar: cobrança errada de uma fatura, cobrança de fatura esquecida, pagamento duplicado, etc.

Quase todos os processos dentro de uma empresa possuem suas atividades de maior risco. Aquelas atividades que merecem mais atenção. Diferentemente dos seres humanos, os robôs de RPA não ficam cansados e têm uma taxa de erros consideravelmente menor.

Por isso, ao utilizar um Robotic Process Automation como ferramenta para essas tarefas de risco, por conseguinte, você reduz consideravelmente o índice de erros.

3. Flexibilidade

Por fim, muitos sistemas de gestão só são úteis para um determinado setor e para empresas de determinado porte. Isso significa que, uma vez que sua empresa comece a crescer ou precise mudar a própria estrutura, a ferramenta antiga não será mais útil.

Ao utilizar um sistema de Robotic Process Automation, por outro lado, você terá muito mais flexibilidade. O RPA pode ser integrado com outros softwares de gestão dentro da sua empresa e pode ser aplicada em diferentes escalas, o que permite usá-la por muito mais tempo sem grande investimento adicional.

Mais alguns benefícios do RPA!

Por fim, mas não menos importante, gostaria de compartilhar com vocês mais um dado. A Protiviti/ESI ThoughtLab realizou um estudo global sobre aplicação do RPA. Nesse estudo, foram indicados que:

• 22% dos respondentes acreditam que o principal benefício do RPA é a maior produtividade do colaborador;
• 16% acreditam que o RPA melhora a qualidade do produto oferecido ao cliente;
• 15% diz que a utilização dessa tecnologia permite à organização ocupar uma forte posição no mercado;
• 12% dos respondentes dizem que a satisfação do cliente melhora, sendo esse mais um benefício do recurso;
• 11% acreditam que a implementação de RPA nas rotinas da organização traz mais velocidade ao processo comercial.

Quando usar RPA?

1. Para escalar o seu negócio

Com RPA você consegue escalar o seu negócio sem precisar aumentar a sua equipe. De acordo com a necessidade e com a sua demanda, você pode definir que um determinado processo trabalhe 24 horas por dia, por exemplo.

2. Você precisa ou gostaria de trabalhar de maneira contínua 24/7

Os robôs conseguem trabalhar 24 horas por dia e 7 dias por semana. Então, digamos que você tenha uma atividade que precisa ou poderia ser executada sem interrupções como, por exemplo, a emissão de nota fiscal. Ou ainda, o caso de um negócio online que não para aos fins de semana.

3. Você precisa reduzir custos dentro da empresa

Quando a gente afirma que com RPA você diminui 40% das tarefas humanas e elimina os erros do processo, além de fazê-lo funcionar 24/7 sem necessidade de recursos (luz, água e aluguel), já estamos listando as mais variadas fontes de redução de custo e ampliação de receita. Não é mesmo?

4. Concentração em atividades mais estratégicas

Aqui é o ponto fundamental do negócio. Isso significa que as pessoas que executam atividades repetitivas podem começar a dedicar o seu tempo para atividades mais estratégicas e que gerem mais valor para o negócio e, por conseguinte, para o cliente. Por exemplo, a melhoria do processo e aceleração do negócio.

Como começar a usar o RPA?

Antes de seguir, vale lembrar que uma das principais vantagens da automatização de processos, seja ela com uso de RPA ou não, é conseguir reduzir a quantidade de tarefa humana. Dessa forma, conseguimos focar nossos esforços em atividades mais estratégicas e menos operacionais.

Portanto, imagine combinar o uso de um RPA com uma ferramenta de automatização de processos? É uma dupla imbatível. A sua organização só tem a ganhar com isso. Dessa forma, listamos 4 formas de começar a usar o RPA na sua empresa. Veja:

1) Processos com tarefas repetitivas 

Se o principal objetivo do RPA é fazer uma atividade operacional e em velocidade, por que não usar em processos com tarefas repetitivas? Sendo assim, ele é extremamente recomendado para ser utilizado nessas situações. 

Um exemplo é a consulta de dados de cadastro, por exemplo. Essa atividade é necessária para o seu negócio, mas não agrega valor algum para quem executa. Com o uso do RPA, como resultado, temos a diminuição da necessidade do esforço humano e os colaboradores podem se preocupar em desenvolver procedimentos criativos, de inovação e estratégicos para o negócio.

