ECM: o que é Enterprise Content Management e 13 vantagens de usar

ECM significa Enterprise Content Management. Agora, traduzindo para o português, Enterprise Content Management é a Gestão de Conteúdos Empresarias. Parece algo tão simples, mas nem sempre é, pois gerenciar os conteúdos de uma empresa vai muito além de gerenciar documentos. Quer aprender tudo sobre o assunto? Então você chegou ao lugar certo! O objetivo deste post é sanar todas as principais dúvidas sobre o ECM.

O que é ECM, afinal?

Como já dito anteriormente, Enterprise Content Management! Assim como você pode notar, é uma sigla de palavras derivadas do inglês que traduzindo significam gestão de conteúdos empresariais. De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management) ECM não é uma simples tecnologia. Portanto, não pode ser classificada apenas como uma ferramenta de software.

O que isso significa?

Isso significa que se você não tiver organização e estratégia para armazenar informações – independentemente de qual seja o meio que você utilize, pastas físicas ou softwares – essa gestão não será eficaz. Por este motivo que a definição de ECM não está relacionado somente a uma ferramenta de TI, mas sim a uma combinação um pouco maior que contempla estratégia e método.

Então, a definição de ECM dada pela AIIM é:

ECM é uma combinação entre estratégia, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar informações, suportando processos organizacionais chave, por todo o seu ciclo de vida.

Note que destaquei para você alguns verbos. Estes são os 5 principais componentes do ECM. Para mergulhar e entender melhor, vamos explorar um pouco estes verbos:

Capturar

Dentro de uma empresa as informações são capturadas de muitas formas distintas. Muitas dessas informações são originadas por computadores e circulam por meio de e-mail, pastas de rede, nuvem, entre outros, por exemplo. Bem como podem ser documentadas em papel, vídeo, fotos, áudios, software, etc.

Há muitos meios para a captura de informação, que geram, por fim, o conteúdo empresarial. Além disso, este conteúdo pode ser diverso, contemplando, relatórios, planilhas, documentos contábeis, documentos fiscais, documentos de clientes, de funcionários, checklists, entre outros.

Gerenciar

Aqui começam os pontos críticos. Gerenciar uma quantidade infinita de informação capturada. Sobretudo, este gerenciamento é o que dificulta o processo, o torna lento, burocrático, porém necessário. Nesse sentido, se você escolher um gerenciamento eficaz terá sucesso, se você negligenciar poderá perder mais tempo procurando informações do que as criando. Sem estratégia e gestão adequada, o caos estará formado.

Só para exemplificar: quando alguém precisa de um documento que está sob sua responsabilidade. E, para melhorar o exemplo, este documento tem 6 versões. Você tem que ser super organizado para conseguir manter tudo isso em ordem e com fácil acesso, para disponibilizar de forma mais rápida este documento para o solicitante. 

Preservar

Preservar conteúdos, sejam eles documentos ou informações, é um dever que faz parte de qualquer negócio. Alguns possuem temporalidade permanente, ou seja, nunca poderão ser descartados. Por outro lado, há outros que você pode eliminar quando não tiverem mais serventia. Algumas empresas, por exemplo, preservam seus documentos de modo físico, já outras aderiram ao modo digital. Independentemente disso, o fato é que preservar significa reter e armazenar esses conteúdos para que possam ser utilizados quando necessário, nem que seja daqui 50 anos.

Controlar

Controlar informações diz respeito a você estar no controle da gestão. Ou seja, você sabe quem acessa, quem não acessa, qual a versão oficial do documento, quem tem acesso a versões obsoletas, onde elas são armazenadas, o que estão fazendo com essas informações (compartilhando, reproduzindo, alterando…), etc.

Entregar

Lembra do exemplo que falamos anteriormente? Sobre o documento com 6 versões. Pois então, entregar é é garantir que as informações chegem as pessoas que tem acesso àquela informação, de forma simples e segura. 

Então, uma das funções do ECM é manter diretórios, arquivos, pastas organizados de modo que seja fácil a busca pela informações, sempre que necessário. Ou seja, de forma estruturada e lógica. 

Aquele velho arquivo cheio de papel também é ECM!

