Implementar BPM: Passo a Passo completo

Neste guia, vamos orientá-lo pelos passos essenciais para implementar BPM com sucesso em sua organização, garantindo uma transição tranquila para um fluxo de trabalho mais otimizado e eficiente.

A Gestão de Processos Empresariais (Do inglês, Business Process Management – BPM) é uma estratégia poderosa para aprimorar a eficiência operacional, reduzir erros e promover o sucesso dos negócios. 

O Que é BPM?

Antes de mais nada, precisamos entender o que é BPM. O BPM é uma abordagem holística para gerenciar e otimizar os processos de negócios. Ao definir, analisar e aprimorar processos, as organizações podem alcançar maior eficiência e agilidade. Os benefícios do BPM são diversos, incluindo redução de custos, aumento da produtividade e melhoria na satisfação do cliente.

Preparação para a Implementação do BPM

1) Comprometimento da Alta Administração

Antes de mergulhar na implementação do BPM, garantir o comprometimento da alta administração é crucial. O apoio da liderança assegura a alocação de recursos e impulsiona a iniciativa. Passos práticos envolvem comunicar de forma clara os benefícios do BPM e demonstrar seu valor a longo prazo.

2) Identificação de Processos Chave

Identificar os processos-chave dentro da sua organização é a pedra fundamental para a implementação bem-sucedida do BPM. Esses são os processos que possuem o maior impacto nos objetivos do seu negócio. Por exemplo, no departamento financeiro, os processos-chave podem incluir orçamentação, faturamento e relatórios financeiros.

Leia também: Como fazer Documentação de Processos: Um guia passo a passo.

3) Estrutura da Equipe de Implementação

Formar uma equipe dedicada para a implementação do BPM é essencial. Essa equipe deve ser composta por indivíduos com habilidades diversas, representando diferentes departamentos.

Seus papéis podem incluir analistas de processos, especialistas em TI e gerentes de projeto. Para conhecer mais sobre suas habilidades, acesse este infográfico sobre profissionais de BPM.

Caso a sua empresa não possua especialistas dedicados, ferramentas low-code de BPM oferecem uma solução acessível e eficaz. Essas ferramentas permitem que qualquer profissional, mesmo sem conhecimento técnico em programação, crie e aprimore processos de forma fácil e intuitiva.

Isso não apenas agiliza a implementação do BPM, mas também capacita os colaboradores a participarem ativamente no processo de transformação. 

Leia também: 5 benefícios de transformar seu colaborador em um citizen developer!

Análise e Mapeamento de Processos para Implementar o BPM

1) Análise de Processos Atuais

Compreender os processos atuais é fundamental, pois prepara o terreno para identificar gargalos e áreas de melhoria. 

A coleta meticulosa de dados e entrevistas diretas com partes interessadas são fundamentais. A aplicação de técnicas avançadas, como a mineração de processos, proporciona uma visão objetiva e baseada em dados, revelando padrões e ineficiências. 

Nessa etapa, também se cria uma fundação sólida para o mapeamento de processos futuros, permitindo uma transição fluida para modelos mais eficientes e alinhados com os objetivos organizacionais.

Para exemplificar, consideremos o departamento de recursos humanos. Ao analisar o processo de recrutamento atual, o BPM torna-se aliado da gestão de pessoas, pois identifica possíveis atrasos na triagem de currículos, lacunas na comunicação interna e oportunidades para automatização em etapas repetitivas.

Essas observações diretas proporcionam insights valiosos para a criação de um modelo otimizado, demonstrando como a análise profunda dos processos atuais é a base essencial para melhorias significativas em diversos setores.

2) Mapeamento de Processos Futuros

Uma vez que os processos atuais são analisados, o próximo passo é mapear o estado futuro. O mapeamento de processos envolve a definição dos processos ideais que estão alinhados com os objetivos do seu negócio.

A visualização clara por meio de mapas de processos auxilia na comunicação e compreensão. Saiba mais sobre o Ciclo de Vida do BPM.

Leia também: Checklist para mapeamento de processos!