2) Processos com grande volume de erros 

“Errar é humano”. Você certamente já ouviu essa frase. Pois bem, alguns processos realizados na rotina de trabalho são suscetíveis a uma série de erros. E as consequências são diversas: desde um impacto operacional até impactos financeiros. Essa situação fica ainda mais tangível quando a equipe passa por um período de exaustão, com muitas atividades a serem entregues. O RPA reduz esses riscos. Além disso, ele só desliga quando você desligá-lo.

3) Processos com captura de informações em sites e/ou sistemas externos 

Uma das utilidades do RPA é o seu uso para a busca e captura de informações em sites ou sistemas externos, navegando de forma autônoma por esses locais. Essa alternativa é muito importante para a captura de informações relevantes, especialmente quando é necessário averiguar muitos dados. Só para exemplificar, podemos citar a extração número de CEP do site dos correios para cadastro de endereço. Fazer manualmente essa atividade é algo bem operacional. Que tal delegá-la para o robô?

4) Processos ou tarefas com grande complexidade 

Realizar um grande número de atividades complexas simultaneamente e de forma eficaz não é algo que se consiga sustentar por muito tempo, certo? A fadiga acaba afetando, em determinando momento, o resultado, principalmente de atividades muitos complexas que exijam atenção. Esse é mais um caso para empregar o robotic process automation. Assim, garantimos que as atividades serão realizadas simultaneamente e em velocidade, sem o risco de fadiga do robô.

Exemplos de uso do RPA

• Fazer follow-up diário com diferentes fornecedores para confirmar o recebimento de materiais;
• Realizar diariamente a conciliação dos pagamentos realizados no dia;
• Para cada novo fornecedor, preencher dados cadastrais;
• Extrair dados de diferentes sistemas para geração de relatórios;
• Incluir cada solicitações de proposta recebidas por e-mail nos diversos sistemas legados;
• E muito mais!

BPMS + RPA, como integrar?

Se você acompanha o nosso blog, já deve saber o que é um BPMS. Mas vale a pena relembrar: o Business Process Management System nada mais é do que o suporte tecnológico ao BPM. Ou seja, um software que permite automatizar os processos de negócios de uma empresa.

Falando um pouco mais no detalhe, com um BPMS é possível: mapear, executar e monitorar processos da empresa e gerenciar o fluxo de informações e atividades do negócio. Junto a um software de BPM (BPMS), é possível integrar várias tecnologias, incluindo, o RPA.

Veja neste vídeo como modelar, executar e analisar seus processos automatizados com um software BPMS:

Como integrar Robotic Process Automation (RPA) com BPMS?

O BPM é uma forma de reestruturar métodos sistematizando processos que antes eram reproduzidos em papéis, e-mails e planilhas, por exemplo. Certo? Para que o RPA seja adotado em uma organização para otimizar os processos, é indicado que:

1. Por meio da metodologia de BPM, identifique-se quais processos podem ser robotizados
2. Uma modelagem do processo deve ser feita.
3. Após a modelagem, a automatização deve ser feita em um software de BPMS
4. Na automatização, identifica-se os processos que podem ser executados com o auxílio de RPA e bingo!

BPMS e RPA são duas ferramentas que vieram para ficar. É fato que saem na frente as empresas que abraçam as inovações tecnológicas e reestruturam processos de negócios. Sempre com o objetivo de aumentar a produtividade, reduzir os custos, assim como otimizar o tempo para aproveitar cada vez melhor o capital humano.

É necessário salientar, entretanto, que uma não substitui a outra. Para que possam proporcionar às organizações um melhor resultado, elas serão imbatíveis se adotadas em conjunto.

4 vantagens da combinação de RPA e BPMS

As ferramentas de gestão de processos de negócios, ou BPMS, são softwares poderosos que facilitam a profissionalização da gestão e uma visão holística do negócio.

Com um BPMS, é possível enxergar com clareza a estrutura de geração de valor da empresa e entender quais são os principais ajustes que precisam ser feitos nela para potencializar os resultados do trabalho realizado. E quando é combinado com o RPA, o BPMS fica ainda mais útil. Com a transferência de atividades para robôs, as incertezas são reduzidas e o gerenciamento se torna mais preciso.

1. Automação com inteligência

Com o suporte de um BPMS, a automação das atividades realizadas pelo RPA é bem mais inteligente. Se já existe uma documentação que explore os processos realizados pela empresa, quais suas entradas e saídas e como eles são executados, fica mais fácil para a gestão entender o que pode ser assumido por robôs.