Pode até parecer estranho, mas pastas de documentos físicos que tenham uma boa estratégia e uma boa gestão também são ECM.

Por isso eu digo que muitas pessoas nem sabem, mas praticam a metodologia ECM, que nada mais é do que uma forma de gerenciar os conteúdos criados pela organização dia após dia. O arquivo da empresa, aquele velho e antigo, repleto de caixas, pode não parecer, mas é ECM — pois é gestão de informação. Processos em pastas também o são. A simples digitalização também é uma linha de ECM, bem como a ação de picotar documentos para o descarte.

Atenção!

Se você ainda não aderiu ao uso de documentos digitais, vou deixar um presente para você. Uma planilha de controle de documentos. Pode parecer simples, mas esse é o primeiro passo rumo a uma gestão de conteúdos empresariais mais eficiente. Confira!

E o software de ECM, o que é?

Os softwares são soluções de informática multiplataforma, criadas a partir da linha de pensamento ECM, com fácil integração a diversos outros sistemas. Além disso, esses recursos de informática têm como objetivo facilitar ao máximo a localização dos informes, um dos principais motivos para adotar o uso de documentos digitais em sua empresa!

Basicamente, um software de ECM faz a gestão de todo o ciclo de vida de informações, sejam eles documentos ou conteúdos em geral da sua organização.

No entanto, o grande diferencial do software de ECM é que você consegue fazer essa gestão do ciclo de vida dos conteúdos empresariais de forma a garantir a integridade, autenticidade, durabilidade e segurança das informações.

Qual o objetivo de um Software de ECM?

O principal objetivo de uma ferramenta de ECM é descomplicar a administração de processos e gestão de documentos, tornando seus dados estruturados e acessíveis. Dessa maneira, essa solução de tecnologia coloca todo o conteúdo da empresa para “trabalhar” em sintonia com as demandas de seus consumidores. Ou seja, o conteúdo empresarial passa a trabalhar a favor da organização, deixando de ser uma dor de cabeça. 

Assim, toda a gestão dos registros fica mais prática e inteligente — o que põe um ponto final naquela velha cena caótica causada pela papelada dos arquivos físicos. É o fim do sequestro de informações na sua organização!

Benefícios na utilização do software de ECM

Ter um software de ECM reduz apenas o uso do papel dentro das empresas? Errado! Converter documentos físicos em digitais não é o único benefício que essa ferramenta tecnológica trouxe para as organizações.

De diferentes maneiras, o ECM consegue beneficiar os processos mostrando para as empresas como o gerenciamento adequado de informações interfere de maneira positiva nos processos do dia a dia. Quer conhecer com mais detalhes sobre os benefícios que o sistema pode entregar para a sua empresa? Acompanhe abaixo:

1. ECM pode ser utilizado junto ao sistema de gestão de processos

O ECM pode ser integrado com uma ferramenta de BPM, que faz a gestão de processos de negócio (Business Process Management). Um complementa o outro: o ECM gerencia seus documentos e o BPMS (Business Process Management System), os processos. Com essas tecnologias, o acervo ganha completa organização. Afinal, eles ajudam a evitar a perda e a localizar rapidamente as informações mais importantes.

2. Fim da perda de documentos

Os extravios são muito comuns quando se trabalha com muita dependência de registros físicos. Seja em função da má gestão, da falta de controle e estratégia, seja em função da ação do tempo. Para reverter isso, esse sistema assegura uma rastreabilidade a fim de fornecer total segurança e tranquilidade para os gestores. Como resultado: mais gestão, controle e segurança das informações.

3. Facilidade no acesso

Você já viajou e esqueceu um documento que fosse muito importante? Para as empresas que já possuem ECM como plataforma e trabalham com documentos digitais, esse é um problema que não atinge a rotina dos gestores.

Ao capturar os arquivos na nuvem, qualquer pessoa autorizada pode acessar as informações de um celular ou qualquer outro dispositivo móvel. O software de ECM permite que você acesse e controle seus documentos de qualquer lugar, com segurança.

4. Integração

Outro benefício é que o software de ECM integra as distintas áreas de uma companhia.  Pode-se envolver os clientes e os fornecedores nesse processo de agregação — além de outros agentes que a empresa quiser. Essa conexão acontece em tempo real e a partir de qualquer hardware — inclusive de dispositivos móveis.

