O que é Kaizen e como aplicar? + 4 insights valiosos

Kaizen é realizado constantemente na sua empresa? Como andam os processos de melhoria contínua? Neste artigo você encontrará tudo o que precisa saber sobre Kaizen e ainda mais quatro insights valiosos sobre kaizen.

O que é Kaizen?

Kaizen é: Kai (mudar) Zen (para melhor). O que no bom e belo português traduziremos para: melhoria contínua.

De acordo com o Kaizen Institute, Kaizen é: “Um termo japonês que significa mudar para melhor. KAIZEN™ é uma abordagem para alcançar mudanças nos processos, a fim de melhorar a eficiência e a qualidade de qualquer organização.”

O KAIZEN™ foi popularizado por Masaaki Imai no seu livro “KAIZEN™: The Key To Japan’s Competitive Success”

Ou seja, podemos dizer que o kaizen é a melhoria incremental e contínua de uma atividade, sempre com foco na eliminação de desperdícios, de forma a agregar mais valor ao produto/serviço com um mínimo de investimento.

Kaizen se concentra em investimentos criativos que resolvem continuamente um grande número de pequenos problemas. Grandes projetos e grandes mudanças ainda serão necessários.

Porém, o verdadeiro poder do Kaizen está no processo de fazer constantemente pequenas melhorias que melhoram os processos e reduzem o desperdício. O objetivo é melhorar continuamente, um pouquinho todo dia.

Como o Kaizen surgiu?

O Kaizen surgiu na Toyota após a Segunda Guerra Mundial, quando a empresa japonesa precisava se recuperar rapidamente. Taiichi Ohno, um engenheiro da Toyota, desenvolveu o conceito para melhorar a eficiência da produção.

Taiichi Ohno viu a importância de pequenas melhorias contínuas em vez de grandes mudanças repentinas. Essa abordagem ajudou a Toyota a se tornar uma das empresas mais eficientes do mundo, e o Kaizen se espalhou globalmente como uma filosofia de melhoria contínua.

Além de Taiichi Ohno na Toyota, a globalização do conceito deve-se a Masaaki Imai. Em 1986, ele lançou o livro “Kaizen: A Chave do Sucesso Competitivo do Japão“, introduzindo o método formalmente no Ocidente. Imai defendeu que o Kaizen não é apenas uma ferramenta de engenharia, mas uma filosofia de gestão que une a alta liderança e os colaboradores da linha de frente em um objetivo comum de excelência diária.

Quais os objetivos do Kaizen?

De forma geral, o kaizen vem para eliminar os 8 desperdícios listados no Sistema Toyota de Produção. Ou seja: 

1. Reduzir o tempo de alguma operação;
2. Moderar os estoques presentes dentro da empresa;
3. Reduzir o WIP (Work in Process – Trabalho em processo);
4. Ampliar a capacidade de operação do processo;
5. Aumentar a produtividade da equipe;
6. Melhorar os prazos de entrega;
7. Otimizar a qualidade do que se entrega ao cliente;
8. Aumentar os lucros da empresa.

Como aplicar o Kaizen?

Colocar em prática a metodologia kaizen depende do contínuo monitoramento do processo. Sabe aquele famoso ciclo PDCA? É exatamente isso.

Você planeja mudanças (P – plan ), coloca a mudança em prática (D – do), checa se está tudo ok (C – check ) e age novamente para aperfeiçoar o processo (A – action). O famoso PDCA de Deming. Ou seja, você padroniza a melhor solução, verifica se está funcionando bem e posteriormente otimiza este padrão. 

O melhor de tudo é garantir que os ganhos incrementais sejam incorporados às práticas operacionais. E reforçar, como cultura da empresa, que o Kaizen não exige grandes investimentos para sua aplicação, mas contínuo esforço, empenho e criatividade.

Kaizen vs. Melhoria Contínua: Qual a diferença?

Embora frequentemente usados como sinônimos, há uma sutil diferença estratégica. A melhoria contínua é o objetivo final, o mindset que a empresa deseja alcançar. Já o Kaizen é o veículo, a metodologia estruturada que torna esse objetivo possível.

Enquanto a melhoria contínua pode ser abstrata, o Kaizen é prático: ele exige ferramentas, rituais (como o “Evento Kaizen“) e métricas claras para ser validado. Sem um método como o Kaizen, a melhoria contínua corre o risco de se tornar apenas um desejo institucional sem execução real.

A base para o sucesso: O Método 5S

Para que o Kaizen floresça, o ambiente precisa estar preparado. Na metodologia Lean, utilizamos o Programa 5S para organizar o espaço de trabalho, eliminar distrações e facilitar a identificação de falhas. Sem uma estrutura mínima de organização e padronização, as melhorias conquistadas podem se perder com o tempo.