Tarefas repetitivas que demandem muitos cálculos, geralmente, representam uma excelente oportunidade para a automatização. Quando essas responsabilidades ficam por conta de um robô, o tempo gasto para realizá-las é infinitamente menor.

E como robôs não se cansam nem se distraem, a chance de erros por fadiga ou razões externas é totalmente eliminada. Uma máquina só falha quando é instruída a errar: se a programação for bem-feita, ela não comete deslizes jamais. O resultado disso é uma produtividade amplificada, já que o tempo gasto para realizar e verificar tarefas que levavam muito tempo anteriormente fica bem reduzido.

2. Flexibilidade para investir em novos projetos

Outra vantagem que pode impactar a produtividade de um negócio é a flexibilidade proporcionada pelo RPA em conjunto com o BPMS. Ao organizar a estrutura de processos de uma empresa e automatizar tudo que for possível, é bem provável que os custos da operação sejam reduzidos, ao mesmo tempo em que a disponibilidade de mão de obra é aumentada.

Essa conjuntura permite uma economia de custos, mas ainda mais interessante pode ser aproveitar esses recursos sobressalentes para explorar novos projetos e oportunidades de negócios. Com mais flexibilidade, a gestão pode direcionar os times para a execução de tarefas mais complexas, que aproveitem o real potencial técnico dos profissionais.

3. Eliminar atividades operacionais desnecessárias

Ninguém se forma em ciências contábeis para apenas somar números e guardar documentos em arquivos. Com uma pessoa com essa qualificação na equipe, a gestão pode, por exemplo, utilizar seus conhecimentos para reduzir de forma legal a quantidade de imposto devido de uma empresa ou enxugar gastos financeiros.

Com o RPA, os robôs assumem a parte burocrática do trabalho. As responsabilidades desafiadoras, que exigem mais raciocínio e exploram melhor a capacidade do time, continuam nas mãos de humanos, que além de tudo, estarão bem mais motivados.

4. Mais eficácia da gestão

Por fim, vale a pena destacar que o RPA faz com que o planejamento de um BPMS se torne mais previsível e confiável. Uma máquina não erra na previsão do tempo necessário para que ela execute uma tarefa. Isso faz com que a gestão consiga tomar decisões com mais precisão, o que consequentemente aumenta a eficácia dos líderes da empresa: eles poderão se planejar com menos incertezas. Além disso, essa redução de riscos impacta em uma produtividade mais regular e, muito provavelmente, maior.

Entender tudo sobre RPA certamente vai fazer com que você e sua empresa consigam melhorar seus processos, obter um crescimento escalável e produzir melhor. Afinal de contas, até mesmo a ficção científica já nos mostrou, há muitos anos, que é melhor estar ao lado da tecnologia do que tentar vencê-la, não é mesmo?

A automação de processos robóticos (RPA) atualmente

Após o lançamento das inteligências artificiais (IA) generativas como, por exemplo, ChatGPT e o Gemini, da OpenAI e da Google, respectivamente, surgiram questionamentos sobre a relevância das plataformas RPA nesse cenário cada vez mais competitivo.

De acordo com a Forrester Research (2024), há alguns motivos para achar que o RPA continuará sendo relevantes para o mercado. Entre eles, se destacada, por exemplo, a confiança e a segurança.

O maior desafio para a genAI neste contexto é a confiança e a segurança dos dados. As plataformas RPA têm lutado para saber como controlar as automações há mais de uma década. Por exemplo, um desafio é gerenciar com segurança as credenciais humanas que os bots usam para acessar os sistemas principais, um novo território para statups de genAI.

Craig Le Clair, vice-presidente e analista principal da Forrester Research

RPA é menos trabalho operacional, e mais estratégia

O RPA veio para ajudar você e a sua organização a serem mais produtivas e eficazes. Seja através do uso em processos com atividades repetitivas, ou na captura de informações entre sistemas, motivos para você se beneficiar dessa tecnologia não faltam. Quando aliado a um BPMS então, é sucesso na certa!

Vale ressaltar que essa tecnologia não substitui o principal de uma organização: as pessoas. Ela pode fazer o trabalho manual e burocrático, mas não faz a estratégia. Pelo contrário, ela faz com que os seus colaboradores trabalhem naquilo com aquilo que eles têm de mais importante: seus conhecimento e habilidades.