5. Redução de despesas

Papel significa gastos, principalmente se ele for produzido em grande quantidade. Isso revela que, eliminar essa despesa por meio de uma ferramenta eficiente também influencia em toda a área financeira da empresa, já que os gastos com papéis e demais impressões serão reduzidos, por exemplo. Sem contar que é preciso ter um time de pessoas para cuidar e controlar todo seu arquivo físico, onerando mais custos a sua organização.

6. Facilidade para captura, guarda e manipulação de documentos

O software de ECM oferece a captura de documentos de forma centralizada, ou seja, um local específico com scanners, ou de forma descentralizada, por meio de centenas de pontos de coleta. Nesse sentido, o que vale destacar é que existe uma completa aderência do software com scanners, dispositivos móveis (como smartphones e tablets) e com a importação de documentos virtuais. É possível conectá-lo com o pacote MS Office (como Word ou Outlook).

7. Encontre qualquer arquivo em poucos segundos

A busca por meio de palavras-chave permite encontrar qualquer arquivo em poucos segundos. Esses dados podem ser impressos ou compartilhados na plataforma. É uma ferramenta perfeita para quem sofre com a perda de tempo à procura de registros em papel.

8. Queda na utilização de papel

Quando falamos em redução de custos, já falamos na redução do consumo de papel. O ECM diminui drasticamente as despesas com o custeio de arquivos convencionais, incluindo os gastos com cópias, impressões, documentos desnecessários e local para guardar todo esse acervo.

Com todo o conteúdo no ambiente virtual, a queda no uso de impressos é visível — o que faz com que a empresa tenha recompensas subjetivas, como passar ao público-alvo a sua preocupação com o meio ambiente.

O meio ambiente!

Para se ter uma ideia, a cada tonelada de papel são necessárias 12 árvores que consomem 540 mil litros de água para chegar ao consumidor. No Grupo Hospitalar conceição, em Porto Alegre, um case foi premiado internacionalmente com a execução de um processo que já anexou mais de 1 milhão de documentos eletrônicos! Veja o case:

9. Mais segurança

O tratamento de documentos digitalizados pelo ECM recebe identificação automática, indexação (organização por índices) e preenchimento online de formulários.

Tudo isso pode ficar salvo na nuvem (protegido por data centers confiáveis) e pode ser acessado 24 horas por dia, inclusive aos finais de semana e feriados. Todas as movimentações recebem várias camadas de proteção e contam com um sistema para restringir as consultas, ou seja, você quem autoriza ou não o acesso a cada um dos documentos e pastas.

Em contraponto, vale ressaltar que quando optamos por fazer o armazenamento de forma tradicional, os documentos estão vulneráveis à ação do tempo (traças, umidade, perda da tinta), a perdas, extravios e a acidentes (enchentes, incêndios e outras emergências).

10. Instalação simples

O ECM é muito prático para instalar. Além disso, há ferramentas que operam 100% em português: interface, auxílio técnico, manual, vídeos e outros recursos estão à disposição no nosso idioma. O ECM, portanto, é um eficiente mecanismo para coletar, guardar, administrar, conservar e disponibilizar acervos empresariais.

11. Produtividade

Em poucos cliques, você pode encontrar qualquer arquivo no ECM, ao invés de procurá-lo em várias gavetas espalhadas pela empresa. Com isso, percebe-se que a otimização do tempo e mais velocidade na execução dos processos.

Quando olhamos para um processo, o tempo perdido com esperas e análises sempre é muito alto. Ao utilizar uma ferramenta de gestão da informação como o ECM, você elimina essas esperas e transporte de papel. Como consequência, o processo se torna mais rápido e as equipes mais produtivas.

12. Otimização do espaço

Espaço também é dinheiro para uma empresa, por isso acumular papéis em salas também requer custos. Não se esqueça de que, além de comprometer o espaço físico, que poderia ser utilizado para outra funcionalidade, os documentos salvos em arquivos físicos muitas vezes precisam estar em ambientes climatizados para impedir sua danificação.

E para resolver esse problema que atinge a maioria das empresas, a transferência do físico para o digital tornou-se um método mais inteligente e necessário para redução de custos.