Escolha da Tecnologia: Avaliando ferramentas BPM

Selecionar a tecnologia BPM certa é uma decisão crítica. Critérios de avaliação incluem escalabilidade, facilidade de uso e compatibilidade com sistemas existentes. 

Atualmente, existem soluções de BPM low-code, como o Zeev, que se destaca ao proporcionar uma abordagem intuitiva e amigável, permitindo que profissionais, mesmo sem conhecimento técnico extensivo, participem ativamente na criação e otimização de processos.

Por outro lado, departamentos e profissionais de TI também se beneficiam dessa abordagem, uma vez que podem concentrar seus esforços em tarefas mais estratégicas e complexas, aproveitando ao máximo seu conhecimento especializado. 

Essa abordagem mais democrática não apenas agiliza os processos internos, mas também promove a colaboração interdisciplinar, resultando em soluções mais alinhadas com as necessidades específicas da empresa.

Implementação do BPM e Treinamento

1) Implementação Gradual

Implementar o BPM gradualmente permite uma transição mais suave. Comece com um projeto piloto ou um departamento específico para testar a eficácia.

A implementação gradual minimiza interrupções, permitindo que as equipes se adaptem gradualmente. Conheça os 5 Motivos para você começar a fazer MVP de processo (mínimo processo viável).

2) Treinamento da Equipe

O treinamento adequado é fundamental para aproveitar todo o potencial do BPM. Programas de treinamento devem ser adaptados às necessidades específicas de cada departamento.

Exemplos do mundo real e exercícios práticos podem melhorar significativamente a experiência de aprendizado.

Monitoramento e Melhoria Contínua

1) Estabelecimento de Métricas de Desempenho

Definir métricas de desempenho relevantes para os processos é crucial para medir o sucesso da implementação do BPM. As métricas podem incluir tempo de ciclo, taxas de erro e eficiência geral do processo. 

Acesse este Checklist e Infográfico sobre Como melhorar a eficiência de processo em 10 passos.

2) Monitoramento e Análise Contínua

O monitoramento contínuo garante que os processos estejam funcionando sem problemas. As ferramentas BPM fornecem insights em tempo real, permitindo que as organizações identifiquem problemas prontamente.

Práticas recomendadas para monitoramento e análise devem ser integradas à cultura organizacional.

3) Melhoria Contínua

O BPM é um processo iterativo, por isso, para ter sucesso a longo prazo, as organizações devem adotar uma cultura de melhoria contínua. 

Cases emblemáticos como a Amazon, que constantemente otimiza seus centros de distribuição para melhorar a eficiência e a satisfação do cliente, e a Toyota, que com sua filosofia de Kaizen, integra a melhoria contínua em todos os processos para manter sua liderança na indústria automotiva, evidenciam como essa abordagem não apenas impulsiona a eficiência, mas também fomenta a inovação e a adaptabilidade constante.

Implementar o BPM não é um processo único para todos. Requer planejamento cuidadoso, comprometimento e uma abordagem estratégica. Seguindo este guia, as organizações podem desbloquear todo o potencial do BPM, impulsionando eficiência, agilidade e sucesso a longo prazo. 

Dica de leitura extra: O que faz o Process Owner no BPM?

Em resumo, para Implementar BPM com sucesso, você deve seguir esses passos:

1. Garanta o apoio da alta administração;
2. Identifique processos-chave e forme uma equipe dedicada;
3. Analise e mapeie os processos atuais e futuros;
4. Avalie e escolha uma ferramenta BPM adequada, como a Zeev;
5. Implemente gradualmente, priorizando treinamento eficaz;
6. Estabeleça métricas de desempenho e monitore continuamente;
7. Busque melhorias continua nos processos.

Lembre-se, o BPM não é um destino, mas uma jornada em direção à melhoria contínua. 

A implementação bem-sucedida do BPM requer comprometimento, análise meticulosa e a escolha de ferramentas adequadas.

O BPM não é apenas uma ferramenta, mas uma abordagem que, quando implementada de maneira eficaz, otimiza a eficiência organizacional, impulsionando o sucesso a longo prazo.

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