Aliás, se você quer entender como os sensos de utilização e organização preparam o terreno para o Kaizen, vale a pena ler nosso guia completo sobre 5S: o que é e como implementar na sua empresa

Insights valiosos sobre Kaizen

Aqui no Zeev by Stoque implementamos o Kaizen não apenas como elemento da cultura, mas também estipulamos metas de Kaizen para as equipes e setores. Por isso, aprendemos muito sobre essa prática no dia a dia. Abaixo, deixo quatro insights importantes sobre o Kaizen:

1) Você não conseguirá aplicar kaizen se não conhecer o seu processo 

Para aplicar um bom kaizen você deve conhecer a fundo os processos da sua empresa. Afinal, você precisará identificar os desperdícios e potenciais melhorias. Não é possível otimizar aquilo que você não conhece detalhadamente.

2) Não basta você inovar e trazer grandes transformações para a sua empresa, a melhoria contínua também é fundamental

Como um bom gestor de projetos ou processos você não deveria apenas implementar grandes inovações na empresa e não olhar para os pequenos detalhes do dia a dia. Portanto, pense: será que o projeto está dando certo? Será que não existem pequenos ajustes que podem elevar muito a eficiência da operação?

3) Kaizen entrega resultados imediatos

Isso significa que o kaizen vai ter início e fim bem definidos. Existe um problema e a equipe resolverá este problema. A partir da resolução, melhorias visíveis e mensuráveis já podem ser observadas. Kaizen não é levar lista de tarefas para casa, é você pegar um pequeno problema, erro ou ineficiência e resolver ou melhorar.

4) Para fazer melhoria contínua você não precisa de dinheiro

A filosofia japonesa de kaizen é baseada na eliminação de desperdícios com o uso de soluções de baixo custo. Ou seja, a criatividade dos colaboradores em um time multidisciplinar é fundamental. Além disso, nunca se esqueça que o real objetivo é melhorar a prática de seus processos de trabalho e não implementar projetos gigantes e caríssimos. Vamos aprofundar um pouco?

Kaizen é a mesma coisa que transformação de processos?

Não. Kaizen não é o mesmo que transformar processos. A filosofia japonesa diz que Kaizen são melhorias progressivas e não grandes saltos ou inovações.

Por exemplo, o que acontece em muitas empresas é implementar um grande projeto de otimização de processos e depois nunca mais olhar para isso para verificar se está funcionando. O ideal é que as grandes mudanças sejam analisadas depois de um tempo e entrem em um ritual de melhoria contínua

Passo a passo para aplicar esta metodologia

Abaixo segue uma sugestão para que você tenha em mãos tudo para colocar as mãos na massa. Lembre-se, não é uma regra, é uma sugestão. Então, adapte para a sua realidade, caro leitor!

Antes de colocar a mão na massa, faça um pré-trabalho

1. Identifique o problema que queira resolver. Exemplo: Reduzir o tempo de entrega ao cliente. Elevar a satisfação do cliente na área de atendimento. 
2. Crie a meta, ou seja, onde você deseja chegar com este kaizen. Exemplo: Queremos reduzir em 10 dias o tempo de entrega ao cliente. 
3. Faça um pré-trabalho – levantamento de dados. Exemplo: Quais os problemas que a área enfrenta hoje? Existem reclamações de clientes formalizadas? Qual o fluxo de trabalho existente, existe algum desenho?
4. Chame uma equipe multidisciplinar para o Evento de kaizen (pode durar até uma semana, não existe regra para isso)
5. Reserve uma sala e crie uma programação para enviar aos convidados

Ao juntar a equipe, siga este passo a passo:

Após o Kaizen, compartilhar conhecimento:

1. Postar as fotos ou mostrar os números do antes e do depois do kaizen (isso ajuda a fomentar a cultura dentro da empresa)
2. Registrar o kaizen (se a sua empresa tiver algum programa que faça esse registro)
3. Monitorar ganhos e indicadores 

Kaizen e Tecnologia: A agilidade do Low-code

No Kaizen tradicional, as mudanças podem levar tempo para serem padronizadas. No entanto, com o uso de plataformas low-code, como o Zeev, o ciclo PDCA se torna muito mais veloz.

Quando a sua equipe identifica uma oportunidade de melhoria em um fluxo de aprovação ou atendimento, por exemplo, a mudança pode ser implementada e testada no processo digital em questão de horas, sem depender de longas filas de desenvolvimento de TI. Isso reduz drasticamente o desperdício de “espera” e permite que a cultura de melhoria contínua seja sentida na prática, transformando insights em resultados imediatos

Concluindo sobre Kaizens

Ao adotar o Kaizen, não apenas buscamos resolver problemas imediatos, mas também cultivamos uma cultura de aprendizado constante e aprimoramento contínuo. Através do ciclo PDCA, podemos planejar, executar, verificar e agir de forma iterativa, garantindo que nossas operações estejam sempre alinhadas com as melhores práticas e atendam às necessidades em constante evolução dos clientes e do mercado.

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