13. Gestão de documentos

Sim, um software de ECM te ajuda a fazer gestão, isso mesmo! Com um ECM você consegue fazer a gestão de documentos de forma simples e rápida. Com a tecnologia, você organiza as informações e facilita a rotina de trabalho para todo mundo. Legal, não é mesmo? As integrações, recursos de digitalização, assinatura digital e controles, ou seja, os recursos do ECM te entregam a gestão. 

Qual a diferença entre ECM e GED?

Primeiramente, você já deve ter escutado por aí o termo GED (Gestão Eletrônica de Documentos) sendo utilizado ao invés da sigla ECM. Pois bem, isso não está errado, ok? Na verdade, o ECM é uma evolução do GED. Entretanto, muitas pessoas ainda utilizam o termo GED por aí.

O software de ECM é um pacote de serviços tecnológicos para capturar, guardar, acessar e recuperar conteúdos empresarias em meios eletrônicos. Esse software é uma versão mais avançada do que a GED.

Ou seja, quando te falei sobre fazer gestão de documentos, se você utilizar a tecnologia a seu favor, estará fazendo uma gestão eletrônica de documentos. Porém, de forma mais inovadora e com mais recursos, com um software de ECM. Com seu alto nível de compactação, o ECM deixa as buscas mais rápidas e possibilita o compartilhamento da base de dados de uma empresa com total segurança e velocidade. Para resumir, eu fiz um quadro para você:

Em síntese, a GED faz a organização dos registros e o ECM, além disso, propicia uma interpretação dos dados, transformando informações dispersas em conteúdo relevante para a estratégia de um negócio. O ECM, portanto, produz conhecimento para a empresa sobre a sua própria performance.

O importante é ter em mente que na era da informação, esse é um dos melhores trunfos para ganhar condições de competitividade. Desse modo, as soluções ECM contribuem para a produtividade.

O Software de ECM atende a legislação?

Sim. As leis não se atualizam com a mesma velocidade do mercado. Entretanto, o governo já vem adotando práticas de gestão eletrônica de documentos há algum tempo. Recentemente aprovou uma lei que obriga a migração do acervo das instituições de ensino para o meio digital.

Foi aprovada, também, a digitalização de prontuários médicos e ainda, há bastante tempo o uso de assinatura digital nos negócios, conforme a Resolução 4.474 do Banco Central, já é atendida em ferramentas de ECM. Sem falar no Decreto 10.278/2020.

Com isso, o ECM está 100% aderente às exigências do governo quanto a guarda e o controle de documentação e gradualmente o governo vem obrigando os órgãos a migrarem sua gestão para uma gestão digital com mais segurança e agilidade para os processos.

ECM atende normas ISO no controle de documentação?

Sim. O ECM atende aos critérios das normas ISO quanto ao controle das informações de um processo. Reduzindo consideravelmente o tempo de análise e aprovação de documentos.

O aplicativo de ECM alia uma série de tecnologias diferentes como gestão documental, de registros e de conteúdo, arquitetura da informação e outros. A agilidade e organização ficam ainda mais palpáveis por ser possível classificar as informações de forma que sejam facilmente localizadas quando necessário.

Bons softwares de ECM também permitem o controle do acesso de cada documento, avaliação ou aprovação e até o acompanhamento de prazos. É possível coordenar corretamente cada processo de arquivamento e gestão dos documentos.

Por que ECM está ligado ao termo transformação digital?

A transformação digital de documentos é muito mais do que apenas contar com versões de um documento digital. Trata-se de um mecanismo que aplica a tecnologia na gestão do conteúdo com o objetivo de aperfeiçoar a performance e chegar a resultados de modo mais rápido e com menos recursos. Existem pontos importantes em um ECM que estão totalmente relacionados a transformação digital.

• Inovação
• Assinatura digital
• Colaboração
• Satisfação do cliente

Quais são os resultados da adoção de um ECM?

Uma pesquisa da AIIM sobre documentos digitais trouxe conclusões animadoras sobre o sucesso dessa metodologia. Segundo o estudo, 45% das empresas que investiram na adoção de documentos virtuais tiveram retornos de investimentos satisfatórios em até um semestre — ou seja, os custos foram rapidamente compensados.

A metade das organizações ouvidas chegou à conclusão de que houve melhorias significativas no atendimento aos clientes, com destaque para a velocidade. A seguir, você pode conferir um resumo desses resultados. Veja:

• 66% perceberam ampliação no uso de documentos que já nascem no meio digital;
• 50% dizem que seu atendimento ao consumidor tornou-se mais rápido;
• 42% afirmam que a expansão da produtividade foi a principal recompensa;
• 65% das companhias ainda assinam documentos em papel;
• 43% dizem que a remoção de documentos físicos deveria estar entre as principais metas estratégicas e permanentes para consolidar a transição do papel para o meio digital.

Inteligência no fluxo de documentos

Assim como mostram os números, o ECM propicia muitas melhorias nos sistemas corporativos. É viável, portanto, trazer inteligência para o fluxo de documentos. Desse modo, operações como a aprovação de crédito, o preenchimento de formulários de Recursos Humanos (RH) e todo o workflow de notas fiscais podem ser contempladas por esse sistema.

Como resultado, os processos ficam mais fáceis de serem concluídos. Ou seja, o investidor ganha em eficácia operacional. A maior parte das empresas de médio e grande portes têm um ciclo extenso envolvendo registros — contratos, boletos, ordens de serviço.

Em outras palavras: com o ECM é bem mais simples reduzir os custos e aumentar a produtividade. Afinal, como saber se as vendas atingiram o objetivo se você sequer encontra os contratos, não é mesmo?

Os riscos de uma gestão não digitalizada

Processos podem parar pela falta de documentos, o monitoramento de cada etapa se torna difícil e o excesso de papel deixa dados fundamentais sujeitos à ação do tempo. Perde-se muito dinheiro tendo que lidar com problemas posteriores a uma má gestão.

Uma pesquisa do IDC identificou que, com base numa semana típica de trabalho, nós gastamos:

• 10 horas: Criando documentos
• 7 horas: Pesquisando informação
• 6 horas: Revisando
• 5 horas: Buscando documentos
• 4 horas: Aprovando documentos

Todo o processo manuseia documentos. E inevitável gerenciá-los. Eles fazem parte de qualquer negócio. Então, antes que tudo, pense na possibilidade de terceirizar essa gestão. Utilize uma ferramenta de gerenciamento de conteúdos empresariais: ECM!

Você precisa de um Software de ECM na sua empresa?

Muitas companhias precisam avançar na forma de estruturar seus dados. Tem sido muito comum deixar as informações dispersas e espalhadas em planilhas, vídeos e documentos armazenados sem muito critério. Desse modo, fica muito complexo encontrar um arquivo quando é preciso.

Fazer com que todo o conteúdo organizacional esteja acessível e bem articulado é imprescindível para alcançar o sucesso. O próprio aperfeiçoamento de todos os processos será seu principal argumento. Tudo isso sem falar, é claro, da enorme perda de tempo à procura de registros em papel. Com uma interface robusta, os documentos são encontrados e compartilhados em segundos.

Ademais, o ECM pode administrar documentos que já nascem digitais, como as assinaturas virtuais e as notas fiscais eletrônicas — é muito além da simples digitalização.

Como escolher um software de ECM

Vou compartilhar com você alguns requisitos e funcionalidades que você deve ficar atento na hora que estiver procurando uma solução para a gestão de documentos, ok? 

• Segurança (primeiro requisito e indispensável!)
• Mobilidade
• Autonomia 
• Centralização das informações
• Controle de acesso
• Controle de versionamento
• Compliance
• Assinatura digital
• Tecnologia OCR (Optical Character Recognition)
• Controle de temporalidade
• Integrações com outros sistemas
• Carimbo do tempo
• Digitalização em massa

Dica extra

Além disso tudo, uma dica que quero deixar para você: busque por soluções low-code que, com segurança, permitem que você tenha autonomia para criar suas soluções, com pouco ou nenhum código. Não sabe o que é low-code? Não tem problema, esse blogpost explica o que é low-code. Lá você vai encontrar tudo o que você precisa saber sobre esse movimento social e tecnológico.

Quem nunca teve vontade de fazer isso?

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